Dự toán ngân sách kế toán quản trị và phương pháp áp dụng

Trong bối cảnh kinh tế thị trường, vai trò của kế toán quản trị ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, từ việc xác định mục tiêu và lập kế hoạch đến việc phân tích thông tin và đưa ra quyết định.

Đặc biệt, việc dự toán ngân sách là một phần thiết yếu không thể thiếu vì mối quan hệ mật thiết đến lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp.

1. Khái niệm dự toán ngân sách ngân sách kế toán quản trị

Dự toán là quá trình tổ chức, tính toán và lập kế hoạch một cách chi tiết và toàn diện về việc sử dụng các nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng chúng để thực hiện các công việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.

Ngoài ra, dự toán còn có thể được hiểu như một bảng kế hoạch chi tiết, mô tả việc ước tính sử dụng các nguồn lực tài chính và các hoạt động kinh doanh trong tương lai. Quá trình dự toán không dựa hoàn toàn vào việc ghi chép các sự kiện thực tế đã xảy ra mà thay vào đó, nó thường dựa trên các dự báo và thông tin từ các bộ phận khác trong tổ chức.

Dự toán ngân sách đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý của doanh nghiệp với những ý nghĩa sau:

• Dự toán là nền tảng để doanh nghiệp triển khai và thực hiện các hoạt động. Nó cung cấp một kế hoạch cụ thể và giúp theo dõi, đánh giá chất lượng quản lý tại doanh nghiệp trong từng giai đoạn cụ thể.
• Dự toán ngân sách giúp doanh nghiệp tối ưu hóa sử dụng và quản lý tốt hơn các nguồn lực, hoạt động và bộ phận khác nhau để đảm bảo rằng mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện hiệu quả hơn.
• Dự toán là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đối phó với các rủi ro tiềm ẩn. Bằng cách lập kế hoạch ngân sách, ước tính các chi phí và thu nhập, doanh nghiệp có thể xác định và hạn chế các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động.
• Dự toán ngân sách cung cấp cơ sở để xây dựng và đánh giá trách nhiệm của các nhà quản trị. Nó giúp xác định ai chịu trách nhiệm cho việc đạt được các mục tiêu cụ thể và theo dõi kết quả của họ.

2. Lợi ích của hoạt động dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách là một công cụ cần thiết để quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của các tổ chức. Nó cung cấp thông tin toàn diện về kế hoạch kinh doanh một cách có hệ thống và giúp đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Hơn nữa, việc lập dự toán có những lợi ích quan trọng sau:

• Dự toán ngân sách giúp xác định rõ các mục tiêu cụ thể, tạo nền tảng cho việc đánh giá sau này về việc thực hiện các mục tiêu đó.
• Dự toán ngân sách giúp dự đoán và lường trước các khó khăn tiềm ẩn, cho phép tổ chức thực hiện các biện pháp xử lý kịp thời và hiệu quả.
• Dự toán hợp nhất các kế hoạch và mục tiêu của các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động của tổ chức liên quan mật thiết với mục tiêu chung của tổ chức.
• Dự toán cho phép tổ chức đánh giá hiệu quả của quản lý và thúc đẩy sự hiệu quả trong công việc.

3. Đặc điểm của hoạt động dự toán ngân sách

3.1. Dự toán ngân sách về nguồn tài chính của doanh nghiệp

Dự toán ngân sách cung cấp cái nhìn tổng quan về tài chính dự kiến cho một công ty hoặc dự án cụ thể. Tuy nhiên, nó chỉ là một bức tranh tổng quan và có thể cần cập nhật khi có thông tin chi tiết hơn. Thông tin này có thể được chia sẻ với công chúng liên quan đến các cơ quan và dự án được tài trợ bởi nguồn tài chính công cộng.

3.2. Dự toán nguồn vốn từ chính quyền địa phương hoặc cơ quan ban hành

Trong trường hợp dự toán về nguồn vốn dự kiến, thông thường được ban hành bởi chính quyền địa phương hoặc cơ quan ban hành. Tài liệu này bao gồm dự toán ngân sách về các nguồn tài chính như thuế, trợ cấp, tiền thu từ các cơ quan chính phủ, tiền phạt và lệ phí. Đây là thông tin quan trọng về ngân sách hoạt động và có thể giúp hiểu thêm về các ưu tiên tài trợ và các lựa chọn tài trợ khác nhau.

3.3. Dự toán chi tiết cho các công ty thầu dự án

Các công ty chuẩn bị thầu dự án thường phải lập dự toán chi tiết để thông báo cho khách hàng về tất cả các chi phí. Tuy nhiên, ước tính này chỉ có giá trị trong một thời gian hạn chế và có thể cần phải điều chỉnh nếu khách hàng chờ đợi quá lâu. Dự toán ngân sách thường bao gồm cả mục vượt dự toán để xử lý các tình huống không mong muốn phát sinh thêm.

Khi xem xét dự toán ngân sách điều quan trọng nhất là có thể đọc và hiểu từng mục chi tiết. Nếu có định nghĩa mơ hồ hoặc thông tin không minh bạch, người lập dự toán cần cung cấp thông tin bổ sung. Dự toán ngân sách cũng có thể chứa các lựa chọn thay thế để giúp khách hàng hiểu rõ hơn, có nhiều lựa chọn khác nhau có thể ảnh hưởng đến tổng chi phí của dự án.

Xem thêm: Phương Pháp Quản Trị Dòng Tiền Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

4. Các mức độ chính xác của dự toán ngân sách kế toán quản trị

Tùy vào giai đoạn của quá trình lập kế hoạch và đánh giá của mỗi dự án, mà doanh nghiệp hoặc nhà đầu tư sẽ yêu cầu mức chính xác khác nhau cho các bản dự toán. Có ba loại mức độ chính xác thường được đề cập đến bao gồm: Dự toán sơ bộ, dự toán theo quy mô và dự toán chi tiết.

4.1. Dự toán sơ bộ

Đây là dự toán có mức độ chính xác thấp nhất, thường được thực hiện bởi những người đã có kinh nghiệm. Trong thực tế, chúng ta có thể dễ dàng nhận được câu trả lời của các chuyên gia khi đặt câu hỏi về việc ước tính sơ bộ cho một dự án. Việc ước tính này sẽ chịu ảnh hưởng rất nhiều bởi kiến thức và kinh nghiệm của người đưa ra dự toán.

Chính vì mức độ chính xác rất thấp, dự toán sơ bộ chỉ đóng vai trò là cột mốc giúp người triển khai dự toán quyết định có nên tiếp tục triển khai những dự toán chính xác hơn hay không.

4.2. Dự toán theo quy mô

Loại dự toán này được triển khai dựa trên việc so sánh ngoại suy từ các dự án khác trong quá khứ. Điểm khác biệt giữa dự toán theo quy mô và dự toán sơ bộ nằm ở việc dự toán theo quy mô chỉ ra những đặc điểm chênh lệch giữa dự án cần lập dự toán và các dự án dùng để so sánh.

Ví dụ như, vị trí của dự án mới nằm ở nơi khó tiếp cận hơn so với dự án cũ, người lập dự toán theo quy mô có thể cộng thêm từ 10 – 20% chi phí.

Dự toán sơ bộ và dự toán theo quy mô sẽ được thực hiện trong các nghiên cứu tiền khả thi. Khi dự toán theo quy mô được phê chuẩn có thể kéo theo các hoạt động của dự án chính thức được triển khai như các tài khoản chi phí được thành lập, việc hoạch định dự án bắt đầu.

4.3. Dự toán chi tiết

Đúng như tên gọi của mình, dự toán chi tiết sẽ bao gồm tất cả thông tin về dự báo ngân sách, dòng tiền của dự án, các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp,… Dự toán này sẽ được sử dụng trong quá trình quản lý và đánh giá sự thành công của một dự án.

Dự toán chi tiết đòi hỏi người lập phải có sự am hiểu cặn kẽ về dự án triển khai cũng như các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Loại dự toán này sẽ yêu cầu một khoảng thời gian dài để tiến hành do phải bóc tách chi tiết các hạng mục của dự án.

5. Phân loại dự toán ngân sách

Tùy vào điều kiện phân chia, có thể phân loại dự toán ngân sách trong kế toán quản trị theo các yếu tố như: thời gian dự toán, mối quan hệ với mức độ hoạt động, nội dung kinh tế hoặc các chức năng.

Căn cứ vào thời gian dự toán có thể phân chia thành:

• Dự toán ngân sách dài hạn: Loại dự toán này bao gồm các thông tin liên quan đến các nguồn lực dài hạn như các loại tài sản cố định được sử dụng cho hoạt động kinh doanh trong nhiều năm, các hoạt động mua sắm, đầu tư lâu dài.
• Dự toán ngân sách ngắn hạn: Đây là loại dự toán thường được lập cho các kế hoạch có độ dài trung bình là một năm và được chia ra thành các thời kỳ theo quý, theo tháng.

Căn cứ vào mối quan hệ với mức độ hoạt động:

• Dự toán ngân sách cố định: Loại dự toán này không được sửa đổi trong quá trình áp dụng và đối chiếu đánh giá kết quả hoạt động thực tế. Dự toán này phù hợp để lập kế hoạch, nhưng không phù hợp để đánh giá việc kiểm soát chi phí. Nếu mức độ hoạt động thực tế khác với kế hoạch đã đề ra, việc so sánh giữa ngân sách cố định và kết quả thực tế sẽ không đem lại nhiều giá trị cho người quản lý.
• Dự toán ngân sách linh hoạt: Dự toán linh hoạt là loại dự toán ngân sách được lập theo nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Loại dự toán này là cố định nhưng sẽ có sự điều chỉnh theo mức độ hoạt động thực tế.

Ngoài ra, việc phân chia dự toán theo nội dung kinh tế (tiêu thụ, sản xuất, nguyên vật liệu trực tiếp, giá vốn hàng bán,…) hoặc các chức năng (chi phí nghiên cứu và phát triển, nhân lực, chi phí sản xuất, chi phí marketing,…) cũng là các loại dự toán ngân sách phổ biến.

6. Các phương pháp dự toán ngân sách kế toán quản trị cho doanh nghiệp

6.1. Lập dự toán từ trên xuống

Lập dự toán từ trên xuống là việc các nhà quản trị sẽ ước tính và thiết lập chi phí cho toàn bộ dự án và phân chia theo tỷ lệ cho các phần công việc khác nhau hoặc các bộ phận. Các nhà quản lý cấp thấp hơn sẽ nhận dự toán này và có trách nhiệm chuẩn bị ngân sách cấp phòng dựa trên ngân sách tổng thể. Tiến trình này sẽ được tiếp tục cho đến cấp quản lý thấp nhất.

6.2. Lập dự toán từ dưới lên trên

Ngược lại với việc lập ngân sách từ trên xuống, lập dự toán từ dưới lên là khi ngân sách được chuẩn bị từ cấp quản lý thấp nhất. Quản lý cấp cao hơn sau đó sẽ tổng hợp ngân sách của từng phòng ban, bộ phận để trình lên quản lý cấp cao xem xét và hoàn thiện ngân sách cho cả doanh nghiệp.

6.3. Dự toán thỏa thuận hay dự toán phối hợp

Phương pháp dự toán ngân sách kế toán quản trị này là sự kết hợp của hai phương pháp bên trên. Các dự toán sẽ được đưa ra dựa trên sự thương lượng, bàn bạc nhiều lần giữa các nhà quản trị cấp cao và cấp dưới. Trên thực tế, quy trình lập dự toán theo phương án này có thể diễn ra theo ba giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Lãnh đạo và trưởng bộ phận đặt ra mục tiêu và thiết kế các quy trình thực hiện công việc hiệu quả
• Giai đoạn 2: Lãnh đạo xác định những yêu cầu và mục tiêu nguồn lực nào sẽ được đáp ứng
• Giai đoạn 3: Làm việc với bộ phận tài chính để tạo ngân sách phù hợp cho mọi người

Thông thường, dự toán của cấp trên sẽ thường ít hơn dự toán của cấp dưới. Điều này xuất phát từ ba nguyên nhân chính.

• Thứ nhất, khi một cá nhân càng thăng tiến lên cao, công việc cũ có vẻ càng dễ dàng và cần ít nguồn lực hơn đối với họ.
• Thứ hai, người lãnh đạo cấp cao có xu hướng ước tính chi phí thấp đi nhằm làm cho dự án trở nên hấp dẫn hơn về mặt lợi nhuận đối với các nhà quản trị cấp cao hơn.
• Thứ ba, cấp dưới có xu hướng tự phòng vệ bằng cách nâng cao chi phí dự kiến bằng cách cộng thêm một mức trừ hao.

6.4. Dự toán theo thời kỳ

Phương pháp dự toán này được xây dựng dựa trên lập luận: “Tại thời điểm bắt đầu dự án, lập dự toán cho toàn bộ chu kỳ của dự án là phi thực tế và mức độ chính xác không cao”. Chính vì vậy, theo phương pháp này, người lập dự toán sẽ thực hiện theo từng giai đoạn.

Tại thời điểm bắt đầu dự án, người ta chỉ dự toán sơ bộ cho toàn bộ dự án và lập kế hoạch chi tiết cho giai đoạn đầu tiên. Kết thúc giai đoạn này, người lập dự toán sẽ tiếp tục lập dự toán sơ bộ cho toàn bộ thời gian còn lại và lập dự toán chi tiết cho giai đoạn kế tiếp trên cơ sở thông tin thu thập trong giai đoạn đã diễn ra. Quá trình này sẽ tiếp tục diễn ra cho đến khi hết dự án.

Phương pháp này thường phổ biến với các dự án xây dựng.

Ngoài ra, SAPP Academy xin được gửi tặng bạn đọc bộ Template Excel Ngân sách do SAPP Academy tổng hợp tại đường link sau: https://hubs.ly/Q02XRNLc0

7. Một số lưu ý khi lập dự toán ngân sách kế toán quản trị

• Quá trình lập dự toán cần có sự tham gia của nhiều người, đặc biệt là những người có kinh nghiệm trong việc thực thi. Đối với các dự án càng lớn, người lập dự toán chắc chắn sẽ cần sự giúp đỡ từ các bộ phận chức năng.
• Có thể để một mức từ 5% – 10% trong tổng chi phí dự toán nhằm mục đích dự phòng rủi ro. Lưu ý đây chỉ là mức ước tính mang tính kinh nghiệm, không có lý thuyết rõ ràng.
• Các ước tính chi phí nguồn lực phải đi đôi với thời điểm sử dụng chúng.
• Mỗi yếu tố công việc, cần phải được tính toán toàn bộ chi phí bao gồm chi phí trực tiếp (nguyên vật liệu, chi phí nhân công, máy móc,…), chi phí chung (chi phí sử dụng các thiết bị văn phòng) và chi phí quản lý.

8. Những nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch so với dự toán

8.1. Hiện tượng đường cong kinh nghiệm

Hiện tượng này chỉ ra rằng con người luôn luôn cải thiện hiệu suất công việc đối với các công việc lặp lại. Mỗi khi tổng năng lực sản xuất tăng gấp đôi, thời gian sản xuất trung bình từng sản phẩm sẽ giảm theo tỷ lệ. Vì vậy, nếu chỉ tính chi phí dựa trên số giờ lao động trung bình để tạo ra 1 sản phẩm thông thường, mức dự toán sẽ có sự chênh lệch so với thực tế.

8.2. Mục tiêu không khả thi

Nhiều dự án không đáp ứng được các mục tiêu về thời gian, chi phí là do việc xác lập các mục tiêu ban đầu không khả thi. Nguyên nhân của việc này có thể xuất phát từ sự lạc quan trong quy trình dự toán hoặc thiếu kiến thức thực tế về thời gian,…

8.3. Không dự tính được sự thay đổi giá của đầu vào

Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến và có thể được giải quyết bởi các giải pháp sau:

• Cộng thêm vào tất cả các khoản mục chi phí theo tỷ lệ phần trăm cố định.
• Xác định các đầu vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí từ đó dự đoán xu hướng và tỷ lệ thay đổi giá của từng đầu vào đó.
• Áp dụng các tỷ lệ lạm phát/giảm phát khác nhau cho các đầu vào khác nhau.
• Một số yếu tố khác cần được đưa vào dự toán như mức độ hao phí, hư hỏng cho phép. Đặc biệt, đối với lĩnh vực nhân sự, chi phí thay đổi nhân sự có thể tác động tiêu cực đến cả hiệu suất (do người mới ít kinh nghiệm hơn) và tài chính (do mức lương khởi điểm của các chuyên gia thường tăng nhanh hơn so với tỷ lệ tăng lương trung bình hằng năm).

8.4. Nguyên nhân khác

Các yếu tố rủi ro vĩ mô cũng có thể tác động làm vượt mức dự toán trong quá trình lập dự toán kế toán quản trị. Các yếu tố này bao gồm các vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội, sự ra đời của các sản phẩm mới, thay đổi trong các điều luật.,…

Một nguyên nhân khác liên quan đến giả thiết cho rằng người lao động và thời gian có thể bù trừ cho nhau. Ví dụ khi một dự án chậm lại, phản ứng thông thường là tăng thêm lao động. Tuy nhiên, việc này chỉ đúng khi một công việc có thể phân chia nhỏ và không cần sự trao đổi giữa người lao động. Đây là giả định ít khi xảy ra trong thực tế vì càng có nhiều lao động thì càng cần nhiều nỗ lực trong việc đào tạo và kết nối giữa các nhân sự.

Kết luận

Sự phức tạp trong công tác dự toán ngân sách kế toán quản trị đòi hỏi người lập dự toán phải có kiến thức sâu rộng cũng như những kinh nghiệm cần thiết để dự đoán các vấn đề có thể xảy ra.

Chính vì vậy, việc theo đuổi một khóa học giúp bạn có cái nhìn tổng quát về dự toán ngân sách và quản trị tài chính trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Đây là một trong những nội dung sẽ được hướng dẫn chi tiết trong môn 1B – Lập kế hoạch, ngân sách và dự báo thuộc chương trình CMA Hoa Kỳ.

Trong môn học này, học viên sẽ được tìm hiểu quy trình lập ngân sách, xác định khung thời gian thích hợp cho các loại ngân sách và cách phân bổ hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp,… Nhân sự muốn tìm hiểu thêm về khóa học CMA Hoa Kỳ có thể xem tại: https://hubs.ly/Q02zp9my0 

Trong kinh doanh, việc lập dự toán ngân sách là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả. Việc xác định các nguồn thu, chi phí và lập kế hoạch tài chính không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển trong tương lai.

Hãy tiếp tục theo dõi các bài viết mới nhất từ SAPP Academy để cập nhật liên tục những tin tức thú vị và kiến thức hữu ích.