Thủ Tục Kiểm Toán Phần Hành Tài Sản Cố Định – Đừng Từ Bỏ Ước Mơ!
“Kẻ khốn cùng nhất trên thế giới này không phải là người không một đồng xu dính túi, mà là kẻ không có nổi một ước mơ”. Cũng giống như rất nhiều các bạn khi mới ra trường, tôi mang trên vai mình hàng tá những ước mơ cháy bỏng về nghề nghiệp. Tôi ước mình đi làm được mọi người chia sẻ. Tôi ước tôi sẽ mãi yêu thích công việc đang làm. Tôi ước mình giàu có để giúp đỡ ba mẹ. Tôi cũng ước có những chuyến đi đến những nơi mà tôi vẫn thường nghe như Đà Nẵng hay TP.HCM. Tuy nhiên cuộc sống không dễ dàng như những gì chúng ta vẫn tưởng. Và tôi, một đứa trẻ non nớt, cũng đã được thử thách với vô vàn những khó khăn. Những điều ấy tưởng chừng như bắt tôi phải từ bỏ tất cả…
Lần Đầu Đi Job Tỉnh “Đẹp”
Đây là lần đầu tiên tôi đi tỉnh “đẹp”! Những lần trước tôi chỉ loanh quanh ở Bắc Ninh, Bắc Giang hoặc Hà Nội ngột ngạt. Tôi muốn phát điên lên khi biết mình được “book” cho một “job” ở Đà Nẵng. Tôi chẳng quan tâm đi máy bay có mệt không. Tôi cũng chẳng quan tâm job to hay nhỏ. Tôi chỉ quan tâm là “TÔI ĐƯỢC ĐI ĐÀ NẴNG”. Vâng chỉ “ĐÀ NẴNG” đã đủ làm tôi không quan tâm đến những vấn đề khác nữa rồi.
Lần này tôi được giao cho làm phần hành tài sản của một Công ty Bất động sản. Năm đấy công ty tôi thiếu người trầm trọng. Vì thế mà tôi, một đứa A1 (Trợ lý kiểm toán bậc 1), được giao hẳn một phần khá lớn. Tài sản trong một công ty về bất động sản bao gồm: nhà cửa, vật kiến trúc, bất động sản đầu tư, máy móc thiết bị. May mà phần khó nhất là Xây dựng cơ bản dở dang tôi lại được một anh A2 (Trợ lý kiểm toán bậc 2) gánh hộ. Nhưng những gì xảy ra sau này tôi vẫn gọi là “thảm họa”!
Kỹ Thuật Kiểm Toán
Tài sản là một phần đơn giản, chuyên dành cho các bạn thực tập sinh. Với các doanh nghiệp lớn thì đây sẽ dành cho các bạn A1 và A2. Đây là phần khá rõ ràng và ít rủi ro vì tài sản thường to mà lại được bảo vệ nghiêm ngặt nên không thể xảy ra trộm cắp hay gian lận gì được. Lỗi chủ yếu vẫn đến từ những sai sót trong cách hạch toán, phân bổ của Kế toán. Đôi khi lỗi đến từ việc bỏ sót hoặc nhầm lẫn do thay đổi thông tư mà kế toán chưa cập nhật (Thông tư 45 chẳng hạn). Lúc đó tôi vẫn còn lơ mơ về các thủ tục kiểm toán mà mình sẽ làm. Mặc dù tôi nắm rất rõ lý thuyết:
Số dư cuối kỳ (giá trị còn lại) = Số dư đầu kỳ (giá trị còn lại) + Tăng tài sản trong kỳ – Giảm tài sản do khấu hao – Giảm tài sản do thanh lý nhượng bán – Giảm tài sản do giảm giá trị.
Như vậy để đảm bảo tài sản là đúng tôi sẽ có các thủ tục đảm bảo số dư đầu kỳ, kiểm tra các tài sản tăng trong kỳ, tính toán lại khấu hao, kiểm tra các tài sản thanh lý trong kỳ, xem xét lại xem tài sản có bị giảm giá trị hay không (cái này ở Việt Nam ít xuất hiện nên tôi xin phép sẽ không đề cập đến). Cụ thể “dã man” như sau:
- Thủ tục đảm bảo số dư đầu kỳ: Tôi sẽ kiểm tra xem số dư đầu kỳ kế toán chuyển sang năm nay có khớp với số dư cuối kỳ trên báo cáo kiểm toán năm ngoái hay không. Việc đảm bảo số dư đầu kỳ của tài sản là một trong những thủ tục đơn giản nhưng vô cùng quan trọng.
- Thủ tục kiểm tra tăng tài sản trong kỳ: Với thủ tục này, bạn dùng phím “Alt A T” thần thánh để lọc ra các số phát sinh bên nợ của tài khoản 211 (tài khoản tài sản) đối ứng với 331 (tài khoản phải trả) hoặc 112 (tài khoản tiền gửi ngân hàng). Thường thì bạn không kiểm tra hết tất cả đâu vì kiểm toán là trọng yếu mà. Bạn lấy những phát sinh lớn theo hướng dẫn chọn mẫu của Công ty kiểm toán bạn đang làm. Hãy nhớ đảm bảo số mẫu kiểm tra lớn hơn 80% tổng mẫu là được. Sau đó bạn bắt đầu kiểm tra bộ hồ sơ hình thành tài sản. Thủ tục này kiểm tra việc phát sinh tăng tài sản có được ghi nhận đúng không. Bộ hồ sơ này thường bao gồm:
- Hợp đồng mua bán tài sản này
- Biên bản bàn giao
- Hóa đơn
- Ủy nhiệm chi
- Thanh lý hợp đồng
Bạn nhớ kiểm tra kỹ và xem xét các chi phí đi kèm với tài sản có được ghi nhận đúng vào giá trị tài sản không. Một số chi phí thường được phép ghi nhận như là: giá mua, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, chi phí lắp đặt. Bạn nhớ ghi lại các thông tin đã kiểm tra như ngày tháng, giá trị, các điều khoản chính. Lý do là bởi đối với kiểm toán câu châm ngôn sống trong nghề là “No document, no work done”. Một điều nữa bạn cần ghi nhớ là kiểm tra cả ngày đưa tài sản đi vào sử dụng. Điều này liên quan đến ngày bắt đầu tính khấu hao sau này đấy.
- Thủ tục kiểm tra thanh lý tài sản trong kỳ: Thực ra cái này không có ghê gớm gì cả. Bạn lọc bên Có của tài khoản 211 (tài khoản tài sản) đối ứng với tài khoản 811 (tài khoản chi phí khác) để xem trong kỳ doanh nghiệp đã thanh lý tài sản nào rồi. Sau đó bạn kiểm tra vào quyết định thanh lý tài sản, biên bản thanh lý tài sản và cả hóa đơn nữa. Cẩn trọng hơn bạn nên xem: khoản tiền thanh lý đã thu về được hay chưa.
- Thủ tục tính toán lại khấu hao: Đây là thủ tục cực kỳ chân tay.Nhiệm vụ của bạn là thật giỏi trong xử lý các phép tính Excel. Bạn sẽ được kế toán cung cấp cho một bảng theo dõi tài sản mà theo môn F3 ACCA chúng ta gọi là Fixed asset register (FAR). Đầu tiên bạn đối chiếu giữa FAR này với các số dư và phát sinh trên sổ kế toán để đảm bảo dữ liệu 02 sổ này khớp nhau. Sau đó bạn tính toán lại khấu hao dựa trên các dữ liệu như nguyên giá, thời gian khấu hao cho từng loại tài sản. Khi tính toán bạn nhớ xem tài sản đó có khấu hao theo khung khấu hao của thông tư 45 hay không? Nó khó ở chỗ có rất nhiều trường hợp như sau:
- Trường hợp 1: Tài sản mua ở những năm trước, hết khấu hao năm nay
- Trường hợp 2: Tài sản mua trong năm nay, hết khấu hao vào những năm sau
- Trường hợp 3: Tài sản mua ở những năm trước, hết khấu hao ở những năm sau
Việc tính khấu hao của tôi lúc đầu là sử dụng một đống hàm trong hàm (Kiểu như =if(if(xxx …)). Lúc đó tôi không thể nghĩ ra một công thức nào hoàn hảo hơn thế. Tôi loay hoay thử đi thử lại, hết hàm này đến hàm khác. Thế mà cũng không thể nào ra được kết quả như mong muốn. Tôi càng bị áp lực hơn nữa khi bạn đi cùng tôi đã xong xuôi hết những phần hành được giao. Còn anh trưởng nhóm thì khó tính và đòi hỏi chúng tôi rất cao. Sau rất nhiều lần cố gắng tôi cũng tính được. Cảm giác sung sướng vô cùng. Mặc dù kết quả vẫn lệch nhưng tôi đã tìm được công thức tính khấu hao hiệu quả. Công thức như sau:
“=MIN(ngày cuối kỳ, ngày hết hạn sử dụng tài sản) – MAX(ngày đầu kỳ, ngày bắt đầu sử dụng tài sản)”.
Bạn nào không tin thì có thể thử nhé.
Giao Tiếp “Thảm Họa”
Tuy nhiên niềm vui chưa tày gang thì tôi ăn ngay cú ngã đến điếng người. Do chưa từng có kỹ năng giao tiếp với khách hàng cũng như đầy tính hiếu thắng, tôi chạy thẳng lên nói chuyện với chị kế toán trưởng về lỗi sai mình vừa đưa ra mà quên không thảo luận với anh trưởng nhóm. Tôi nói thật là mình nói chuyện có vẻ hống hách vì đó là theo tưởng tượng của tôi với nghề kiểm toán. Chị kế toán khá ghê gớm nhưng tôi vẫn không sợ phần vì chắc mẩm mình đúng, phần vì lúc đó cảm xúc đang lên cao.
Chị ngồi dò một lúc thì thấy tôi đã quên 03 khoản tài sản khá lớn chưa tính khấu hao. Mặt tôi lúc đó tối sầm vào. Nếu tôi bình tĩnh ngay từ đầu thì có lẽ mọi chuyện đã khác. Chị ấy còn gọi cho sếp tôi và phàn nàn. Lúc đó tôi chỉ muốn độn thổ vì nhìn ai cũng ngại. Cảm giác như mình là kẻ tội đồ gây ra sự căng thẳng lúc ấy. Chưa bao giờ tôi cảm thấy thất vọng về mình như vậy. Tôi bắt đầu nghĩ đến việc sẽ nghỉ việc. Tôi biết có thể nó chỉ là cảm giác nhất thời và khả năng chịu đựng của mình hơi kém. Nhưng thực sự lúc đó tôi rất muốn nghỉ việc.
Tôi tìm đến đứa bạn thân để tâm sự. May sao nó làm cùng nghề nên cũng hiểu những áp lực mà tôi trải qua. Hai đứa ngồi nói chuyện và bình tâm phân tích đúng sai cho từng hành vi của tôi và khách hàng nên tôi cũng dần nhận ra lỗi sai lúc đó của bản thân. Nhưng xét lại cho cùng, thì đúng là phải có những cú ngã như thế chính tôi mới nhận ra rằng mình hiếu thắng, mình cần khiêm tốn và bình tĩnh trước mọi tình huống.
Cho đến bây giờ, sau 5 năm trong nghề, bản tính tôi đã tu sửa được phần nhiều. Tôi luôn tươi cười với khách hàng trong mọi trường hợp. Vì tôi biết mình cần sự chuyên nghiệp dù nhiều khi muốn nổ tung vì áp lực. Vậy mới thấy đôi khi những lỗi sai dù lớn hay nhỏ trong cuộc sống luôn khiến bạn trưởng thành hơn và thành công hơn. Thế nên bạn nhớ nhé: ĐỪNG BỎ CUỘC KHI TA VẪN CÒN NHỮNG ƯỚC MƠ!
>>> Xem thêm:
