# Kế Toán Tiền Mặt Là Gì? Chi Tiết Quy Trình Thực Hiện

Trong môi trường kinh doanh phức tạp ngày nay, việc quản lý tài chính một cách hiệu quả là yếu tố cực kỳ quan trọng. Trong đó, kế toán tiền mặt đóng một vai trò không thể thiếu. Nhưng kế toán tiền mặt là gì? Và quy trình thực hiện nó như thế nào? Hãy cùng khám phá để hiểu rõ hơn về khái niệm này và quy trình thực hiện chi tiết của kế toán tiền mặt

1. Kế toán tiền mặt là gì?

Kế toán tiền mặt là gì?

Kế toán tiền mặt là gì? Đây là vị trí quan trọng trong hệ thống kế toán của một doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của kế toán tiền mặt là theo dõi và quản lý tất cả các hoạt động thu chi tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp.

Kế toán tiền mặt có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo việc điều phối dòng tiền một cách hợp lý để thanh toán các hoạt động sản xuất và kinh doanh nội bộ của doanh nghiệp. Điều này bao gồm các nhiệm vụ như ghi nhận và kiểm tra các giao dịch tiền mặt, quản lý và bảo vệ quỹ tiền mặt đồng thời thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính liên quan đến tiền mặt.

Trong quá trình làm việc, kế toán tiền mặt cũng tham gia vào việc chuyển và nhận tiền qua ngân hàng, thực hiện các giao dịch tài chính liên quan đến tiền mặt như rút tiền, gửi tiền, thanh toán hóa đơn và chi trả nhân viên.

Cuối kỳ kế toán, kế toán tiền mặt cần thực hiện việc kiểm soát và cân nhắc lại các tài khoản tiền mặt, tiền gửi và tài khoản đối ứng liên quan. Thông tin này sẽ được phản ánh vào các sổ sách kế toán tương ứng, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệu cho các phân hệ kế toán khác trong hệ thống, nhằm tạo nên một hệ thống kế toán vốn bằng tiền hoàn chỉnh và toàn diện.

2. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán quỹ tiền mặt

Vai trò và nhiệm vụ của kế toán quỹ tiền mặt

2.1. Vai trò của kế toán quỹ tiền mặt

Kế toán quỹ tiền mặt đóng một vai trò vô cùng quan trọng và mang tính chiến lược trong hoạt động kinh doanh của các tổ chức hiện nay. Dưới đây là vai trò cụ thể mà vị trí này mang lại: 

• Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy: Kế toán quỹ tiền mặt có vai trò cung cấp thông tin kế toán thông qua hệ thống kế toán, đảm bảo rằng dữ liệu được nhập và xử lý chính xác, đáng tin cậy.
• Hỗ trợ tổ chức hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh và lợi nhuận: Bằng cách phân tích số liệu kế toán và tài chính, kế toán tiền mặt cung cấp thông tin chi tiết và đáng tin cậy để tổ chức có thể đưa ra quyết định kinh doanh thông minh và hiệu quả.
• Thực hiện các nghiệp vụ kế toán đầy đủ và chính xác: Kế toán quỹ tiền mặt đảm bảo rằng các nghiệp vụ kế toán được thực hiện đầy đủ và chính xác. Điều này đảm bảo rằng chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được các khoản nợ của tổ chức, hiểu rõ về dòng tiền và đánh giá tình hình kinh doanh cũng như lợi nhuận một cách toàn diện.
• Giúp tổ chức theo dõi lợi nhuận và chi phí: Kế toán tiền mặt hỗ trợ tổ chức theo dõi lợi nhuận và chi phí. Bằng cách phân tích các số liệu tài chính và kế toán, nó cung cấp thông tin quan trọng để tổ chức có thể cân nhắc và điều chỉnh chi phí một cách hợp lý, đảm bảo cân đối tài chính và tối ưu hóa lợi nhuận.
• Cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc kêu gọi đầu tư và mở rộng hoạt động: Kế toán tiền mặt cung cấp thông tin chi tiết và chính xác để hỗ trợ tổ chức trong việc kêu gọi đầu tư và mở rộng hoạt động sản xuất và kinh doanh. Bằng cách phân tích và trình bày dữ liệu tài chính giúp tổ chức truyền đạt thông tin hấp dẫn, thuyết phục các nhà đầu tư và đối tác tiềm năng.

2.2. Nhiệm vụ của kế toán quỹ tiền mặt

• Hiểu rõ và áp dụng đầy đủ các quy định pháp luật về lưu thông tiền tệ của Nhà nước. Đồng thời thực hiện một hệ thống quản lý chặt chẽ nhằm đảm bảo tuân thủ quy chế quản lý kho tiền quỹ và thực hiện các quy trình liên quan đến xuất – nhập quỹ.
• Chú trọng theo dõi và kiểm soát các mã quỹ, mã tài khoản kế toán và mã kho bạc Nhà nước, nhằm đảm bảo rằng việc kế toán vốn bằng tiền được thực hiện một cách chính xác và minh bạch.
• Liên tục giám sát tình hình thu chi của Kho bạc Nhà nước để cập nhật kịp thời số tồn quỹ tiền mặt trong sổ kế toán, đảm bảo khớp với thực tế chi tiêu tại kho bạc cũng như số tiền dư mà kho bạc đang giữ tại ngân hàng.

3. Nguyên tắc của kế toán tiền mặt

Nguyên tắc của kế toán tiền mặt

Theo quy định tại điều 11 của Thông tư 200/2014/TT-BTC về nguyên tắc kế toán tiền cụ thể như sau:

• Quy trình kế toán trong doanh nghiệp đòi hỏi việc mở sổ kế toán và ghi chép hàng ngày theo thứ tự xuất hiện của các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền và ngoại tệ. Mục đích chính của việc này là để tạo sự thuận tiện cho việc kiểm tra, so sánh và tính toán số lượng tiền và các khoản tại quỹ và ngân hàng vào bất kỳ thời điểm nào.
• Các khoản tiền được doanh nghiệp gửi ký quỹ hoặc ký cược cho cá nhân hoặc doanh nghiệp khác cũng phải được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp chính. Điều này có nghĩa là các giao dịch này cần được ghi nhận và xử lý trong hệ thống kế toán giống như tiền của doanh nghiệp.
• Mỗi khi có thu hoặc chi, doanh nghiệp cần phải có phiếu thu và phiếu chi tương ứng, đồng thời đảm bảo việc ký tên đầy đủ theo quy định của quy trình chứng từ kế toán. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin ghi nhận.
• Kế toán cần theo dõi chi tiết về tiền dựa trên đơn vị tiền tệ chính được sử dụng trong doanh nghiệp. Trong trường hợp có các giao dịch bằng ngoại tệ, cần thực hiện việc chuyển đổi số tiền ngoại tệ thành Đồng Việt Nam dựa trên nguyên tắc sau: trong phần nợ của các tài khoản tiền, áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế, và trong phần có của các tài khoản tiền, áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.
• Khi lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần đánh giá lại số dư của tiền ngoại tệ và vàng tiền tệ dựa trên tỷ giá giao dịch thực tế hiện tại để đảm bảo tính chính xác và phản ánh đúng tình hình tài chính.

4. Các công việc kế toán tiền mặt

Các công việc kế toán tiền mặt

Kế toán tiền mặt sẽ đảm nhận trách nhiệm quản lý và xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc sử dụng tiền mặt trong quá trình thu chi cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Cụ thể các công việc này sẽ bao gồm:

• Lập các chứng từ thu và chi: Khi có các giao dịch phát sinh, bạn sẽ tạo ra các chứng từ để ghi nhận việc thu và chi tiền mặt. Điều này đảm bảo việc ghi nhận chính xác các khoản thu và chi trong quá trình sản xuất.
• Hạch toán các giao dịch liên quan đến tiền mặt: Bạn sẽ thực hiện quá trình hạch toán cho các giao dịch liên quan đến tiền mặt bằng đồng Việt Nam. Điều này đảm bảo tính chính xác và nhất quán của việc hạch toán các khoản tiền mặt trong hệ thống kế toán.
• Báo cáo quỹ và chứng từ gốc: Mỗi ngày, bạn sẽ lập báo cáo quỹ, bao gồm các thông tin về tình hình quỹ tiền mặt. Đồng thời, bạn cũng cần lưu giữ các chứng từ gốc từ quỹ tiền mặt để đảm bảo tính xác thực và kiểm tra sau này.
• Kiểm tra và đối chiếu số liệu: Bạn sẽ thực hiện việc kiểm tra và so sánh các số liệu trên chứng từ với số liệu trong sổ quỹ. Điều này giúp phát hiện và sửa chữa các sai sót hoặc không khớp giữa các tài liệu tài chính.
• Định khoản và ghi vào sổ kế toán tổng hợp: Bạn sẽ tiến hành định khoản và ghi vào sổ kế toán tổng hợp các thông tin liên quan đến tiền mặt. Điều này đảm bảo việc theo dõi và phân loại các khoản thu chi được thực hiện đúng quy định và tiêu chuẩn kế toán.
• Lưu giữ các chứng từ liên quan đến tiền mặt: Bạn sẽ có trách nhiệm lưu trữ và quản lý các chứng từ liên quan đến tiền mặt theo quy định và quy chế của công ty. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn sàng sử dụng các tài liệu tài chính khi cần thiết.

5. Quy trình kế toán tiền mặt

Quy trình kế toán tiền mặt

5.1. Kế toán thu tiền mặt

Trong quá trình kế toán thu tiền mặt, các nghiệp vụ phát sinh liên quan được thực hiện theo các bước chi tiết sau đây:

• Bước 1: Người nộp tiền tạo yêu cầu nộp tiền và chuyển đến Bộ phận Kế toán thanh toán. 
• Bước 2: Bộ phận Kế toán thanh toán tạo phiếu thu (bao gồm 3 bản sao), điền thông tin cần thiết và chuyển đến Trưởng Kế toán. 
• Bước 3: Trưởng Kế toán ký duyệt phiếu thu và trả lại cho Bộ phận Kế toán thanh toán.
• Bước 4: Người nộp tiền gửi phiếu thu cho Thủ quỹ, đồng thời nộp tiền và ký vào phiếu thu. 
• Bước 5: Thủ quỹ tiếp nhận phiếu thu, thu tiền và ghi vào Sổ quỹ. Sau đó, Thủ quỹ giữ một bản sao phiếu thu (liên 2), trả lại liên 3 cho người nộp tiền và liên 1 cho Bộ phận Kế toán thanh toán. 
• Bước 6: Bộ phận Kế toán thanh toán tiến hành lưu trữ chứng từ và ghi vào Sổ tiền mặt (tài khoản 111).

Với 3 bản sao của phiếu thu, một bản được lưu trữ tại văn phòng, một bản được giữ bởi người nộp tiền. Trong trường hợp người nộp tiền không thuộc công ty, bản sao này được coi là bằng chứng đã nộp tiền. Trong trường hợp nhân viên công ty là người nộp tiền, bản sao này được giao cho Bộ phận Kế toán của công ty để làm bằng chứng về việc đã nộp tiền theo đúng phiếu thu.

Bản sao còn lại được Thủ quỹ giữ để ghi vào Sổ quỹ và cuối ngày, tất cả các phiếu thu cùng với chứng từ gốc được tổng hợp và giao cho Bộ phận Kế toán để ghi vào Sổ kế toán. Sau đó, các phiếu thu này được lưu trữ trong suốt năm và cuối năm sẽ được chuyển sang lưu trữ dài hạn.

5.2. Kế toán chi tiền mặt

Trong quá trình quản lý kế toán chi tiền mặt, phiếu chi đóng vai trò quan trọng để xác định số tiền mặt thực tế phải chi và là căn cứ để thủ quỹ thực hiện việc chi tiền, ghi vào sổ quỹ đồng thời chuyển thông tin tới bộ phận kế toán để ghi vào sổ kế toán. Tất cả các khoản chi đều phải được tạo phiếu chi để rõ ràng và minh bạch.

Dưới đây là quy trình kế toán chi tiền mặt chi tiết:

• Bước 1: Người yêu cầu chi tiền sẽ lập Giấy đề nghị thanh toán hoặc Giấy đề nghị tạm ứng và chuyển gửi cho bộ phận Kế toán thanh toán.
• Bước 2: Bộ phận Kế toán thanh toán sẽ tạo Phiếu chi dựa trên thông tin từ giấy đề nghị và gửi Phiếu chi lên Kế toán trưởng.
• Bước 3: Kế toán trưởng nhận Phiếu chi và kiểm tra tính hợp lý của các thông tin. Nếu có bất kỳ sai sót hoặc không hợp lý nào, Phiếu chi sẽ được trả lại cho bộ phận Kế toán thanh toán để điều chỉnh và sửa chữa. Trong trường hợp thông tin hợp lý, Kế toán trưởng sẽ chuyển Phiếu chi lên cho Giám đốc hoặc Người được ủy quyền để tiến hành ký duyệt.
• Bước 4: Giám đốc sẽ xem xét và ký duyệt Phiếu chi sau đó trả lại cho bộ phận Kế toán thanh toán.
• Bước 5: Bộ phận Kế toán thanh toán nhận Phiếu chi đã được duyệt và chuyển giao cho Thủ quỹ.
• Bước 6: Thủ quỹ sẽ thực hiện việc ký và chi tiền cho Người yêu cầu, đồng thời yêu cầu Người nhận tiền ký xác nhận trên Phiếu chi để chứng thực việc nhận tiền.
• Bước 7: Sau khi thực hiện chi tiền, Thủ quỹ ghi thông tin vào sổ quỹ (giữ lại bản sao liên 2) và chuyển Phiếu chi gốc (liên 1) cho bộ phận Kế toán thanh toán để ghi vào sổ tiền mặt (tài khoản 111).

Lưu ý: Nếu có bất kỳ bộ phận nào (Kế toán trưởng hoặc Giám đốc) từ chối duyệt việc chi tiền, bộ phận Kế toán thanh toán sẽ thông báo lại cho Người yêu cầu biết để xử lý tiếp.

Trên đây là một cái nhìn tổng quan về kế toán tiền mặt là gì và quy trình thực hiện. Việc nắm vững kiến thức và kỹ năng kế toán tiền mặt không chỉ đảm bảo sự hiệu quả trong công việc mà còn giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự nghiệp kế toán của mình. Nếu bạn quan tâm và muốn học hỏi thêm về kế toán quỹ tiền mặt và các lĩnh vực liên quan, hãy đăng ký khóa học ACCA Online tại SAPP Academy. Với đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm và phương pháp giảng dạy chuyên nghiệp, SAPP Academy cam kết mang đến cho bạn những kiến thức thực tế và cập nhật nhất về lĩnh vực kế toán và tài chính. Đừng bỏ lỡ cơ hội này để nâng cao kỹ năng và phát triển sự nghiệp của bạn. Hãy đăng ký ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất tại SAPP Academy!