# Kế Toán Vốn Bằng Tiền Là Gì? Các Nghiệp Vụ Cần Nắm

Trong hoạt động kinh doanh, tiền mặt là một yếu tố quan trọng và không thể thiếu. Để đảm bảo sự quản lý hiệu quả của vốn tiền mặt, kế toán vốn bằng tiền đóng một vai trò then chốt trong các doanh nghiệp. Nhưng kế toán vốn bằng tiền là gì và nhiệm vụ của nó là gì? Trong bài viết này, SAPP Academy sẽ cùng bạn khám phá sâu hơn về khái niệm kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ quan trọng cần nắm để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong việc quản lý tiền mặt của doanh nghiệp. 

1. Kế toán vốn bằng tiền là gì?

Kế toán vốn bằng tiền là gì?

Vốn bằng tiền là tài sản của doanh nghiệp được duy trì dưới dạng tiền mặt và có khả năng thanh toán nhanh nhất. Bao gồm tiền mặt trong quỹ (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112) và tiền đang chuyển (TK 113). Kế toán vốn bằng tiền là quá trình ghi nhận và xử lý các giao dịch liên quan đến các tài khoản này. Nhiệm vụ của kế toán là tạo và lưu trữ các chứng từ, bao gồm phiếu thu, phiếu chi, viết séc và uỷ nhiệm chi, sau đó ghi vào sổ sách và theo dõi sự biến động trên các tài khoản này.

2. Các nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền mặt

Các nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền mặt

Theo Điều 11 Thông tư số 200/2014/TT-BTC, việc kế toán tiền phải tuân theo các nguyên tắc sau:

• Mở sổ kế toán hàng ngày để ghi chép liên tục các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ, và theo dõi số tồn quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng để dễ dàng kiểm tra, đối chiếu;
• Quản lý và hạch toán các khoản tiền khác từ các doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp như tiền của chính doanh nghiệp;
• Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và đầy đủ chữ ký theo quy định của chứng từ kế toán;
• Theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi có giao dịch bằng ngoại tệ, phải quy đổi ngoại tệ sang Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: Bên Nợ sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế, Bên Có sử dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền;
• Trước khi lập Báo cáo tài chính theo quy định, doanh nghiệp cần đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.

Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Kế toán phải sử dụng đồng Việt Nam (VNĐ) làm đơn vị tiền tệ chung để ghi nhận và tổng hợp vốn bằng tiền. Các giao dịch bằng ngoại tệ phải được quy đổi sang VNĐ theo quy định để hạch toán kế toán. Đồng thời, cần theo dõi chi tiết từng loại tiền tệ đó.

Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải cập nhật và phản ánh kịp thời số tiền hiện có và tình hình thu chi của các loại tiền, và theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo giá trị quy đổi sang VNĐ, và các loại vàng, bạc, đá quý theo các yếu tố như số lượng, giá trị, quy cách, độ tuổi, phẩm chất, kích thước.

Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Giao dịch bằng ngoại tệ phải được quy đổi sang VNĐ để ghi sổ kế toán. Chi tiết từng loại ngoại tệ được theo dõi trên tài khoản TK 007 “Ngoại tệ các loại”. Tỷ giá quy đổi sử dụng tỷ giá mua bán thực tế trên thị trường được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố chính thức tại thời điểm giao dịch. Đối với những ngoại tệ không có tỷ giá quy đổi sang VNĐ, sẽ sử dụng đồng đô la Mỹ (USD).

Đánh giá vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Đánh giá theo giá thực tế tại thời điểm giao dịch, còn giá xuất trong kỳ tính theo các phương pháp như bình quân gia quyền, nhập trước – xuất trước, nhập sau – xuất trước, đích danh, và giá bình quân sau mỗi lần nhập.

Tuân thủ các nguyên tắc trên giúp kế toán vốn bằng tiền đảm bảo quản lý tốt các loại vốn này trong doanh nghiệp. Đồng thời, công ty sẽ có sự chủ động trong kế hoạch thu chi và tận dụng nguồn vốn hiệu quả, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và ổn định.

3. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền mặt

Chức năng, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền mặt

3.1. Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền

• Kế toán vốn bằng tiền phải thực hiện việc theo dõi và ghi nhận dòng tiền thu vào và chi ra của Tiền mặt (TK 111) và tiền gửi ngân hàng (TK 112). Khi có chênh lệch giữa sổ kế toán tiền mặt (TK 111) với sổ của thủ quỹ và sổ kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112) với sổ phụ ngân hàng, kế toán cần xác định nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh kịp thời;
• Cần kiểm soát hóa đơn, chứng từ đầu vào để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ, được coi là chi phí trừ khi tính thuế TNDN. Đồng thời, cần hướng dẫn các phòng ban về quy định liên quan đến hóa đơn và chứng từ, cũng như quy trình lập biểu mẫu;
• Ngoài ra, cần lập báo cáo thu chi hàng ngày và báo cáo tiền gửi ngân hàng hàng ngày theo yêu cầu của Giám đốc. Cần liên hệ với ngân hàng nơi làm việc để thực hiện các giao dịch như rút tiền, trả tiền và làm việc với sổ phụ ngân hàng và chứng từ liên quan vào cuối tháng;
• Nguyên tắc bất kiêm nhiệm cho rằng kế toán vốn bằng tiền không nên kiêm thủ quỹ và mỗi tài khoản ngân hàng cần theo dõi riêng theo VNĐ và ngoại tệ;
• Trong quá trình nhập, xuất quỹ tiền mặt, kế toán cần lập phiếu thu, phiếu chi và đảm bảo có đủ chữ ký của người nhận, người giao, và người nhập, xuất quỹ theo đúng quy định.

3.2. Lưu ý khi hạch toán kế toán vốn bằng tiền

• Sử dụng đồng Việt Nam là tiền tệ thống nhất;
• Đối với doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào Ngân hàng, cần quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch. Tỷ giá hối đoái có thể là tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố đúng thời điểm phát sinh;
• Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý và thực hiện nhập xuất quỹ tiền mặt; hàng ngày cần kiểm quỹ và đối chiếu với sổ sách kế toán. Cần tiến hành xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý nếu có sự chênh lệch.

4. Cách thực hiện các phương pháp vốn bằng tiền mặt

Cách thực hiện các phương pháp vốn bằng tiền mặt

4.1. Quy trình kế toán vốn bằng tiền

Quy trình kế toán vốn bằng tiền là quá trình ghi nhận và xử lý các giao dịch liên quan đến tiền mặt trong doanh nghiệp. 

• Thu tiền: Khi khách hàng thanh toán tiền cho doanh nghiệp, nhân viên thu tiền sẽ tạo phiếu thu và ghi nhận thông tin liên quan đến giao dịch thu tiền;
• Chi tiền: Khi doanh nghiệp thực hiện các chi phí liên quan đến tiền mặt, nhân viên chi tiền sẽ tạo phiếu chi và ghi nhận thông tin liên quan đến chi phí đó;
• Ghi nhận vào sổ sách: Sau khi thu hoặc chi tiền, nhân viên kế toán sẽ ghi nhận giao dịch vào sổ sách tài khoản tiền mặt, bao gồm các thông tin như ngày giao dịch, nội dung, số tiền và các tài khoản liên quan;
• Kiểm tra và soát xét: Tổng hợp các giao dịch liên quan đến tiền mặt, kế toán sẽ kiểm tra và soát xét để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin ghi nhận. Các sai sót hoặc chênh lệch cần được phát hiện và điều chỉnh kịp thời;
• Lập báo cáo tài chính: Dựa trên thông tin ghi nhận trong sổ sách tài khoản tiền mặt, kế toán sẽ lập báo cáo tài chính như báo cáo thu chi, báo cáo tài sản và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo này giúp cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp;
• Quản lý tiền mặt: Để đảm bảo quản lý tiền mặt hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập các quy định và chính sách quản lý về tiền mặt, bao gồm các quy trình kiểm soát, giám sát và bảo vệ tiền mặt. Điều này giúp đảm bảo tính trung thực, an toàn và hiệu quả trong việc sử dụng và quản lý tài nguyên tiền mặt của doanh nghiệp.

4.2. Danh sách các chứng từ thường được sử dụng trong kế toán vốn bằng tiền

• Phiếu thu: Sử dụng để ghi nhận các khoản tiền thu vào từ khách hàng;
• Phiếu chi: Sử dụng để ghi nhận các khoản tiền chi ra cho các chi phí liên quan đến tiền mặt trong doanh nghiệp;
• Sổ quỹ tiền mặt: Là một chứng từ được dùng để ghi nhận các giao dịch liên quan đến quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, bao gồm các khoản thu, chi, số dư;
• Bảng kê chi tiết tiền mặt: Là một chứng từ dùng để ghi nhận chi tiết các khoản thu, chi và số dư của các tài khoản tiền mặt;
• Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ sử dụng để ghi nhận các giao dịch bán hàng và thanh toán bằng tiền mặt;
• Hóa đơn mua hàng: Là chứng từ sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua hàng và thanh toán bằng tiền mặt;
• Chứng từ ghi nợ và chứng từ nợ lại: Là các chứng từ được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ và nợ lại của doanh nghiệp với đối tác.

Một trong những phương pháp hữu ích để bổ sung kiến thức kế toán vốn bằng tiền và nâng cao kỹ năng là tham gia khóa học ACCA trực tuyến. Khóa học ACCA online sẽ cung cấp cho học viên một cơ sở vững chắc về lý thuyết kế toán và các kỹ năng thực hành cần thiết để thực hiện kế toán vốn bằng tiền một cách hiệu quả. Chương trình đào tạo ACCA bao gồm các môn học như Kế toán tài chính, Kế toán quản trị, Kế toán quốc tế, và nhiều môn học khác liên quan đến kỹ năng phân tích, quản lý rủi ro, và đạo đức kế toán.

Việc tham gia khóa học ACCA online giúp bạn tiếp cận các tài liệu học phong phú, hướng dẫn từ các giảng viên giàu kinh nghiệm và cơ hội tham gia các buổi thảo luận và thực hành trực tuyến. Điều này cho phép bạn học tập linh hoạt theo lịch trình riêng của mình và thu thập kiến thức sâu về kế toán vốn bằng tiền.

Lời kết

Kế toán vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong quá trình kế toán, đảm bảo rằng tất cả các giao dịch tiền mặt trong doanh nghiệp được ghi nhận một cách chính xác giúp báo cáo tài chính của doanh nghiệp minh bạch hơn.