Kiểm soát ngân sách trong doanh nghiệp – Đặc điểm và vai trò

Trong quá trình duy trì và phát triển doanh nghiệp, bộ phận kiểm soát đóng một vai trò quan trọng không thể thiếu. Cân đối và kiểm soát ngân sách đóng một vai trò then chốt trong việc dự đoán và quản lý các hoạt động kinh doanh, cũng như tối ưu hóa phân phối nguồn lực nhân sự. Những hoạt động này giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn một cách chính xác hơn, từ đó xây dựng chiến lược phù hợp để đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền vững.

1. Khái niệm kiểm soát ngân sách là gì?

Kiểm soát ngân sách là quá trình thiết lập các kế hoạch ngân sách liên quan đến trách nhiệm của ban quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu của một chính sách. Sau đó liên tục so sánh kết quả thực tế với các con số trong ngân sách để đảm bảo các mục tiêu của chính sách hoặc cung cấp cơ sở để điều chỉnh những chính sách đó.

2. Mục tiêu của việc kiểm soát ngân sách

2.1. Đảm bảo đạt được các kế hoạch và mục tiêu 

Kiểm soát ngân sách bắt đầu từ quá trình lập kế hoạch và đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo sự phối hợp trong quá trình triển khai kế hoạch. Việc kiểm soát ngân sách mang lại lợi ích cho doanh nghiệp thông qua việc liên tục so sánh kết quả thực tế với các dự kiến trước đó.

2.2. Hỗ trợ xây dựng chính sách, lập kế hoạch, kiểm soát

Ngân sách là một công cụ quản lý mạnh mẽ, đóng vai trò như một kế hoạch hành động chi tiết cho hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian cụ thể. Kiểm soát ngân sách khuyến khích tất cả những người quản lý ở mọi cấp độ thực hiện kế hoạch đúng thời hạn và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động diễn ra theo lịch trình dự kiến.

Kiểm soát ngân sách cũng cải thiện việc trao đổi thông tin trong doanh nghiệp. Để thực hiện một ngân sách, mọi người cần hiểu rõ được những gì có thể và không thể thực hiện trong phạm vi trách nhiệm của họ. Kiểm soát ngân sách đảm bảo rằng mọi người có kiến thức đầy đủ và hiểu rõ về kế hoạch, từ đó đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra đúng thời gian trong tương lai.

2.3. Thống nhất mục tiêu và cùng thực hiện kế hoạch 

Lập kế hoạch là bước quyết định quan trọng; hệ thống ngân sách đòi hỏi các quản lý phải xác định những mục tiêu mà họ sẽ đặt ra trong tương lai và duy trì tính nhất quán của chúng, thay vì thay đổi thường xuyên. Điều này đồng nghĩa với việc đưa tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp hướng đến mục tiêu chung khi lập kế hoạch ngân sách.

2.4. Phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận

Quá trình kiểm soát ngân sách đảm bảo sự điều phối của các hoạt động giữa các bộ phận và đơn vị khác nhau. Điều này cho phép tạo ra một môi trường thúc đẩy phối hợp trong công việc và tạo nên tinh thần làm việc nhóm trong doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện điều này, doanh nghiệp có thể đạt được những thành công to lớn, bởi vì đã tạo ra động lực làm việc nhóm thay vì tập trung vào các hoạt động cá nhân.

2.5. Tạo động lực trong doanh nghiệp

Khi mọi người ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp tham gia nhiều hơn vào việc lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách, họ sẽ hiểu rõ hơn về mục tiêu và hoạt động của doanh nghiệp. Sự tham gia vào quá trình lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách cung cấp một động lực quan trọng cho tất cả mọi người.

3. Đặc điểm của Kiểm soát Ngân sách

• Thứ nhất, xác định mục tiêu: Chắc chắn xác định những mục tiêu cụ thể cần đạt được trong chu kỳ kế toán và cụ thể hóa các chính sách sẽ được thực thi để đảm bảo đạt được mục tiêu này.
• Thứ hai, đạt được mục tiêu: Định rõ phạm vi các hoạt động cần thực hiện để đáp ứng các mục tiêu đã đề ra.
• Thứ ba, nằm ngoài kế hoạch: Hỗ trợ việc xây dựng kế hoạch hoặc tạo ra bản tóm tắt cho tất cả các hoạt động, bao gồm cả mặt vật chất và kế hoạch tài chính, trong suốt thời kỳ đó.
• Thứ tư, so sánh: Xây dựng một hệ thống để so sánh hiệu suất thực tế với hiệu suất dự kiến được thiết lập trong ngân sách cho từng cá nhân, đơn vị hoặc bộ phận và xác định nguyên nhân của sự chênh lệch.
• Thứ năm, điều chỉnh hoặc sửa đổi: Đảm bảo rằng các biện pháp điều chỉnh cần thiết sẽ được thực hiện ngay khi có sự sai biệt so với mục tiêu đã đề ra trong ngân sách. Nếu cần, kế hoạch sẽ được điều chỉnh và xem xét tất cả các yếu tố liên quan.

Kiểm soát ngân sách có mục tiêu cụ thể định rõ những gì cần thực hiện và cách thức thực hiện trong tương lai và đảm bảo rằng hiệu suất thực tế phù hợp với dự kiến trong ngân sách.

4. Phương pháp kiểm soát ngân sách hiệu quả trong doanh nghiệp

Dưới đây là các phương pháp kiểm soát ngân sách hiệu quả:

4.1. Thiết lập ngân sách chi phí hoạt động

Bước đầu tiên là điều tra tất cả các loại chi phí cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh, bao gồm chi phí cho hàng hóa, vận chuyển, tiếp thị, nhân sự, thuê mặt bằng và các khoản phí khác.

Dựa vào lịch sử hoạt động và dự đoán trong tương lai, xác định số tiền cần dành cho từng khoản chi phí trong ngân sách tổng thể.

4.2. Lập Ngân sách cho từng bộ phận

Phân chia ngân sách tổng thể thành các phần riêng biệt cho từng bộ phận của doanh nghiệp, ví dụ như bộ phận tiếp thị, kế toán, phát triển sản phẩm… Đối với mỗi bộ phận, xác định nhu cầu tài chính và thiết lập mục tiêu ngân sách cụ thể dựa trên kế hoạch hoạt động và mục tiêu của bộ phận đó.

4.3. Triển khai ngân sách hoạt động

Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp được thực hiện theo ngân sách đã đề ra. Xác định chi phí cụ thể cho từng hoạt động trong doanh nghiệp và theo dõi tuân thủ ngân sách hàng ngày.

4.4. Liên kết kế hoạch phân bổ ngân sách với chiến lược thực hiện

Ngân sách của doanh nghiệp cần phản ánh chiến lược tổng thể và mục tiêu dài hạn. Đảm bảo rằng việc phân bổ ngân sách cho từng bộ phận và hoạt động hỗ trợ chiến lược tổng thể, giúp đảm bảo hiệu quả và nâng cao khả năng cạnh tranh.

Các nhà quản lý, kế toán có thể tham gia chương trình đào tạo Chứng chỉ CMA (Certified Management Accountant) để phục vụ nhu cầu kiểm soát ngân sách. Khóa học cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để xây dựng, quản lý và điều chỉnh ngân sách giúp đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các mục tiêu tài chính của doanh nghiệp, cụ thể:

• Thứ nhất, học viên CMA học cách xây dựng, thực hiện và kiểm tra ngân sách, bao gồm ngân sách chi phí hoạt động, ngân sách vốn và ngân sách kế hoạch;
• Khóa học CMA Hoa Kỳ tại Sapp Academy đào tạo học viên có thể thực hiện phân tích tài chính doanh nghiệp chi tiết, điều này giúp họ xác định sự chênh lệch giữa kết quả thực tế và ngân sách, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh cần thiết;
• Học viên biết cách kiểm soát chi phí và tối ưu hóa hiệu suất tài chính của doanh nghiệp, khả năng đảm bảo rằng ngân sách được duy trì và đạt được mục tiêu lợi nhuận;
• Học viên có khả năng tham gia vào việc xây dựng chiến lược tài chính và đảm bảo rằng ngân sách và kế hoạch phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Kết luận

Việc kiểm soát ngân sách là một quá trình quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đóng vai trò đảm bảo tài chính ổn định và đạt được mục tiêu kinh doanh. Kiểm soát ngân sách là một quá trình liên tục, cần sự cam kết và quản lý thông tin để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể thích nghi và phát triển trong môi trường kinh doanh biến đổi.