#Phương Pháp Chứng Từ Kế Toán Là Gì? Nội Dung, Ý Nghĩa

Phương pháp chứng từ kế toán là một khía cạnh quan trọng trong lĩnh vực kế toán và tài chính. Với vai trò đóng góp không thể thiếu trong quá trình ghi nhận và xác nhận thông tin tài chính của một doanh nghiệp giúp duy trì tính chính xác, minh bạch và khả năng kiểm soát của hệ thống kế toán. Trong bài viết này, hãy cùng SAPP Academy tìm hiểu về nội dung và ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán, cung cấp cái nhìn tổng quan về tầm quan trọng của nó trong môi trường kinh doanh ngày nay.

1. Phương pháp chứng từ kế toán là gì ?

Phương pháp chứng từ kế toán là gì?

Phương pháp chứng từ kế toán (Accounting Voucher) đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý thông tin tài chính của một doanh nghiệp. Nó là quá trình thu thập, xác nhận và ghi lại thông tin về các giao dịch kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Mục đích chính của phương pháp này là đáp ứng các yêu cầu của quản lý, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính, cũng như cung cấp căn cứ cho việc xử lý thông tin kế toán.

Trong thực tế, mọi hoạt động kinh tế và tài chính liên quan đến doanh nghiệp đều phải được ghi nhận và phản ánh thông qua chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán không chỉ đơn thuần là giấy tờ và vật chứng, mà nó là kết quả của quá trình ghi lại chi tiết về các giao dịch kinh tế đã diễn ra. Điều này bao gồm thông tin về ngày tháng, số lượng, giá trị, đối tượng liên quan và các thông tin khác liên quan đến giao dịch.

Việc lập chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng vì nó đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi nhận và báo cáo thông tin tài chính của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán cung cấp căn cứ hợp lý cho việc xác định và phân loại các khoản thu, chi, tài sản và nợ phải trả. Nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và giám sát hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Từ khái niệm trên có thể thấy được các tác dụng của phương pháp chứng từ kế toán như sau: 

• Chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trong thu thập và ghi nhận thông tin về giao dịch kinh tế, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu. Bên cạnh đó nó cũng giúp tăng cường sự rõ ràng và đồng nhất trong thực hiện nghiệp vụ kinh tế, truyền đạt mệnh lệnh và định hướng từ cấp quản lý đến bộ phận thực hiện. 
• Tính pháp lý của chứng từ kế toán đảm bảo tuân thủ quy định, quy trình và chính sách của doanh nghiệp, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các bên liên quan. Đồng thời chứng từ hỗ trợ quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ, phát hiện sự bất thường và nguy cơ rủi ro, giúp đưa ra biện pháp phòng ngừa và kiểm soát hiệu quả. 
• Cuối cùng, chứng từ kế toán cung cấp thông tin cho phân tích và ra quyết định kinh doanh, từ đó đánh giá hiệu suất tài chính, khả năng sinh lợi, định vị vị trí cạnh tranh và đưa ra quyết định chiến lược.

2. Nội dung phương pháp chứng từ kế toán

Nội dung phương pháp chứng từ kế toán

Phương pháp chứng từ bao gồm hai thành phần cơ bản cụ thể như sau:

• Hệ thống bản chứng từ. Đây là một tập hợp các tài liệu và giấy tờ có tính chất chứng minh, bao gồm hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, báo cáo tài chính và các tài liệu khác liên quan đến giao dịch kinh tế. Hệ thống này giúp chứng minh rằng các hoạt động kinh tế được thực hiện đúng quy trình và tuân thủ các quy định pháp lý. Nó cũng tạo ra căn cứ để ghi sổ kế toán, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính.
• Kế hoạch luân chuyển chứng từ. Đây là quy trình để kiểm soát và theo dõi thông tin về các đối tượng kế toán theo thời gian. Qua việc luân chuyển chứng từ, quản lý có thể nhận được thông tin kịp thời về tình trạng tài chính của doanh nghiệp và biết được sự biến động của các khoản thu, chi, nợ, có trong hệ thống kế toán.

Phương pháp chứng từ không chỉ giúp xác định tính hợp pháp và đáng tin cậy của thông tin tài chính, mà còn đảm bảo rằng các đối tượng kế toán và hoạt động kinh tế được quản lý một cách hiệu quả. Nó tạo ra khả năng giám sát và kiểm soát trong quá trình ghi chép kế toán và đáp ứng yêu cầu báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

2.1. Bản chứng từ 

Chứng từ là những tài liệu văn bản hoặc giấy tờ chứng minh, mang tính chất chứng nhận và minh chứng cho các hoạt động kinh tế được thực hiện tại một thời điểm và địa điểm cụ thể. Bản chứng từ không chỉ đóng vai trò là một cách chứng minh tính hợp pháp của các hoạt động kinh tế, mà còn là một nguồn thông tin quan trọng về kết quả và thông tin chi tiết của những hoạt động đó.

Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng đầy đủ các yếu tố đặc trưng về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm của các hoạt động kinh tế, cũng như các bên liên quan và người chịu trách nhiệm trong quá trình thực hiện. Thông qua các thành phần này, bản chứng từ trở thành một bản ghi chính xác và đáng tin cậy về những hoạt động kinh tế đã diễn ra.

Các yếu tố của bản chứng từ có thể được chia thành hai nhóm chính, nhằm tạo ra sự rõ ràng và toàn diện về thông tin:

Các yếu tố cơ bản

• Tên gọi chứng từ: Tên gọi chứng từ phản ánh mục đích và loại hình của hoạt động kinh tế. Ví dụ, phiếu thu được sử dụng để ghi nhận việc thu tiền từ khách hàng, trong khi phiếu chi được dùng để ghi nhận các khoản chi tiêu.
• Tên và địa chỉ của cá nhân hoặc tổ chức liên quan: Thông tin này giúp xác định các bên liên quan đến hoạt động kinh tế, bao gồm người gửi/nhận tiền, khách hàng, nhà cung cấp, đối tác kinh doanh, v.v. Điều này cho phép theo dõi trách nhiệm và xác định nguồn gốc và mục đích của các giao dịch.
• Ngày, tháng, năm và số hiệu chứng từ: Thông tin này xác định thời gian và số lượng chứng từ, giúp trong việc sắp xếp, quản lý và truy xuất thông tin một cách hiệu quả. Số hiệu chứng từ cũng có thể được sử dụng để phân loại và phân biệt các chứng từ khác nhau.
• Nội dung của hoạt động kinh tế: Đây là phần quan trọng nhất của chứng từ, mô tả chi tiết về các hoạt động, giao dịch và sự thay đổi trong tài chính. Nội dung cần được ghi rõ, ngắn gọn, nhưng cũng cần đảm bảo sự chính xác và đầy đủ. Thông tin này phải sử dụng các thuật ngữ, khái niệm và danh mục chung để đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu.
• Quy mô của hoạt động kinh tế: Thông qua các thông số về hiện vật, giá trị hoặc quy mô, chứng từ giúp phân định và xác định các loại hoạt động kinh tế khác nhau. Chẳng hạn trong chứng từ kế toán, số tiền được ghi bằng cả số và chữ để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng.
• Chữ ký của người chịu trách nhiệm về hoạt động: Chữ ký của người tham gia và người xét duyệt chứng từ là bước quan trọng để xác nhận tính hợp lệ của thông tin. Nó cũng là cơ sở cho việc theo dõi trách nhiệm và kiểm tra các hoạt động kinh tế. Đồng thời, dấu của đơn vị cũng có thể được sử dụng để bổ sung cho tính chính xác và uy tín của chứng từ.

Các yếu tố bổ sung 

• Định khoản nghiệp vụ: Thông qua định khoản, chứng từ xác định và phân loại các khoản thu, chi, hoặc các loại giao dịch khác theo các tài khoản tương ứng trong hệ thống kế toán.
• Quy mô và định mức của hoạt động kinh tế: Thông tin này mô tả quy mô và mức độ của hoạt động kinh tế, bao gồm số lượng, khối lượng, đơn vị đo lường,… Điều này giúp rõ ràng và chính xác hơn trong việc mô tả các hoạt động kinh tế.
• Thời hạn và phương thức thanh toán: Thông qua các thông tin về thời gian và phương thức thanh toán, chứng từ xác định điều kiện và thời điểm của việc thanh toán trong các giao dịch kinh tế.
• Địa điểm giao nhận: Thông tin về địa điểm giao nhận cho biết nơi mà các hoạt động kinh tế được thực hiện, ví dụ như địa chỉ nhà cung cấp hoặc địa chỉ khách hàng.
• Biểu tượng của doanh nghiệp: Thông tin này liên quan đến biểu đồ, logo, hay các biểu tượng đặc trưng của doanh nghiệp, giúp chứng từ nhận diện được doanh nghiệp tạo ra thông tin kinh tế.

2.2. Luân chuyển chứng từ 

Chứng từ kế toán không chỉ đơn thuần là các tài liệu chứng minh giao dịch, mà còn mang tính chất linh hoạt và liên tục di chuyển trong quá trình kế toán của một doanh nghiệp. Luân chuyển chứng từ là quá trình diễn ra liên tục từ khâu lập chứng từ, xử lý, lưu trữ cho đến hủy bỏ. Điều này đảm bảo rằng thông tin kế toán được xử lý, quản lý và sử dụng một cách liên tục và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Ý nghĩa phương pháp chứng từ kế toán

Ý nghĩa phương pháp chứng từ kế toán

Một trong những ý nghĩa chính của phương pháp chứng từ là cung cấp cơ sở dữ liệu chính xác và đầy đủ cho quá trình hạch toán kế toán. Bằng cách sao chụp toàn bộ các nghiệp vụ trên các bản chứng từ, phương pháp này tạo ra một hồ sơ chi tiết về các giao dịch kinh tế và tài chính. Điều này đảm bảo rằng quá trình hạch toán được thực hiện dựa trên các thông tin chính xác và tin cậy.

Ngoài ra, phương pháp chứng từ cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác cho công tác lãnh đạo và phân tích kinh tế. Thông qua việc theo sát các nghiệp vụ kế toán, phương pháp này cho phép xác định các yếu tố quan trọng như quy mô, thời gian, địa điểm và trách nhiệm vật chất của các đối tượng liên quan. Điều này giúp lãnh đạo và nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động và đưa ra các quyết định thông minh dựa trên thông tin kịp thời.

Một ý nghĩa quan trọng khác của phương pháp chứng từ là giá trị pháp lý mà nó mang lại. Chứng từ kế toán được coi là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu và tài liệu kế toán. Điều này có nghĩa là chứng từ cung cấp chứng minh hợp lệ và chính xác về các giao dịch tài chính và kinh tế. Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra tuân thủ các chính sách, quy định và quy trình tài chính kinh tế, đồng thời cung cấp cơ sở pháp lý cho giải quyết các tranh chấp và khiếu nại liên quan đến kinh tế và tài chính.

4. Các bước luân chuyển chứng từ

Các bước luân chuyển chứng từ

Quá trình luân chuyển chứng từ trong kế toán bao gồm các giai đoạn cụ thể và các hoạt động khác nhau. Dưới đây là chi tiết cho từng giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ:

• Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài: Giai đoạn này đòi hỏi lập chứng từ theo mẫu quy định của nhà nước và đảm bảo rằng chứng từ có đầy đủ thông tin cần thiết. Chứng từ cần được ký và xác nhận bởi những người có liên quan để được coi là hợp pháp. Điều này đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin ghi trên chứng từ.
• Kiểm tra chứng từ: Sau khi nhận được chứng từ, quá trình kiểm tra được tiến hành để đảm bảo tính hợp lệ. Kiểm tra bao gồm xác minh các yếu tố quan trọng của chứng từ như tính đầy đủ, chính xác và hợp pháp của thông tin, chữ ký của những người có liên quan. Chỉ khi chứng từ đã qua kiểm tra và được xác nhận là hợp lệ, chúng mới có thể được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
• Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: Giai đoạn này liên quan đến việc sử dụng chứng từ để cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ và thực hiện ghi sổ kế toán. Chứng từ được phân loại theo từng loại nghiệp vụ, tính chất của khoản chi phí và địa điểm phát sinh để đáp ứng yêu cầu ghi sổ sách kế toán. Sau đó, dựa trên thông tin trong chứng từ, định khoản kế toán được lập và ghi vào các sổ kế toán tương ứng.
• Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: Sau khi chứng từ đã được ghi sổ kế toán, quá trình bảo quản và sử dụng lại chứng từ được thực hiện trong kỳ hạch toán. Chứng từ được bảo quản để kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Điều này đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu kế toán. Hơn nữa, việc lưu trữ chứng từ cũng đảm bảo rằng chúng không bị mất và có thể được tìm kiếm nhanh chóng khi cần thiết.
• Chuyển chứng từ vào lưu trữ và hủy: Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán và cũng đại diện cho tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Sau khi đã ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang quá trình lưu trữ. Quá trình này bao gồm việc đảm bảo an toàn và bảo mật chứng từ, đồng thời đảm bảo khả năng tìm kiếm nhanh chóng khi cần thiết. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được hủy theo quy định để giải phóng không gian lưu trữ và duy trì tính tổ chức của hệ thống lưu trữ chứng từ.

Bởi vì mỗi loại chứng từ trong kế toán có vị trí quản lý và đặc tính vận động khác nhau, việc xác lập một kế hoạch luân chuyển chứng từ trở nên cực kỳ quan trọng. Kế hoạch luân chuyển chứng từ đóng vai trò như một con đường được thiết lập trước để quản lý quá trình di chuyển của chứng từ, nhằm đảm bảo rằng chúng được sử dụng và kiểm tra một cách hiệu quả, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin.

Sapp Academy hiện đang cung cấp các khóa học ACCA online được thiết kế đặc biệt để bổ trợ kiến thức về phương pháp chứng từ kế toán. Khóa học này cung cấp một nền tảng mạnh mẽ cho những người đang muốn phát triển kỹ năng kế toán và tiếp cận với phương pháp chứng từ hiện đại trong ngành tài chính.

Với khóa học ACCA online tại Sapp Academy, bạn sẽ được hướng dẫn bởi các chuyên gia và giảng viên kinh nghiệm, những người đã làm việc trong lĩnh vực này trong nhiều năm. Khóa học sẽ giúp bạn hiểu rõ về các nguyên tắc cơ bản của phương pháp chứng từ kế toán, cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để xử lý chứng từ một cách hiệu quả và chính xác. 

Có thể nói, phương pháp chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một hệ thống kế toán đáng tin cậy và hiệu quả. Nó không chỉ đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính, mà còn giúp kiểm soát và theo dõi các giao dịch kinh doanh một cách rõ ràng. Qua bài viết này, hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan và nhận thức được tầm quan trọng của phương pháp này trong việc quản lý tài chính hiệu quả. Đối với mọi tổ chức hoạt động trong lĩnh vực kế toán và tài chính, hiểu và áp dụng phương pháp chứng từ kế toán đúng cách là một yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong kinh doanh. Đừng quên liên hệ SAPP Academy ngay hôm nay để được tư vấn về các khóa học ACCA online phù hợp nhanh nhất.