# Mẹo Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Viết Sai Chi Tiết Theo Quy Định

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là một bước đi quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh và bảo vệ môi trường. Tuy nhiên, việc xử lý hóa đơn điện tử vẫn đòi hỏi sự chính xác và sự cẩn thận để tránh những sai sót không đáng có. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về một số mẹo quan trọng để xử lý hóa đơn điện tử viết sai một cách chính xác theo quy định.

1. Quy định về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Quy định về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Trong bối cảnh quản lý và thực hiện các giao dịch tài chính điện tử ngày càng phổ biến, việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai trở nên cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định thuế. Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã đề ra các quy định cụ thể về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai, với những điểm mới sau đây:

• Trường hợp sai sót: Khi một hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, hai phương án xử lý được đề xuất:

• Cấp lại mã: Người bán có thể yêu cầu cấp lại mã hóa đơn từ cơ quan thuế.
• Điều chỉnh/thay thế: Hóa đơn điện tử có sai sót cần được xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế.

• Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử viết sai: Người bán có quyền lựa chọn việc sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong Nghị định 123 để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử viết sai. Thông báo này phải được gửi đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
• Hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ: Nếu người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ và sau đó có phát sinh hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
• Xử lý hóa đơn điện tử viết sai liên tiếp: Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục viết sai, người bán sẽ tiếp tục áp dụng hình thức đã áp dụng trong lần xử lý sai sót trước đó.
• Xử lý hóa đơn điện tử không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn viết sai: Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn viết sai, người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
• Sửa lỗi về giá trị trên hóa đơn điện tử: Khi nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót, người bán phải điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) theo thực tế điều chỉnh. Đồng thời, cần khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến các hóa đơn điện tử đã điều chỉnh, thay thế, hoặc bị hủy.

2. Cách xử lý hóa đơn viết sai theo từng trường hợp

Cách xử lý hóa đơn viết sai theo từng trường hợp

Trường Hợp 1: Phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua

Trong tình huống này, người bán phát hiện rằng hóa đơn điện tử đã được cấp mã bởi cơ quan quản lý thuế (CQT), nhưng trước khi gửi cho người mua, hóa đơn này đã bị lập sai sót hoặc chứa thông tin không chính xác. Quy trình xử lý sai sót hóa đơn sẽ tuân theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Phương Án Xử Lý: Người bán cần thực hiện hủy bỏ hóa đơn sai sót đã lập và thay thế bằng việc phát hành một hóa đơn mới chính xác.

Quy Trình Xử Lý:

Bước 1: Thông Báo Về Hóa Đơn Sai Sót

• Người nộp thuế (NNT) hoặc doanh nghiệp/kế toán của họ lập thông báo về hóa đơn sai sót và gửi đến cơ quan quản lý thuế (CQT). Thông báo này cần tuân theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA, được ban hành kèm theo Nghị định 123).
• Thông báo này nêu rõ về việc hủy bỏ hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Cơ quan thuế (CQT) sau đó tiến hành hủy bỏ hóa đơn điện tử sai sót trong hệ thống của mình. Lưu ý, trong trường hợp hóa đơn sai sót này chưa được gửi cho khách hàng, không cần thông báo hủy bỏ cho khách hàng.

Lưu ý: Người nộp thuế không được tự ý sử dụng chức năng hủy hóa đơn sai sót trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT trước khi lập Mẫu 04/SS-HĐĐT. Nếu hóa đơn đã bị hủy trước khi lập mẫu thông báo, người nộp thuế cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT để được hỗ trợ xử lý.

Bước 2: Lập Hóa Đơn Mới và Gửi CQT

• Sau khi hóa đơn sai sót đã được hủy bỏ, người nộp thuế lập hóa đơn mới với thông tin chính xác.
• Hóa đơn mới này được ký số và gửi đến cơ quan quản lý thuế (CQT) để yêu cầu cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót.
• CQT tiếp nhận hóa đơn mới và thực hiện việc cấp mã hóa đơn mới. Hóa đơn mới này sẽ chứa thông tin chính xác và thay thế cho hóa đơn sai sót đã bị hủy bỏ.

Trường hợp 2: Giải quyết sai sót trên hóa đơn đã được tạo và đã được gửi cho người mua, tuy nhiên người mua hoặc người bán phát hiện sự cố liên quan đến thông tin tên hoặc địa chỉ của người mua. Trong trường hợp này, mã số thuế không bị sai và các chi tiết khác trên hóa đơn cũng không gặp vấn đề.

(Tham khảo theo Điểm a, Khoản 2, Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Giải pháp xử lý: Thông báo cho người mua và cơ quan thuế về sai sót trên hóa đơn, thay vì việc phải tạo một hóa đơn mới.

Quy trình xử lý chi tiết:

Bước 1: Người bán tiến hành thông báo cho người mua về sự cố xảy ra trên hóa đơn và cũng thông báo cho cơ quan thuế. Trong thông báo này, người bán sẽ không thực hiện việc tạo một hóa đơn mới.

Bước 2: Người bán liên hệ với cơ quan thuế để thông báo về tình trạng hóa đơn điện tử có sự cố. Thông tin này được gửi dưới dạng bản khai theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, thể hiện rõ thông tin về hóa đơn điện tử bị sai sót.

Lưu ý: Nếu hóa đơn điện tử không chứa mã số thuế của cơ quan thuế bị ảnh hưởng bởi sai sót nêu trên và chưa được gửi đến cơ quan thuế, thì việc thông báo về sai sót không cần thực hiện

Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…

Căn cứ vào Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán và người mua sẽ tự thỏa thuận để chọn một trong hai phương án giải quyết sau đây:

Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho Hóa đơn điện tử có sai sót.

Quy trình xử lý:

• Bên bán thực hiện việc lập hóa đơn điều chỉnh cho Hóa đơn điện tử gốc chứa sai sót và gửi nó đến bên mua.
• Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải bao gồm dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” để xác định mục đích điều chỉnh.
• Thông tin cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh:

• Điều chỉnh tăng: Ghi số tăng với dấu dương.
• Điều chỉnh giảm: Ghi số giảm với dấu âm, tương ứng với sự điều chỉnh thực tế.

• Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh mới và sau đó gửi cho người mua (trong trường hợp Hóa đơn điện tử gốc không có mã) hoặc gửi cho Cơ quan quản lý thuế cấp mã (đối với Hóa đơn điện tử gốc có mã) và sau đó gửi cho người mua.
• Lưu ý: Nếu người bán và người mua đã thỏa thuận việc lập văn bản thỏa thuận trước khi thực hiện việc điều chỉnh hóa đơn sai sót, thì cả hai bên sẽ nêu rõ thông tin sai sót trong văn bản thỏa thuận.

Phương án 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế Hóa đơn điện tử có sai sót.

Quy trình xử lý:

• Bên bán thực hiện việc lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho Hóa đơn điện tử gốc chứa sai sót và gửi nó đến bên mua.
• Trong trường hợp bên bán và bên mua đã thỏa thuận việc lập văn bản thỏa thuận trước khi thực hiện việc thay thế hóa đơn ban đầu chứa sai sót, cả hai bên cần ghi rõ thông tin sai sót trong văn bản thỏa thuận. Sau đó, người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn gốc.
• Hóa đơn điện tử mới thay thế phải bao gồm dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” để xác định mục đích thay thế.
• Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế và sau đó gửi cho người mua (trong trường hợp Hóa đơn điện tử gốc không có mã) hoặc gửi cho Cơ quan quản lý thuế cấp mã (đối với Hóa đơn điện tử gốc có mã) và sau đó gửi cho người mua.

Thông qua hai phương án trên, người bán và người mua có khả năng thỏa thuận và thực hiện việc xử lý sai sót đối với hóa đơn một cách linh hoạt và chính xác, tuân thủ các quy định của pháp luật.

Trường hợp 4: Xử lý hóa đơn điện tử khi hủy dịch vụ

Trong trường hợp người bán đã lập hóa đơn điện tử sau khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ theo quy định, nhưng sau đó xảy ra tình huống hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, các bước xử lý hóa đơn viết sai được thực hiện như sau:

• Hủy hóa đơn điện tử đã lập: Người bán cần thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử đã lập. Quy trình hủy này đòi hỏi sự can thiệp của hệ thống quản lý hóa đơn điện tử để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu. Hóa đơn điện tử sau khi bị hủy sẽ không còn giá trị pháp lý.
• Thông báo với Cơ quan thuế: Người bán cần phải thông báo với Cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử theo quy định. Thông báo này được thực hiện bằng cách gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT (Mẫu thông báo hủy hóa đơn điện tử) đến Cơ quan thuế, để đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy định về hủy hóa đơn.

Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử

Theo Khoản 6 Điều 12 của Thông tư 78, trong trường hợp doanh nghiệp đã chuyển từ việc sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, nhưng phát hiện rằng có sai sót trong hóa đơn giấy trước đó, quá trình xử lý sai sót được thực hiện theo các bước sau:

• Lập văn bản thỏa thuận về sai sót: Doanh nghiệp cần lập một văn bản thỏa thuận ghi rõ các thông tin về sai sót trong hóa đơn giấy. Việc này giúp tạo ra bằng chứng về việc phát hiện và thỏa thuận về sai sót.
• Hoàn thiện Mẫu 04/SS-HĐĐT và thông báo cho Cơ quan thuế: Người bán cần hoàn thiện Mẫu 04/SS-HĐĐT (Mẫu thông báo hóa đơn điện tử) và thông báo với Cơ quan thuế về việc phát hiện sai sót trong hóa đơn giấy trước đó. Thông báo này giúp Cơ quan thuế theo dõi và kiểm tra quá trình xử lý sai sót.
• Lập hóa đơn điện tử mới thay thế: Sau khi thỏa thuận và thông báo về sai sót, người bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn giấy đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế cần chứa thông tin chi tiết về việc thay thế, bao gồm cả thông tin của hóa đơn giấy gốc bị sai sót.

Lưu ý: Trong hóa đơn điện tử thay thế, cần có dòng chữ rõ ràng ghi: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” để làm rõ mục đích và thông tin về hóa đơn bị sai sót được thay thế.

Trường hợp 6: Phát hiện sai sót bởi cơ quan thuế và thông báo cho người bán

(Dựa trên quy định tại Khoản 3, Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Bước 1: Tiếp nhận thông báo rà soát từ cơ quan thuế

Trong tình huống cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của một tổ chức hoặc cá nhân bán hàng, cơ quan thuế sẽ thực hiện việc thông báo cho người bán thông qua Mẫu số 01/TB-RSĐT (được ban hành kèm theo Nghị định 123). Thông báo này sẽ được gửi qua email, để người bán có thể tiến hành kiểm tra và xác minh sai sót.

Lưu ý:

• Trong mẫu Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát, cơ quan thuế sẽ ghi rõ thời hạn mà đơn vị bán hàng phải thông báo kết quả rà soát lại cho cơ quan thuế. Trong trường hợp hết thời hạn mà người bán không thể trình bày kết quả rà soát cho cơ quan thuế, cơ quan này sẽ tiếp tục gửi thông báo yêu cầu rà soát lần thứ hai.
• Nếu sau hai lần thông báo nhưng bên người bán vẫn không có phản hồi kết quả, cơ quan thuế sẽ xem xét việc chuyển hướng sang việc kiểm tra về việc sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị người bán.

Bước 2: Tạo thông báo về hóa đơn điện tử chứa sai sót và gửi cho cơ quan thuế

Sau khi người bán đã kiểm tra và xác nhận sai sót trên hóa đơn điện tử, họ sẽ lập một thông báo chứa thông tin về sai sót đó. Thông báo này sẽ được gửi lại cho cơ quan thuế để báo cáo tình trạng sai sót và thể hiện sự tương tác giữa hai bên trong việc sửa chữa hóa đơn điện tử.

Bước 3: Thực hiện hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, đợi mã cấp từ cơ quan thuế và gửi cho người mua

Sau khi thông báo về sai sót được gửi đi và được xác nhận bởi cơ quan thuế, người bán sẽ tiến hành thực hiện việc hủy bỏ, thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót. Khi quá trình điều chỉnh hoàn tất, cơ quan thuế sẽ cấp mã cập nhật cho hóa đơn điện tử và người bán sẽ tiến hành gửi lại hóa đơn đã được điều chỉnh cho người mua.

Xem thêm: Khóa học ACCA Online cùng ACCA Member tốt nhất hiện nay

3. Các câu hỏi thường gặp khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Các câu hỏi thường gặp khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai

• Thời gian cơ quan thuế phản hồi kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo hóa đơn sai sót của bên bán gửi trong bao lâu?

Dựa theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế phải thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý hồ sơ trong vòng 1 ngày làm việc kể từ thời điểm tiếp nhận. Thông báo này phải tuân thủ mẫu số 01/TB-HĐSS và cung cấp thông tin chi tiết về người gửi hồ sơ, nội dung hồ sơ, thời gian tiếp nhận, và kết quả xử lý. Mục tiêu là đảm bảo tính chính xác và khẩn cấp trong quá trình thông báo với người gửi hồ sơ.

• Hoá đơn thay thế được kê khai tại kỳ phát hành hoá đơn thay thế hay là tại kỳ phát hành hoá đơn gốc?

Đối với các hóa đơn điện tử được tạo mới nhằm mục đích thay thế cho các hóa đơn có sai sót sẽ được kê khai tại kỳ lập hóa đơn.

Nguồn: Thư viện Pháp Luật

Việc xử lý hóa đơn điện tử một cách chính xác không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên, mà còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng những mẹo nhỏ tìm hiểu qua bài viết sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai và đảm bảo mọi giao dịch luôn được thực hiện một cách suôn sẻ và đúng quy định.