#10 Sai Lầm Kế Toán Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Thường Gặp Phải
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mọi doanh nghiệp, không chỉ đơn thuần là việc tính toán số liệu. Mặc dù nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ có xu hướng tự quản lý kế toán để tiết kiệm chi phí, nhưng điều này có thể là một ý tưởng không hợp lý. Những sai lầm trong kế toán có thể tạo ra tổn thất lớn cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến sự phát triển. Để tránh những rủi ro này, quan trọng nhất là phải tránh 10 sai lầm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ được SAPP Academy tổng hợp chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Chậm trễ trong ghi chép và đối chiếu sổ sách kế toán
Chủ doanh nghiệp nhỏ thường xuyên phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt thời gian, đặc biệt là khi hàng ngày có nhiều công việc cần được giải quyết ngay lập tức. Đến một lúc nào đó, bạn nhận ra rằng đã trôi qua một khoảng thời gian dài mà chưa thực hiện bất kỳ công việc ghi chép sổ sách kế toán nào, không đối chiếu số liệu kinh doanh, kiểm tra các báo cáo, sổ phụ ngân hàng, tài khoản thuế hay các tài khoản tài chính khác. Kết quả là báo cáo tài chính và các báo cáo khác của doanh nghiệp bạn đã lâu không được cập nhật; điều này tạo ra tình trạng thiếu thông tin, gây khó khăn lớn khi đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
Chẳng hạn, quyết định chi tiêu tiền mà không có đủ thông tin có thể dẫn đến tình trạng số dư âm hoặc giảm lợi nhuận do không biết đến các chi phí ẩn. Việc không cập nhật số liệu tài chính cũng có thể gây ra những vấn đề với nhà cung cấp, vì có thể xuất hiện những hóa đơn bị bỏ qua. Điều này gây khó khăn khi muốn nhập thêm nguyên vật liệu hoặc có thể tạo ra ảnh hưởng tiêu cực đối với chỉ số tín dụng của doanh nghiệp đối với các đối tác cung cấp. Sự thiếu sót thông tin có thể dẫn đến tình trạng kinh doanh không hiệu quả và rủi ro tài chính, đặt ra thách thức lớn trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp.
Xem thêm: Nguyên Tắc Thận Trọng Kế Toán Và Những Điều Cần Nắm Rõ
2. Không giữ lại các hóa đơn chứng từ
Bất kể hoá đơn là dạng điện tử hay hóa đơn giấy, việc quản lý và lưu trữ chúng đều là bước cần thiết trong quá trình quản lý tài chính doanh nghiệp. Cả hai loại hoá đơn đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của ghi chép sổ sách kế toán.
Hoá đơn chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc khắc phục mọi thiếu sót hay nhầm lẫn có thể xảy ra trong quá trình ghi chép sổ sách. Đây là bằng chứng hợp lệ và cụ thể về các giao dịch, giúp bảo đảm rằng mọi khoản thu chi được ghi chép đều đúng và chi tiết. Điều này làm tăng tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu tài chính.
Ngoài ra, hoá đơn chứng từ còn đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán chi phí được loại trừ và giảm thuế khi đến thời điểm quyết toán thuế. Các thông tin chi tiết trong hoá đơn chứng từ giúp xác định các khoản chi phí hợp lệ mà doanh nghiệp có thể khấu trừ, từ đó giảm bớt số thuế phải nộp.
Quan trọng hơn nữa, khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, hoá đơn chứng từ trở thành bằng chứng chính xác và hợp pháp cho các con số xuất hiện trên báo cáo tài chính. Sự có mặt của hoá đơn chứng từ chứng minh rằng mọi giao dịch đã được thực hiện đúng quy trình và theo đúng quy định của pháp luật. Ngược lại, việc thiếu sót hoặc không có hoá đơn chứng từ có thể dẫn đến việc cơ quan thuế từ chối khấu trừ chi phí. Điều này có thể làm tăng số thuế phải nộp và thậm chí dẫn đến các hình phạt cho doanh nghiệp.
Tham khảo ngay: Những Lưu Ý Và Quy Định Về Hóa Đơn Đầu Vào Cho Kế Toán
3. Không sử dụng phần mềm kế toán hay công nghệ đám mây
Với việc áp dụng phần mềm kế toán, mọi yêu cầu liên quan đến công việc kế toán như tính lương và dự toán ngân sách đều được tự động hóa. Điều này mang lại nhiều lợi ích, trong đó có khả năng đóng sổ tự động, tạo ra báo cáo một cách nhanh chóng và giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, chẳng hạn như quản lý hoạt động kinh doanh thực sự của bạn.
Mặc dù nhiều kế toán và chuyên viên có chứng chỉ kế toán chuyên nghiệp (CPA) vẫn ưa thích sử dụng Microsoft Excel với niềm tin rằng nó đảm bảo hiệu suất công việc. Tuy nhiên, họ nhanh chóng nhận ra rằng Excel không thể so sánh được với các phần mềm kế toán khác khi nói đến sự tiên tiến và khả năng tương tác cao.
Do đó, một lời khuyên quan trọng là tận dụng công nghệ đám mây. Nếu bạn không tích hợp công nghệ này vào quy trình làm việc của mình, có thể bạn đang bỏ lỡ những cơ hội để cải thiện hiệu suất và quản lý kinh doanh của doanh nghiệp một cách mượt mà hơn. Công nghệ đám mây không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kế toán mà còn mang lại tính linh hoạt cao, giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý mọi khía cạnh của tài chính doanh nghiệp.
Đọc thêm: Chứng Chỉ ACCA và CPA – Chứng Chỉ Nào Phù Hợp Với Bạn?
4. Không thường xuyên lưu trữ dữ liệu
Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đang chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc lưu trữ dữ liệu định kỳ. Ngoài những trường hợp phổ biến như máy tính bị hỏng, mất mát hoặc thiết bị bị trộm, quan trọng hơn là chuẩn bị cho những tình huống nghiêm trọng khác có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp.
Một vụ hỏa hoạn từ văn phòng của bạn hoặc một thảm họa ngập lụt do ống nước vỡ có thể làm mất hết dữ liệu và thông tin quan trọng, thậm chí khi bạn không có mặt tại địa điểm xảy ra sự cố. Việc này không chỉ đe dọa sự liên tục của hoạt động kinh doanh mà còn ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của công ty.
Để đảm bảo an toàn tối đa cho dữ liệu, việc lưu trữ nhiều bản sao là hết sức quan trọng. Các doanh nghiệp cần chuẩn bị cho việc truy cập dữ liệu trong thời gian dài, có thể kéo dài nhiều năm liền. Sử dụng các dịch vụ lưu trữ trực tuyến có thể giúp bạn lưu trữ dữ liệu dưới dạng mã hóa, tăng cường tính bảo mật.
Lời khuyên cho doanh nghiệp là lên kế hoạch lưu trữ định kỳ cho các dữ liệu quan trọng, đặc biệt là dữ liệu tài chính. Việc này nên thực hiện ở các địa điểm khác nhau để đảm bảo an toàn tuyệt đối, ngay cả trong những tình huống khẩn cấp như thiên tai. Điều này giúp bảo vệ tài nguyên quan trọng của doanh nghiệp và duy trì sự ổn định trong mọi tình huống bất ngờ.
5. Không nắm được sự khác nhau giữa dòng tiền và lợi nhuận
Dòng tiền và lợi nhuận là hai khía cạnh quan trọng của tình hình tài chính doanh nghiệp, nhưng chúng phản ánh các khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh. Dòng tiền là toàn bộ số tiền chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp, bao gồm cả các nguồn thu nhập từ hoạt động tài chính, đầu tư và các giao dịch khác. Nó là một chỉ số linh hoạt, thể hiện khả năng thanh toán nhanh chóng và duy trì hoạt động kinh doanh.
Ngược lại, lợi nhuận là số tiền còn lại sau khi trừ đi tất cả các chi phí từ doanh thu. Đây là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu suất kinh doanh, nhưng nó không thể thay thế cho dòng tiền. Một doanh nghiệp có thể có lợi nhuận nhưng vẫn gặp khó khăn nếu không có đủ dòng tiền để đáp ứng nghĩa vụ tài chính.
Ví dụ; Khi một doanh nghiệp bán một sản phẩm với lợi nhuận 100USD tuy nhiên khách hàng không thanh toán đúng hạn, doanh nghiệp có thể gặp vấn đề với việc thanh toán các khoản nợ. Mặc dù có lợi nhuận, nhưng nếu không có đủ dòng tiền để chi trả các nghĩa vụ tài chính, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro phá sản.
Để tránh rủi ro và đảm bảo tình trạng tài chính ổn định, doanh nghiệp cần theo dõi cẩn thận cả hai yếu tố này. Lời khuyên là duy trì sự cân bằng giữa dòng tiền và lợi nhuận và nhất là theo dõi các báo cáo tài chính hàng tháng. Quản lý tiền mặt hiệu quả có thể giúp tránh những tình huống không lường trước được và đảm bảo sự ổn định của doanh nghiệp.
6. Chỉ tập trung vào các hoạt động ngắn hạn
Trong quá trình quản lý một doanh nghiệp, với hàng loạt công việc hàng ngày đang đặt ra nhiều thách thức, doanh nghiệp dễ dàng bị cuốn theo những vấn đề ngắn hạn mà quên mất về tầm quan trọng của việc xây dựng chiến lược cho tương lai. Kế toán không chỉ là việc đơn thuần ghi chép và bảo quản thông tin về tài chính hiện tại mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc dự báo về sự tăng trưởng trong tương lai và nhận diện những rủi ro tài chính có thể phát sinh từ quyết định tài chính hiện tại.
Kế toán đòi hỏi sự chú ý đến cả khía cạnh dài hạn và những cơ hội tăng trưởng mà doanh nghiệp có thể tận dụng. Việc dự đoán tương lai không chỉ dựa vào quá khứ mà còn phải đánh giá và xem xét nhiều khía cạnh khác nhau. Trong khuôn khổ này, cần xem xét các vấn đề kế toán dài hạn như việc duy trì sự minh bạch tài chính và tuân thủ các quy định kế toán mới.
Ngoài ra, cần đặc biệt quan tâm đến vấn đề nhân sự kế toán, đặc biệt là khi doanh nghiệp mở rộng. Việc bổ sung nhân sự kế toán không chỉ giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện hiệu quả mà còn đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ kiến thức để đối mặt với những thách thức ngày càng phức tạp trong lĩnh vực kế toán và tài chính. Điều này đồng thời đảm bảo rằng hệ thống kế toán của doanh nghiệp được xây dựng trên cơ sở vững chắc, đáp ứng mọi yêu cầu và chuẩn mực quản lý.
7. Không coi các báo cáo là công cụ
Kế toán không chỉ đơn thuần là công cụ để nhập liệu tài chính nhằm hoàn thành nghĩa vụ thuế và theo dõi số dư trong tài khoản ngân hàng, mà còn là một hệ thống quan trọng hỗ trợ trong việc đánh giá chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Việc không tận dụng đầy đủ thông tin từ các báo cáo kế toán có thể được coi là một sai lầm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ có ảnh hưởng lớn.
Báo cáo kế toán, đặc biệt là báo cáo công nợ quá hạn, báo cáo các khoản phải trả quá hạn và báo cáo lợi nhuận, cung cấp cái nhìn chi tiết về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những thông tin này không chỉ giúp xác định nghĩa vụ tài chính mà còn làm nổi bật các vấn đề tiềm ẩn và cơ hội phát triển.
Cụ thể, báo cáo công nợ quá hạn là một công cụ quan trọng để xác định khách hàng nào đang chậm thanh toán. Thông qua việc phân tích báo cáo này, quản trị có thể đưa ra quyết định chính xác về việc thu hồi nợ và duy trì dòng tiền tích cực. Đồng thời, báo cáo về các khoản phải trả quá hạn cung cấp thông tin về các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán, giúp quản lý dự trữ tài chính hiệu quả.
Ngoài ra, báo cáo về lợi nhuận là công cụ giúp đánh giá hiệu suất kinh doanh, từ đó tạo ra chiến lược cụ thể hơn. Nếu không sử dụng những báo cáo này, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ các dấu hiệu về sự không hài lòng của khách hàng đối với chất lượng sản phẩm/dịch vụ, gây ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng và doanh số bán hàng.
Vì vậy, việc hiểu rõ và tận dụng đầy đủ các thông tin từ kế toán không chỉ giúp đáp ứng nghĩa vụ tài chính mà còn là chìa khóa quan trọng cho quá trình ra quyết định chiến lược và quản lý doanh nghiệp.
8. Tính toán sai
Trong quá trình ghi nhận sổ sách sau một ngày làm việc dài, việc vội vàng có thể dẫn đến lỗi tính toán, ngay cả khi sử dụng các giải pháp tự động. Những sai sót này có thể xuất phát từ việc nhập thông tin sai vào sổ sách, ghi nhầm vào các tài khoản hoặc đơn giản chỉ là do lỗi gõ.
Khi kết hợp với một số sai lầm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ đã đề cập trước đó, hậu quả tài chính có thể trở nên nghiêm trọng. Những lỗi tính toán này có thể không được phát hiện trong thời gian dài nếu không thường xuyên kiểm tra. Điều này dẫn đến tình trạng một sai sót nhỏ về tính toán có thể lan ra và kéo theo một loạt các lỗi khác liên quan đến kế toán, tạo ra những vấn đề lớn hơn và ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình quản lý tài chính. Việc giải quyết và sửa chữa những lỗi này trở nên càng khó khăn và tốn kém hơn nếu chúng không được phát hiện và khắc phục kịp thời.
9. Thuê nhân sự thuế & kế toán doanh nghiệp không phù hợp
Dù là thành viên gia đình, nhân viên mới trong văn phòng, hay chính chủ doanh nghiệp đảm nhiệm vai trò kế toán, sự thiếu năng lực trong lĩnh vực này có thể tạo ra những vấn đề tài chính nghiêm trọng hơn là quyết định không tối ưu. Việc cố gắng tiết kiệm chi phí thuê nhân viên kế toán hoặc mong muốn hỗ trợ người thân có thể dẫn đến bị kiểm tra hoặc bị phạt. Sử dụng nhân sự không có đủ kinh nghiệm có thể tạo ra hậu quả kéo dài cho doanh nghiệp.
Sai lầm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ này thường xảy ra khi nhân sự thiếu hiểu biết về phân loại chi phí, ghi sổ sách và kiến thức về luật thuế, bao gồm cả việc xác định những khoản nào thuộc chi phí doanh nghiệp và những khoản nào không.
Người làm kế toán chuyên nghiệp có thể giúp chủ doanh nghiệp tránh những sai lầm nghiêm trọng này. Trách nhiệm duy nhất của chủ doanh nghiệp sau đó là hiểu rõ yêu cầu cần thiết cho nhân sự kế toán, để có thể tuyển chọn được người có đủ năng lực và phù hợp nhất. Điều này đồng nghĩa với việc người đảm nhận vai trò kế toán phải có khả năng phân loại chi phí chính xác, quản lý sổ sách hiệu quả và nắm vững đầy đủ về quy định thuế.
10. Cố gắng quản lý mọi thứ một mình
Doanh nhân thường là những người đam mê kinh doanh và thường muốn tự chủ trong mọi khía cạnh cho doanh nghiệp của họ. Trong giai đoạn đầu, bạn thường phải đối mặt với việc tự mình giải quyết mọi vấn đề. Tuy nhiên, nếu cố gắng tự quản lý cả công việc kế toán thì chất lượng dịch vụ của bạn có thể đang giảm sút.
Việc duy trì hệ thống kế toán là rất quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, nhưng nó cũng đòi hỏi một lượng thời gian đáng kể. Lúc này bạn cần nhận ra rằng không thể một mình xử lý mọi thứ. Người chủ doanh nghiệp cần học cách giao việc kế toán cho người khác.
Lời khuyên quan trọng dành cho chủ doanh nghiệp là thừa nhận giá trị quý báu của thời gian và tập trung của họ. Doanh nghiệp cần sự chủ động và quản lý hiệu quả từ phía chủ sở hữu để phát triển. Điều này đồng nghĩa với việc thuê một nhân viên kế toán có kinh nghiệm để xử lý tất cả các nhiệm vụ kế toán, giúp chủ doanh nghiệp có nhiều thời gian và tập trung vào những khía cạnh quan trọng khác của sự phát triển doanh nghiệp.
Kết luận
Những sai lầm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ phổ biến có thể xuất hiện ở bất kỳ người nào và bất kỳ lúc nào trong quá trình điều hành doanh nghiệp. Tin chắc rằng với những gợi ý của SAPP Academy trên đây đã có thể hỗ trợ việc kế toán của bạn trở nên thuận lợi hơn và giúp bạn đưa ra những quyết định tốt nhất.
