# Hóa Đơn Trực Tiếp Là GÌ? Các Quy Định Và Thủ Tục Khi Mua

Hóa đơn trực tiếp một trong những thuật ngữ quan trọng trong lĩnh vực kế toán và tài chính, đang ngày càng trở nên phổ biến trong cuộc sống kinh doanh hiện nay. Đây là một công cụ quan trọng không chỉ để theo dõi giao dịch tài chính mà còn để đảm bảo tuân thủ các quy định thuế và pháp lý. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn trực tiếp, các quy định liên quan và quy trình cụ thể khi bạn cần mua loại hóa đơn này.

1. Hoá đơn trực tiếp là gì?

Hóa đơn trực tiếp, còn gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp hoặc hóa đơn thông thường, là một tài liệu quan trọng trong giao dịch hàng hóa hoặc dịch vụ giữa cá nhân hoặc tổ chức và khách hàng. Điểm đặc biệt là hóa đơn trực tiếp không áp dụng thuế giá trị gia tăng (VAT), mà người sử dụng phải tự tính và nộp thuế trực tiếp cho cơ quan thuế. Thông qua hóa đơn này, thông tin về giá trị của giao dịch trở nên minh bạch, giúp quản lý thuế và đảm bảo tuân thủ quy định. Cơ quan thuế cũng có thể kiểm tra hóa đơn trực tiếp để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định thuế.

2. Đối tượng nào sử dụng hóa đơn bán hàng trực tiếp

Hóa đơn trực tiếp là một hình thức quản lý tài chính và thuế mà chỉ áp dụng cho một số đối tượng cụ thể và có những đặc điểm riêng biệt so với các phương thức khác. Dưới đây là thông tin chi tiết về những điểm khác biệt của hóa đơn trực tiếp:

• Tổ chức/Cá nhân sử dụng phương pháp kê khai thuế trực tiếp hoặc trực tiếp sử dụng: Hóa đơn trực tiếp được dành riêng cho các tổ chức hoặc cá nhân thực hiện kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc sử dụng hóa đơn trực tiếp để ghi nhận giao dịch thương mại của họ. Điều này đặc biệt áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động không theo hình thức doanh nghiệp, bao gồm:
  • Nhà thầu nước ngoài: Các công ty nước ngoài tham gia vào các dự án xây dựng, cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ tại Việt Nam, nhưng không phải là doanh nghiệp tạo lập theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Hợp tác xã: Các tổ chức hợp tác xã, trong đó các thành viên tham gia hợp tác để chia sẻ lợi nhuận và rủi ro từ hoạt động kinh doanh chung.
  • Ban quản lý dự án: Các tổ chức có nhiệm vụ quản lý và điều hành các dự án cụ thể, thường là dự án công trình xây dựng hoặc dự án đầu tư.
• Cá nhân và hộ kinh doanh: Cá nhân hoặc các hộ kinh doanh có tỷ lệ thuế GTGT theo doanh thu và chọn sử dụng phương pháp trực tiếp để tính toán và nộp thuế cũng thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp.
• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự đặt in: Các doanh nghiệp có khả năng tự đặt in hóa đơn và sử dụng chúng để ghi nhận giao dịch thương mại của mình cũng có quyền sử dụng hóa đơn trực tiếp.
• Không sử dụng hóa đơn điện tử và không nộp thuế trực tuyến: Đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp, còn được gọi là hóa đơn bán hàng, không thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử và không có khả năng nộp thuế trực tuyến. Họ thường thực hiện việc tính toán thuế và nộp trực tiếp tại các cơ quan thuế hoặc ngân hàng.

3. Mẫu hóa đơn bán hàng trực tiếp

Dưới đây là thông tin chi tiết về mẫu hóa đơn được đề cập trong Phụ lục I của Thông tư số 68/2019/TT-BTC:

Mẫu hóa đơn bán hàng cho các công ty kê khai và tính thuế theo phương pháp trực tiếp do Cục thuế phát hành tại Phụ lục II, ban hành kèm Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021:

4. Mua hóa đơn trực tiếp ở đâu?

Trên thực tế, nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn thông thường vi phạm pháp luật và việc mua những hóa đơn này có thể đưa bạn vào tình thế pháp lý khó khăn. Hóa đơn trực tiếp từ Chi cục Thuế mới được xem xét hợp pháp, vì vậy tốt nhất hãy mua hóa đơn từ cơ quan thuế chính thống. Điều này giúp bạn tránh rủi ro pháp lý và duy trì uy tín trong ngành. Tuân thủ pháp luật và sử dụng hóa đơn hợp pháp cũng giúp đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và xây dựng lòng tin với khách hàng.

5. Mua hóa đơn bán hàng trực tiếp như thế nào?

Hồ sơ mua hóa đơn trực tiếp lần đầu

• Đơn đề nghị mua hóa đơn (Mẫu số 3.3 Thông tư 39/2014): Đây là tài liệu chính để yêu cầu mua hóa đơn trực tiếp và phải được điền đầy đủ thông tin.
• Bản cam kết mẫu số CK01/AC Thông tư 39/2014: Đây là cam kết của cá nhân hoặc tổ chức về việc sử dụng hóa đơn mua trực tiếp và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
• Bản sao giấy phép kinh doanh: Chứng minh việc hoạt động kinh doanh hợp pháp của cá nhân hoặc tổ chức.
• Giấy ủy quyền của giám đốc công ty: Nếu người đứng đầu công ty không thực hiện việc mua hóa đơn trực tiếp, cần có giấy ủy quyền từ ông/bà.
• CMND của người mua hóa đơn trực tiếp: Xác minh danh tính của người đề nghị mua hóa đơn.
• Dấu doanh nghiệp: Được sử dụng để ký và đóng dấu trên các tài liệu liên quan.

Lưu ý: Người đi mua hóa đơn trực tiếp cũng phải là người làm giấy đề nghị mua hóa đơn.

Hồ sơ mua hóa đơn bán hàng trực tiếp từ lần 2 trở đi

• Sổ mua hóa đơn doanh nghiệp được phát khi mua lần đầu: Điều này là để ghi nhận các thông tin liên quan đến việc mua hóa đơn trong quá trình hoạt động kinh doanh.
• Quyển hóa đơn mua trước liền kề mà doanh nghiệp đang sử dụng: Đây là quyển hóa đơn đã được mua trước đó và đang được sử dụng trong giao dịch kinh doanh.

Thủ tục mua hóa đơn trực tiếp

Trước khi mua hóa đơn trực tiếp, doanh nghiệp cần đóng dấu tên và địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi hóa đơn để xác nhận việc sử dụng hợp lệ.

Số lượng hóa đơn bán hàng trực tiếp doanh nghiệp được cấp sẽ không vượt quá một quyển năm mươi cho mỗi loại hóa đơn, tuân thủ giới hạn này.

Nơi nộp hồ sơ mua hóa đơn bán hàng trực tiếp

Cá nhân hoặc tổ chức cần nộp hồ sơ tại Phòng Ấn chỉ của Chi cục thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp của họ. Điều này đảm bảo rằng quá trình mua hóa đơn diễn ra theo quy định và được theo dõi bởi cơ quan thuế địa phương.

6. So sánh hóa đơn trực tiếp và hóa đơn VAT

Hóa đơn trực tiếp và hóa đơn VAT là hai loại hóa đơn quan trọng trong quá trình giao dịch kinh doanh và ghi nhận thuế. Dưới đây là so sánh chi tiết giữa hóa đơn trực tiếp và hóa đơn VAT dựa trên các yếu tố quan trọng:

• Đối tượng áp dụng:
  • Hóa đơn trực tiếp: Thường được sử dụng trong các giao dịch B2C (Business-to-Consumer) hoặc B2B (Business-to-Business) nhỏ, không yêu cầu thông tin VAT.
  • Hóa đơn VAT: Thường được sử dụng trong các giao dịch B2B hoặc trong trường hợp phải tính thuế giá trị gia tăng (VAT).
• Nơi mua hoá đơn:
  • Hóa đơn trực tiếp: Có thể được mua hoặc tạo ra bởi doanh nghiệp mà không cần phải qua một cơ quan thuế nào.
  • Hóa đơn VAT: Phải được cơ quan thuế cấp sau khi doanh nghiệp đăng ký và được phép thực hiện giao dịch kinh doanh chịu thuế VAT.
• Hình thức kê khai:
  • Hóa đơn trực tiếp: Thường không yêu cầu báo cáo thuế VAT với cơ quan thuế. Doanh nghiệp chỉ cần quản lý hóa đơn cho mục đích ghi nhật ký tài chính nội bộ.
  • Hóa đơn VAT: Yêu cầu doanh nghiệp kê khai và nộp thuế VAT định kỳ cho cơ quan thuế. Thông tin chi tiết về giao dịch và số thuế phải được báo cáo.
• Chữ ký:
  • Hóa đơn trực tiếp: Thường không yêu cầu chữ ký số hoặc chữ ký điện tử. Chữ ký giấy thủ công có thể được sử dụng.
  • Hóa đơn VAT: Thường yêu cầu chữ ký số hoặc chữ ký điện tử để đảm bảo tính xác thực và không thể chỉnh sửa của hóa đơn.
• Về hình thức:
  • Hóa đơn trực tiếp: Có thể có nhiều biến thể về hình thức, nhưng thường đơn giản hơn về cấu trúc so với hóa đơn VAT. Không yêu cầu phải có các mục thông tin cụ thể về VAT.
  • Hóa đơn VAT: Phải chứa các thông tin bắt buộc về VAT như mã số thuế, giá trị gia tăng, thuế VAT, và các thông tin liên quan đến giao dịch kèm theo.

Như vậy, hóa đơn trực tiếp không chỉ đơn giản là một giấy tờ ghi lại giao dịch mua bán, mà còn là một phần quan trọng của hệ thống kế toán và thuế của một quốc gia. Hiểu rõ về các quy định và thủ tục khi mua hóa đơn trực tiếp là điều cực kỳ quan trọng để tránh rắc rối về mặt pháp lý và tài chính. Sở hữu ngay cho mình chứng chỉ ACCA danh giá từ Hiệp hội ACCA bằng cách tham gia khóa học ACCA tại SAPP sẽ giúp bạn tiến gần hơn với mục tiêu của mình trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hóa đơn trực tiếp và cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để thực hiện giao dịch mua bán một cách hợp pháp và hiệu quả.