Tổ chức bộ máy kế toán cho công ty nhỏ làm sao cho hiệu quả?

Tổ chức bộ máy kế toán cho công ty nhỏ là một thách thức với nhiều chủ doanh nghiệp. Trong bài viết này, SAPP Academy sẽ giúp bạn khám phá các kiến thức quan trọng về cách tăng cường hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán trong những doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa trên thực tế, cũng như bật mí các phương pháp tổ chức hiệu quả.

1. Tại sao nên tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ?

Trong doanh nghiệp nhỏ, tổ chức bộ máy kế toán đòi hỏi quan tâm đặc biệt vì những đặc điểm riêng như: doanh thu thấp, số lượng nhân sự ít và thiếu quy trình quản lý. Điều này ảnh hưởng đến việc tổ chức bộ máy kế toán, với những yếu tố như: chi phí đầu tư thấp, số lượng nhân sự hạn chế và thiếu quy trình làm việc.

Mô hình tập trung và tối giản nhân sự là phù hợp, cho phép nhân sự kiêm nhiệm nhiều vị trí. Đồng thời, doanh nghiệp có thể tự tổ chức các hoạt động kế toán hoặc thuê nhân sự kế toán từ bên ngoài. Tuy nhiên, việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ là cực kỳ quan trọng và có nhiều lợi ích, bao gồm:

• Quản lý tài chính chính xác: Bộ máy kế toán giúp công ty nhỏ theo dõi và ghi nhận thông tin tài chính một cách chính xác, giúp xác định lợi nhuận, chi phí và hiệu quả hoạt động kinh doanh.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Tổ chức bộ máy kế toán giúp công ty nhỏ tuân thủ các quy định, luật pháp về kế toán và báo cáo tài chính. Điều này rất quan trọng để tránh xung đột với cơ quan thuế và cơ quan quản lý khác.
• Tối ưu hóa quy trình: Bộ máy kế toán giúp công ty nhỏ xác định và tối ưu hóa quy trình kế toán giúp cải thiện hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và tài nguyên.
• Ra quyết định thông minh: Bộ máy kế toán cung cấp thông tin và báo cáo tài chính cần thiết để giúp các nhà quản lý công ty nhỏ ra quyết định thông minh về tài chính, đầu tư và phát triển kinh doanh.
• Xây dựng uy tín: Một bộ máy kế toán được tổ chức và hoạt động một cách chuyên nghiệp giúp tạo dựng uy tín và đáng tin cậy đối với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư.

2. Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho công ty nhỏ

Hiện nay, tồn tại nhiều định nghĩa và mô tả khác nhau về đặc điểm và tính chất của doanh nghiệp nhỏ.

Theo tiêu chí của Nhóm Ngân hàng Thế Giới, doanh nghiệp nhỏ được xác định dựa trên số lượng nhân sự và nguồn vốn trong khi đó, theo quy định của Chính phủ Việt Nam, doanh nghiệp nhỏ được phân loại theo số lao động tham gia bảo hiểm xã hội và doanh thu/nguồn vốn.

Doanh nghiệp nhỏ có số lượng nhân sự ít, doanh thu và nguồn vốn chưa cao. Điều này dẫn đến bộ máy tổ chức kế toán của công ty nhỏ thường đơn giản, với ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với số lượng chứng từ và hóa đơn không nhiều, cùng mục tiêu tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng các phương thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với họ. Ví dụ, tổ chức phòng kế toán nội bộ với ít nhân sự (từ một đến hai nhân viên) hoặc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài.

Xem thêm: Các Phương Pháp Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Công Ty Thương Mại

Việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào sự linh hoạt và quyết định chiến lược của doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, quan trọng nhất là bất kể phương thức nào được chọn, bộ máy kế toán của công ty nhỏ phải đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy và tuân thủ quy định kế toán và thuế.

3. Các phương pháp tổ chức bộ máy của công ty nhỏ

Trong việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ có nhiều lựa chọn để đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính một cách hiệu quả. Cùng tìm hiểu chi tiết về những phương pháp này và tìm ra cách phù hợp nhất cho công ty của bạn.

3.1. Tổ chức phòng kế toán tối giản với số lượng từ một đến hai nhân viên

Lựa chọn tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ với số lượng nhân viên ít (từ một đến hai nhân viên) là sự ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp nhỏ. Với mô hình này, mỗi nhân viên sẽ đảm nhận hầu hết các công việc kế toán trong tổ chức, từ việc sắp xếp hồ sơ chứng từ, báo giá, đặt hàng, gọi hàng, cho đến các nhiệm vụ kế toán cụ thể như kế toán công nợ, kế toán thanh toán, kế toán giá thành, kế toán tiền lương…

Trong nhiều trường hợp, khi chỉ có một kế toán viên duy nhất, nhân viên kế toán này cũng đồng thời đảm nhận vai trò của một kế toán trưởng trong công ty, thực hiện tất cả các chức năng và nhiệm vụ của một kế toán trưởng thực thụ.

Ưu điểm của việc tổ chức phòng kế toán với chỉ một đến hai nhân viên:

• Doanh nghiệp nhỏ có thể tiết kiệm đáng kể chi phí so với việc tổ chức một bộ máy kế toán hoàn chỉnh. Điều này đặc biệt quan trọng đối với lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ, vì họ thường phải đối mặt với thách thức quản lý nguồn thu – chi hàng ngày;
• Số lượng nhân viên ít cũng giúp quá trình truyền đạt và phổ biến thông tin từ cấp trên trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, tạo điều kiện cho việc quản lý và điều hành doanh nghiệp một cách mạch lạc và hiệu quả.

Nhược điểm của phương pháp này: Nhân viên kế toán sẽ phải đảm nhận hầu hết các nhiệm vụ chuyên môn trong lĩnh vực kế toán, dẫn đến sự thiếu chuyên môn hóa và phân cấp công việc. Điều này khác biệt hoàn toàn so với việc tổ chức một bộ máy kế toán hoàn chỉnh, khi các nhân viên được chuyên môn hóa và đảm nhận các phần hành riêng biệt, như kế toán công nợ, kế toán tiền lương, kế toán thuế…

Do đó, công ty nhỏ nếu muốn thuê chỉ một kế toán viên cần có chính sách đào tạo và hướng dẫn chặt chẽ để giảm thiểu sai sót không đáng có của nhân viên trong quá trình làm việc.

Xem thêm: Mô Hình Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Nào Phù Hợp Với Công Ty Bạn?

3.2. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ thuê ngoài dịch vụ kế toán

Trên thực tế, tổ chức kế toán trong nội bộ công ty không phải là phương pháp duy nhất được áp dụng khi tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ. Trong những năm gần đây, việc sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài thông qua mạng Internet đã trở thành một lựa chọn đáng lưu ý cho nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, nhờ tính tiện ích và khả năng tiết kiệm chi phí.

Đặc biệt, với sự phát triển của công nghệ điện toán đám mây, công ty có thể thuê dịch vụ kế toán bên ngoài và dễ dàng trao đổi thông tin hai chiều với công ty dịch vụ kế toán một cách thường xuyên và cập nhật. Việc này đem lại sự thuận tiện và linh hoạt cho doanh nghiệp nhỏ trong việc quản lý tài chính và báo cáo kế toán.

Với việc sử dụng dịch vụ kế toán dịch vụ, công ty nhỏ có thể tận dụng các công nghệ hiện đại để tiết kiệm thời gian, nguồn lực và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc tổ chức bộ máy kế toán nội bộ. Đồng thời, việc có sự hỗ trợ từ các chuyên gia kế toán chuyên nghiệp giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định kế toán và thuế của công ty.

Lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán bên ngoài cho các doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam:

• Thứ nhất, việc chi trả cho dịch vụ kế toán bên ngoài thường rẻ hơn nhiều so với việc duy trì một bộ máy kế toán nội bộ, bao gồm các chi phí hàng tháng như lương, thuế, bảo hiểm, văn phòng phẩm và phúc lợi xã hội cho nhân viên;
• Thứ hai, sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài giúp các công ty nhỏ yên tâm về chất lượng và tính chuyên nghiệp của nhân viên được cung cấp bởi các công ty tư vấn kế toán chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, việc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài cũng có nhược điểm: Khác với đội ngũ nhân viên chính thức, nhân viên kế toán thuê ngoài không làm việc trực tiếp tại công ty và chỉ đảm nhận công việc kế toán mà không có trách nhiệm đối với các công việc khác.

Đây là một đặc điểm mà các chủ doanh nghiệp nhỏ phải chú ý, bởi các doanh nghiệp nhỏ thường cần sự đa năng và nhiệt huyết của từng nhân viên trong bối cảnh không có đủ thời gian và điều kiện để xây dựng bộ quy trình riêng cho từng bộ phận chuyên môn.

Mặc dù có nhược điểm, nhưng thuê dịch vụ kế toán bên ngoài vẫn là một phương pháp hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ để tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng kế toán chuyên nghiệp.

3.3. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ theo “mùa vụ”

Trong một số loại hình doanh nghiệp nhỏ đặc biệt, ta thường gặp hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo “mùa vụ”. Khác với các doanh nghiệp khác, nơi nghiệp vụ kế toán diễn ra hàng ngày hoặc hàng giờ, các doanh nghiệp này có các nghiệp vụ phát sinh chỉ xảy ra vào một hoặc vài thời điểm nhất định trong năm, ví dụ như cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm.

Trong những trường hợp đặc biệt này, các doanh nghiệp thường ưu tiên việc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài. Nếu các nghiệp vụ chỉ phát sinh định kỳ, ban lãnh đạo có thể giao cho thành viên trong ban có chuyên môn về kế toán thực hiện công tác hạch toán ban đầu. Điều này giúp tiết kiệm chi phí tối đa thay vì tổ chức một bộ máy kế toán nội bộ mà tốn kém thời gian và nguồn lực.

Việc sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài trong trường hợp này cho phép doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí và tận dụng tối đa nguồn lực chỉ khi cần thiết, mang lại sự linh hoạt và hiệu quả cho tổ chức kế toán của công ty..

Khóa học CMA Hoa Kỳ mang lại nhiều lợi ích cho việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty nhỏ như sau:

Khóa học CMA cung cấp kiến thức sâu về quản lý kế toán và tài chính giúp nhân viên kế toán trong công ty nhỏ nắm vững các nguyên tắc kế toán, phân tích tài chính và quản lý nguồn lực. Họ có thể áp dụng những kiến thức này để cải thiện quy trình kế toán và đưa ra quyết định thông minh cho công ty;

Khóa học CMA Hoa Kỳ tại Sapp đào tạo nhân viên kế toán về kỹ năng phân tích số liệu tài chính, quản lý ngân sách và dự án, định giá đầu tư và quản lý rủi ro. Những kỹ năng này rất hữu ích trong việc tối ưu hóa hiệu suất tài chính của công ty nhỏ và định hướng cho sự phát triển bền vững.

CMA cung cấp kiến thức về quy định kế toán và pháp lý giúp nhân viên kế toán trong công ty nhỏ hiểu rõ về các yêu cầu báo cáo tài chính, thuế và tuân thủ quy định pháp luật liên quan. Giúp đảm bảo rằng công ty tuân thủ đúng quy trình và tránh các rủi ro pháp lý.

Vậy ai nên học CMA? Hãy liên hệ ngay với SAPP để được tư vấn chi tiết hơn!

• Fanpage: SAPP Acaemy – Học Viện Đào Tạo CMA
• Website: https://sapp.edu.vn/
• Hotline: (+84) 889 66 22 76 (Hà Nội) / (+84) 889 66 22 67 (TP.HCM)