#Cách Lập Hóa Đơn Vận Chuyển Và Những Điều Cần Lưu Ý Khi Lập

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phức tạp, việc lập hóa đơn vận chuyển không chỉ giúp tạo lòng tin giữa các bên tham gia mà còn giúp tạo sự minh bạch trong giao dịch. Việc nắm vững cách lập hóa đơn vận chuyển, quy định và những điều cần lưu ý không chỉ giúp tránh sai sót mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lập hóa đơn vận chuyển không chỉ đơn thuần là việc điền thông tin mà còn đòi hỏi sự tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến thuế và quản lý tài chính. Cùng SAPP Academy tìm hiểu kỹ hơn các thông tin liên quan trong bài viết sau đây.

1. Hoá đơn vận chuyển là gì?

Hoá đơn vận chuyển là gì?

Khi tiến hành vận chuyển hàng hóa, việc cung cấp các chứng từ và hóa đơn liên quan đến nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa là một phần quan trọng để ngăn chặn các hoạt động vận chuyển hàng hóa không hợp pháp.

Hóa đơn cước vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép thông tin về hàng hoá và cung ứng dịch vụ theo quy định. Điều này cực kỳ cần thiết để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Việc lập hóa đơn cước vận chuyển đúng cách giúp xác thực nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá một cách hiệu quả.

Mặt khác, hóa đơn cước vận chuyển cũng được xem xét như một loại hóa đơn tài chính. Do đó, hiểu rõ cách thức lập hóa đơn cước vận chuyển là điều quan trọng, đặc biệt với các doanh nghiệp. Thông qua việc lập hóa đơn đúng quy cách, khách hàng doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn này để thực hiện khai thuế GTGT và khấu trừ thuế GTGT đầu vào, từ đó áp dụng trong việc tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

2. Quy định về hóa đơn vận chuyển

Quy định về hóa đơn vận chuyển

Để đảm bảo việc ghi chép đúng trên hóa đơn cước vận chuyển theo quy định của nhà nước, cần hiểu rõ các quy định liên quan. Các quy định này sẽ hướng dẫn cách thức lập hóa đơn vận chuyển một cách chính xác và tuân thủ đúng quy trình theo quy định của pháp luật.

2.1. Thời điểm xuất hóa đơn vận chuyển

Theo quy định trong Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC và Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP,  thời điểm xuất hóa đơn là: “Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).”

Nguồn tham khảo: Thư viện pháp luật

2.2. Điều kiện xuất hóa đơn vận chuyển

Trong trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa với cước phí từ 200.000 VNĐ trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn cước vận chuyển hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin, doanh nghiệp vẫn phải tiến hành lập hóa đơn và ghi rõ trạng thái tương ứng. Cụ thể, trên hóa đơn sẽ được ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp đầy đủ thông tin”.

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa, khách hàng nên đề xuất yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hóa đơn và giữ lại để kiểm tra tình trạng vận chuyển hàng hoá. Điều này cũng tạo cơ sở để quản lý thu chi cũng như đòi hỏi bồi thường thiệt hại trong trường hợp xảy ra vấn đề không mong muốn.

3. Hướng dẫn cách ghi hóa đơn cước vận chuyển

Hướng dẫn cách ghi hóa đơn cước vận chuyển

Quá trình cung cấp dịch vụ vận chuyển có thể thực hiện bởi doanh nghiệp hoặc thông qua việc thuê một đơn vị vận chuyển khác. Dù ở hình thức nào, việc xuất hóa đơn cước vận chuyển là bắt buộc. Mỗi đơn vị có mẫu và quy chuẩn ghi chép riêng, tuy nhiên, cơ bản có những điểm chung về thông tin cần ghi.

• Thông tin cơ bản về người mua hàng cần được điền đầy đủ trên hóa đơn cước vận chuyển, bao gồm: Họ tên, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, phương thức thanh toán và số tài khoản;
• Thông tin chi tiết về hàng hóa cũng cần được ghi rõ ràng, bao gồm: số thứ tự, tên hàng hóa, loại dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Đối với cước vận chuyển, thông tin này sẽ được hiển thị ở một dòng riêng. Nếu ngày xuất hóa đơn và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển là cùng một ngày, cước vận chuyển sẽ được ghi kèm theo thông tin hàng hóa; ngược lại, nếu ngày xuất hóa đơn và ngày hoàn thành dịch vụ khác nhau, thông tin về cước vận chuyển sẽ xuất hiện sau;
• Các thông tin khác như chữ ký và dấu của cả hai bên đối với hóa đơn giấy và chữ ký số của bên bán, mã cơ quan thuế cấp cho hóa đơn đối với hóa đơn điện tử cũng cần được thể hiện trên hóa đơn để xác nhận thỏa thuận và giao dịch.

4. Những lưu ý khi lập hóa đơn vận chuyển

Những lưu ý khi lập hóa đơn vận chuyển

Dưới đây là cách xử lý một số tình huống thường xảy ra khi lập hóa đơn vận chuyển:

• Trong trường hợp ngày giao hàng và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển trùng nhau thì chỉ cần lập một hoá đơn. Tuy nhiên, nếu hai ngày này khác nhau, yêu cầu phải tạo hai hoá đơn tương ứng để thể hiện rõ ràng;
• Khi công ty tự cung cấp dịch vụ vận chuyển và ngày giao hàng cùng ngày với ngày hoàn thành dịch vụ, hóa đơn cần được lập chung, bao gồm hai dòng thông tin: một dòng cho hàng hoá và một dòng cho chi phí vận chuyển;
• Nếu công ty thuê một đơn vị vận chuyển khác, bất kể ngày giao hàng và ngày vận chuyển có khác nhau hay không, công ty chỉ được lập hóa đơn cho tiền hàng và thuế giá trị gia tăng. Đối với chi phí vận chuyển, công ty cần yêu cầu đơn vị vận chuyển tạo và cung cấp hóa đơn tương ứng để đảm bảo tính minh bạch và quản lý chi phí một cách chính xác.

Ngoài những quy trình cơ bản, đội ngũ kế toán còn có thể nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình bằng cách tham gia khóa học ACCA. Khóa học ACCA không chỉ giúp kế toán tích luỹ thêm kiến thức về việc xuất hóa đơn vận chuyển, mà còn mở rộng phạm vi hiểu biết về tài chính, kế toán và quản lý trong môi trường doanh nghiệp toàn cầu.

Qua khóa học ACCA, đội ngũ kế toán có cơ hội học hỏi về quy trình quản lý tài chính và kế toán tiên tiến, cùng với các quy định và chuẩn mực quốc tế liên quan đến xuất hóa đơn vận chuyển. Những kiến thức thu nhận được từ khóa học này không chỉ giúp họ nắm vững việc lập hóa đơn mà còn giúp họ hiểu sâu hơn về cách tối ưu hóa quản lý tài chính và thuế, đồng thời tăng cường khả năng quản lý rủi ro và tuân thủ quy định.

Kết luận

Việc nắm vững cách lập và ghi chép thông tin trên hóa đơn vận chuyển không chỉ giúp tạo lòng tin giữa các bên tham gia mà còn giúp cơ quan quản lý và khách hàng kiểm soát dịch vụ vận chuyển một cách hiệu quả. Sự chính xác trong việc lập hóa đơn, kết hợp với hiểu biết sâu về quy định thuế và tài chính, sẽ giúp quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ, minh bạch.