Những điều cần biết về một Hệ thống thông tin kế toán tối ưu
Việc quản lý và sử dụng hệ thống thông tin luôn được doanh nghiệp chú ý đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán. Không phải ngẫu nhiên mà hệ thống này được coi trọng đến vậy, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc điều hành và phát triển của doanh nghiệp.
1. Hệ thống thông tin kế toán là gì?
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được thiết kế để thu thập, lưu trữ, phân phối và xử lý thông tin liên quan đến tài chính và kinh tế. Nhờ vào chức năng này, hệ thống đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin hỗ trợ cho công tác quản lý, điều hành và phát triển doanh nghiệp đặc biệt là với công tác nghiệp vụ liên quan tới kế toán quản trị, quản trị chi phí,…
Hệ thống thông tin kế toán được cập nhật thường xuyên để đáp ứng các quy định hiện hành và có thể được sử dụng bởi nhiều đối tượng như ban lãnh đạo, giám đốc tài chính (CFO), nhân viên kế toán, chuyên gia phân tích kinh doanh, chuyên gia tư vấn, kiểm toán viên, hay các nhà quản lý và cơ quan thuế.
2. Các thành phần cấu thành hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán cơ bản thường gồm bốn thành phần chính, bao gồm: con người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu và phần mềm với thông tin chi tiết về từng thành phần như sau:
2.1. Thành phần con người
Hệ thống thông tin kế toán cần có người dùng để có thể hoạt động. Trong một tổ chức, các chuyên gia như kế toán viên, nhân viên tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, nhà quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên đều cần sử dụng hệ thống kế toán để thực hiện công việc của mình. Hệ thống kế toán giúp các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp tương tác một cách hiệu quả.
Một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt sẽ giúp mọi nhân viên trong tổ chức có thể truy cập và nhận được thông tin cần thiết. Những người bên ngoài doanh nghiệp cũng được cung cấp thông tin một cách dễ dàng. Để đáp ứng nhu cầu của người dùng và đạt hiệu quả cao, hệ thống thông tin kế toán nên được thiết kế dễ sử dụng và hạn chế việc cải thiện nâng cấp.
2.2. Thành phần thủ tục và hướng dẫn
Các phương thức mà hệ thống thông tin kế toán sử dụng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý, truy xuất và xử lý dữ liệu được gọi là thủ tục và hướng dẫn. Những phương pháp này hoạt động tự động và dữ liệu có thể đến từ cả nguồn nội bộ (nhân viên trong doanh nghiệp) và nguồn bên ngoài (các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng).
Để đạt hiệu quả cao nhất, các thủ tục và hướng dẫn sẽ được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán thông qua tài liệu và đào tạo. Việc tuân thủ nhất quán các thủ tục và hướng dẫn là điều quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu được xử lý trong hệ thống thông tin kế toán.
2.3. Thành phần dữ liệu
Hệ thống thông tin kế toán cần có cấu trúc cơ sở dữ liệu tương tự như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) để lưu trữ thông tin. Để đáp ứng nhu cầu của các người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau, hệ thống sẽ cần nhiều đầu vào khác nhau để nhập dữ liệu và định dạng đầu ra khác nhau.
Dữ liệu trong hệ thống bao gồm tất cả thông tin tài chính-kế toán phù hợp với thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp. Tất cả dữ liệu kinh doanh liên quan đến hệ thống tài chính của doanh nghiệp cần được nhập vào hệ thống.
Loại dữ liệu được sử dụng trong hệ thống thông tin kế toán sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại hình của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng bao gồm một số loại dữ liệu sau đây:
- Hóa đơn bán hàng
- Báo cáo thanh toán của khách hàng
- Báo cáo phân tích kinh doanh
- Đơn đặt hàng
- Hóa đơn từ nhà cung cấp
- Sổ sách kế toán
- Sổ cái chung
- Dữ liệu kiểm kê
- Thông tin nhân sự
- Bảng chấm công
- Thông tin thuế
Những loại dữ liệu này sau đó có thể được sử dụng để tạo ra báo cáo kế toán, việc lưu trữ tất cả dữ liệu này trong một hệ thống thông tin kế toán duy nhất sẽ tạo điều kiện cho các hoạt động lưu trữ hồ sơ, phân tích, báo cáo, kiểm toán và đưa ra quyết định. Để dữ liệu thực sự hữu ích, nó phải được đầy đủ, chính xác và đáng tin cậy.
2.4.Thành phần phần mềm
Phần mềm hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các chương trình máy tính được sử dụng để lưu trữ, quản lý, truy xuất, xử lý và phân tích các dữ liệu liên quan đến kế toán của doanh nghiệp. Trước khi công nghệ máy tính ra đời, các hệ thống kế toán thường được thực hiện bằng tay và trên giấy tuy nhiên, hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm kế toán làm nền tảng cho hệ thống kế toán của mình.
3. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã là cách sắp xếp các ký tự để mô tả thông tin đối tượng một cách thuận tiện cho việc xử lý và lưu trữ, phù hợp với nhu cầu thông tin yêu cầu, linh hoạt và dễ sử dụng.
Nguyên tắc tổ chức các kiểm soát trong hệ thống kế toán gồm nhiều khía cạnh để đảm bảo an toàn và tính chính xác của thông tin kế toán. Đầu tiên là kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong bộ máy kế toán. Tiếp theo là kiểm soát thiết bị để đảm bảo an toàn kỹ thuật và hiện vật, và kiểm soát hoạt động xử lý của phần mềm để đảm bảo an toàn cho phần mềm. Hệ thống cần có kiểm soát việc truy cập để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương trình xử lý, kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu và có kế hoạch dự phòng để giúp hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏa hoạn hoặc phá hoại xảy ra.
Cuối cùng, kiểm soát nhập liệu để đảm bảo tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực, chính xác và đầy đủ. Kiểm soát xử lý dữ liệu để kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu và kiểm soát kết quả dữ liệu. Tất cả các kiểm soát này cùng nhau tạo thành một hệ thống kế toán an toàn và đáng tin cậy.
4. Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
Các dữ liệu về hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được thu thập và lưu trữ nhờ hệ thống thông tin kế toán.
Khi có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng liên quan như:
- Khách hàng, nhà đầu tư, kiểm toán viên sẽ được cung cấp báo cáo tài chính.
- Việc lập kế hoạch cho hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ dựa trên thông tin được cung cấp một cách chính xác, kịp thời và tin cậy.
- Hoạt động quản lý, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch sẽ hiệu quả hơn nhờ những thông tin được cung cấp kịp thời.
- Hoạt động điều hành doanh nghiệp hàng ngày được cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác.
Hệ thống thông tin kế toán giúp hỗ trợ hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp.
- Các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp được kiểm soát việc tuân thủ hay không.
- Dựa vào thông tin được cung cấp và theo dõi giúp bảo vệ các tài sản vật chất, tài sản trí tuệ của doanh nghiệp.
- Những thông tin trong doanh nghiệp được kiểm soát để đảm bảo chúng luôn được xử lý một cách chính xác và kịp thời.
Xem thêm: Nâng cao kỹ năng quản trị hệ thống thông tin kế toán với khóa học CMA tại Sapp Academy
5. Vai trò hệ thống thông tin kế toán
5.1. Hệ thống thông tin kế toán giúp lưu trữ và xử lý dữ liệu
Các doanh nghiệp phải xử lý và lưu trữ một khối lượng thông tin tài chính khổng lồ, điều này đặt ra một thách thức lớn trong việc quản lý dữ liệu. Hệ thống thông tin kế toán là một giải pháp tốt để giải quyết vấn đề này.
Hệ thống thông tin kế toán có thể lưu trữ và quản lý thông tin kế toán một cách chính xác và toàn diện, đồng thời cung cấp thông tin hữu ích và phục vụ nhanh chóng cho các quyết định quan trọng của doanh nghiệp.
5.2. Làm cầu nối cho hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp
Hệ thống thông tin kế toán giúp tạo ra báo cáo kế toán chính xác và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp xử lý các công việc kế toán một cách hiệu quả. Việc này đóng góp quan trọng cho sự tương tác giữa hệ thống quản trị và hệ thống thực thi hoạt động của tổ chức hay doanh nghiệp.
5.3. Hệ thống thông tin kế toán giúp giảm chi phí tiết kiệm thời gian
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho việc quản lý và lưu trữ thông tin tài chính. Nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hạn chế sai sót trong lưu trữ và quản lý, giúp doanh nghiệp tránh những tổn thất không đáng có và ngăn chặn các rủi ro tài chính. Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác và an toàn của thông tin kế toán và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
6. Ứng dụng hệ thống kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
- Đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính, giúp cho quản lý và ra quyết định chính xác hơn;
- Phát hiện và ngăn chặn các lỗi, gian lận và sai sót trong quá trình thu thập và xử lý thông tin tài chính;
- Tăng cường sự hiểu biết về quy trình kế toán và các quy định pháp lý liên quan đến tài chính;
- Đảm bảo rằng các hoạt động kế toán được thực hiện đúng thời hạn và đầy đủ;
- Nâng cao hiệu quả và tính hiệu quả của hoạt động kế toán trong doanh nghiệp;
- Tăng cường khả năng kiểm soát rủi ro tài chính;
- Đáp ứng các yêu cầu của các cơ quan quản lý và đối tác kinh doanh.
Tóm lại, hệ thống kiểm soát hệ thống thông tin kế toán là một công cụ quan trọng để giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính trong doanh nghiệp, đồng thời cũng giúp nâng cao hiệu quả và tính hiệu quả của hoạt động kế toán.
Tạm kết
Hệ thống thông tin kế toán là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý thông tin kế toán hiệu quả. Nó giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo an toàn dữ liệu. Sử dụng hệ thống này cũng giúp doanh nghiệp tăng tính tương tác và tạo ra mối quan hệ giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp. Hi vọng thông qua bài viết này của SAPP Academy có thể cung cấp những thông tin hữu ích về hệ thống thông tin kế toán để giúp anh chị có cái nhìn tổng quát.
