Kinh Nghiệm Kiểm Toán Phần Hành Tiền Với Giảng Viên SAPP
Kiểm toán phần hành tiền là 1 trong những phần hành đầu tiên các thực tập sinh kiểm toán cần nắm rõ các bước thực hiện thủ tục. Phối hợp kỹ năng Excel và kiến thức kiểm toán thực hành, theo chia sẻ của anh Nguyễn Đức Thái, là bí kíp thực hiện thành công phần hành này.
Anh Thái hiện đang là giảng viên tại SAPP. Anh đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn quản trị rủi ro tại EY hơn 4 năm.
1. Kiểm toán phần hành tiền được cho là phần hành đơn giản và ít rủi ro nhất. Theo anh lí do là gì?
Thực hành kiểm toán phần hành tiền và tương đương tiền là một trong những phần hành đơn giản và ít rủi ro nhất. Lí do là vì tiền thì sờ được đếm được. Tiền gửi ngân hàng thì lại càng ít có rủi ro. Bởi vì ngân hàng rất ít sai sót, chỉ cần đối chiếu thôi. Chính vì lẽ đó, phần hành tiền và tương đương tiền thường được giao cho các bạn sinh viên mới đi thực tập hoặc mới đi làm.
2. Anh có thể chia sẻ 1 kinh nghiệm kiểm toán phần hành tiền lần đầu tiên của mình không?
Một trong những công việc kiểm toán phần hành tiền của anh là ở khách sạn. Bản chất tiền ở khách sạn thì hơi khác 1 chút. Do đặc thù kinh doanh, tiền trong khách sạn thường có nhiều loại tiền khác nhau như Đô la Mỹ, Yên Nhật, Nhân dân tệ … Khách sạn 5 sao mà. Việc tiền đến từ nhiều quốc gia là không thể tránh khỏi. Sau khi đếm và đối chiếu xong cần quy đổi ra tiền Việt để lên báo cáo tài chính. Bạn cần dùng tỷ giá của Ngân hàng mà khách sạn hay sử dụng nhất để quy đổi giá trị tiền.
3. Trước khi tiến hành các thủ tục kiểm toán, anh cần thu thập những tài liệu gì?
Để tiến hành, các bạn cần thu thập đầy đủ tài liệu kiểm toán bao gồm:
- Sổ cái, số chi tiết tài khoản tiền;
- Sổ phụ, sổ quỹ, biên bản kiểm quỹ;
- Các chứng từ thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
4. Các thủ tục với kiểm toán phần hành tiền được tiến hành như thế nào?
Đối với thủ tục phần hành tiền đó là:
- Chứng kiến kiểm kê (Physical observation)
Các bạn có thể hiểu đơn giản là ngồi quan sát việc đếm tiền của thủ quỹ. Nhưng đừng động vào tiền nhé, chẳng may bị liên đới trách nhiệm trong trường hợp mất mát thì mệt.
Sau khi chứng kiến kiểm kê, các bạn lấy biên bản kiểm kê về cho quản lý. Lưu ý đừng bị dụ dỗ ký vào biên bản. Nếu ai bảo thì bạn đáp rằng em chỉ chứng kiến thôi, không liên quan đâu hoặc em bé em chưa biết kí đâu (cười). Riêng đối với các bạn chứng kiến kiểm kê của ngân hàng như VCB hay BIDV thì vô cùng vất vả. Vì đặc thù doanh nghiệp này chủ yếu là tiền.
- Đối chiếu số dư (Reconciliation)
Phần này các bạn cần lấy số dư mà kế toán ghi trên sổ kế toán, để lọc trên bảng cân đối thử ra từng tài khoản. Sau đó so sánh với số dư trên Sổ phụ ngân hàng, chính là bảng kê giao dịch mà các ngân hàng gửi cho mình hàng tháng. Đối chiếu xong thì bạn ghi nhận vào file rồi kiểm tra xem có sai gì không. Nếu sai có vượt qua mức trọng yếu không?
Lúc mới đi làm anh toàn lấy máy tính FX500MS ra ngồi tính. Sau này mới được một chị quản lý chỉ cho mấy chiêu excel để vừa tính vừa check.
- Thủ tục đánh giá lại (Revaluation)
Đây là thủ tục quy đổi các số dư ngoại tệ ra đồng Việt Nam để lên Báo cáo tài chính. Phần này bạn truy cập lên trang Web của các ngân hàng để lấy tỷ giá mua vào (không lấy tỷ giá bán ra). Lấy phần ngoại tệ nhân với tỷ giá quy đổi rồi so sánh đối chiếu với số dư đã ghi nhận của kế toán để tìm ra các sai sót trọng yếu.
- Thủ tục gửi thư xác nhận (Confirmation)
Bạn cần lấy số dư trên sổ, tên và địa chỉ của các ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản. Sau đó điền thông tin rồi gửi thư xác nhận đi, và chờ ngày thư về sau đó đối chiếu với các ghi nhận kế toán.
- Thủ tục cut-off (Test Cut-off)
Thủ tục này cũng khá nhẹ nhàng. Bạn lấy sổ kế toán rồi lọc ra những giao dịch giữa hai ngân hàng với nhau vào những ngày cuối năm nay và đầu năm sau. Sau đó bạn đối chiếu giao dịch với sao kê ngân hàng để xem chúng có bị ghi nhận nhầm giữa hai năm hay không.
5. Trong quá trình thực hiện phần hành tiền các bạn thực tập nên lưu ý những gì?
Phần này đơn giản và không có nhiều sai sót nhưng lại có thể bị gian lận nhiều. Vì thế nên khi kiểm tra hệ thống kiếm soát nội bộ cần hết sức cẩn thận.
Xem xét thêm một số nghiệp vụ bất thường như có khoản chi tiền mặt nào lớn hơn 20 triệu không. Hoặc có nghiệp vụ nào chuyển khoản ra vào từ một tài khoản cá nhân không.
Gửi thư xác nhận thì nhớ tự gửi và phải gửi quay lại bằng địa chỉ của Công ty kiểm toán. Đừng qua tay khách hàng nhé!
Nếu thấy không yên tâm với biên bản kiểm quỹ bạn có thể đếm lại tiền lúc vào kiểm toán.
6. Các bạn sinh viên cần rèn luyện những kỹ năng gì cho công việc?
Đối xử nhẹ nhàng với khách hàng: Tổng hợp các chứng từ cần xin rồi xin khách hàng 1 thể. Có thể hỏi cách khách hàng sắp xếp chứng từ để tự tìm và không hỏi khách hàng quá nhiều.
Quan sát tinh tế & giao tiếp khéo léo: Để ý một chút đến các kiểm soát về phần tiền như có nhiều người kiểm soát không. Tiền có để chỗ ít người qua lại không, có phân công phân nhiêm không.
Thành thạo phím tắt trên Excel & Word: Ví dụ như Lọc là Alt A T, dãn cách cột là Alt H O I (mình hay trêu bạn mình là An Hói, nhiều đứa dịch là Ăn Hỏi), lùi số thập phân là Alt H 9 rồi thì các phím tắt chỉnh màu, chỉnh dòng.
Không ngại hỏi và tìm hiểu vấn đề: Cái gì không hiểu thì phải hỏi chứ đừng giấu dốt. Kiểm toán là môi trường toàn người trẻ nên điều thuận lợi nhất là dễ chia sẻ. Bạn nên cố gắng để tận dụng được điều đó nhé!
Kiên trì: Để không bỏ sót chi tiết nào và hoàn thành công việc suất sắc.
7. Trước khi kết thúc, anh có muốn nhắn nhủ điều gì với các bạn sinh viên nữa không?
Trên đây là chia sẻ kinh nghiệm của anh về Kiểm toán phần hành tiền, đặc biệt trong khách sạn. Chúc các bạn sẽ có những trải nghiệm thú vị với nghề. Chia sẻ nhiều hơn nữa để các bạn thế hệ sau không còn cảm thấy bỡ ngỡ với nghề nhé.
Cảm ơn anh với những chia sẻ vô cùng thú vị. Chúc anh thành công trong công việc hiện tại!
>>> Các bạn có thể tìm hiểu thêm các phần hành khác:
