[Hướng Dẫn] Phương Pháp Lập Kế Hoạch Ngân Sách Doanh Nghiệp

Đối với những doanh nghiệp và tổ chức thường gặp khó khăn trong việc xây dựng kế hoạch ngân sách hiệu quả cho doanh nghiệp, bài viết này cung cấp những hướng dẫn chuẩn và chính xác nhất giúp tránh sự lãng phí, thiếu trước hụt sau và thua lỗ.

1. Kế hoạch ngân sách là gì? Các yếu tố ảnh hưởng

1.1 Định nghĩa ngân sách

Trước khi tìm hiểu về kế hoạch ngân sách, cùng SAPP tìm hiểu định nghĩa ngân sách là gì? Ngân sách đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, được xem như một danh sách chi phí và doanh thu được lập trước theo kế hoạch, việc sử dụng ngân sách hiệu quả mang ý nghĩa vô cùng quan trọng.

Các loại ngân sách phổ biến như sau:

• Ngân sách tổng thể (master budget): bao gồm các ngân sách từng phòng ban và toàn bộ doanh nghiệp, tạo ra một tầm nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp, hỗ trợ quyết định của CEO;
• Ngân sách hoạt động (operating budget): là ngân sách dành cho các hoạt động hàng ngày của tổ chức hay doanh nghiệp, giúp dự toán và phân tích chi phí, doanh thu;
• Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget): dự toán dòng tiền trong một khoảng thời gian cụ thể, nhằm xác định số tiền có sẵn trong doanh nghiệp;
• Ngân sách tài chính (financial budget): là ngân sách mang tính chiến lược để tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, giúp quản lý tài sản, thu chi và dòng tiền hiệu quả;
• Ngân sách cố định (static budget): là ngân sách có các số liệu cố định, không thay đổi khi các yếu tố khác như doanh số, lợi nhuận, tồn kho thay đổi.

Những loại ngân sách này đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp và tổ chức đạt được sự hiệu quả và ổn định trong quá trình hoạt động.

5 loại ngân sách phổ biến hiện nay

1.2 Kế hoạch ngân sách là gì?

Kế hoạch ngân sách là bản dự toán khoản thu, chi, lợi nhuận của một doanh nghiệp trong một khoảng thời gian trong tương lai được xác định trước. Bao gồm hai loại chính: kế hoạch ngân sách ngắn hạn (thường từ vài tháng đến 1 năm) và kế hoạch ngân sách dài hạn (thường từ 3 năm đến 10 năm). Độ chi tiết và tối ưu của kế hoạch ngân sách càng cao, thì hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp càng được tăng cường.

1.3 Các yếu tố nào ảnh hưởng đến lập kế hoạch ngân sách

Khi lập kế hoạch ngân sách, có 3 yếu tố ảnh hưởng trực tiếp cần lưu ý:

• Bảng cân đối kế toán (Balance sheet): Phản ánh tổng quát về tài sản, nguồn vốn và các khoản nợ của doanh nghiệp tại một thời điểm xác định và dựa vào bảng cân đối kế toán, các nhà quản lý đưa ra được các quyết định hợp lý về phân bổ ngân sách;
• Báo cáo kết quả kinh doanh (Income statement): Báo cáo lãi lỗ thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh, xác định chênh lệch giữa doanh thu và chi phí, và đánh giá khả năng sinh lời. Dựa vào báo cáo kết quả kinh doanh để dự toán ngân sách cho kỳ tới các khoản mục doanh thu, lợi nhuận;
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Statement of cashflow): Thể hiện luồng tiền ra vào trong hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính của doanh nghiệp, giúp quản lý nhận định và kiểm soát luồng tiền, khả năng chi trả của doanh nghiệp. Nó là cơ sở để theo dõi và giám sát sự tuân thủ kế hoạch ngân sách.

Các báo cáo này cung cấp thông tin quan trọng cho quá trình lập kế hoạch ngân sách, đảm bảo sự hiệu quả và đúng hướng của doanh nghiệp.

Lập kế hoạch ngân sách có 3 yếu tố ảnh hưởng trực tiếp

2. Lợi ích khi lập kế hoạch ngân sách

Việc lập kế hoạch ngân sách có vai trò quan trọng và mang lại lợi ích cho lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp như sau:

• Dự báo và tính toán chi phí giúp doanh nghiệp duy trì sự cân đối và tránh chi tiêu quá mức. Đây là công đoạn đảm bảo sự đi đúng hướng của các phòng ban và đáp ứng kỳ vọng của doanh nghiệp;
• Kế hoạch ngân sách giúp nắm bắt rõ nguồn lực hiện có của doanh nghiệp (nhân lực, tài sản, vốn, ...) và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực này;
• Quản lý nguồn tiền mặt, kiểm soát chi phí và xác định những sản phẩm/dịch vụ mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban;
• Kế hoạch ngân sách là thước đo để so sánh và đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế, nhằm phát hiện các vấn đề bất thường và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả hơn trong hoạt động doanh nghiệp.

Xem thêm: Cách Phân Tích Tài Chính Doanh Nghiệp Rõ Ràng Và Chi Tiết

3. Hướng dẫn lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp

Bước 1: Dự báo doanh thu

Để dự báo doanh thu trong tương lai, có một số bước quan trọng cần thực hiện. Đầu tiên, cân nhắc dựa trên doanh số bán thực tế của các năm trước để phát triển dự báo cho thời kỳ tới. Đồng thời, xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng như mức tăng trưởng thị phần, nhu cầu của khách hàng, đầu tư gia tăng, thị trường mục tiêu, chính sách bán hàng mới, và nhiều yếu tố khác.

Phương pháp đơn giản nhất là tính bằng mức độ bình quân của 4 tháng cùng kỳ (đối với các sản phẩm có tính mùa vụ rõ rệt) hoặc mức độ bình quân của 4 tháng liền kề (đối với các sản phẩm không có tính mùa vụ rõ rệt), nhân với tỷ lệ tăng trưởng do doanh nghiệp quyết định.

Nhà quản lý cần xác định nguồn doanh thu sẽ đến từ đâu, liệu từ việc bán hàng hóa cho khách hàng hay từ các hoạt động đầu tư và tài chính. Đồng thời, cần ước tính giá bán hàng dự kiến. Nhờ những công việc này, doanh nghiệp hoặc tổ chức có thể tính toán tổng hợp dự báo doanh thu mà họ sẽ đạt được trong kỳ tương lai đó.

Nhà quản lý cần xác định đúng nguồn thu

Bước 2: Tính toán nguồn vốn và chi phí dự kiến

Sau khi dự báo doanh thu, việc tiếp theo là tính toán các nguồn vốn và chi phí mà doanh nghiệp dự kiến sẽ cần. Đầu tiên, nhà quản lý cần xác định số tiền cần để thanh toán các khoản chi phí và hoạt động dự kiến của doanh nghiệp. Điều này bao gồm xác định ngân sách về giá vốn hàng bán và tổng số lượng sản phẩm cần sản xuất để tính toán chi phí trực tiếp, bao gồm chi phí nhân công, nguyên vật liệu và chi phí hao mòn.

Ngoài ra, cần lưu ý tính toán kỹ lưỡng các chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất, chẳng hạn như chi phí thuê mặt bằng, chi phí nghiên cứu và phát triển, thiết kế, tiếp thị và dịch vụ khách hàng.

Trong quá trình tính toán, cần đặc biệt chú ý đến các khoản chi phí có thể phân bổ đều trong suốt thời kỳ, cũng như những khoản chi phí có thể thay đổi hoặc phát sinh trong quá trình sản xuất. Điều này đòi hỏi sự cân nhắc và xác định trước từ phía các nhà quản lý.

Bước 3: Cân đối giữa thu - chi

Sau khi đã xác định được các khoản thu dự kiến và chi phí dự kiến mà doanh nghiệp sẽ phải chi trả, CEO cần tiến hành cân đối giữa thu - chi để tính toán lợi nhuận và xem xét tình trạng thặng dư hoặc thâm hụt. Điều này nhằm điều chỉnh ngân sách cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Trước hết, CEO sẽ so sánh tổng thu dự kiến với tổng chi dự kiến để xác định mức lợi nhuận dự kiến. Nếu tổng thu vượt qua tổng chi, doanh nghiệp sẽ có lợi nhuận; ngược lại, nếu tổng chi vượt quá tổng thu, doanh nghiệp sẽ ghi nhận thâm hụt.

Dựa vào kết quả cân đối giữa thu - chi và tính toán lợi nhuận, CEO có thể điều chỉnh ngân sách theo hướng phù hợp. Điều này có thể bao gồm việc tăng cường hoạt động tiếp thị để tăng doanh số bán hàng, giảm chi phí không cần thiết hoặc tìm kiếm nguồn vốn bổ sung nếu cần thiết.

Bước 4: Thiết lập các tình huống thay thế và phát triển kế hoạch

Trong quá trình lập kế hoạch ngân sách, việc thiết lập các tình huống thay thế và phát triển kế hoạch là rất quan trọng. Điều này giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trong tầm kiểm soát và có sẵn các phương án dự phòng cho những tình huống không mong muốn. Thử nghiệm các tình huống khác nhau và đặt ra các giả thuyết trong quá trình lập ngân sách cũng đóng vai trò quan trọng.

Đồng thời, nhà quản lý cần phát triển kế hoạch ngân sách bằng cách đưa ra các ý tưởng và triển khai cho các vấn đề đã được xem xét trước đó, nhằm đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Trong giai đoạn phát triển, nhà quản lý cần giải thích ưu nhược điểm của kế hoạch, có hiểu biết về luật thuế và hệ thống tài chính và xem xét các vấn đề liên quan đến sức khỏe, an toàn lao động và chính sách tiền lương.

Bước 5: Thực hiện triển khai kế hoạch, theo dõi và điều chỉnh

Trong quá trình triển khai kế hoạch, CEO cần thực hiện việc theo dõi một cách sát sao tất cả các hoạt động, nhằm phát hiện những biến động hoặc tình huống bất thường so với kế hoạch đã đề ra. Điều này giúp CEO xác định nguyên nhân gây ra biến động và từ đó có thể xử lý hoặc điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp.

Việc theo dõi có thể bao gồm các bản đánh giá danh mục đầu tư, bản cập nhật bảo hiểm, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các bản báo cáo về tình hình thị trường. Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý để theo dõi sát sao và đánh giá tình hình thực tế.

Bằng việc thực hiện triển khai kế hoạch, theo dõi tình hình và điều chỉnh khi cần thiết, CEO có thể đảm bảo rằng kế hoạch ngân sách được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.

Khóa học CMA Hoa Kỳ có tầm quan trọng đáng kể trong việc lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp. Dưới đây là một số điểm mấu chốt giúp bạn hiểu về sự đóng góp của khóa học CMA Hoa Kỳ trong lĩnh vực này:

• Hiểu biết sâu về nguyên tắc kế toán quản trị: Khóa học CMA Hoa Kỳ cung cấp kiến thức vững chắc về lĩnh vực kế toán quản trị, giúp học viên hiểu rõ các nguyên tắc và phương pháp lập kế hoạch ngân sách. Điều này giúp họ áp dụng những kiến thức này vào thực tế công việc, tạo ra các kế hoạch ngân sách chính xác và hiệu quả;
• Kỹ năng phân tích và dự báo tài chính: Khóa học CMA Hoa Kỳ giúp phát triển kỹ năng phân tích và dự báo tài chính. Điều này cho phép học viên đánh giá hiệu quả tài chính của các kế hoạch ngân sách, phân tích các biến động tài chính và dự báo kết quả tài chính trong tương lai. Kỹ năng này là cần thiết để xác định các mục tiêu ngân sách và đảm bảo rằng ngân sách được lập dựa trên dự báo chính xác;
• Kiến thức về quản lý rủi ro tài chính: Lập kế hoạch ngân sách đòi hỏi hiểu biết về quản lý rủi ro tài chính. Khóa học CMA Hoa Kỳ trang bị học viên kiến thức về các phương pháp định giá rủi ro, đánh giá tác động của rủi ro tài chính đến ngân sách và đề xuất các biện pháp giảm thiểu rủi ro. Điều này giúp họ xây dựng những kế hoạch ngân sách đáng tin cậy và ổn định;
• Hiểu biết về hệ thống thông tin quản lý: Khóa học CMA Hoa Kỳ giúp học viên hiểu về hệ thống thông tin quản lý và cách sử dụng nó trong lập kế hoạch ngân sách. Học viên được trang bị kỹ năng về sử dụng phần mềm kế toán, các công cụ và phương pháp quản lý thông tin để thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu liên quan đến ngân sách. Điều này giúp họ nắm bắt thông tin quan trọng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy;
• Nâng cao khả năng ra quyết định: Khóa học CMA Hoa Kỳ giúp học viên nắm vững các phương pháp quyết định kinh doanh và áp dụng chúng trong quá trình lập kế hoạch ngân sách. Họ được trang bị kiến thức về quản lý chi phí, phân tích biên lợi nhuận, và đánh giá hiệu suất tài sản để đưa ra quyết định thông minh về phân bổ nguồn lực tài chính trong ngân sách.

Khoá học CMA hoa kỳ có tầm quan trọng đáng kể

Xem thêm: Khoá học CMA

Tạm kết

Tóm lại, như SAPP đã chia sẻ ở trên, việc lập kế hoạch ngân sách là một quá trình quan trọng và mang tính chiến lược, đóng vai trò quyết định đối với sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Đây là công cụ mạnh mẽ giúp quản lý tài chính, định hướng và thúc đẩy sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp.