Bí kíp lập kế hoạch ngân sách một cách chính xác nhất
Kế hoạch ngân sách là một công cụ quản trị quan trọng, giúp ước tính doanh thu, chi phí và định rõ nguồn lực của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian. Xây dựng kế hoạch ngân sách giúp chuyển đổi kế hoạch, mục tiêu và chiến lược kinh doanh thành mục tiêu tài chính, xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được kế hoạch và mục tiêu kinh doanh. Cùng SAPP tìm hiểu chi tiết về lập kế hoạch ngân sách sao cho bài bản, chính xác.
1. Kế hoạch ngân sách là gì? Phân loại, mục đích
Kế hoạch ngân sách là một tài liệu chi tiết, mô tả cách huy động và sử dụng các nguồn lực (bao gồm tài chính và phi tài chính) nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp thông qua các hoạt động.
Theo phân loại thông thường doanh nghiệp có ba loại ngân sách như sau:
- Kế hoạch ngân sách hoạt động dự báo về doanh thu dự kiến, chi phí dự kiến và lợi nhuận dự kiến thể hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến theo nguyên tắc ghi nhận kế toán dồn tích;
- Kế hoạch ngân sách dòng tiền là kế hoạch dự báo dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp thể hiện trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến. Từ đó, tối ưu hóa việc quản lý các nguồn vốn cho hoạt động;
- Kế hoạch ngân sách tài chính: Đây là một kế hoạch dự báo các nguồn lực tài sản và nguồn vốn mà doanh nghiệp huy động và sử dụng để đạt được mục tiêu kinh doanh. Nó cũng bao gồm các khoản thu chi thể hiện số tiền thực tế thu và chi cho hoạt động theo các điều khoản hợp đồng, cam kết và kế hoạch chi tiêu đã được phê duyệt, cùng với dòng tiền ra vào của doanh nghiệp. Kết quả của kế hoạch ngân sách tài chính là một kế hoạch ngân sách tổng thể, bao gồm quản lý dòng tiền, quản lý nguồn lực, tài sản và nguồn vốn huy động trong tất cả các lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
Mục đích của việc lập kế hoạch ngân sách nhằm:
- Đưa ra kế hoạch hành động để đạt được các mục tiêu cụ thể.
- Đóng vai trò là một chỉ số để đánh giá hiệu quả công việc.
- Phản ánh quá trình và tiến trình hoạt động của đơn vị hoặc doanh nghiệp trong một khoảng thời gian được xác định trước.
- Là một công cụ để đối phó với các tình huống không lợi có thể được dự đoán trước.
2. Lợi ích của việc lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp
Việc lập kế hoạch ngân sách mang lại ba lợi ích sau đây:
- Kế hoạch ngân sách giúp diễn giải các thay đổi cần thiết trong hệ thống hoạt động hiện tại để đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp. Nó được sử dụng để so sánh và đánh giá với kết quả thực tế để xác định hiệu quả kinh doanh;
- Kế hoạch ngân sách cụ thể hóa mặt tài chính của mục tiêu chiến lược và kế hoạch kinh doanh;
- Nó giúp ban lãnh đạo dự đoán các tình huống trong tương lai, từ đó tăng tính chủ động trong quản lý và điều hành. Kế hoạch ngân sách hỗ trợ việc điều chỉnh mục tiêu chiến lược và kế hoạch kinh doanh một cách kịp thời.
Xem thêm: Vai trò nguồn tài chính của doanh nghiệp
3. Nguyên tắc lập kế hoạch ngân sách
Việc lập kế hoạch ngân sách phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
- Lập kế hoạch ngân sách cần dựa trên mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp;
- Các khoản mục ngân sách, chi phí phải có căn cứ và được giải trình, phân tích, minh chứng cụ thể, rõ ràng để có thể theo dõi;
- Thời gian sử dụng ngân sách phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp;
- Lập ngân sách riêng cho từng bộ phận/đơn vị để đảm bảo tính thực tế. Ngân sách tổng thể của doanh nghiệp là tổng hợp các ngân sách riêng;
- Cần minh bạch thông tin khi phê duyệt và điều chỉnh ngân sách và cung cấp dữ liệu cho đối tượng có thẩm quyền. Thông thường, việc phê duyệt ngân sách diễn ra trong cuộc họp ban Giám đốc với sự tham gia của lãnh đạo các đơn vị để đảm bảo tính bảo mật.
4. Hướng dẫn lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp
4.1. Dữ liệu đầu vào cần thiết
- Mục tiêu chiến lược;
- Kế hoạch kinh doanh;
- Phân tích PESTEL về môi trường kinh doanh và các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp không thể kiểm soát;
- Các thông tin khác liên quan đến:
- Yếu tố thúc đẩy hoạt động kinh doanh;
- Chỉ số hiệu quả hoạt động trong quá khứ, bao gồm cả dài hạn và ngắn hạn;
- Xu hướng bán hàng trong tương lai và chi phí liên quan;
- Sản xuất và hỗ trợ sản xuất;
- Kế hoạch phát triển sản phẩm;
- Giá cả và chiến lược khuyến mại;
- Kênh phân phối.
4.2. Các công việc cần làm khi lập kế hoạch ngân sách
|
Công việc |
Mô tả |
| Chuẩn bị và trao đổi về hướng dẫn lập ngân sách |
Doanh nghiệp có thể giao cho một nhóm chuyên trách tổng hợp ngân sách cho toàn doanh nghiệp. Các hướng dẫn về quy trình hoạch định ngân sách bao gồm:
|
| Xác định mục tiêu từ kế hoạch kinh doanh |
Dựa trên kế hoạch kinh doanh chiến lược và kế hoạch kinh doanh chi tiết cho năm, các bộ phận/đơn vị kinh doanh sẽ xác định các mục tiêu tài chính và phi tài chính để đặt ra cho bộ phận/đơn vị đó và từ đó thiết lập ngân sách tương ứng. |
| Điền thông tin |
Các đơn vị/bộ phận trong doanh nghiệp hoàn tất việc điền thông tin vào mẫu ngân sách của mình theo hướng dẫn. |
| Tổng hợp ngân sách |
Nhóm chuyên trách sẽ tổng hợp ngân sách từ tất cả các bộ phận/đơn vị kinh doanh trong doanh nghiệp và đưa ra Ban Giám đốc để được phê duyệt. |
| Rà soát và đồng bộ ngân sách |
Doanh nghiệp thường tổ chức cuộc họp để rà soát và đồng bộ kế hoạch ngân sách cho toàn doanh nghiệp. Ban Giám đốc chịu trách nhiệm thống nhất kế hoạch ngân sách toàn công ty. Sau khi thống nhất, các bộ phận/đơn vị kinh doanh sẽ cập nhật và điều chỉnh bản ngân sách chi tiết của họ, sau đó gửi lại cho nhóm chuyên trách để hoàn thiện bản ngân sách chung cho toàn bộ doanh nghiệp. |
| Hoàn thiện và phê duyệt ngân sách |
Sau khi hoàn thiện, nhóm chuyên trách sẽ tổng hợp ngân sách cho toàn doanh nghiệp và đệ trình cho Hội đồng quản trị/Ban Giám đốc phê duyệt. Sau khi ngân sách được phê duyệt, thông báo về ngân sách sẽ được lan truyền rộng rãi đến các bộ phận/đơn vị liên quan trong toàn doanh nghiệp. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng ngân sách phản ánh một cách rõ ràng sự liên kết với mục tiêu chiến lược và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, nội dung của bản ngân sách cũng phải bao gồm các yêu cầu thông tin đầu vào như đã đề cập trước đó. |
4.3. Các phương pháp để lập ngân sách chi tiết
|
Phương pháp |
Mô tả |
| Lập kế hoạch ngân sách theo số liệu quá khứ |
Sử dụng thông tin về chi phí thực tế của năm trước và áp dụng một tỷ lệ phần trăm tăng thêm để xác định ngân sách năm nay. Thông thường, tỷ lệ tăng này có thể được lấy từ lạm phát hoặc dự báo về tăng giá của hàng hóa, vật liệu và dịch vụ được dự kiến mua sắm trong năm tới. |
| Lập kế hoạch ngân sách theo hoạt động |
Quá trình lập kế hoạch ngân sách theo từng hoạt động của doanh nghiệp và tổng hợp lại gồm 3 bước chính như sau:
|
| Lập kế hoạch ngân sách theo giá trị tạo ra |
Trong việc lập ngân sách, doanh nghiệp áp dụng quan điểm chi phí tạo ra giá trị. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp xác định tỷ suất lợi nhuận (ROI) cho mỗi khoản chi phí và chỉ chọn những khoản chi phí có tỷ suất lợi nhuận cao hơn ngưỡng tối thiểu. |
| Lập kế hoạch ngân sách theo số “0” |
Toàn bộ ngân sách được xây dựng từ mức đầu tư ban đầu là số “0”, không sử dụng lại ngân sách cũ hoặc dựa trên số liệu thực chi trước đó. Người lập ngân sách phải tạo ra một danh sách chi tiết về các mục chi phí, bao gồm đơn giá, khối lượng và căn cứ sở. Người quản lý sẽ xác định mức độ ưu tiên của mỗi chi phí dựa trên lợi ích tài chính mà chi phí đó mang lại và từ đó phân bổ nguồn lực cho các khoản chi phí ưu tiên. Mỗi khoản chi phí sẽ được xem xét và duyệt, với mục tiêu hạn chế việc phát sinh thêm chi phí không cần thiết. |
4.4. Kết quả đầu ra
Bản ngân sách sau khi được thống nhất và phê duyệt cần bao gồm ít nhất các nội dung sau:
- Định mức chi phí.
- Giới hạn ngân sách.
- Chỉ tiêu tài chính và phi tài chính.
- Kế hoạch chi phí của từng đơn vị, phòng/ban.
- Kế hoạch chi phí của toàn doanh nghiệp.
5. Các phương pháp để phân tích, rà soát ngân sách chi tiết
- Sử dụng phương pháp phân tích chiều ngang: Doanh nghiệp so sánh số liệu thực tế với số liệu ngân sách để đánh giá hoạt động. Qua việc so sánh từng dòng (ngang) số liệu, tỷ lệ % thay đổi với kế hoạch được xác định, từ đó xác định kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Nhà quản trị cần thường xuyên kiểm tra và tìm hiểu nguyên nhân cốt lõi của các thay đổi bất thường trong số liệu để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
- Áp dụng công cụ hỗ trợ lập ngân sách: Doanh nghiệp sử dụng các công cụ và hệ thống báo cáo thống nhất để hỗ trợ việc tổng hợp ngân sách cho toàn doanh nghiệp. Các biểu mẫu được thiết kế để phù hợp với chức năng của từng bộ phận, giúp nhập liệu và kiểm soát số liệu ngân sách thuận tiện hơn.
- Yêu cầu báo cáo và giải trình: Các đơn vị và bộ phận được yêu cầu báo cáo định kỳ việc thực hiện số liệu ngân sách và giải trình những chênh lệch bất thường nếu có. Điều này giúp đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp để đảm bảo doanh nghiệp vẫn đi đúng hướng chiến lược đã đặt ra ban đầu.
- Báo cáo thường xuyên và kịp thời: Doanh nghiệp cập nhật số liệu ngân sách và xây dựng hệ thống thông tin báo cáo chính xác và kịp thời để báo cáo tình hình thực hiện của doanh nghiệp và các phòng ban. Điều này giúp đáp ứng nhu cầu giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của ban giám đốc vận hành doanh nghiệp.
Chương trình CMA Hoa Kỳ là một khóa học chuyên sâu về quản trị chi phí và ngân sách, nhằm cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết cho các chuyên gia quản lý tài chính trong việc lập kế hoạch ngân sách hiệu quả. Dưới đây là một số khía cạnh cơ bản trong việc lập kế hoạch ngân sách mà khóa học CMA có thể mang lại cho người học:
- Xác định mục tiêu chiến lược.
- Thu thập thông tin.
- Phân tích chi phí và lợi nhuận.
- Đặt mục tiêu ngân sách.
- Theo dõi và kiểm soát việc thực hiện đúng theo kế hoạch.
Xem thêm: Tìm hiểu thêm về khóa học luyện thi chứng chỉ kế toán quản trị Hoa Kỳ (CMA) ngay tại đây!
Tạm kết
Lập kế hoạch ngân sách là một yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Đây là quy trình cần thiết để xác định mục tiêu, phân bổ tài nguyên và kiểm soát chi phí. Bằng cách lập kế hoạch ngân sách một cách chi tiết và theo dõi sát sao, doanh nghiệp có thể đạt được sự hiệu quả tài chính, tăng cường khả năng dự báo và đáp ứng mục tiêu chiến lược của mình. Hi vọng bài viết trên SAPP Academy đã giúp quý khách có thêm kiến thức về việc lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp nhé!
