#3 Phương Pháp Chữa Sổ Kế Toán Phổ Biến Nhất Hiện Nay

Sổ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và theo dõi các hoạt động tài chính của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng mọi sổ kế toán đều hoàn hảo và không gặp vấn đề. Trong quá trình hoạt động, sổ kế toán có thể gặp phải các sai sót, lỗi nhập liệu hay thiếu sót thông tin. Để khắc phục và chữa sổ kế toán hiệu quả, hiện nay có rất nhiều phương pháp được áp dụng. Trong bài viết này, hãy cùng SAPP Academy tìm hiểu về ba phương pháp chữa sổ kế toán phổ biến nhất hiện nay, giúp doanh nghiệp xử lý và cải thiện sổ sách một cách hiệu quả.

1. Phương pháp cải chính

Phương pháp cải chính

Phương pháp này được sử dụng nhằm sửa chữa các sai sót trong các tài liệu kế toán. Thay vì xóa hoàn toàn thông tin ghi sai, chúng ta sẽ thực hiện việc gạch một đường thẳng qua chỗ ghi sai để nhìn thấy rõ nội dung sai, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và tránh việc giả mạo.

Cụ thể, chỗ bị xóa sẽ được ghi đè bằng con số hoặc chữ đúng bằng mực thường nằm ở phía trên chỗ sai. Để đảm bảo tính chính xác và trách nhiệm, chữ ký của người quản lý kế toán hoặc người phụ trách kế toán sẽ được đặt bên cạnh vùng bị sửa.

Phương pháp sửa chữa sổ kế toán này thường được áp dụng trong các trường hợp sau:

• Sai sót trong diễn giải: Khi có lỗi trong cách giải thích thông tin kế toán như việc gán sai mã số tài khoản hoặc không chính xác trong việc miêu tả giao dịch. Tuy sai sót này không liên quan đến quan hệ tương ứng của các tài khoản, nhưng nó vẫn cần được sửa chữa để đảm bảo tính chính xác của tài liệu kế toán.
• Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng: Khi có lỗi như việc viết sai số hoặc số lượng trong một giao dịch, nhưng lỗi này không ảnh hưởng đến tổng số tiền cuối cùng. Trong trường hợp này, việc chỉnh sửa sẽ tập trung vào phần thông tin bị lỗi mà không làm thay đổi số tiền tổng cộng của tài liệu kế toán.

Qua việc sử dụng phương pháp này, doanh nghiệp có thể sửa chữa các lỗi nhỏ mà không cần phải tạo lại toàn bộ tài liệu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình điều chỉnh và bảo quản các hồ sơ kế toán.

Ví dụ: Có 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh: “Xuất quỹ tiền mặt trả nợ cho người bán: 600.000.000đ” kế toán đã ghi số sai theo định khoản:

1. Nợ TK 331 – PTCNB: 360.000.000đ

           Có TK 111 – TM: 360.000.000đ

Phát hiện sai khi chưa cộng sổ kế toán.

Chữa sổ như sau:

2. Phương pháp chữa sổ kế toán ghi bổ sung

Phương pháp chữa sổ kế toán ghi bổ sung

Phương pháp ghi bổ sung là một quy trình quan trọng trong kế toán, nhằm sửa chữa những sai sót nghiệp vụ và đảm bảo tính chính xác của sổ sách. Dưới đây là các thông tin chi tiết về phương pháp ghi bổ sung trong các tình huống cụ thể:

• Ghi sót nghiệp vụ phát hiện trước khi hoặc sau khi cộng sổ kế toán: 
  • Phát hiện trước khi cộng sổ: Trong trường hợp này, khi phát hiện một nghiệp vụ bị bỏ sót trước khi sổ sách được cộng, ta ghi bổ sung nghiệp vụ đó vào dòng tiếp theo của trang sổ. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin cần thiết được bổ sung một cách chính xác và liên tục trong sổ sách. 
  • Phát hiện sau khi cộng sổ: Nếu nghiệp vụ bị bỏ sót được phát hiện sau khi sổ sách đã được cộng, ta ghi bổ sung vào dòng tiếp theo của dòng cộng. Sau đó, sổ sách sẽ được cộng lại để phản ánh đúng thông tin sau khi đã thực hiện ghi bổ sung.
• Trong trường hợp phát hiện rằng số tiền đã ghi nhỏ hơn số tiền thực tế cần ghi và không tuân thủ quan hệ đối ứng tài khoản sau khi sổ sách đã được cộng, bạn thực hiện các bước sau: 
  • Ghi bổ sung số tiền đã ghi thiếu: Số tiền đã ghi thiếu (chênh lệch giữa số tiền cần ghi và số tiền đã ghi) được ghi bổ sung vào dòng tiếp theo của dòng cộng trong sổ sách, theo quan hệ đối ứng tài khoản chính xác. 
  • Cộng và khóa lại sổ kế toán: Sau khi ghi bổ sung số tiền thiếu, tiến hành cộng lại sổ kế toán để cập nhật các số liệu mới nhất. Khi đã hoàn tất, sổ sách sẽ được khóa lại để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin.

Qua việc áp dụng phương pháp sửa chữa sổ kế toán ghi bổ sung, các sai sót nghiệp vụ trong sổ sách sẽ được sửa chữa và cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy. Điều này giúp tăng cường khả năng theo dõi và kiểm soát tài chính trong các doanh nghiệp.

Ví dụ: Có nghiệp vụ kinh tế phát sinh: “ Xuất quỹ tiền mặt trả nợ cho người bán: 540.000.000đ” kế toán đã ghi sổ sai theo định khoản:

2. Nợ TK 331-PTCNB: 450.000.000đ

Có TK 111 – TM: 450.000.000đ

Phát hiện sai khi đã cộng sổ kế toán

Chữa sổ như sau:

Kế toán lập Chứng từ ghi sổ bổ sung để ghi vào dòng tiếp theo của trang sổ đk số 3, sau đó cộng lại vào sổ kế toán

3. Phương pháp chữa sổ kế toán ghi số âm

Phương pháo chữa sổ kế toán ghi số âm

Phương pháp chữa sổ kế toán này được áp dụng trong quá trình sửa chữa và điều chỉnh các sai sót trong sổ sách kế toán. Khi phát hiện một sai sót trong bút toán, người kế toán sẽ ghi lại bút toán đó bằng mực đỏ hoặc đặt nó trong ngoặc đơn. Điều này cho phép nhìn thấy ngay lập tức rằng bút toán đó đã bị điều chỉnh hoặc hủy bỏ. Thay vì xóa hoặc viết đè lên bút toán sai, người kế toán sẽ ghi lại bút toán đúng bằng cách sử dụng mực thông thường.

• Đối với các trường hợp sai sót liên quan đến quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, phương pháp này cho phép điều chỉnh các bút toán sai mà không làm thay đổi quan hệ giữa các tài khoản. Việc thực hiện các điều chỉnh này trong sổ kế toán sẽ giúp bảo đảm tính chính xác và độ nhất quán của các báo cáo tài chính.
• Nếu sai sót được phát hiện sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền, phương pháp này cho phép người kế toán sửa chữa sai sót trong sổ kế toán của năm phát hiện ra sai sót. Quy trình sửa chữa này tuân theo phương pháp phi hồi tố hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29, mang tên “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.
• Ngoài ra, phương pháp này cũng được áp dụng khi có sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Bằng cách ghi lại bút toán đúng và đính chính bút toán sai, người kế toán có thể tái lập tính chính xác và độ nhất quán của sổ kế toán.

Khi thực hiện các điều chỉnh này, người kế toán phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” để ghi nhận các thay đổi và xác nhận bởi kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán. Chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về các điều chỉnh và đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát trong quá trình sửa chữa sai sót.

Ví dụ 1: Có nghiệp vụ kinh tế phát sinh: “Xuất quỹ tiền mặt trả nợ cho người bán: 300.000.000đ” kế toán đã ghi sổ sai theo định khoản:

1. Nợ TK 331-PTCNB: 500.000.000đ

        Có TK 111 – TM: 500.000.000đ

Phát hiện sai khi đã cộng sổ kế toán.

Chữa sổ như sau:

Kế toán lập Chứng từ ghi sổ đính chính để ghi vào dòng tiếp theo của trang sổ đk số 2, sau đó cộng lại sổ kế toán

Ví dụ 2: Có nghiệp vụ kinh tế phát sinh: “Vay ngắn hạn ngân hàng trả nợ cho người bán: 100.000.000đ” kế toán đã ghi sổ sai theo định khoản:

1. Nợ TK 331-PTCNB: 100.000.000đ

Có TK 112-TGNH: 100.000.000đ

Phát hiện sai khi chưa cộng sổ kế toán

Chữa sổ như sau:

Kế toán lập Chứng từ ghi sổ đính chính để ghi vào dòng tiếp theo của trang sổ 2 bút toán sau:

SAPP Academy tự hào giới thiệu khóa học ACCA online – một chương trình đào tạo chuyên sâu về kế toán và tài chính quốc tế. Khóa học này nhằm bổ trợ kiến thức về phương pháp chữa sổ kế toán, giúp bạn trở thành một chuyên gia kế toán chất lượng và có khả năng áp dụng hiệu quả các phương pháp chữa sổ kế toán hiện đại.

Với khóa học ACCA online tại SAPP Academy, bạn sẽ được trải nghiệm một chương trình kết hợp giữa nền tảng lý thuyết vững chắc và ứng dụng thực tế. Chương trình đào tạo này được thiết kế bởi các chuyên gia hàng đầu trong ngành kế toán và tài chính, đảm bảo mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng để nắm vững phương pháp chữa sổ kế toán hiện đại.

Trên đây là ba phương pháp chữa sổ kế toán phổ biến nhất hiện nay mà các doanh nghiệp thường áp dụng để giải quyết các vấn đề liên quan đến sổ kế toán. Tuy mỗi phương pháp có ưu điểm và hạn chế riêng, nhưng chúng đều hướng tới mục tiêu chung là tăng cường tính chính xác và đáng tin cậy của sổ kế toán. Quan trọng nhất là doanh nghiệp phải lựa chọn phương pháp phù hợp với quy mô, ngành nghề và yêu cầu cụ thể của mình