#[Hướng Dẫn] Xây Dựng Quy Trình Kế Toán Trong Doanh Nghiệp

Mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô hay loại hình hoạt động nào cũng đều cần thiết xây dựng quy trình kế toán trong doanh nghiệp một cách chuẩn xác để hỗ trợ công tác kế toán tài chính nói riêng và quản lý tổng thể của doanh nghiệp nói chung. Việc hiểu rõ quy trình kế toán là điều cần thiết để đảm bảo hoàn thành công việc một cách chính xác và hiệu quả.

1. Quy trình kế toán là gì?

Quy trình kế toán là hệ thống các bước và công việc trong doanh nghiệp được tổ chức một cách có trật tự, đảm bảo mối liên kết giữa các bộ phận. Cấu trúc này phản ánh sự quan trọng, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân.

Mọi hoạt động kinh tế tại doanh nghiệp đều đi kèm với quy trình kế toán tương ứng. Công việc kế toán ở mọi vị trí đều yêu cầu việc hiểu và thực hiện các quy trình kế toán để hoàn thành tốt nhiệm vụ.

2. Vì sao cần có quy trình kế toán trong doanh nghiệp

Quy trình kế toán là quy trình liên kết mọi hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp, giúp đảm bảo việc xử lý các nghiệp vụ theo một tiêu chuẩn chung. Sự liên kết này không chỉ hỗ trợ cho phòng kế toán mà còn tạo cầu nối giữa các bộ phận khác nhau như nhân sự, bán hàng, và nhiều bộ phận khác.

Quy trình kế toán cũng đặt ra một khung công việc dựa trên quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân. Việc xây dựng quy trình này giúp họ hiểu rõ nhiệm vụ cần hoàn thành cũng như quyền hạn được giao. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện các công việc hàng ngày.

3. Các bước trong quy trình kế toán doanh nghiệp

Xây dựng quy trình kế toán trong doanh nghiệp bao gồm nhiều bước khác nhau. SAPP Academy gửi đến bạn các bước sau như sau:

3.1. Bước 1: Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh

Kế toán có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các giao dịch liên quan đến mua bán, các hoạt động kinh tế và các nghiệp vụ hàng ngày trong doanh nghiệp từ các bộ phận khác nhau và tạo các chứng từ gốc.

Ví dụ như việc chi tiền để gửi vào ngân hàng để thanh toán tiền lương cho nhân viên, hoặc chi tiền trước để mua các công cụ dụng cụ cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp…

3.2. Bước 2: Lập chứng từ gốc trên căn cứ đã tổng hợp được

Chứng từ gốc hoặc chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong bộ máy kế toán. Chúng là cơ sở pháp lý cũng như bằng chứng cho việc ghi nhận các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp theo cách thức hợp lý.

Ví dụ như việc tạo phiếu chi để ghi nhận việc trả lương cho nhân viên, tạo phiếu mua hàng và phiếu nhập kho hàng hóa khi mua và nhập hàng vào kho…

3.3. Bước 3: Xử lý kiểm tra chứng từ gốc

Bộ phận kế toán cần đảm bảo tính chính xác của căn cứ pháp lý, vì vậy trước khi chuyển giao cho kế toán trưởng, họ thường tiến hành kiểm tra các chứng từ gốc để phát hiện và khắc phục bất kỳ sai sót nào. Việc này không chỉ giúp hạn chế lỗi mà còn tối ưu hoá quá trình kế toán.

3.4. Bước 4: Tiến hành ghi sổ sách kế toán

Dựa trên hệ thống chứng từ đã được kiểm tra và hoàn chỉnh, bộ phận kế toán thực hiện nhập liệu để tạo ra sổ sách kế toán như sổ cái, sổ chi tiết, sổ nhật ký chung… Quá trình này thường phức tạp và đôi khi gặp khó khăn, đặc biệt khi cần lưu trữ và xử lý nhiều loại sổ sách khác nhau.

Để giải quyết vấn đề này, các phần mềm kế toán hiện đại đã được phát triển với khả năng tự động nhập liệu, hỗ trợ kế toán trong việc thực hiện công việc giúp giảm thiểu thủ công hóa và tối ưu hóa quy trình kế toán cho doanh nghiệp.

3.5. Bước 5: Sắp xếp chứng từ kế toán

Chứng từ và sổ sách kế toán cần được lưu giữ để phục vụ cho các mục đích cụ thể trong khoảng thời gian nhất định theo quy định của luật kế toán. Để thuận tiện cho việc sử dụng sau này, kế toán doanh nghiệp cần tổ chức, phân loại các chứng từ và sổ sách kế toán một cách có hệ thống.

3.6. Bước 6: Thực hiện bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển

Cuối kỳ, kế toán doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán kết chuyển để đóng sổ kế toán. Bút toán này nhằm hoàn thiện việc tổng hợp dữ liệu kế toán sau một thời gian nhất định, giúp xác định số dư của tài sản, nguồn vốn doanh nghiệp cũng như kết quả lãi lỗ trong kỳ kế toán.

3.7. Bước 7: Khóa sổ, xác định số dư

Sau khi hoàn tất các bút toán kết chuyển, kiểm tra chứng từ và tổng hợp thông tin, kế toán tiến hành xác định số dư và thực hiện khóa sổ. Hành động này nhằm đảm bảo rằng dữ liệu kế toán không thể được chỉnh sửa hay thay đổi, đảm bảo rằng hệ thống sổ sách làm căn cứ cho việc lập báo cáo tài chính đáp ứng các yêu cầu về độ chính xác và tin cậy.

3.8. Bước 8: Lập bảng cân đối số phát sinh

Kế toán doanh nghiệp lập bảng cân đối số phát sinh dựa trên thông tin ghi nhận trong sổ cái và sổ chi tiết tài khoản. Bảng cân đối số phát sinh chính là công cụ giúp đánh giá độ chính xác của các thông tin được ghi nhận trong sổ cái và cung cấp cái nhìn tổng quan về các giao dịch phát sinh liên quan đến từng tài khoản.

3.9. Bước 9: Lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế

Việc lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế là những bước phức tạp trong quá trình kế toán của các doanh nghiệp. Đòi hỏi không chỉ về số lượng nghiệp vụ mà còn đòi hỏi các kỹ năng khác như xử lý tình huống, phát hiện lỗi sai… Có 4 biểu mẫu chính cần được lập:

• Bảng cân đối kế toán;
• Báo cáo kết quả kinh doanh;
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
• Thuyết minh báo cáo tài chính.

Ngoài báo cáo tài chính, kế toán còn phải lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và cá nhân. Các báo cáo này cần được nộp cho cơ quan thuế chủ quản, tức là đơn vị quản lý tại địa phương doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

Việc nộp báo cáo tài chính và quyết toán thuế theo quy định thời hạn của Nhà nước rất quan trọng. Việc nộp chậm có thể bị phạt hành chính, vì vậy kế toán cần phải nắm rõ về thời hạn và thực hiện nộp báo cáo đúng hạn.

Khóa học ACCA đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng quy trình kế toán doanh nghiệp. Khóa học cung cấp kiến thức vững chắc về kế toán, tài chính quốc tế cũng như kỹ năng quản lý và thực hành. Nhờ ACCA, học viên được trang bị chuẩn mực quốc tế và những kỹ năng cần thiết để áp dụng các quy trình kế toán hiệu quả, từ việc thực hành đến tuân thủ các chuẩn mực quốc tế.

Kết luận

Những thông tin trên giúp doanh nghiệp và kế toán viên có thêm công cụ hữu ích để thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn trong công việc kế toán. Hy vọng những chia sẻ về xây dựng quy trình kế toán trong doanh nghiệp sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp hoàn thành công việc một cách tốt nhất và sự hợp tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp được tuân theo một quy trình chặt chẽ.