Định khoản kế toán và quy trình chi tiết [Cập nhật 2024]

1. Định khoản kế toán là gì? Phân loại, nguyên tắc

Định khoản kế toán là quá trình ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, sử dụng các tài khoản đã quy định sẵn, để ghi vào phần Nợ hoặc Có của các tài khoản tương ứng.

Để thực hiện công việc này, người làm kế toán cần hiểu rõ các tài khoản và loại tài khoản liên quan đến chi phí để thực hiện hạch toán chính xác. Mỗi nghiệp vụ kế toán, như mua hàng, bán hàng, chi trả lương, hạch toán tài sản cố định và lưu động, đều yêu cầu định khoản phù hợp với nguyên tắc kế toán. Tùy thuộc vào từng nghiệp vụ và đối tượng kế toán cụ thể, bạn sẽ định khoản theo tài khoản đã được quy định trước.

1.1. Các loại định khoản trong kế toán

Định khoản trong kế toán bao gồm:

• Định khoản Nợ và Có: Đây là loại định khoản phổ biến nhất trong kế toán, sử dụng để ghi chép các giao dịch ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản, một tài khoản Nợ và một tài khoản Có;
• Định khoản Điều chỉnh: Định khoản này được sử dụng để điều chỉnh các mục trong bảng cân đối kế toán, đảm bảo tính đối xứng giữa các tài khoản;
• Định khoản Tổng hợp: Sử dụng để ghi nhận các tổng hợp giữa các tài khoản hoặc giữa các bộ phận trong doanh nghiệp;
• Định khoản Đánh giá lại: Sử dụng khi có thay đổi về giá trị tài sản hoặc nợ phải trả;
• Định khoản Chuyển giữa các tài khoản: Sử dụng để chuyển tiền từ một tài khoản sang tài khoản khác, ví dụ: từ tài khoản ngân hàng sang tài khoản tiền mặt;
• Định khoản Lập báo cáo tài chính: Sử dụng để lập báo cáo tài chính, bao gồm báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài sản và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

1.2. Nguyên tắc định khoản kế toán

Để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và trung thực của thông tin tài chính, doanh nghiệp áp dụng các nguyên tắc định khoản kế toán. Các nguyên tắc này gồm:

• Nguyên tắc tính đối xứng: Mỗi giao dịch kinh tế phải ảnh hưởng ít nhất hai tài khoản, nợ và có, với tổng số tiền trong hai tài khoản phải bằng nhau;
• Nguyên tắc chính xác: Thông tin ghi nhận trong định khoản phải chính xác và không sai sót, được kiểm tra và xác nhận trước khi ghi vào sổ sách kế toán;
• Nguyên tắc đầy đủ: Ghi nhận đầy đủ và chi tiết các thông tin liên quan đến giao dịch kinh tế, bao gồm ngày tháng, số lượng, giá trị và thông tin khác;
• Nguyên tắc thực tế: Thông tin trong định khoản phải phản ánh đúng và chính xác thực tế của giao dịch kinh tế;
• Nguyên tắc thời gian: Ghi nhận thông tin trong định khoản phải đúng thời điểm và không kéo dài quá thời gian quy định;
• Nguyên tắc liên kết: Thông tin trong định khoản phải được liên kết chặt chẽ với các tài khoản và báo cáo tài chính khác trong hệ thống kế toán.

Các nguyên tắc này cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin tài chính. Sự không tuân thủ đúng các nguyên tắc này có thể dẫn đến sai lệch thông tin tài chính và ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Quy trình định khoản kế toán được thực hiện như thế nào?

Nhằm đảm bảo sự thống nhất trong xử lý các nghiệp vụ, quy trình sau được quy định để giúp bạn thực hiện định khoản một cách dễ dàng hơn:

2.1. Xác định các đối tượng kế toán trong mỗi nghiệp vụ phát sinh

Trước khi định khoản, việc xác định các đối tượng kế toán liên quan trong mỗi nghiệp vụ phát sinh là vô cùng quan trọng. Điều này đảm bảo việc hạch toán được thực hiện chính xác và tránh nhầm lẫn đưa các đối tượng vào các tài khoản không phù hợp, gây ra sai sót và tiềm ẩn rủi ro cho doanh nghiệp.

Để xác định các đối tượng kế toán, bạn cần kiểm tra kỹ các chứng từ phát sinh có liên quan. Dựa trên thông tin từ chứng từ, bạn sẽ xác định các đối tượng liên quan và xác định tài khoản chi phí hoặc doanh thu tương ứng để hạch toán.

Việc xác định đúng các đối tượng kế toán giúp đảm bảo tính chính xác và đúng đắn trong quá trình định khoản, từ đó hỗ trợ quá trình quản lý tài chính và giúp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả cho doanh nghiệp.

2.2. Xác định tài khoản kế toán với từng đối tượng

Sau khi xác định các đối tượng kế toán cần kê khai và định khoản, mỗi đối tượng sẽ tương ứng với một tài khoản kế toán khác nhau. Để thực hiện việc hạch toán chính xác, bạn cần xác định các tài khoản có liên quan.

Để xác định tài khoản phù hợp, bạn cần nắm vững bảng hệ thống tài khoản kế toán. Bảng này quy định tất cả các tài khoản và đối tượng kế toán, và từ đó bạn có thể xác định các tài khoản liên quan đến các đối tượng này.

Việc xác định đúng đối tượng với tài khoản giúp bạn thực hiện hạch toán chính xác và đáng tin cậy hơn. Hiểu rõ bảng hệ thống tài khoản kế toán sẽ giúp bạn dễ dàng xác định các đối tượng và tài khoản tương ứng, từ đó đảm bảo tính chính xác và đúng đắn trong quá trình hạch toán kế toán.

2.3. Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng

Sau khi đã xác định các đối tượng kế toán và tài khoản liên quan, bước tiếp theo là xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán. Qua việc xem xét, bạn cần đánh giá liệu đối tượng đó có xu hướng tăng hay giảm trong quá trình thực hiện giao dịch.

Bằng cách xác định xu hướng biến động, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về sự thay đổi giá trị của đối tượng kế toán. Thông qua việc đánh giá này, bạn sẽ có thông tin cần thiết để định khoản một cách chính xác.

Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán là một bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong quá trình định khoản. Nó giúp bạn hiểu rõ hơn về sự thay đổi giá trị của các đối tượng, từ đó thực hiện hạch toán một cách đúng đắn và phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

2.4. Xác định tài khoản ghi Nợ và ghi Có trong sơ đồ chữ T

Việc xác định các tài khoản cần ghi Nợ và ghi Có là một phần quan trọng trong quy trình định khoản kế toán. Nó đảm bảo sự cân đối và chính xác của các ghi chú kế toán và đóng góp vào tính chính xác và đầy đủ của thông tin tài chính của doanh nghiệp.

2.5. Xác định số tiền cho mỗi tài khoản được hạch toán

Sau khi đã xác định các tài khoản cần ghi Nợ và ghi Có, bước tiếp theo là ghi số tiền vào các tài khoản để thực hiện hạch toán. Quan trọng là tổng số tiền ghi trong tài khoản Nợ phải bằng tổng số tiền ghi trong tài khoản Có.

Điều này đảm bảo tính cân đối và chính xác trong quá trình hạch toán. Nếu tổng số tiền của bên Nợ và bên Có không bằng nhau, điều này chỉ ra rằng quá trình định khoản chưa chính xác và có thể dẫn đến sai sót trong thông tin kế toán.

Xem thêm: Tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp

3. Một số lưu ý khi định khoản kế toán mà bạn cần phải biết

• Quy tắc quan trọng trong định khoản là ghi bên Nợ trước và bên Có sau. Điều này đảm bảo sự nhất quán trong cách thực hiện định khoản, tránh hiểu sai và không nhất quán về các tài khoản;
• Các nghiệp vụ tăng sẽ được ghi vào một bên và nghiệp vụ giảm sẽ được ghi vào bên còn lại. Điều này giúp phân biệt rõ ràng các biến động trong kế toán;
• Khi ghi Nợ và Có, không được ghi bằng hàng với nhau, mà theo nguyên tắc Nợ sẽ được ghi tách biệt với Có;
• Tổng giá trị bên Nợ phải bằng giá trị bên Có. Tương tự như việc chi tiêu vào nhiều mục đích khác nhau, khi tính toán lại, ta cộng tổng các khoản đã chi tiêu trong mỗi mục đích và so sánh với tổng số tiền đã chi. Nếu không bằng nhau, có thể bỏ sót một khoản chi tiêu nào đó. Việc này ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp;
• Số dư của tài khoản tăng sẽ được ghi vào bên tương ứng;
• Có những tài khoản có tính chất lưỡng tính như TK 131, TK 1388, TK 331, TK 333,...;
• Các tài khoản thuộc các mục 5, 6, 7, 8, 9 sẽ không có số dư.

4. Hướng dẫn cách học định khoản kế toán

• Tìm hiểu về các loại tài khoản kế toán: Các tài khoản kế toán được phân loại thành các nhóm khác nhau như tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, và nhiều loại khác. Hiểu rõ về các loại tài khoản này là cực kỳ quan trọng để bạn có thể định khoản kế toán một cách chính xác;
• Nắm vững bảng cân đối kế toán: Bảng cân đối kế toán là một công cụ quan trọng để kiểm tra tính cân đối của các tài khoản kế toán. Bạn cần hiểu cách thức bảng cân đối kế toán hoạt động để đảm bảo số dư của tài khoản nợ luôn bằng số dư của tài khoản có;
• Học cách đọc báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính là tài liệu quan trọng để hiểu về hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp và các số liệu tài chính liên quan. Đọc báo cáo tài chính sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các tài khoản kế toán và cách chúng được áp dụng trong hoạt động kinh doanh;
• Thực hành định khoản kế toán: Sau khi nắm vững kiến thức về tài khoản kế toán và các công cụ liên quan, bạn có thể thực hành định khoản kế toán. Hãy lựa chọn các giao dịch kinh tế đơn giản và áp dụng kiến thức đã học để định khoản cho chúng;
• Tìm hiểu các tài liệu hỗ trợ: Nếu gặp khó khăn trong quá trình học, bạn có thể tìm và sử dụng các tài liệu hỗ trợ như sách, video hướng dẫn hoặc tham gia các khóa học về định khoản kế toán;
• Luyện tập thường xuyên: Để trở thành thành thạo trong việc định khoản kế toán, bạn cần luyện tập thường xuyên. Hãy thực hành định khoản trên các bài tập, ví dụ thực tế và tìm cách áp dụng kiến thức vào các trường hợp thực tế.

Ngoài ra, tham gia chương trình CMA cũng là một cách giúp bạn nâng cao kiến thức và kỹ năng. Việc định khoản kế toán là một phần quan trọng trong chương trình CMA và các khóa học liên quan. Khi học CMA, bạn sẽ được hướng dẫn và thực hành định khoản kế toán để ghi nhận và phân loại các giao dịch kinh tế của một tổ chức. Việc định khoản kế toán đòi hỏi bạn phải áp dụng các nguyên tắc, quy tắc và quy định kế toán để chắc chắn rằng các thông tin tài chính được ghi nhận một cách chính xác và thống nhất.

Trong khóa học CMA Hoa Kỳ, bạn sẽ học về các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật định khoản kế toán cho các trường hợp khác nhau. Bạn sẽ tìm hiểu về cách áp dụng các tiêu chuẩn kế toán quốc tế, quản lý rủi ro tài chính, phân tích tài chính và định giá, quản lý chi phí, và nhiều khía cạnh khác liên quan đến kế toán quản lý.

Việc học CMA Hoa Kỳ sẽ giúp bạn nắm vững các kỹ năng và kiến thức cần thiết để định khoản kế toán một cách chuyên nghiệp và hiệu quả trong các tình huống thực tế. Bạn sẽ được học từ các chuyên gia trong lĩnh vực kế toán và quản lý, và có cơ hội áp dụng kiến thức của mình thông qua các bài tập và dự án thực tế.

Tạm kết

Định khoản kế toán là quy trình quan trọng trong việc ghi nhận và phân loại các giao dịch kinh tế của một tổ chức. Nó đòi hỏi sự hiểu biết về các tài khoản kế toán, quy tắc và quy định kế toán, cùng với khả năng áp dụng chính xác và thống nhất các nguyên tắc này.

Hiểu và áp dụng đúng đắn quy trình định khoản kế toán là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính trong môi trường kinh doanh.