# Tìm Hiểu Về Hình Thức Nhật Ký Chứng Từ Kế Toán

Việc quản lý thông tin tài chính và ghi nhận các giao dịch đã trở thành một phần cực kỳ quan trọng của mọi doanh nghiệp và tổ chức. Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận các sự kiện tài chính, hình thức nhật ký chứng từ kế toán đã ra đời và trở thành nền tảng cốt lõi của hệ thống kế toán hiện đại. Thông qua việc lưu trữ, phân loại và hiển thị chi tiết về các giao dịch tài chính, hình thức nhật ký chứng từ mang lại sự rõ ràng và khả năng kiểm tra trong việc theo dõi tình hình tài chính của một tổ chức. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về hình thức này trong bài viết dưới đây.

1. Hình thức nhật ký chứng từ là gì?

Hình thức nhật ký chứng từ là gì

Nhật ký chứng từ là một tài liệu quan trọng trong lĩnh vực kế toán tổng hợp. Nó được dùng để ghi chép, trình bày một cách tổng quát và chi tiết về tất cả các hoạt động kinh tế – tài chính đã diễn ra trong một doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân theo từng khoản ghi Có trong tài khoản kế toán.

Mục đích chính của việc duy trì Nhật ký chứng từ là tạo ra một hồ sơ chính thức và toàn diện về tất cả các giao dịch kinh tế và tài chính trong một khoảng thời gian cụ thể. Điều này giúp cho việc theo dõi, kiểm tra, phân tích và báo cáo tình hình tài chính của tổ chức trở nên dễ dàng, chính xác hơn. Mỗi một mục trong Nhật ký chứng từ thường tương ứng với một giao dịch kinh tế hoặc tài chính cụ thể. Trong đó bao gồm thông tin như ngày giao dịch, loại giao dịch, các tài khoản liên quan, số tiền giao dịch và mô tả chi tiết về giao dịch đó.

Nhật ký chứng từ không chỉ giới hạn việc ghi chép các giao dịch theo từng tài khoản riêng lẻ mà còn cho phép việc mở một NKCT cho một hoặc nhiều tài khoản cùng chứa thông tin về cùng một loại hoạt động kinh tế hoặc tài chính. Điều này giúp tổ chức có khả năng thể hiện các khía cạnh đa dạng và phức tạp của các hoạt động kinh doanh một cách chi tiết hơn.

Ngoài ra, nhật ký chứng từ còn được xem như một cơ sở dữ liệu cho việc tạo ra các chứng từ gốc, báo cáo sổ kế toán chi tiết, bảng thống kê và phân bổ. Thông qua việc tham khảo Nhật ký chứng từ có thể xác minh tính chính xác của các tài liệu và báo cáo này, tạo sự nhất quán và đảm bảo tính đúng đắn của thông tin tài chính.

2. Nguyên tắc ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký –  chứng từ

Nguyên tắc ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký –  chứng từ

Khi áp dụng phương pháp kế toán theo hình thức nhật ký – chứng từ, quá trình kế toán sẽ tập trung vào việc ghi chép và hệ thống hoá các giao dịch kinh tế xuất phát từ bên Có của các tài khoản. Quá trình này bao gồm tập hợp, xác định và phân loại các nghiệp vụ kinh tế theo từng tài khoản cụ thể.

Một điểm đặc biệt nổi bật trong phương pháp này là việc kết hợp chặt chẽ giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian của các sự kiện kinh tế và việc hệ thống hoá chúng theo từng loại tài khoản tương ứng. Điều này giúp cho việc phân tích và theo dõi các giao dịch kinh tế trở nên hiệu quả hơn, cho phép một cái nhìn toàn diện về hoạt động tài chính của tổ chức.

Ngoài ra, phương pháp này còn tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện hạch toán tổng hợp cùng với chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong một chu trình ghi chép duy nhất. Nhờ đó tạo ra sự rào chắn và kiểm soát vững chắc nhằm đảm bảo tính chính xác và đồng nhất của dữ liệu kế toán.

Hơn nữa, phương pháp này còn sử dụng các mẫu sổ kế toán đã được thiết kế sẵn, có quan hệ đối ứng giữa các tài khoản cũng như các chỉ tiêu quản lý kinh tế và tài chính. Việc lập báo cáo tài chính và phân tích tình hình kinh doanh trở nên thuận lợi hơn.  Đồng thời tạo ra khả năng so sánh và đánh giá về hiệu suất tài chính, hoạt động kinh doanh của tổ chức.

Xem thêm: Khóa học ACCA Online cùng ACCA Member tốt nhất hiện nay

3. Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ

Hàng ngày, dựa trên các tài liệu kế toán đã được kiểm tra, tiến hành nhập trực tiếp các con số vào Nhật ký – Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết liên quan.

Đối với những khoản chi phí liên quan đến sản xuất hoặc kinh doanh mà xuất hiện nhiều lần hoặc cần phân bổ, tiến hành thu thập và phân loại các chứng từ gốc vào các bảng phân bổ. Sau đó sử dụng các kết quả từ bảng phân bổ để ghi chép vào Bảng kê và Nhật ký – Chứng từ liên quan.

Vào cuối mỗi tháng, thực hiện việc khóa sổ bằng cách tổng hợp các con số trên tất cả Nhật ký – Chứng từ. Những con số này sau đó được kiểm tra, so sánh với thông tin trên các sổ sách chi tiết, thẻ kế toán và các bảng tổng hợp có liên quan. Tổng cộng của các Nhật ký – Chứng từ cuối cùng sau đó được ghi vào Sổ Cái.

Khi làm việc với những chứng từ liên quan đến sổ sách, thẻ kế toán chi tiết, cần thực hiện ghi trực tiếp vào các sổ sách hoặc thẻ tương ứng. Vào cuối tháng, tiến hành tổng hợp các con số trong các sổ sách hoặc thẻ kế toán chi tiết, dựa vào đó tạo ra các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để so sánh và đối chiếu với Sổ Cái.

Số liệu trong Sổ Cái cùng với một số chỉ số chi tiết từ Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết là cơ sở để tạo ra báo cáo tài chính.

Trong tình hình nền kinh tế ngày càng phức tạp và cạnh tranh gay gắt, việc duy trì một hệ thống kế toán hiệu quả và chính xác là vô cùng quan trọng. Hình thức nhật ký chứng từ kế toán không chỉ giúp bảo đảm tính minh bạch và tuân thủ các quy định tài chính, mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất tài chính của mình. Qua quá trình tìm hiểu về hình thức nhật ký chứng từ kế toán, chúng ta có thể thấy được vai trò quan trọng của nó trong việc xây dựng và duy trì sự ổn định của mọi tổ chức kinh doanh.