# Tìm Hiểu Về Hình Thức Kế Toán Chứng Từ Ghi Sổ Kế Toán

Trong lĩnh vực kế toán, hình thức kế toán chứng từ ghi sổ kế toán đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Được biết đến là bằng chứng về các giao dịch tài chính, không chỉ giúp minh bạch hóa quá trình ghi nhận các hoạt động tài chính mà còn tạo nên cơ sở để kiểm tra, xác minh và tra cứu thông tin một cách hiệu quả. Từ những giao dịch ghi nhận đơn giản cho đến các giao dịch phức tạp, hình thức này đóng vai trò không thể thiếu trong việc duy trì tính chính xác và hiệu quả của hệ thống kế toán. Cùng SAPP Academy tìm hiểu kỹ hơn về phương pháp chứng từ ghi sổ qua bài viết sau đây!

1. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ?

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ?

Chứng từ ghi sổ là tập hợp các loại chứng từ khác nhau, thể hiện thông tin liên quan đến các chứng từ gốc. Chức năng chính của chứng từ ghi sổ là tổng hợp và thể hiện lại các thông tin từ chứng từ gốc. Ngoài ra, chứng từ ghi sổ còn được sử dụng để tạo ra các chứng từ gốc mới hoặc để lập nhiều chứng từ gốc, nhưng đảm bảo rằng thông tin về các giao dịch kinh tế đã xảy ra hoặc đã hoàn thành được phản ánh đầy đủ.

Khái niệm về chứng từ ghi sổ chỉ một loại chứng từ mà kế toán sử dụng để tổng hợp thông tin từ các chứng từ gốc. Các thông tin này sau đó sẽ được ghi rõ ràng vào sổ kế toán cho từng sự việc khác nhau mà chứng từ gốc đã ghi lại, nhân viên kế toán sẽ dựa vào nội dung của chứng từ để lập chứng từ ghi sổ. Đối với những trường hợp không có chứng từ, họ cũng có thể lấy thông tin từ bảng tổng hợp có cùng nội dung kinh tế và cùng loại để lập chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ có thể có chức năng khác, được sử dụng để lập cho một hoặc nhiều chứng từ gốc. Trong trường hợp lập nhiều chứng từ gốc, tất cả chúng phải có cùng nội dung kinh tế và phải phát sinh một cách thường xuyên trong cùng một khoảng thời gian, thường là trong một tháng.

2. Nguyên tắc ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Nguyên tắc ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Dưới đây là một số nguyên tắc ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

2.1. Trình tự ghi chứng từ ghi sổ

Trong quá trình ghi chứng từ vào chứng từ ghi sổ, việc thể hiện thời gian cần tuân theo một trình tự xuyên suốt, cụ thể như sau:

• Ghi theo ngày hoặc định kỳ: Khi ghi chứng từ vào chứng từ ghi sổ, việc xác định thời gian lập chứng từ theo ngày, tháng, hoặc năm nào là rất quan trọng. Thông qua việc kiểm tra loại chứng từ kế toán hoặc bảng thống kê chứng từ, có thể xác định được thời gian lập. Kế toán dựa vào thông tin này để ghi nhận chứng từ ghi sổ vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian và sau đó ghi vào Sổ Cái;
• Ghi theo tháng: Khi đến cuối mỗi tháng, việc khóa sổ là cần thiết để tính tổng số tiền đã phát sinh hoặc hoàn thành trong nghiệp vụ kinh tế trong tháng đó. Dựa vào dữ liệu này, kế toán có thể lập bảng cân đối tài khoản để đối chiếu các số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp. Các số liệu khớp nhau là cơ sở để lập Báo cáo tài chính và từ đó có thể lập các chứng từ ghi sổ.

2.2. Nội dung trên chứng từ ghi sổ

Khi thực hiện việc ghi chứng từ vào chứng từ ghi sổ, có một số quy định cần tuân theo để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán:

• Mỗi chứng từ ghi sổ ghi số hiệu riêng; ghi thời gian lập chứng từ ghi sổ;
• Số tiền và giá trị của chứng từ ghi sổ cần được thể hiện trên chứng từ;
• Cuối mỗi trang chứng từ ghi sổ, giá trị sẽ được cộng lũy kế để chuyển sang trang kế tiếp;
• Đầu trang sau phải cộng giá trị của trang trước chuyển qua.

Ngoài những điều trên, khi lập chứng từ ghi sổ, việc xác định đúng số liệu và kiểm tra lại thông tin trong các tài liệu liên quan là rất quan trọng giúp đảm bảo rằng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký và Sổ Cái được ghi đúng và trùng khớp với nhau, từ đó tạo ra một hệ thống kế toán chính xác.

3. Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được thực hiện theo các bước sau:

3.1. Công việc hàng ngày

• Dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, sử dụng chúng làm căn cứ để ghi sổ và lập Chứng từ ghi sổ;
• Dựa vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi được sử dụng để lập Chứng từ ghi sổ sẽ được dùng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

3.2. Công việc cuối tháng

• Khi cuối tháng kế toán, thực hiện việc khoá sổ để tính tổng số tiền phát sinh từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính trong tháng trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tính Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có, và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái;
• Dựa vào thông tin trên Sổ Cái, lập Bảng Cân đối số phát sinh.

3.3. Đối chiếu và lập báo cáo tài chính

• Sau khi thực hiện đối chiếu và khớp đúng thông tin, sử dụng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) để tạo Báo cáo tài chính;
• Quá trình đối chiếu và kiểm tra cần đảm bảo rằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và cũng phải bằng Tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
• Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải khớp nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải khớp với số dư tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

4. Mẫu sổ Cái dùng cho phương pháp chứng từ ghi sổ

Mẫu sổ Cái dùng cho phương pháp chứng từ ghi sổ

Mẫu sổ cái dùng cho hình thức chứng từ ghi sổ được quy định tại Mẫu S02c1-DNN và S02c2-DNN Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:

Sổ cái

(Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ)

Năm:……………

Tên tài khoản ……….

Số hiệu:……

  – Sổ này có …. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …

  – Ngày mở sổ:…

Hướng dẫn ghi Sổ Cái dùng cho hình thức chứng từ ghi sổ

(1) Nội dung:

Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.

Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Bảng tổng hợp chi tiết hoặc các Sổ (thẻ) kế toán chi tiết và dùng để lập Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo Tài chính.

(2) Kết cấu và phương pháp ghi Sổ Cái:

Sổ Cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tùy theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.

Sổ Cái có 2 loại: Sổ Cái ít cột và Sổ Cái nhiều cột.

+ Sổ Cái ít cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản.

Kết cấu của Sổ Cái loại ít cột (Mẫu số S02c1-DNN)

– Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

– Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.

– Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

– Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.

– Cột 1, 2: Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản này.

+ Sổ Cái nhiều cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp cần phải theo dõi chi tiết có thể kết hợp mở riêng cho một trang sổ trên Sổ Cái và được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng.

Kết cấu của Sổ Cái loại nhiều cột (Mẫu số S02c2-DNN)

– Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

– Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.

– Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

– Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.

– Cột 1, 2: Ghi tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có của tài khoản này.

– Cột 3 đến cột 10: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ, bên Có của các tài khoản cấp 2.

(3) Phương pháp ghi Sổ Cái:

– Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

– Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Cái ở các cột phù hợp.

– Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau.

– Cuối tháng, (quý, năm) kế toán phải khóa sổ, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo tài chính.

Nguồn tham khảo: Thư viện pháp luật

Khóa học ACCA đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển kỹ năng và kiến thức kế toán chuyên sâu. Đối với việc sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, khóa học ACCA online có thể mang lại nhiều lợi ích quan trọng như: ACCA cung cấp một chương trình đào tạo kế toán toàn diện, giúp học viên nắm vững kiến thức và kỹ năng kế toán phức tạp. Bao gồm cả các phương pháp chứng từ ghi sổ và cách thức sử dụng chúng trong việc ghi nhận và phân tích thông tin tài chính. Khóa học ACCA cung cấp cho học viên sự hiểu biết rõ ràng về quy trình kế toán chứng từ ghi sổ, bao gồm cách thức thực hiện, các bước cần thiết và ý nghĩa của việc duy trì hình thức kế toán này.

Kết luận

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và theo dõi các hoạt động tài chính của tổ chức. Bằng cách thể hiện thông tin theo trình tự thời gian và tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như ghi số hiệu, thời gian và số tiền, hình thức này đảm bảo tính chính xác, minh bạch và khả năng kiểm tra trong hệ thống kế toán. Sự hiểu biết và kỹ năng trong việc áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đóng vai trò quan trọng để duy trì hệ thống kế toán chính xác.