Mô Hình Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Nào Phù Hợp Với Công Ty Bạn?

Doanh nghiệp cần xác định một mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp để đảm bảo tính hiệu quả và chất lượng công tác kế toán. Một mô hình tổ chức kế toán tốt sẽ giúp định hình quy trình, vai trò, và trách nhiệm của các thành viên trong đội ngũ kế toán. Bằng cách xác định mô hình tổ chức kế toán phù hợp, công ty có thể tối ưu hóa sự hiểu biết và sử dụng nguồn lực tài chính một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán và pháp lý. SAPP xin chia sẻ kiến thức về mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại bài viết dưới đây nhé!

1. Lý do cần xây dựng tổ chức bộ máy kế toán của công ty?

Doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, cần có bộ máy kế toán để quản lý tài chính và đảm bảo sự phát triển bền vững. Bộ máy kế toán gồm cán bộ, nhân viên kế toán và các thiết bị để thực hiện công tác kế toán và tài chính. Qua kế toán, nhà quản lý có thể đo lường, phân tích tình hình tài chính và đưa ra định hướng phát triển. Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm sắp xếp công việc cho từng kế toán viên và quy trình chuyển chứng từ. Số lượng kế toán phụ thuộc vào quy mô, yêu cầu và mức độ phức tạp của công việc.

Tổ chức bộ máy kế toán đóng vai trò không thể thiếu trong việc xây dựng hệ thống kế toán và tài chính của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán và tài chính hiệu quả giúp doanh nghiệp thực hiện mục tiêu chiến lược của mình, bao gồm:

• Cung cấp thông tin hỗ trợ để sản xuất các sản phẩm với chi phí thấp, bao gồm nguyên liệu, nhân công, khấu hao, chi phí chung và các yếu tố khác;
• Hỗ trợ hoạt động kinh doanh, bao gồm phân loại khách hàng, tổ chức tiêu thụ hàng hóa, cung cấp thông tin hỗ trợ cho công tác tài chính như nguồn vốn vay, lãi vay và các hoạt động tài chính khác;
• Hỗ trợ cho quản trị doanh nghiệp bằng cách thiết lập báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu, lợi nhuận và các chỉ số quan trọng khác.

Ngoài việc cảnh báo về các chỉ tiêu tài chính không tốt, hệ thống kế toán doanh nghiệp giúp duy trì hoạt động suôn sẻ trong quá trình hoạt động. Ngay cả khi có sự thay đổi nhân sự, bộ máy kế toán và các hoạt động của doanh nghiệp vẫn được duy trì ổn định.

2. Các tiêu chí cần có để xây dựng tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Tổ chức bộ máy kế toán là một nhiệm vụ quan trọng của mọi doanh nghiệp tham gia vào nền kinh tế. Tuy nhiên, quy trình xây dựng bộ máy kế toán trong mỗi tổ chức có thể khác nhau. Vậy, đâu là cơ sở và tiêu chí để xây dựng một bộ máy kế toán phù hợp?

Khối lượng công việc kế toán là nền tảng và yếu tố quan trọng nhất trong việc xây dựng bộ máy kế toán. Khối lượng công việc kế toán bao gồm các giai đoạn và nhiệm vụ kế toán mà các nhân viên kế toán phải thực hiện theo quy định của các cấp quản lý. Mục tiêu của công việc này là thu thập, ghi chép, kiểm tra, kiểm soát và báo cáo thông tin về hoạt động kinh tế và tài chính của tổ chức kế toán.

Nếu xem xét theo giai đoạn của quá trình hạch toán kế toán, khối lượng công việc kế toán có thể được phân thành các công việc cần hoàn thành trong từng giai đoạn cụ thể như sau:

• Giai đoạn lập chứng từ kế toán từ các giao dịch kinh tế phát sinh;
• Giai đoạn phân loại và sắp xếp thông tin trên các chứng từ kế toán đã lập và thực hiện hạch toán lên sổ kế toán;
• Giai đoạn xử lý, lựa chọn số liệu, kiểm soát và thực hiện việc lập báo cáo kế toán.

Nếu dựa trên mức độ của các giao dịch phát sinh cần ghi chép và phản ánh, khối lượng công việc kế toán bao gồm khối lượng công việc kế toán tổng hợp và khối lượng công việc kế toán chi tiết.

Khối lượng công tác kế toán được chia thành công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị. Công việc kế toán được phân thành các phần hành kế toán, liên quan đến đặc trưng của từng đối tượng kế toán. Khối lượng công tác kế toán phụ thuộc vào quy mô, phạm vi hoạt động, ngành nghề, yêu cầu quản lý và mục đích cung cấp thông tin của đơn vị, cũng như trình độ nghiệp vụ chuyên môn, trình độ trang bị và khả năng phối hợp giữa các bộ phận. Các yếu tố này đóng vai trò trong việc xác định cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán phù hợp. Ngoài ra, lĩnh vực hoạt động, quy mô, phạm vi, đặc điểm tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh sẽ giúp định rõ doanh thu, chi phí, khối lượng và mức độ phức tạp của các giao dịch kinh tế phát sinh. Các yếu tố chủ quan như biên chế, trình độ chuyên môn, trang bị công nghệ và mức độ phân cấp quản lý tài chính cũng ảnh hưởng đến phân công chức năng và nhiệm vụ của nhân viên kế toán.

Khối lượng công tác kế toán được chia thành công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị

3. Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

3.1. Tổ chức bộ máy kế toán thông dụng

Tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình này, doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán trung tâm tại văn phòng công ty/tổng công ty đảm nhận toàn bộ công việc liên quan như tiếp nhận, xử lý các thông tin kế toán, lưu trữ, bảo quản hồ sơ và tài liệu. Các đơn vị trực thuộc chỉ nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu tiếp nhận và hạch toán. Các doanh nghiệp thông thường thường sử dụng mô hình này, kể cả khi có các chi nhánh hoặc đơn vị thành viên không có sự phân chia quyền lực quản lý và hoạt động tài chính riêng.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Mô hình phân tán bộ máy kế toán gồm kế toán trung tâm và kế toán đơn vị trực thuộc. Cả kế toán trung tâm và kế toán đơn vị trực thuộc đều có sổ kế toán riêng và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng và nhiệm vụ được phân công và phân cấp trong lĩnh vực kế toán. Mô hình phân tán được sử dụng trong các trường hợp:

• Quy mô kinh doanh lớn, hoạt động kinh doanh phân tán trên diện rộng;
• Cơ cấu kinh doanh phức tạp, bao gồm nhiều loại hình và ngành nghề kinh doanh khác nhau;
• Bao gồm nhiều đơn vị cơ sở thuộc cùng một pháp nhân kinh tế.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Tổ chức bộ máy kế toán kết hợp

Trong thực tế, tồn tại sự đa dạng về quy mô và cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp. Do đó, bộ phận kế toán của các doanh nghiệp không chỉ tuân theo mô hình tập trung hoặc mô hình phân tán một cách đơn thuần, mà thường kết hợp cả hai mô hình này với các mức độ khác nhau tùy thuộc vào điều kiện của từng đơn vị. Mô hình này được gọi là mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp, tức là kết hợp cả yếu tố tập trung và phân tán.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp

3.2. Tổ chức bộ máy kế toán tài chính, kế toán quản trị

Khi tổ chức công việc kế toán tài chính và kế toán quản trị, doanh nghiệp cần dựa trên tính chất và yêu cầu quản lý, quy mô, phạm vi hoạt động của đơn vị để tổ chức thực hiện cả hai nội dung này một cách phù hợp theo một trong các hình thức sau:

• Hình thức kết hợp: Tổ chức kết hợp công việc kế toán tài chính và kế toán quản trị theo từng phần hành kế toán. Kế toán viên theo dõi và thực hiện cả công việc kế toán tài chính và kế toán quản trị cho các phần hành kế toán tương ứng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần bố trí người thực hiện các nhiệm vụ kế toán quản trị chung khác như thu thập và phân tích thông tin để lập dự toán và hỗ trợ quyết định trong quản lý doanh nghiệp. Công việc này có thể được giao cho kế toán tổng hợp hoặc trực tiếp do kế toán trưởng đảm nhận;
• Hình thức tách biệt: Tổ chức thành một bộ phận kế toán quản trị riêng biệt trong phòng kế toán của doanh nghiệp, hoạt động độc lập với bộ phận kế toán tài chính. Tuy nhiên, hình thức này hiếm được áp dụng do yêu cầu sự chuyên nghiệp cao, thường chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn như tổng công ty, tập đoàn kinh tế, và cùng loại;
• Hình thức hỗn hợp: Là sự kết hợp của cả hai hình thức nêu trên. Thực tế với các doanh nghiệp mới thành lập, người quản lý doanh nghiệp có thể tự kiểm soát số liệu kế toán quản trị do quy mô hoạt động nhỏ và lĩnh vực hoạt động tập trung, hoặc do công tác kế toán quản trị chưa được chú trọng. Do đó, bộ phận kế toán tại doanh nghiệp có thể chỉ thực hiện chức năng kế toán tài chính.

4. Các kiến thức cần có khi tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Chứng chỉ CMA Hoa Kỳ đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận và chứng minh năng lực chuyên môn của các chuyên gia kế toán quản trị. Với các kiến thức cần có khi tổ chức bộ máy kế toán của một công ty, cụ thể như sau:

• Kỹ năng quản lý và chiến lược: Khóa học CMA Hoa Kỳ cung cấp cho các chuyên gia kế toán quản trị những kiến thức về quản lý và chiến lược doanh nghiệp. Điều này giúp họ có thể hiểu rõ mục tiêu chiến lược của công ty và ứng dụng kiến thức kế toán để đưa ra quyết định quản lý thông minh và bền vững;
• Phân tích tài chính: Khóa học CMA Hoa Kỳ giúp các chuyên gia kế toán quản trị hiểu và áp dụng các công cụ phân tích tài chính để đánh giá hiệu suất tài chính của công ty. Điều này bao gồm phân tích biên lợi nhuận, quản lý dòng tiền, đánh giá rủi ro và dự báo tài chính;
• Quản lý chi phí và hiệu suất: Chứng chỉ CMA Hoa Kỳ đào tạo các chuyên gia kế toán quản trị về các phương pháp quản lý chi phí hiệu quả và tối ưu hóa hiệu suất tài chính. Họ có khả năng ứng dụng các công cụ như kế toán quản trị dự án, phân tích biên lợi nhuận theo sản phẩm hoặc dịch vụ để giảm thiểu chi phí và tăng cường lợi nhuận;
• Kỹ năng kiểm toán: CMA cung cấp cho các chuyên gia kế toán quản trị kiến thức về quy trình kiểm toán và nội bộ. Họ có khả năng đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính và đưa ra các khuyến nghị để cải thiện hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ;
• Sự am hiểu về hệ thống thông tin kế toán: CMA đào tạo các chuyên gia kế toán quản trị về công nghệ thông tin và phần mềm kế toán. Họ có khả năng sử dụng các công cụ và hệ thống thông tin kế toán để quản lý và xử lý thông tin tài chính một cách hiệu quả và chính xác.

Chứng chỉ CMA Hoa Kỳ

Xem thêm: Khoá học CMA

Tạm kết

SAPP xin phép tóm gọn như sau, tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của hoạt động kế toán. Điều này đòi hỏi kiến thức về kế toán tài chính và kế toán quản trị, hiểu biết về hệ thống kế toán và luật thuế, cũng như kỹ năng trong kiểm toán và kiểm soát nội bộ. Bằng cách xây dựng một bộ máy kế toán hợp lý, công ty có thể thu thập, xử lý và phân tích thông tin kế toán một cách đáng tin cậy để hỗ trợ quyết định kinh doanh và tăng cường hiệu suất hoạt động.