Hóa Đơn Bán Hàng Là Gì? Các Mẫu Hóa Đơn Bán Hàng Phổ Biến

Hóa đơn bán hàng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đó không chỉ là một tài liệu ghi chép giao dịch mua bán thông thường, mà còn là yếu tố quan trọng đối với tính minh bạch và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về hóa đơn bán hàng là gì và khám phá các mẫu hóa đơn bán hàng phổ biến.

1. Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được định nghĩa là một loại tài liệu đặc biệt, được tạo ra để xác nhận và ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Đây là một công cụ quản lý nội bộ quan trọng cho doanh nghiệp và tuy không phải là hóa đơn được sử dụng để kê khai thuế, nhưng nó có những vai trò quan trọng như sau:

• Công cụ quản lý nội bộ và hạch toán kế toán: Hóa đơn bán hàng là tài liệu chứng từ gốc, hỗ trợ cho quá trình hạch toán kế toán của doanh nghiệp. Thông qua hóa đơn này, doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu từ các giao dịch bán hàng và chi phí liên quan đến chúng, giúp hình dung rõ hơn về tình hình tài chính của công ty.
• Chứng minh giao dịch thành công: Hóa đơn bán hàng là bằng chứng rõ ràng cho việc thực hiện một giao dịch thành công với khách hàng. Nó chứng minh rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao và thanh toán một cách hợp lệ, tạo lòng tin và động viên khách hàng tiếp tục hợp tác.
• Hỗ trợ đối với đổi trả hàng hoặc khiếu nại: Hóa đơn bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý các trường hợp đổi trả hàng hoặc khiếu nại từ phía khách hàng. Nó là một tài liệu cơ bản giúp xác định chính xác thông tin về giao dịch ban đầu, từ đó hỗ trợ quá trình giải quyết mâu thuẫn một cách công bằng và minh bạch.
• Chứng từ giao dịch quốc tế: Trong trường hợp hàng hóa xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng đóng vai trò quan trọng như một chứng từ giao dịch quốc tế. Nó thể hiện mối quan hệ mua bán hàng hóa giữa các đơn vị trong các quốc gia khác nhau và có thể được sử dụng trong việc xử lý các thủ tục nhập khẩu và xuất khẩu. Điều này giúp đảm bảo tuân thủ các quy định và luật pháp liên quan đến thương mại quốc tế.

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng

Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng có thể được phân chia thành hai nhóm chính dựa trên các tình huống và mục đích sử dụng hóa đơn như sau:

• Đối tượng đầu tiên là tổ chức và cá nhân sử dụng phương pháp tính thuế trực tiếp. Đối tượng này bao gồm cả tổ chức và cá nhân phải tính thuế VAT khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan. Đặc biệt, họ cũng phải áp dụng thuế VAT khi xuất khẩu hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ ra nước ngoài. Hóa đơn được sử dụng cho trường hợp này là mẫu số 3.2 được quy định cụ thể trong Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 của Phụ lục 5 theo Thông tư.
• Đối tượng thứ hai là tổ chức và cá nhân hoạt động trong khu phi thuế quan. Họ phải sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ vào nội địa. Trường hợp thực hiện giao dịch với các tổ chức hoặc cá nhân trong khu phi thuế quan hoạt xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra nước ngoài phải ghi rõ trên hóa đơn “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.” Mẫu số hóa đơn sử dụng cho trường hợp này là mẫu số 5.3, được quy định cụ thể trong Phụ lục 5 của Thông tư.

Có thể bạn quan tâm: # Đối Tượng Kế Toán Là Gì? Cách Xác Định Và Phân Loại

3. Hình thức thể hiện hóa đơn bán hàng

• Hóa đơn tùy chỉnh tự in: Loại hóa đơn này được tạo bởi doanh nghiệp bằng cách sử dụng thiết bị máy tính hoặc các công cụ khác để in ra. Điều này giúp doanh nghiệp có khả năng điều chỉnh và cá nhân hóa hóa đơn theo nhu cầu riêng, bao gồm việc thêm thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ và biểu đồ chi tiêu riêng của họ.
• Hóa đơn điện tử: Đây là hóa đơn hoàn toàn điện tử chứa thông tin về giao dịch bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ. Hóa đơn này tuân theo quy định tại Luật giao dịch điện tử và các hướng dẫn thi hành, không cần in ra trên giấy và có thể lưu trữ và chuyển đổi dễ dàng trong môi trường số hóa.
• Hóa đơn bán hàng trực tuyến: Đây là hóa đơn mà doanh nghiệp gửi trực tiếp đến khách hàng thông qua internet. Khách hàng có thể nhận hóa đơn qua email hoặc tài khoản trực tuyến trên trang web của doanh nghiệp. Điều này tạo sự thuận tiện và tốc độ trong quá trình giao dịch và thanh toán trực tuyến.
• Hóa đơn đặt in: Loại hóa đơn này được in theo mẫu cố định và thường được sử dụng bởi cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan thuế. Cá nhân hoặc tổ chức có thể đặt in các bản hóa đơn này để sử dụng trong hoạt động bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ. Cơ quan thuế cũng có thể đặt in các hóa đơn này để cấp cho các cá nhân hoặc tổ chức khác sử dụng trong việc thực hiện các giao dịch giao dịch đúng theo quy định.

Xem thêm: # Tìm Hiểu Về Hình Thức Kế Toán Chứng Từ Ghi Sổ Kế Toán

4. Mẫu hóa đơn bán hàng

Mẫu tham khảo 1:

Mẫu tham khảo 2:

5. Lưu ý khi dùng hóa đơn bán hàng

Khi bạn sử dụng các mẫu hóa đơn bán hàng trong lĩnh vực bán lẻ, cần tuân thủ những quy tắc và lưu ý sau để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của giao dịch:

• Thông tin của Người Mua Hàng:
  • Hóa đơn bán hàng cần phải ghi rõ ràng và chính xác họ và tên của người mua hàng.
  • Địa chỉ của người mua hàng cũng cần được đưa ra một cách rõ ràng và chi tiết.
• Thông Tin của Đơn Vị Bán Hàng/Cung Cấp Dịch Vụ:
  • Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các thông tin về đơn vị bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), và thông tin liên hệ.
• Tên Hàng Hóa và Dịch Vụ:
  • Phải ghi đầy đủ tên hàng hóa hoặc dịch vụ một cách chi tiết.
  • Nếu có nhiều sản phẩm hoặc dịch vụ, cần liệt kê chúng một cách rõ ràng.
  • Nếu có dòng trống trên hóa đơn do không ghi đủ thông tin, hãy gạch chéo các dòng đó để tránh nhầm lẫn hoặc sai sót.
• Đơn Vị Tính và Số Lượng:
  • Ghi rõ đơn vị tính cho mỗi sản phẩm như cái, chiếc, kg, lít, m2,…
  • Cần ghi số lượng hàng hóa bán ra thực tế để tính toán giá trị đơn hàng.
• Giá Bán Thực Tế (Không Kèm Thuế GTGT):
  • Viết giá bán thực tế cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ.
  • Không kèm thuế GTGT trong giá trên hóa đơn. Thuế GTGT sẽ tính riêng và thêm vào sau đó.
• Tổng Giá Trị Đơn Hàng:
  • Tính tổng giá trị số lượng và đơn giá của từng sản phẩm hoặc dịch vụ.
  • Ghi tổng giá trị của đơn hàng bằng số và bằng chữ để tránh sai sót trong việc thanh toán.
• Ngày Tháng Năm Bán Hàng Hóa/Dịch Vụ:
  • Ghi rõ ngày, tháng, và năm khi giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
  • Thông tin này giúp xác định thời điểm chính xác của giao dịch.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn bán hàng và cung cấp thông tin hữu ích về các mẫu hóa đơn phổ biến. Hãy luôn chú trọng đến việc quản lý tài chính và thực hiện giao dịch mua bán một cách minh bạch để đảm bảo sự thành công trong kinh doanh của bạn. Sở hữu ngay cho mình chứng chỉ ACCA danh giá từ Hiệp hội ACCA bằng cách tham gia khóa học ACCA tại SAPP sẽ giúp bạn tiến gần hơn với mục tiêu của mình trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán.