# Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Điều Cần Biết Trước Khi Triển Khai
Trong thời đại số hóa ngày nay, các công nghệ tiên tiến đang ngày càng thay đổi cách chúng ta thực hiện các hoạt động hàng ngày. Trong lĩnh vực tài chính và quản lý hóa đơn, hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng quan trọng. Những tài liệu giấy truyền thống dường như đang dần bị thay thế bằng những tài liệu điện tử tiện lợi hơn. Nhưng hóa đơn điện tử là gì? Và điều gì quan trọng mà bạn cần biết trước khi quyết định triển khai hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp của mình? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết này.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (Electronic Invoice hay viết tắt là E-Invoice) là một hình thức hiện đại của việc lập hóa đơn thông qua nền tảng điện tử, đã được áp dụng trong các nước phát triển từ khá lâu. Nhiều tổ chức và doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử này vì họ đã nhận thức rõ về những lợi ích mà nó mang lại. Tuy nhiên, cũng có nhiều đơn vị chưa hiểu rõ về hóa đơn điện tử hoặc có những lo ngại về các vấn đề có thể phát sinh, dẫn đến sự do dự trong việc áp dụng hình thức này.
Vậy thế nào là hóa đơn điện tử? Theo thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến việc bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, mà các thông điệp này được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua các thiết bị điện tử. Hóa đơn điện tử được tạo ra, chuẩn bị và xử lý trong hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp Mã số thuế (MST) khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, và chúng được lưu trữ điện tử theo quy định của luật pháp về giao dịch điện tử.
2. Nguyên tắc sử dụng và các nội dung cần có trong hóa đơn điện tử
2.1. Nguyên tắc sử dụng
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo tính liên tục và toàn vẹn của thông tin hóa đơn điện tử là như thế nào?
- Số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và thời gian: Hóa đơn điện tử phải được xác định theo một chuỗi số liên tục và trình tự thời gian. Điều này đảm bảo rằng mỗi hóa đơn có một số duy nhất, không bị trùng lặp và dễ dàng theo dõi thời gian phát sinh của nó. Số hóa đơn này không được sử dụng cho bất kỳ hóa đơn nào khác, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch.
- Tính toàn vẹn của thông tin: Để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý, nó phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin. Điều này có nghĩa là dữ liệu chứa trong hóa đơn điện tử phải được bảo vệ khỏi thay đổi trái phép hoặc mất mát từ khi thông tin được tạo ra và cuối cùng trở thành hóa đơn điện tử. Thay đổi chỉ được phép xảy ra trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị theo các quy tắc và quy định phù hợp.
- Khả năng truy cập và sử dụng thông tin: Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải có khả năng truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Điều này đảm bảo rằng hóa đơn điện tử có thể được kiểm tra, kiểm tra lại và cung cấp cho các bên liên quan trong trường hợp cần thiết, bao gồm cơ quan thuế và các bên tham gia giao dịch.
Với việc tuân theo các nguyên tắc này, hóa đơn điện tử trở thành một công cụ hiệu quả và có giá trị pháp lý trong quản lý tài chính và thuế, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn và tính liên tục của thông tin giao dịch.
2.2. Các nội dung cần có trong hóa đơn điện tử
a) Thông tin về hóa đơn:
- Tên hóa đơn: Tên gợi nhớ về mục đích của hóa đơn, ví dụ: “Hóa đơn bán hàng”.
- Ký hiệu hóa đơn: Mã định danh độc đáo của hóa đơn, theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Ký hiệu mẫu: Mã định danh cho loại hóa đơn, ví dụ: “01GTKT/001”.
- Số thứ tự hóa đơn: Số thứ tự duy nhất cho hóa đơn, theo quy định của pháp luật.
b) Thông tin về người bán:
- Tên người bán: Tên đầy đủ của người hoặc công ty bán hàng.
- Địa chỉ người bán: Địa chỉ liên hệ của người bán.
- Mã số thuế của người bán: Mã số thuế của người bán hàng.
c) Thông tin về người mua:
- Tên người mua: Tên đầy đủ của người hoặc công ty mua hàng.
- Địa chỉ người mua: Địa chỉ liên hệ của người mua.
- Mã số thuế của người mua: Mã số thuế của người mua hàng.
d) Chi tiết về hàng hóa và dịch vụ:
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Mô tả cụ thể về sản phẩm hoặc dịch vụ được mua bằng từ ngữ dễ hiểu.
- Đơn vị tính: Đơn vị sử dụng để đo lường số lượng, ví dụ: “cái,” “lit,” “kg.”
- Số lượng: Số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được mua.
- Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Giá của mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Thành tiền: Tổng giá trị của từng mặt hàng hoặc dịch vụ, ghi bằng số và bằng chữ.
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng (nếu áp dụng): Tỷ lệ thuế giá trị gia tăng được áp dụng.
- Tiền thuế giá trị gia tăng: Số tiền thuế phải trả cho cơ quan thuế.
- Tổng số tiền phải thanh toán: Tổng số tiền phải trả bao gồm giá trị hàng hóa, dịch vụ và thuế.
e) Chữ ký số điện tử:
- Chữ ký số điện tử của người bán: Chữ ký số được tạo theo quy định của pháp luật.
- Ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn: Ngày mà hóa đơn được tạo và gửi đi.
g) Ngôn ngữ và định dạng:
- Hóa đơn được viết bằng tiếng Việt.
- Trường hợp cần ghi chữ nước ngoài: Chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Định dạng số trên hóa đơn: Sử dụng chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,).
3. Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải sử dụng với doanh nghiệp không?
Từ ngày 01/7/2022, theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành một yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số trường hợp ngoại lệ, trong đó không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nếu các cơ sở đáp ứng đủ hai điều kiện sau đây:
- Thời gian thành lập: Các doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh phải được thành lập trong khoảng thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022. Điều này có nghĩa là các cơ sở kinh doanh thành lập trước ngày 17/9/2021 hoặc sau ngày 30/6/2022 sẽ phải tuân theo quy định về hóa đơn điện tử.
- Điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin: Các doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh cũng không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử nếu họ chưa đáp ứng đủ các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin theo quy định. Điều này áp dụng cho những tổ chức hoặc doanh nghiệp mà hệ thống công nghệ thông tin của họ chưa sẵn sàng để thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Các cơ sở kinh doanh không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo các điều kiện trên có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn tự in. Tuy nhiên, họ phải thực hiện việc gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Đồng thời, cơ sở kinh doanh này cũng cần nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng cho cơ quan thuế.
Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận dữ liệu hóa đơn từ các cơ sở kinh doanh và đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn, sau đó đăng tải thông tin này trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn. Điều này giúp cơ quan thuế theo dõi và kiểm tra thông tin liên quan đến thuế một cách hiệu quả hơn.
4. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, để khởi tạo hóa đơn điện tử, người bán cần đáp ứng các điều kiện cụ thể sau đây:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, và thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu để khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử (HĐĐT).
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ và khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, và sử dụng HĐĐT theo quy định.
d) Có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm quản lý khách hàng, và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu của HĐĐT bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, và lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ, bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
5. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Quá trình thông báo phát hành Hóa Đơn Điện Tử (HĐĐT) trước khi bắt đầu sử dụng HĐĐT là một quy trình quan trọng và cần phải tuân thủ các thủ tục và quy định sau:
- Doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC. Thông báo này cần bao gồm thông tin về doanh nghiệp, thông tin về mẫu hóa đơn điện tử và một số thông tin khác liên quan đến việc sử dụng HĐĐT.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc thông qua văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Sau khi gửi thông báo, doanh nghiệp cần theo dõi và đợi phản hồi từ cơ quan thuế.
- Sau khi gửi thông báo, doanh nghiệp cần chờ ít nhất 2 ngày để nhận được phản hồi từ cơ quan thuế. Nếu không có phản hồi hoặc có phản hồi xác nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng HĐĐT theo thông báo phát hành.
6. Cách triển khai hóa đơn điện tử
Quy trình triển khai hóa đơn điện tử được thực hiện trình tự theo các bước cụ thể rõ ràng dưới đây:
Bước 1: Tìm nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử
Một trong những bước quan trọng và ảnh hưởng lớn đến hiệu suất và thành công của việc triển khai hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp là lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp. Quá trình này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, vì nó sẽ ảnh hưởng đến tính ổn định của việc sử dụng hóa đơn điện tử và khả năng giải quyết các vấn đề tiềm ẩn.
Khi doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm nhà cung cấp hóa đơn điện tử, nên xem xét các yếu tố sau đây:
- Kinh nghiệm và thâm niên của nhà cung cấp: Lựa chọn một nhà cung cấp đã có kinh nghiệm và hoạt động trong lĩnh vực này trong thời gian dài. Những đơn vị này thường có kiến thức sâu về công nghệ, đảm bảo chất lượng phần mềm hóa đơn điện tử và hiểu biết về nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau.
- Khả năng hỗ trợ và giải đáp thắc mắc: Đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng cung cấp dịch vụ hỗ trợ chất lượng. Điều này đặc biệt quan trọng khi có vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn.
- Thương hiệu và danh tiếng: Tra cứu về danh tiếng của nhà cung cấp trên thị trường. Các đánh giá và đánh giá từ các doanh nghiệp khác có thể giúp bạn đánh giá được khả năng và đáng tin cậy của nhà cung cấp.
Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Sau khi đã chọn được nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành việc lập quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử. Quyết định này có thể được gửi đi dưới dạng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Tiếp theo, doanh nghiệp cần lập thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử theo biểu mẫu BM02 được quy định trong Thông tư 32/2011/BTC. Thông báo này cần được gửi cho Cơ quan Thuế thông qua cổng thông tin điện tử.
Bước 4: Lập hóa đơn mẫu và ký số vào hóa đơn mẫu
Sau khi đã lập thông báo phát hành, doanh nghiệp cần tạo hóa đơn mẫu cho trường hợp thông báo lần đầu. Sau đó, họ cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn này theo đúng định dạng yêu cầu cho người mua và cơ quan thuế thông qua kênh điện tử.
Bước 5: Chờ quyết định của cơ quan thuế
Cuối cùng, doanh nghiệp chỉ cần đợi quyết định từ cơ quan thuế. Sau khi gửi thông báo phát hành và hóa đơn mẫu, nếu sau 2 ngày không có phản hồi từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có quyền tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Thông qua việc thực hiện đúng quy trình và thủ tục trên, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử một cách hợp pháp và tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế.
7. Hồ sơ thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Để đảm bảo quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu diễn ra thành công, bạn cần chuẩn bị hồ sơ thủ tục như sau:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử).
Khóa học ACCA có vai trò quan trọng giúp kế toán lập một hóa đơn điện tử đơn gian nhanh chóng và hiệu quả. ACCA cung cấp kiến thức về luật pháp và quy định kế toán và thuế ở nhiều quốc gia giúp học viên nắm bắt các yêu cầu và quy định cụ thể liên quan đến hóa đơn điện tử. Với kiến thức và kỹ năng nhận được từ khóa học ACCA tại SAPP, học viên có thể tham gia vào các quy trình triển khai hóa đơn điện tử một cách chính xác và hiệu quả.
Hóa đơn điện tử không chỉ là một công cụ tiện ích cho doanh nghiệp mà còn là một phần quan trọng của cuộc cách mạng số hóa hiện đại. Sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên mà còn giúp tăng cường tính bảo mật và hiệu quả của các quy trình tài chính. Hy vọng thông qua bài viết này bạn đã hiểu được hóa đơn điện tử là gì và mục đích sử dụng hóa đơn điện tử để làm gì. Tuy nhiên, để triển khai hóa đơn điện tử thành công, bạn cần phải tìm hiểu và tuân thủ các quy định và yêu cầu pháp lý, cũng như áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp.
