Chi phí gia công hạch toán như thế nào đúng với Luật định?

Chi phí gia công hạch toán như thế nào cho đúng với Luật định? Bài viết dưới đây không chỉ giúp bạn trả lời câu hỏi trên mà còn cung cấp thêm cho bạn vai trò của hạng mục chi phí này dưới góc nhìn kế toán quản trị, giúp bạn cung cấp những thông tin hữu ích hơn, mang tính ra quyết định cho các nhà quản lý.

Chi phí gia công là gì?

Chi phí gia công là những khoản chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành sản phẩm hoàn chỉnh.

Nói cách khác, đây là các khoản chi phí tăng lên cùng với sản lượng sản xuất. Chi phí gia công bao gồm tất cả các khoản phí phát sinh trong quá trình sản xuất, góp phần tạo nên giá trị của sản phẩm, trừ đi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Ví dụ về Chi phí gia công:

• Chi phí trả cho nhân công trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất.
• Chi phí phần nguyên vật liệu bị hao hụt trong quá trình sản xuất.
• Chi phí sử dụng điện nước cho hoạt động sản xuất.
• Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị phục vụ sản xuất.
• Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu, chi phí bao bì…

Chi phí gia công đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thể hiện qua các khía cạnh sau:

1. Là cơ sở để tính giá thành sản phẩm: Chi phí gia công là một trong những yếu tố chính quyết định giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp cần tính toán chi phí gia công một cách chính xác để xác định giá bán phù hợp, đảm bảo lợi nhuận.
2. Là căn cứ để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh: Chi phí gia công phản ánh mức độ hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực trong quá trình sản xuất. Doanh nghiệp cần theo dõi và phân tích chi phí gia công để có biện pháp cải thiện hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí.
3. Là căn cứ để lập dự toán, kế hoạch sản xuất kinh doanh: Dự toán chi phí gia công giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh hợp lý, đảm bảo nguồn lực cho hoạt động sản xuất.

Chi phí gia công gồm những hạng mục chi phí cụ thể nào?

Chi phí nhân công trực tiếp (Direct Labor Costs)

Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ của doanh nghiệp.

Các khoản bao gồm trong chi phí nhân công trực tiếp:

• Tiền lương: Bao gồm lương cơ bản, phụ cấp lương, lương thưởng, lương làm việc ngoài giờ, lương ngày lễ, tết,…
• Các khoản trích theo lương: Bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, công đoàn, phí tổ chức công đoàn,…

Đặc điểm của chi phí nhân công trực tiếp:

• Có thể xác định được một cách cụ thể cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ: Ví dụ, có thể tính toán được chi phí nhân công trực tiếp cho việc sản xuất một chiếc xe máy, một mét vải, hoặc một giờ dịch vụ sửa chữa.
• Thay đổi theo sản lượng sản phẩm hoặc dịch vụ: Khi sản lượng tăng, chi phí nhân công trực tiếp cũng tăng và ngược lại.
• Là một phần của giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ: Chi phí nhân công trực tiếp đóng góp vào việc xác định giá bán sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.

Chi phí nhân công trực tiếp khác với chi phí nhân công gián tiếp. Chi phí nhân công gián tiếp là những khoản chi phí cho công nhân không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ, như: nhân viên văn phòng, bảo vệ, nhân viên dọn dẹp vệ sinh,… Việc phân biệt chi phí nhân công trực tiếp và chi phí nhân công gián tiếp là rất quan trọng để tính toán giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ một cách chính xác.

Chi phí sản xuất chung (Manufacturing Overhead)

Theo Điều 87 của Thông tư Số 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung là tổng hợp các khoản chi phí phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh chung, phát sinh tại các phân xưởng, bộ phận, công trường,…

Cũng theo quy định trên, chi phí sản xuất chung phản ánh trên tài khoản 627 và được hạch toán thành hai loại: Chi phí sản xuất chung cố định và Chi phí sản xuất chung biến đổi.

1. Chi phí sản xuất chung cố định: Đây là những khoản chi phí không thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất. Ví dụ: Chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ sản xuất (máy móc, thiết bị,…); Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa tài sản cố định phục vụ sản xuất; Lương, phụ cấp, thưởng của cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng thuộc các phân xưởng, bộ phận sản xuất; Chi phí thuê kho bãi, nhà xưởng phục vụ sản xuất;…
2. Chi phí sản xuất chung biến đổi: Đây là những khoản chi phí thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo số lượng sản phẩm sản xuất. Ví dụ: Chi phí nguyên liệu, vật liệu gián tiếp sử dụng trong sản xuất; Chi phí bao bì, nhãn mác sản phẩm; Chi phí hao mòn dụng cụ, đồ nghề sử dụng trong sản xuất;…

Các phương pháp phân bổ chi phí gia công

Chi phí gia công mình sẽ phân bổ theo 2 nhóm:

Nhóm 1: Các chi phí biến đổi

Bao gồm: Chi phí nhân công trực tiếp (direct labor) và chi phí sản xuất chung biến đổi (variable manufacturing overhead). Chúng được phân bổ dựa trên tỷ lệ tổng chi phí chia cho tổng khối lượng sản xuất trong kỳ cần tính chi phí.

Nhóm 2: Các chi phí cố định

Bao gồm chi phí sản xuất chung cố định (fixed manufacturing overhead), sẽ phân bổ theo 3 trường hợp chia theo IAS 2 (International Accounting Standard 2 – Chuẩn mực kế toán quốc tế số 2).

IAS 2 đề cập đến việc phân bổ chi phí sản xuất chung cố định vào chi phí tồn kho dựa trên một khái niệm được gọi là khối lượng sản xuất bình quân thông thường. Khối lượng sản xuất bình quân thông thường được định nghĩa là sản lượng trung bình dự kiến ​​sẽ được đạt được trong một khoảng thời gian trong điều kiện sản xuất bình thường.

1. Khối lượng sản xuất trong kỳ cần tính lớn hơn hoặc bằng khối lượng sản xuất bình quân thông thường => Phân bổ chi phí bình quân theo khối lượng sản xuất trong kỳ.

2. Khối lượng sản xuất trong kỳ cần tính nhỏ hơn khối lượng sản xuất bình quân thông thường => Phân bổ chi phí bình quân theo khối lượng sản xuất thông thường, phần chi phí chênh lệch còn lại sẽ tính vào chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Ví dụ: Hãy tưởng tượng doanh nghiệp của bạn sản xuất thuyền thể thao. Công suất thông thường là 1.000 chiếc thuyền mỗi năm và tổng chi phí sản xuất cho mỗi chiếc thuyền là 2.000 CU chưa bao gồm chi phí cố định. Ngoại trừ các chi phí khác, doanh nghiệp bạn cần chi trả chi phí phúc lợi nhân viên cho người quản lý sản xuất nhà máy với số tiền 100.000 CU mỗi năm. 

Từ đó, doanh nghiệp bạn có thể phân bổ 100.000 CU/1.000 = 100 CU làm chi phí cố định cho chi phí của một chiếc thuyền.

• Trường hợp công suất phân bổ ở mức sản xuất bình thường

Nếu bạn thực sự sản xuất 990/1.000 chiếc thuyền trong một năm và bạn đã phân bổ tổng cộng 99.000 CU thì điều đó không sao cả (trừ khi khoản chênh lệch chưa phân bổ của 1.000 CU là không đáng kể).

Lý do là sản lượng thực tế của bạn là 990 chiếc thuyền gần bằng công suất bình thường là 1.000 chiếc.

=> Như vậy tổng chi phí gia công của một chiếc thuyền là 2.000 CU + 100 CU = 2.100 CU 

• Trường hợp công suất phân bổ ở mức sản xuất thấp

Tuy nhiên, hãy tưởng tượng bạn có mức sản xuất thấp. Giả sử bạn chỉ có thể sản xuất 800 chiếc thuyền mỗi năm và chi phí thực tế phát sinh cho quản lý sản xuất nhà máy là 100.000 CU.

Bạn không thể phân bổ 100.000 CU/800 = 125 CU làm chi phí biến đổi cho một chiếc thuyền, vì cách phân bổ này KHÔNG dựa trên công suất thông thường. Lý do là 125 CU này phản ánh chi phí quản lý cho sản lượng thấp hơn, không phải chi phí trung bình trên một chiếc thuyền nếu sản xuất ở mức bình thường.

Thay vào đó, bạn nên phân bổ 100 CU cho một thuyền, dựa trên công suất bình thường là 1.000 thuyền mỗi năm.

Vì vậy, bạn chỉ phân bổ 800*100 = 80.000 CU và phần còn lại chưa phân bổ còn lại là 20.000 CU sẽ được tính vào báo cáo lãi hoặc lỗ. Số tiền 20.000 CU này đại diện cho chi phí cố định không được phân bổ hết do sản xuất thấp hơn mức thông thường.

Khi đó kế toán sẽ là:

• Debit Inventories: CU 80.000;
• Debit P/L Employee benefits: CU 20.000;
• Credit Cash 100.000.

=> Tổng chi phí gia công của một chiếc thuyền vẫn là 2.000 CU + 100 CU = 2.100 CU.

• Trường hợp công suất phân bổ ở mức sản xuất cao bất thường

Giả sử công ty bạn nhận được đơn đặt hàng một lần rất lớn từ khách hàng với 1.200 chiếc thuyền cần sản xuất thay vì 1.000 chiếc như dự tính ban đầu.

Trong trường hợp này, dựa trên năng lực sản xuất bình thường, bạn sẽ phân bổ 100 CU * 1.200 = 120.000 CU cho chi phí tồn kho.

Tuy nhiên, chi phí thực tế phát sinh đối với tiền lương của người quản lý sản xuất chỉ là 100.000 CU. Do đó, bạn chỉ có thể phân bổ chi phí cố định để sản xuất cho một chiếc thuyền là: 100.000 CU/1.200 = 83 CU.

Vì vậy, tổng chi phí gia công của một chiếc thuyền bây giờ là 2.000 CU + 83 CU = 2.083 CU.

Cách tính chi phí gia công

Tính chi phí gia công sẽ được thực hiện dựa vào công thức sau:

Chi phí gia công = Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung

Ví dụ: Samsung có một đơn vị sản xuất điện thoại di động với công suất 10.000 chiếc mỗi ngày. Công ty phải chịu chi phí hàng ngày để duy trì hoạt động kinh doanh. Công ty muốn biết chi phí gia công từ thông tin được đề cập sau đây.

Theo công thức ta có:

• Chi phí nhân công trực tiếp (Direct wages) = $3,000,000 USD
• Chi phí sản xuất chung = Equipment Depreciation + Factory Insurance + Indirect Material + Factory Rent + Electricity Expense + Maintenance Expense + Inspection Expense

= $100,000 + $50,000 + $1,000,000 + $200,000 + $900,000 + $1,000,000 + $50,000

= $3,300,000

Như vậy chi phí gia công 10.000 điện thoại di động của Samsung sẽ là:

= $3,000,000 (chi phí nhân công trực tiếp) + $3,300,000 (chi phí sản xuất chung)

= $6,300,000

=> Chi phí gia công trên mỗi đơn vị, tức một chiếc điện thoại của Samsung:

= 6,300,000 USD/10,000 = $630

Chi phí gia công trong kế toán quản trị

Kế toán quản trị và kế toán tài chính được biết đến là hai lĩnh vực kế toán có sự khác biệt nhất định. Kế toán quản trị tập trung vào việc cung cấp thông tin cho các nhà quản lý nội bộ để hỗ trợ ra quyết định, trong khi kế toán tài chính cung cấp thông tin cho nội bộ và và các bên liên quan bên ngoài như nhà đầu tư, chủ nợ và cơ quan thuế.

Có 4 điểm chủ yếu cần phân biệt về chi phí gia công trong kế toán quản trị và kế toán tài chính:

Từ đây cũng có thể thấy được chi phí gia công đóng vai trò quan trọng trong kế toán quản trị, cung cấp thông tin thiết yếu cho việc quản lý chi phí sản xuất và ra quyết định kinh doanh hiệu quả. Cụ thể như sau:

Xác định giá thành sản phẩm

Chi phí gia công là một thành phần quan trọng trong việc tính giá thành sản phẩm. Bao gồm tất cả các chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến quá trình chuyển đổi nguyên liệu thô thành sản phẩm hoàn chỉnh. Giúp doanh nghiệp xác định giá bán sản phẩm hợp lý, đảm bảo lợi nhuận và khả năng cạnh tranh.

Quản lý và theo dõi chi phí sản xuất

Chi phí gia công cung cấp thông tin chi tiết về các khoản chi cho hoạt động sản xuất. Giúp các nhà quản lý theo dõi, giám sát hiệu quả việc sử dụng nguồn lực, xác định điểm lãng phí và cơ hội tiết kiệm. Hỗ trợ lập kế hoạch chi phí hợp lý, kiểm soát chi tiêu trong quá trình sản xuất.

Phát triển mô hình xác định giá thành sản phẩm

Dựa trên thông tin chi phí gia công chi tiết, doanh nghiệp có thể áp dụng các mô hình giá thành khác nhau, như mô hình giá thành theo sản phẩm, mô hình giá thành theo quy trình, v.v. Việc lựa chọn mô hình giá thành phù hợp sẽ phụ thuộc vào đặc thù ngành nghề, quy mô sản xuất và hệ thống quản trị của doanh nghiệp.

Xác định và loại bỏ lãng phí trong sản xuất

Chi phí gia công giúp phân tích chi tiết các khoản chi tiêu trong quá trình sản xuất, từ đó xác định các điểm lãng phí tiềm ẩn. Cung cấp thông tin cho việc đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực, như lao động, nguyên vật liệu, năng lượng, v.v. Giúp doanh nghiệp xác định các nguyên nhân dẫn đến lãng phí, từ đó đưa ra giải pháp cải tiến quy trình sản xuất, tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận.

Chi phí gia công trong kế toán quản trị là một bước quan trọng trong việc hiểu rõ cách mà thông tin chi phí được sử dụng để quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Chi phí gia công không chỉ đơn thuần là các khoản chi phí liên quan đến quá trình sản xuất, mà còn là công cụ để giám sát, phân tích và tối ưu hóa hiệu suất sản xuất.

Để tìm hiểu rõ hơn về chi phí chế biến trong kế toán quản trị nói riêng cũng như kiến thức Kế toán quản trị nói chung, chương trình học CMA (Certified Management Accountant) chắc chắn sẽ là một lựa chọn hoàn hảo. Việc tính toán và phân bổ chi phí như thế nào cho hiệu quả là nội dung chính của môn 1D – Quản trị chi phí thuộc chương trình CMA Hoa Kỳ.

Với môn học này, học viên sẽ được học về các phương pháp tính toán, đo lường và phân bổ các loại chi phí sao cho phù hợp với doanh nghiệp. Đặc biệt, chứng chỉ này còn được xem như “bảo chứng” về chuyên môn cho những bạn muốn theo đuổi các vị trí liên quan đến kế toán quản trị.

Kết bài

Trên đây là những thông tin cô đọng và quan trọng nhất về chi phí gia công, cách hạch toán trong một số trường hợp và vai trò của loại chi phí này trong việc phân tích, ra quyết định của các nhà quản trị. Hy vọng bạn đã có thêm cho mình những thông tin hữu ích và thú vị