Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền
Rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền không chỉ là một vấn đề lớn đối với doanh nghiệp mà còn đe dọa đến sự ổn định và hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Để giảm thiểu các nguy cơ này, việc thiết lập các giải pháp kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền một cách chặt chẽ và hiệu quả là vô cùng cần thiết. Trước khi đi sâu vào cách thức kiểm soát, hãy cùng SAPP Academy điểm qua những rủi ro có thể đối mặt và tác động của chúng đến hoạt động của doanh nghiệp.
1. Những rủi ro phổ biến trong chu trình bán hàng
Doanh nghiệp có thể đối mặt với những rủi ro nào trong chu trình bán hàng thu tiền? Cùng tìm hiểu sau đây.
1.1. Rủi ro trong khâu xử lý đơn đặt hàng
Chấp nhận đơn đặt hàng mà không có sự phê duyệt, đồng ý bán hàng khi không có khả năng cung ứng, ghi sai thông tin trên hợp đồng bán hàng về loại hàng, số lượng, giá cả hoặc các điều khoản khác, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác. Những sai sót này không chỉ tạo ấn tượng tiêu cực mà còn ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp.
1.2. Xét duyệt bán chịu
Cho phép bán chịu đối với những khách hàng không đáp ứng đủ tiêu chuẩn theo chính sách, dẫn đến mất hàng hoặc không thu được tiền. Có thể xảy ra trường hợp nhân viên bán hàng cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để tăng doanh số bán hàng, gây ra rủi ro vượt quá mức tín dụng được phép.
1.3. Chuyển giao hàng
Giao hàng mà không qua xác nhận, giao hàng không chính xác về loại hàng, số lượng hoặc không giao đúng cho khách hàng cần nhận. Có thể xảy ra mất mát hàng hóa trong quá trình giao hàng mà không có người chịu trách nhiệm xác định. Điều này có thể dẫn đến chi phí phát sinh ngoài dự kiến khi giao hàng.
1.4. Lập hóa đơn và thu tiền
Cố ý không lập hóa đơn, lập trùng lặp, xuất hóa đơn mà không có việc giao hàng thực tế, tạo hóa đơn ảo để “thổi phồng” công nợ và hóa đơn cho hàng tồn kho đã mất, ghi số lượng hoặc giá bán thấp hơn thực tế để thao túng.
1.5. Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu
Ghi sai thông tin về tên khách hàng, thời hạn thanh toán, ghi sai thông tin về doanh thu và nợ phải thu từ khách hàng, ghi sai số tiền, trùng lặp hoặc thiếu sót trong hóa đơn. Quản lý nợ phải thu khách hàng không hiệu quả, bao gồm việc thu hồi nợ chậm, không đòi được nợ, cũng như việc chiếm đoạt thanh toán từ khách hàng hoặc không theo dõi nợ phải thu một cách chặt chẽ.
1.6. Xử lý hàng giảm giá và đổi trả
Bán hàng không đúng chất lượng, tính sai lệch chiết khấu, làm giảm giá trị thương hiệu, gây mất lợi nhuận và mất hàng, lạm dụng chính sách đổi trả, làm mất lòng tin của khách hàng.
Xem thêm: #Bí Quyết Kiểm Soát Dòng Tiền Trong Doanh Nghiệp Hiệu Quả
2. Giải pháp kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền
Từ những rủi ro nêu trên, ban kiểm soát có thể chia nhỏ thành các khâu cụ thể để thiết lập cơ chế kiểm soát và xác định tiêu chuẩn kiểm soát:
2.1. Đối với rủi ro khẩu xử lý đơn đặt hàng
Đánh giá và thông báo cho khách hàng về khả năng cung ứng hàng hóa (bao gồm mặt hàng, số lượng, thời gian) -> Mục tiêu: Kiểm soát chặt chẽ việc xử lý các đơn đặt hàng một cách kịp thời và đầy đủ
2.2. Khâu xét duyệt bán chịu
Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để phê duyệt bán chịu -> Mục tiêu kiểm soát: Đảm bảo việc xét duyệt bán chịu được thực hiện để đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng.
2.3. Khâu giao hàng
- Dựa trên thông tin trong đơn đặt hàng đã được chuẩn hóa để chuẩn bị hàng hóa (bao gồm loại hàng, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm) -> Mục tiêu: Giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian và địa điểm theo yêu cầu;
- Xác định phương thức vận chuyển phù hợp -> Mục tiêu: Bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng và duy trì chất lượng trong quá trình vận chuyển.
2.4. Khâu ghi nhận doanh thu
Ghi nhận doanh thu và nợ phải thu từ khách hàng vào sổ sách kế toán, dựa trên các chứng từ liên quan đến bán hàng sau khi kiểm tra và đối chiếu sự phù hợp giữa chúng -> Mục tiêu: Ghi nhận chính xác doanh thu và nợ phải thu từ khách hàng để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
2.5. Khâu xử lý hàng giảm giá và đổi trả
Phê duyệt giá, cập nhật vào hệ thống phần mềm, điều chỉnh chiết khấu và xây dựng chính sách bán hàng minh bạch và chặt chẽ để thông tin về quyền lợi của khách hàng rõ ràng. Đồng thời, theo dõi kiểm soát nội bộ hàng tồn kho và quản lý việc bán hàng giảm giá hoặc đổi trả một cách cẩn thận và minh bạch.
Xem thêm: Thiết Lập Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Tiền Lương Hiệu Quả Trong Doanh Nghiệp
3. Quy tắc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền
Dưới đây là một số quy tắc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền có thể áp dụng cho doanh nghiệp:
3.1. Sự phân chia trách nhiệm
Sự hợp lý trong việc phân chia trách nhiệm giúp tránh hiện tượng chồng chéo giữa các bộ phận, từ đó tạo ra các thủ tục kiểm soát hiệu quả hơn. Điều này làm giảm khả năng gian lận và sai sót, đồng thời đảm bảo nguyên tắc rõ ràng về việc phân công và phân nhiệm trong công việc kiểm soát nội bộ.
3.2. Các thủ tục phê chuẩn
Tập trung vào ba điểm chính sau:
- Thứ nhất, bán chịu phải được phê chuẩn trước khi quá trình tiêu thụ diễn ra;
- Thứ hai, hàng hóa chỉ được gửi đi sau khi có sự phê duyệt đầy đủ từ các chứng từ liên quan;
- Thứ ba, giá bán được phê chuẩn bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá và chiết khấu. Quá trình phê chuẩn giá nhằm đảm bảo rằng giá trên hóa đơn phản ánh chính sách công ty, tránh lãng phí, tăng doanh thu một cách có trách nhiệm và giải quyết hiệu quả các mối quan hệ lợi ích giữa các bên trong quan hệ mua bán.
3.3. Kiểm soát chứng từ sổ sách
- Đảm bảo sự đồng bộ giữa các sổ sách;
- Sắp xếp các chứng từ theo số thứ tự để dễ dàng tra cứu;
- Lập và gửi các báo cáo hàng tháng để đánh giá và kiểm soát hiệu quả các hoạt động kinh doanh.
3.4. An toàn tài sản
Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, sử dụng các thiết bị như tủ hoặc két sắt, các công cụ chống trộm hoặc kết hợp giữa chúng để bảo vệ tài sản. Tiền mặt thường là mục tiêu dễ bị rủi ro nhất, vì vậy cần mua bảo hiểm phù hợp và giữ tiền ở mức tối thiểu. Sổ sách kế toán của công ty trong các niên độ kế toán trước cần được lưu trữ trong két sắt chống cháy để đảm bảo an toàn.
Khóa học CMA Hoa Kỳ đóng vai trò quan trọng giúp học viên nắm vững kiến thức về quản trị tài chính và quản lý chiến lược, từ đó hỗ trợ trong việc thiết lập và duy trì các hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền. Khóa học cung cấp cái nhìn toàn diện về quy trình kế toán, chuẩn mực đạo đức và quy định pháp luật, giúp tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu rủi ro và tăng cường minh bạch, tin cậy trong các giao dịch kinh doanh.
Kết luận
Khi kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền việc thiết lập các cơ chế kiểm soát chặt chẽ không chỉ giúp ngăn chặn rủi ro mà còn đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
