[Hướng Dẫn] Hạch Toán Điều Chỉnh Giảm Hóa Đơn Đầu Vào

Trong quá trình kinh doanh, việc hạch toán điều chỉnh giảm hóa đơn đầu vào là một khía cạnh quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định thuế. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến sổ sách tài chính của doanh nghiệp mà còn liên quan mật thiết đến quá trình thanh toán thuế, đảm bảo rằng số tiền phải trả cho cơ quan thuế là chính xác và hợp pháp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quy trình hạch toán điều chỉnh giảm hóa đơn đầu vào và những điểm quan trọng cần lưu ý.

1. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?

Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?

Theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, sau khi đã tạo và chuyển hóa đơn, đã cung cấp hàng hoặc dịch vụ và thực hiện khai thuế, nếu phát hiện sai sót, người mua và người bán phải cùng lập biên lai điều chỉnh để điều chỉnh giá trị hóa đơn. Sự điều chỉnh này được ghi rõ trong văn bản thỏa thuận. Người bán cần thực hiện hạch toán hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định.

2. Các trường hợp sử dụng hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

Các trường hợp sử dụng hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

Các trường hợp phải hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm cụ thể như sau:

• Khi viết sai hóa đơn: Đây là trường hợp khi hóa đơn đã được tạo và chuyển cho khách hàng hoặc nhà cung cấp và khách hàng đã thực hiện khai thuế dựa trên hóa đơn này. Tuy nhiên, sau đó phát hiện sai sót chẳng hạn như số lượng sản phẩm hoặc giá bán được ghi cao hơn so với thực tế.
• Khi thực hiện giảm giá bán hàng hóa: Khi doanh nghiệp quyết định cấp giảm giá cho một số hàng hóa sau khi hóa đơn đã được phát hành và ghi nhận doanh thu. Việc này thường xảy ra khi hàng hóa bán ra không đạt chất lượng mong muốn hoặc có lỗi kỹ thuật.
• Khi thực hiện chiết khấu thương mại: Khi doanh nghiệp thực hiện chương trình chiết khấu thương mại sau khi hóa đơn đã được tạo và giao dịch đã hoàn tất. Lúc này cần lập hóa điều chỉnh giảm cùng với danh sách các hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền chiết khấu và thuế điều chỉnh.
• Khi điều chỉnh doanh thu giảm: Trong trường hợp doanh thu cần điều chỉnh sau khi thực hiện quyết toán giá trị của một công trình xây dựng hoặc lắp đặt
• Lưu ý: Nếu hóa đơn đã được tạo với thông tin không chính xác về tên và địa chỉ của người mua, nhưng mã số thuế người mua là đúng. Lúc này việc tạo biên bản điều chỉnh có thể được thực hiện mà không cần phải hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm.

3. Một số quy định quan trọng về điều chỉnh giảm doanh thu

Một số quy định quan trọng về điều chỉnh giảm doanh thu

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 81 trong Thông tư 200 do Bộ Tài chính ban hành, việc hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu đòi hỏi sự chú ý đến một số điểm sau đây:

• Đối với các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá áp dụng trực tiếp cho hàng hóa bán ra hoặc hàng hóa bị trả lại trong cùng kỳ tiêu thụ sản phẩm, bộ phận kế toán phải thực hiện điều chỉnh giảm doanh thu tương ứng trong kỳ phát sinh. Điều này áp dụng khi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá được áp dụng ngay trong kỳ bán hàng hoặc kỳ trả lại hàng.
• Trong trường hợp sản phẩm hoặc hàng hóa đã được tiêu thụ trong các kỳ trước đó, nhưng chi phí chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc trả hàng mới phát sinh trong kỳ sau, bộ phận kế toán phải tuân theo các nguyên tắc sau:
• Nếu chi phí chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc trả hàng phát sinh trước thời điểm phát hành Báo cáo tài chính, bộ phận kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh sau khi đã lập Bảng cân đối kế toán. Việc này có nghĩa là mức giảm doanh thu tương ứng sẽ được ghi nhận trong Báo cáo tài chính của kỳ trước đó, tức là kỳ trước khi chi phí chiết khấu, giảm giá hoặc trả hàng phát sinh.
• Trái lại, nếu chi phí chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc trả hàng phát sinh sau thời điểm phát hành Báo cáo tài chính, bộ phận kế toán phải ghi nhận mức giảm doanh thu trong Báo cáo tài chính của kỳ phát sinh, tức là kỳ sau khi chi phí chiết khấu, giảm giá hoặc trả hàng phát sinh.

Xem thêm: Khóa học ACCA Online cùng ACCA Member tốt nhất hiện nay

4. Cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

Cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

4.1 Chiết khấu thương mại, giảm giá bán hàng thực tế

Trong tình huống khi hàng hóa hoặc sản phẩm đã được bán và cần áp dụng chiết khấu thương mại hoặc giảm giá bán hàng thực tế cho người mua (trong trường hợp người mua không nằm trong phạm vi chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT được tính bằng phương pháp trực tiếp), thì việc ghi nhận trong kế toán sẽ được thực hiện như sau:

• Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (cụ thể có thể chia thành 5211 và 5213 tùy theo tính chất của chiết khấu).
• Có các tài khoản liên quan như 111, 112, 131,… (tương ứng với tài khoản doanh thu).

Nếu sản phẩm hoặc hàng hóa đã được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá cho người mua và người mua thuộc phạm vi chịu thuế GTGT và chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thì khi tính toán thuế GTGT, doanh nghiệp sẽ ghi nhận:

• Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (cụ thể có thể chia thành 5211 và 5213).
• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (đại diện cho số thuế GTGT đầu ra bị giảm).
• Có các tài khoản liên quan như 111, 112, 131,… (tương ứng với tài khoản doanh thu).

4.2 Hàng bán bị trả lại

Khi có trường hợp hàng hóa đã bán bị trả lại, việc hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ được thực hiện như sau:

Nếu doanh nghiệp thường xuyên kê khai hàng tồn kho, việc ghi nhận sẽ là:

• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
• Nợ TK 155 – Thành phẩm.
• Nợ TK 156 – Hàng hóa.
• Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.

Nếu doanh nghiệp kiểm kê hàng tồn kho định kỳ, việc ghi nhận sẽ là:

• Nợ TK 611 – Mua hàng (đối với hàng hóa).
• Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất (đối với sản phẩm).
• Có TK 632 – Giá vốn hàng hóa.

Nếu hàng hóa hoặc sản phẩm thuộc phạm vi chịu thuế GTGT và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, việc ghi nhận sẽ là:

• Nợ TK 5212 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (đại diện cho thuế GTGT của hàng bị trả lại).
• Có các tài khoản liên quan như 111, 112, 131,…

Nếu hàng hóa hoặc sản phẩm không nằm trong phạm vi chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì số tiền thanh toán cho người mua đối với hàng bị trả lại sẽ được ghi như sau:

• Nợ TK 5212 – Hàng bán bị trả lại.
• Có các tài khoản liên quan như 111, 112, 131,…

Nếu có các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại, việc ghi nhận sẽ là:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng.
• Có các tài khoản liên quan như 111, 112, 141, 334,…

4.3 Kết chuyển cuối kỳ

Tại cuối kỳ kế toán, việc chuyển tổng số giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ vào tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sẽ được thực hiện như sau:

• Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Có TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu.

Như vậy, việc hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm không chỉ là một phần quan trọng trong việc duy trì sổ sách tài chính chính xác của doanh nghiệp, mà còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định thuế một cách chặt chẽ. Việc hiểu rõ quy trình và các bước thực hiện hạch toán điều chỉnh giảm hóa đơn đầu vào sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót không cần thiết trong việc nộp thuế và tối ưu hóa tài chính hiệu quả. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan về quy trình quan trọng này và có thể áp dụng vào thực tế kinh doanh một cách hiệu quả.