Phỏng Vấn Giảng Viên Đoàn Huy Tuấn Về Phần Hành Nợ Phải Thu
Phần hành nợ phải thu được cho là 1 phần hành khó đối với sinh viên thực tập sinh, đòi hỏi bạn phải hiểu và nắm vững các thủ tục kiểm toán, để tìm ra các vấn đề – Theo anh Tuấn chia sẻ.
Anh Đoàn Huy Tuấn, hiện đang là giảng viên tại SAPP Academy. Anh cũng đồng thời đang làm việc tại bộ phận Core Assurance tại EY Hà Nội.
1. Phần hành nợ phải thu là gì? Anh có nhận xét gì về độ khó của phần hành này đối với bạn thực tập sinh và trợ lý kiểm toán?
Nợ phải thu là phần hành mà kiểm toán viên phải tiếp cận và thực hiện các thủ tục kiểm toán đối với các tài khoản như phải thu khách hàng (131), phải thu khác (138), và đôi khi là cả tài khoản phải thu nội bộ (136). Với cá nhân anh nhận định, đây là một phần hành tương đối khó đối với các bạn thực tập sinh, đòi hỏi bạn phải hiểu và nắm rõ các thủ tục kiểm toán, mới có thể tìm ra các vấn đề được.
2. Mục tiêu của việc kiểm toán nợ phải thu với khách hàng là gì?
Nhắc đến mục tiêu, trước hết phải kể đến rủi ro. Rủi ro thông thường của các khoản phải thu tại doanh nghiệp đó là hay bị khai khống (overstate) lên giá trị các khoản phải thu tại thời điểm cuối kỳ. Do vậy, mục tiêu thường gặp nhất của phần hành này đó là đảm bảo được số dư của các tài khoản phải thu là hiện hữu và chính xác. Bên cạnh đó, các mục tiêu khác có thể kể đến như: đảm bảo tính đúng kỳ của các giao dịch bán hàng vào cuối năm và đầu năm sau, đảm bảo doanh nghiệp đã và đang trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của thông tư 228…
3. Đối với phần hành này, ta cần thu thập những tài liệu gì và thu thập như thế nào?
Đối với thủ tục này, kiểm toán viên cần phải thu thập những tài liệu sau từ khách hàng, gồm có:
- Sổ chi tiết công nợ theo từng đối tượng cho tài khoản 131, 138 (còn gọi là Listing 131, 138);
- Báo cáo tuổi nợ (hay Aging report);
- Bảng tính trích lập dự phòng phải thu khó đòi, quyết định trích lập dự phòng từ khách hàng – đối với những khách hàng có các khoản công nợ phải thu lâu ngày và đã trích lập dự phòng phải thu trên tài khoản 2293;
- Chứng từ gốc dành cho thủ tục kiểm tra chi tiết (Test of Detail).
Lưu ý: Không phải khách hàng nào cũng sẽ có Sổ chi tiết công nợ 131, 138 hoặc Báo cáo tuổi nợ. Bởi vì bản thân kiểm soát nội bộ của họ chưa thực sự tốt nên họ có thể sẽ không dùng đến những bảng theo dõi đó. Lúc này, việc bạn cần làm có thể sẽ là tự tạo Sổ chi tiết công nợ dựa trên các giao dịch phát sinh trong kỳ từ sổ nhật ký chung hoặc bảng kê chứng từ của khách hàng.
4. Anh có thể hướng dẫn cách thực hiện thủ tục nợ phải thu như thế nào được không?
Có thể nói qua về một số thủ tục kiểm toán đối với phần hành nợ phải thu như sau để bạn có thể hình dung phần nào về cách tiếp cận kiểm toán đối với phần hành này.
-
Đối chiếu số dư (Reconciliation)
Việc thứ nhất bạn cần làm đó là phải so sánh, đối chiếu Sổ chi tiết các tài khoản phải thu và số dư đầu kỳ, cuối kỳ từ Bảng cân đối thử (Trial Balance) theo công thức: CB = OB + DR – CR để đảm bảo rằng khách hàng đã cộng sổ đúng. Sau đó, bạn cần phải đối chiếu Bảng cân đối thử với Sổ chi tiết công nợ theo từng đối tượng (Listing 131, 138) để đảm bảo Listing nhận về là đúng và khớp với Bảng cân đối thử.
-
Gửi thư xác nhận (Send Confirmation)
Đây là một thủ tục kiểm toán bắt buộc phải làm đối với phần hành phải thu. Bởi vì bởi như anh đã nói ở trên, rủi ro thường gặp nhất đối với phần hành này là doanh nghiệp thường có xu hướng khai khống giá trị của các khoản phải thu. Do vậy, việc gửi thư xác nhận sẽ đảm bảo được tính hiện hữu của các khoản phải thu này.
Một lưu ý dành cho bạn đối với thủ tục này đó là, thư xác nhận phải được chọn mẫu từ Listing chứ không phải Trial Balance hay là Sổ chi tiết tài khoản 131, 138, bởi chỉ có trên Listing chúng ta mới biết được khoản phải thu đó là của khách hàng nào và giá trị cuối kỳ là bao nhiêu. Nhớ là phải chọn mẫu chứ không được gửi tất cả như phần Tiền nhé.
-
Thủ tục đánh giá lại các khoản mục có số dư ngoại tệ (Revaluation)
Để làm việc này, bạn cần phải chọn từ Listing ra tất cả những khách hàng có số dư cuối kỳ là ngoại tệ, lấy số nguyên tệ và tiến hành đánh giá lại theo tỷ giá mua của ngân hàng nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán. Lưu ý rằng, chúng ta không phải tiến hành đá giá lại cho các khoản tạm ứng từ khách hàng, tức là những khách hàng có số dư bên Có 131. Văn bản liên quan để các bạn tham khảo cho việc sử dụng tỷ giá đánh giá lại chính là thông tư 53 của Bộ Tài chính nhé.
-
Kiểm tra tính đúng kỳ (Test cut-off)
Đối với thủ tục này, bạn cần xin thêm khách hàng sổ chi tiết tài khoản phải thu sau kỳ và tiến hành chọn mẫu. Như vậy, bạn sẽ phải chọn mẫu test cut-off cho cả trước và sau kỳ. Hãy nhớ rằng, tài khoản 131 – phải thu của khách hàng sẽ hạch toán đối ứng với tài khoản doanh thu. Do vậy, thời điểm ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu thường sẽ là thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và quyền sở hữu tài sản. Do đó, chứng từ bạn cần chú ý để test vào nhiều nhất chính là biên bản bàn giao hàng hóa. Bởi vì trên đó sẽ thể hiện chính xác ngày mà doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và quyền sở hữu tài sản cho khách hàng.
Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở đây thì chưa đủ. Bạn còn phải đảm bảo cả số tiền doanh nghiệp đang ghi nhận trên giao dịch có đúng không. Chính vì thế, bạn cũng phải test vào hóa đơn để đảm bảo giá trị giao dịch. Lưu ý của thủ tục này, đối với những giao dịch liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa được chọn để test cut-off, bạn cần tham khảo thêm các điều khoản thương mại quốc tế Incoterm. Bởi vì, không phải lúc nào biên bản bàn giao cũng là căn cứ để chuyển giao phần lớn rủi ro và quyền sở hữu.
-
Thủ tục rà soát lại các khoản dự phòng phải thu khó đòi (Review provision for bad debt)
Đây là thủ tục cuối cùng của phần hành này. Đây là thủ tục bắt buộc thực hiện của phần hành nợ phải thu, dù doanh nghiệp có đang trích lập dự phòng phải thu khó đòi hay không. Bởi vì rủi ro có thể đến từ việc doanh nghiệp ghi thiếu hoặc không ghi chi phí dự phòng mặc dù đáng ra nó phải có.
Cách làm của bạn lúc này đó là:
- Xem xét báo cáo tuổi nợ (Aging report);
- Tìm ra những khách hàng có công nợ lâu ngày và tiến hành tính giá trị dự phòng phải trích lập dựa theo hướng dẫn của thông tư 228;
- Sau đó, đem so sánh số liệu của kiểm toán viên vừa tính lại với số liệu đã có trên sổ của khách hàng và làm bút toán điều chỉnh nếu có chênh lệch lớn.
5. Một số sai sót có thể phạm phải đối với khách hàng trong phần hành nợ phải thu là gì?
Một số sai sót có thể kể đến đó là:
- Việc khách hàng ghi nhận sai kỳ;
- Thiếu hoặc thừa công nợ phải thu;
- Không đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ hoặc đánh giá lại sai;
- Không trích lập dự phòng hoặc trích lập thiếu với những khoản phải thu lâu ngày khó đòi.
Nói chung, có rất nhiều rủi ro có thể đến với doanh nghiệp khách hàng. Do đó, tùy vào từng loại hình mà kiểm toán viên cần phải xem xét tập trung các thủ tục vào rủi ro nào. Ví dụ, một công ty khách hàng có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt và có đánh giá KPI chặt chẽ cho nhân viên kế toán phụ trách việc thu hồi công nợ, lúc đó, rủi ro về việc trích lập phòng thiếu hoặc sai là rất ít. Chính vì thế, kiểm toán viên nên tập trung nhiều hơn vào các rủi ro liên quan đến tính đúng kỳ hoặc đánh giá lại.
6. Câu hỏi cuối, anh có muốn chia sẻ gì tới các bạn sinh viên kiểm toán về phần hành này không?
Như anh chia sẻ ở trên, có rất nhiều tình huống xảy ra liên quan đến phần hành này mà doanh nghiệp có thể cố ý hoặc vô tình sai phạm. Bởi vậy, tùy vào từng khách hàng mà bạn sẽ phải nhận định rủi ro liên quan và dành nhiều thời gian hơn cho các thủ tục kiểm toán tương ứng.
Bạn chỉ cần luôn tuân thủ nguyên tắc, đó là nhận định rủi ro trước khi làm bất kỳ phần hành nào, sau đó tập trung các thủ tục kiểm toán để giảm thiểu tối đa rủi ro đó, được như vậy, các bạn sẽ luôn tìm ra những vấn đề của doanh nghiệp mà thôi.
Cảm ơn anh với những chia sẻ vô cùng thú vị, chúc anh thành công trong công việc hiện tại!
>>> Xem thêm:
