Kiểm soát nội bộ – Công cụ giám sát khách quan cho mọi doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ là phương pháp giúp quản trị viên giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, liệu bạn đã hiểu đúng và đủ về bộ phận kiểm soát nội bộ? Hãy cùng SAPP tìm hiểu chi tiết.

1. Kiểm soát nội bộ là gì?

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là việc tạo ra và thực hiện các cơ chế hoạt động tài chính trong công ty bằng cách áp dụng các thủ tục, quy chế, quy định đã được thiết lập để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Hệ thống KSNB này sẽ giám sát tất cả các khía cạnh từ nhân viên đến phòng ban và hệ thống của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu rủi ro và hạn chế việc thất thoát tài sản công ty.

2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở Việt Nam, thực trạng phổ biến trong các doanh nghiệp là phương pháp quản lý chưa được rõ ràng và chặt chẽ. Các công ty nhỏ thường được quản lý theo kiểu gia đình, trong khi đó các doanh nghiệp lớn lại phân quyền cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm soát đầy đủ. Tất cả các mô hình này đều thiếu quy chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận và chỉ dựa trên sự tin tưởng cá nhân, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát rủi ro và gian lận trong nội bộ.

Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết để doanh nghiệp có thể giám sát hoạt động một cách khách quan thay vì quản lý dựa trên lòng tin. Chủ doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra thông qua các quy định rõ ràng, cụ thể nhằm giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh; bảo vệ tài sản; đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính; tuân thủ các quy định của công ty và luật pháp; sử dụng tối ưu nguồn lực để đạt được các mục tiêu; bảo vệ quyền lợi của các nhà đầu tư, cổ đông và tạo lòng tin cho họ.

3. Vai trò đối với hệ thống kiểm soát nội bộ

• Đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo rằng các quy định, chính sách, quy trình của tổ chức đang được tuân thủ đầy đủ và thực hiện một cách hiệu quả;
• Phát hiện lỗi và sửa chữa: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp phát hiện lỗi và sửa chữa chúng trước khi chúng gây hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức;
• Bảo vệ tài sản và thông tin của tổ chức: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp bảo vệ tài sản và thông tin của tổ chức khỏi các hoạt động bất hợp pháp hoặc lạm dụng bên trong;
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức bằng cách tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và tăng cường năng suất;
• Tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp tăng cường sự minh bạc, trách nhiệm của các nhân viên trong tổ chức, giúp đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong các hoạt động kinh doanh của tổ chức.

4. Những bộ phận quan trọng cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ

4.1. Môi trường kiểm soát

Để tạo môi trường kiểm soát tốt, cần có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty bao gồm: sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp của người quản lý, tổ chức thể chế hợp lý với nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, cùng với việc ban hành các quy tắc, quy định và quy trình kinh doanh bằng văn bản.

Nếu mọi thành viên trong công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, môi trường kiểm soát sẽ được tạo ra. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ tạo điều kiện cho hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả.

4.2. Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro được xem là chất lượng khi các nhà lãnh đạo tập trung và khuyến khích nhân viên xác định, đánh giá và định lượng tác động của các rủi ro hiện tại và tiềm ẩn. Doanh nghiệp có kế hoạch và các biện pháp cụ thể để giảm thiểu rủi ro thiệt hại trong một phạm vi chấp nhận được.

Ngoài ra, doanh nghiệp đã đưa ra các mục tiêu tổng thể và chi tiết để cung cấp cho nhân viên một cơ sở tham chiếu trong quá trình triển khai công việc và nhận thức được tác động của rủi ro.

4.3. Hoạt động kiểm soát

Nếu các yếu tố sau được đáp ứng, hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp sẽ được đánh giá là chất lượng tốt:

• Xác định các chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu hoạt động cơ bản làm chỉ tiêu quản lý để lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động sản xuất để điều chỉnh theo mục tiêu;
• Tổng hợp và công bố kết quả sản xuất, so sánh với các chỉ tiêu và định mức đã đặt ra, và điều chỉnh, bổ sung kịp thời;
• Ba lĩnh vực quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ bao gồm việc cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính với sự phân biệt rõ ràng giữa kế toán và thư ký;
• Ban hành các văn bản quy định người có thẩm quyền và / hoặc thẩm quyền phê duyệt tất cả hoặc một số loại vấn đề tài chính;
• Lưu giữ bằng chứng dưới dạng tài liệu để phân biệt rõ ràng mọi lúc giữa phần công việc đã thực hiện và phần giám sát, bao gồm việc xác định các cá nhân chịu trách nhiệm về sai sót.

4.4. Thông tin và truyền thông

Hệ thống kiểm soát nội bộ thông tin và truyền thông là một phần quan trọng của quản lý doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và hiệu quả của thông tin và truyền thông trong tổ chức. Bộ phận quan trọng cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ thông tin và truyền thông bao gồm:

• Chính sách và quy trình: Các chính sách và quy trình phải được xác định rõ ràng và thực hiện đầy đủ để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và hiệu quả của thông tin và truyền thông trong tổ chức. Các chính sách và quy trình này bao gồm các quy định về việc thu thập, lưu trữ, sử dụng và chia sẻ thông tin, cũng như việc đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin;
• Người quản lý: Người quản lý phải có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn về thông tin và truyền thông để đảm bảo việc quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thông tin và truyền thông được hiệu quả và bảo mật;
• Hệ thống công nghệ thông tin: Hệ thống công nghệ thông tin bao gồm các phần mềm, phần cứng và các hệ thống mạng để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin và truyền thông trong tổ chức. Các hệ thống này bao gồm các công nghệ bảo mật như phần mềm diệt virus, tường lửa, mã hóa và chứng thực;
• Nhân viên: Nhân viên trong tổ chức phải được đào tạo về quy trình kiểm soát nội bộ thông tin và truyền thông và phải tuân thủ các chính sách và quy trình được đề ra;
• Kiểm tra và đánh giá: Hệ thống kiểm soát nội bộ thông tin và truyền thông phải được kiểm tra và đánh giá thường xuyên để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và hiệu quả của thông tin và truyền thông trong tổ chức. Các kiểm tra này bao gồm kiểm tra hệ thống, kiểm tra quy trình và kiểm tra nhân viên.

4.5. Giám sát

Bộ phận giám sát là một phần quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhiệm vụ chính của bộ phận này là theo dõi và đánh giá hiệu quả của các quy trình và chính sách nội bộ của tổ chức, đảm bảo rằng các quy trình này được tuân thủ và áp dụng đúng cách.

Các hoạt động của bộ phận giám sát bao gồm việc đánh giá rủi ro và giám sát các hoạt động của các bộ phận khác của tổ chức. Bộ phận này cũng đảm nhiệm việc tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý và các bộ phận khác trong tổ chức để cung cấp thông tin về các rủi ro tiềm ẩn và các điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Bên cạnh đó, bộ phận giám sát còn đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp khuyến nghị và đề xuất về cách cải thiện quy trình và chính sách nội bộ để đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả khi:

• Có một hệ thống báo cáo để phát hiện sai lệch so với các mục tiêu và kế hoạch đã đặt ra, nếu phát hiện sai lệch, doanh nghiệp phải thực hiện các hành động sửa chữa thích hợp;
• Việc đánh giá nội bộ được thực hiện bởi nhân viên có trình độ phù hợp và có thẩm quyền báo cáo trực tiếp cho các quản lý cấp cao hơn, nếu có khiếm khuyết trong hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên nội bộ hoặc bên ngoài sẽ xác định và báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc cấp trên để khắc phục kịp thời;
• Công ty yêu cầu các cấp quản lý trung ương báo cáo cho ban lãnh đạo bất kỳ hành vi gian lận, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy hoặc quy chế của công ty và các quy định pháp luật hiện hành có thể làm giảm uy tín của công ty, gây tổn thất kinh tế.

Nếu Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có đủ năm thành phần và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.

5. Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong khía cạnh định nghĩa kiểm soát nội bộ theo COSO (2013), kiểm soát nội bộ chỉ mang đến một mức độ đảm bảo tương đối. Dù đã trải qua hơn 100 năm phát triển và nỗ lực nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, hiện vẫn chưa tồn tại một nghiên cứu nào có thể đảm bảo hiệu quả tuyệt đối. Nguyên nhân chính là do hệ thống kiểm soát nội bộ luôn phụ thuộc vào yếu tố con người.

Có nhiều yếu tố có thể gây ra những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm:

• Những hạn chế cá nhân: Nhân viên có thể mắc phải những hạn chế cá nhân như sự cố ý, sự chủ quan, thiếu kiến thức hoặc hiểu biết. Điều này có thể dẫn đến việc bỏ sót hoặc không thực hiện đúng các quy trình kiểm soát.
• Sự thông đồng: Sự thông đồng giữa các nhân viên hoặc thậm chí của lãnh đạo có thể dẫn đến việc tạo ra các hoạt động để đánh lừa hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi có sự đồng lòng trong việc vi phạm quy tắc và quy trình, hệ thống kiểm soát trở nên không hiệu quả.
• Hiệu suất chi phí: Quyết định về sử dụng nguồn lực và chi phí luôn là một yếu tố quan trọng. Nếu chi phí để thực hiện kiểm soát vượt quá lợi ích mà kiểm soát có thể mang lại, nhà quản lý có thể không đầu tư đúng mức vào các biện pháp kiểm soát.
• Lạm quyền của nhà quản lý: Sự lạm quyền của nhà quản lý có thể khiến cho các chính sách và quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ không tác động đến họ, mà chỉ ảnh hưởng đến các nhân viên cấp dưới.

6. Làm thế nào để hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả

Trong thực tế, không tồn tại một công thức chung hoàn hảo để giải quyết và hạn chế tất cả những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ của một công ty. Mặc dù có những quy tắc và biện pháp kiểm soát tiêu chuẩn, nhưng sự thành công của hệ thống kiểm soát nói chung phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố con người đóng một vai trò quan trọng.

Với những thách thức này, việc đảm bảo tính hiệu quả tuyệt đối trong hệ thống kiểm soát nội bộ là một nhiệm vụ khó khăn, và yếu tố con người luôn đóng một vai trò quan trọng. Để đạt được tính hiệu quả tốt nhất, cần thiết phải có sự hợp tác và tuân thủ từ tất cả các thành viên trong tổ chức, cùng với việc xây dựng và duy trì các quy tắc và quy trình kiểm soát cẩn thận.

Ngoài ra, có một số biện pháp cụ thể có thể được áp dụng để tăng cường kiểm soát và giảm thiểu rủi ro, cụ thể như sau:

• Thứ nhất, tách biệt trách nhiệm: Tránh cho một người đồng thời là người duyệt chi và người ghi sổ sách. Thay vào đó, thiết lập quy trình quản lý chặt chẽ và đảm bảo rằng mọi khoản chi đều phải đi qua quá trình xác minh và duyệt;
• Thứ hai, trả lương cao và kênh thông tin riêng: Trả lương cao cho những người làm việc tại các bộ phận quan trọng như kiểm tra nguyên vật liệu và đặt ra điều khoản rằng việc gian lận sẽ dẫn đến sa thải ngay lập tức. Điều này tạo động lực mạnh mẽ cho họ để không dấn thân vào hành vi gian lận. Cần thiết cũng phải có kênh thông tin riêng để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu;
• Thứ ba, quy trình kiểm soát đa chiều: Xác định quy trình kiểm soát chi tiết và kiểm tra chéo giữa các phòng ban giúp đảm bảo tất cả các hoạt động liên quan đến bán hàng, kế toán và thủ kho tuân thủ một quy trình chặt chẽ, giúp kiểm soát được quá trình từ việc đặt hàng đến giao hàng và ghi vào sổ sách;
• Thứ tư, ban kiểm soát nội bộ: Một số công ty thiết lập phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát để giám sát hoạt động của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng và các thủ tục đúng quy trình và kiểm tra quỹ giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ trong toàn bộ tổ chức.

Tóm lại, việc quản lý và tối ưu hóa hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình phức tạp và không thể chỉ dựa vào một giải pháp duy nhất. Để đảm bảo hiệu quả tối đa, cần phải kết hợp nhiều biện pháp khác nhau và luôn duy trì một quá trình cải tiến liên tục để thích nghi với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Điều quan trọng là tổ chức phải hiểu rõ rằng kiểm soát nội bộ không phải là một nhiệm vụ dễ dàng hoàn hảo và một khi đã thiết lập, nó không thể hoạt động tự động mà luôn cần sự quan tâm và theo dõi từ các bên liên quan.

Một số phương pháp tiếp cận để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ bao gồm:

• Thứ nhất, tổ chức cần duy trì sự linh hoạt để thích nghi với thay đổi trong môi trường kinh doanh. Các quy trình kiểm soát cần được đánh giá và cập nhật định kỳ để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với tình hình hiện tại;
• Thứ hai, đảm bảo nhân viên hiểu rõ vai trò của họ trong quá trình kiểm soát nội bộ và được đào tạo để thực hiện các quy trình kiểm soát một cách chính xác;
• Thứ ba, thực hiện kiểm tra đột xuất và kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các quy trình kiểm soát đang hoạt động một cách hiệu quả.
• Thứ tư, tạo ra một môi trường nơi mà sự tuân thủ và tính minh bạch được đánh giá cao.
• Thứ năm, ngoài việc thực hiện kiểm tra nội bộ, tổ chức cũng nên xem xét việc sử dụng sự đánh giá bên ngoài từ bên thứ ba để đảm bảo tính minh bạch và đúng quy trình trong hoạt động;
• Thứ sáu, tạo ra hệ thống báo cáo và thông tin uy tín để theo dõi hiệu suất kiểm soát nội bộ, giúp tổ chức nắm bắt được vấn đề và khắc phục chúng kịp thời.

7. Lợi ích của chứng chỉ CMA với kiểm soát nội bộ

Chương trình CMA đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để hiện thực hóa và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả trong môi trường doanh nghiệp. Khóa học giúp học viên hiểu rõ về tài chính, kiểm toán, quản lý rủi ro và quản lý chi phí, cung cấp cơ hội để phát triển và cải thiện các biện pháp kiểm soát. Ngoài ra, khóa học CMA Hoa Kỳ còn giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ trong mọi khía cạnh của hoạt động doanh nghiệp.

• Nâng cao năng lực chuyên môn: Chương trình đào tạo CMA cung cấp kiến thức về kiểm soát nội bộ, giúp người học nắm được các phương pháp kiểm soát nội bộ hiệu quả để phát hiện và ngăn chặn những hành vi gian lận, tham nhũng, lạm dụng quyền lợi, gây thiệt hại cho công ty;
• Tăng cơ hội việc làm: Chứng chỉ CMA được công nhận và tôn trọng bởi các doanh nghiệp trên toàn thế giới, giúp người có chứng chỉ này dễ dàng tìm kiếm việc làm trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ;
• Nâng cao khả năng đưa ra đề xuất và phản hồi: Chứng chỉ CMA giúp người học có thể đưa ra các đề xuất kiểm soát nội bộ hợp lý và hiệu quả, đồng thời phản hồi nhanh chóng và chính xác khi xảy ra các vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ;
• Nâng cao uy tín cá nhân: Chứng chỉ CMA là một chứng chỉ quan trọng và uy tín trong lĩnh vực quản trị tài chính và kế toán quản trị, giúp người học nâng cao uy tín cá nhân và tạo niềm tin cho đối tác và khách hàng;
• Nâng cao hiệu suất hoạt động của công ty: Kiểm soát nội bộ là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động của công ty được thực hiện trong một môi trường chuyên nghiệp và minh bạch. Những người có chứng chỉ CMA có thể giúp công ty nâng cao hiệu suất hoạt động thông qua việc đề xuất và thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ hiệu quả.

Tạm kết

Tổng kết lại, kiểm soát nội bộ là một hệ thống quan trọng để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật. Việc thực hiện kiểm soát nội bộ đúng cách sẽ giúp tăng cường uy tín của doanh nghiệp và đem lại lợi ích cho các bên liên quan.