# Rủi Ro Và Giải Pháp Trong Kiểm Soát Bán Hàng Và Giao Hàng
Quản lý bán hàng và vận chuyển đóng vai trò cực kỳ quan trọng cho mọi doanh nghiệp. Trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn quy trình kiểm soát bán hàng và giao hàng áp dụng cho các doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh. Hãy cùng SAPP Academy theo dõi để hiểu rõ hơn!
1. Cam kết hợp lý về lịch giao hàng
1.1. Rủi ro
Nhân viên bán hàng cam kết lịch giao hàng mà nhà máy không thể đáp ứng.
1.2. Giải pháp
Yêu cầu phê duyệt từ Phòng Kế hoạch Sản xuất trước khi cam kết ngày giao hàng. Hoặc, Phòng Kế hoạch Sản xuất định kỳ báo cáo công suất sản xuất còn lại cho Phòng Kinh doanh.
Xem thêm: Giải Pháp Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Thu Tiền Cho Doanh Nghiệp
2. Nhận đơn đặt hàng đúng với điều khoản và điều kiện
2.1. Rủi ro
Đơn đặt hàng chấp nhận với điều khoản không chính xác hoặc không được phê duyệt từ khách hàng.
2.2. Giải pháp
Áp dụng mẫu đơn đặt hàng chuẩn, được đánh số và ký duyệt bởi người có thẩm quyền. Đơn này cần phản ánh cụ thể:
- Quy trình bán hàng liên quan;
- Điều khoản, điều kiện và quy cách cụ thể giữa các đơn hàng khác nhau;
- Xác nhận về tình trạng hàng và lịch giao hàng;
- Kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, đặc biệt với khách hàng mới, cần phê duyệt từ bộ phận kiểm tra tín dụng hoặc cán bộ phụ trách.
Đọc thêm: Quy Trình Kiểm Soát Nội Bộ Hàng Tồn Kho Hiệu Quả Trong Doanh Nghiệp
3. Áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý
3.1. Rủi ro
Nhân viên bán hàng có thể cấp hạn mức bán chịu quá mức, gây rủi ro tín dụng cho công ty.
3.2. Giải pháp
Tách biệt người/phòng phê duyệt hạn mức bán chịu với người/phòng bán hàng. Xác định chính sách bán chịu phản ánh rủi ro tín dụng của khách hàng. Áp dụng hạn mức chặt chẽ hơn đối với khách hàng nhỏ hoặc giao dịch một lần, và nên sử dụng thư tín dụng (L/C) cho khách hàng nước ngoài từ ngân hàng uy tín.
4. Giao chính xác số lượng và loại sản phẩm cho đúng khách hàng
4.1. Rủi ro
Công ty có thể đối mặt với các vấn đề khi giao hàng không chính xác về số lượng, quy cách đóng gói gây phiền phức cho khách hàng, Điều này có thể dẫn đến tình trạng khách hàng từ chối nhận hàng, phải thực hiện giao hàng lại hoặc chi trả phí vận chuyển bổ sung.
4.2. Giải pháp
Lưu giữ nhiều bản sao của phiếu giao hàng, đánh số và dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt. Cung cấp thông tin chi tiết cho người vận chuyển và áp dụng tham chiếu chéo với phiếu đóng gói hoặc mã vạch. Yêu cầu ký nhận từ khách hàng để xác nhận việc nhận và chấp nhận hàng.
5. Lập hoá đơn chính xác
5.1. Rủi ro
Lập hoá đơn sai số lượng hoặc lập hoá đơn không phù hợp với thực tế giao hàng.
5.2. Giải pháp
- Thứ nhất, hoá đơn chỉ được lập dựa trên phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận;
- Thứ hai, đối chiếu với đơn đặt hàng và hợp đồng giao hàng (nếu có);
- Thứ ba, ghi số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để kiểm tra;
- Thứ tư, sử dụng danh sách giá bán đã được phê duyệt để ghi chính xác giá trị trên hóa đơn;
- Thứ năm, kiểm tra giá bán và cộng trừ trên hóa đơn bởi kế toán thuế hoặc kiểm toán nội bộ.
6. Hạch toán đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt
6.1. Rủi ro
Nguy cơ thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân ăn cắp tiền mặt trước khi hạch toán.
6.2. Giải pháp
- Thứ nhất, sử dụng hoá đơn khi giao hàng và kiểm tra hàng tồn kho định kỳ để phát hiện giao dịch bán hàng không được hạch toán;
- Thứ hai, khuyến khích thanh toán qua ngân hàng, giảm rủi ro và chi phí liên quan đến giao dịch bằng tiền mặt;
- Thứ ba, sử dụng máy tính để in hoá đơn và ghi chép giao dịch nội bộ;
- Thứ tư, kiểm tra độc lập tiền mặt tại quỹ so với ghi chép;
- Thứ năm, tách biệt chức năng ghi chép và hạch toán thu tiền tại điểm bán hàng.
Khóa học CMA Hoa Kỳ cung cấp kiến thức sâu rộng về quản lý chi phí và tài chính trong doanh nghiệp. Với kiến thức vững về kế toán quản trị, phân tích tài chính và chiến lược kinh doanh, học viện CMA Hoa Kỳ có khả năng áp dụng các công cụ và kỹ năng này vào việc kiểm soát bán hàng và giao hàng. Bằng cách hiểu rõ về chi phí, hiệu suất hoạt động và quản lý tài chính, học viên CMA Hoa Kỳ có thể tối ưu hóa quy trình bán hàng, dự đoán và giảm thiểu rủi ro, cũng như tối ưu hóa hiệu suất vận chuyển và quản lý chi phí liên quan đến giao hàng.
Kết luận
Việc áp dụng các chiến lược kiểm soát bán hàng và giao hàng nhằm tối ưu hóa quy trình không chỉ mang lại lợi ích tức thì mà còn giúp xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai của doanh nghiệp.
