GENERAL LEDGER LÀ GÌ – SỔ CÁI CHUNG

Bất cứ ai làm việc trong lĩnh vực kế toán đều biết sổ sách là thứ quan trọng hàng đầu. Sổ kế toán giúp ghi chép lại tình hình kinh doanh và cho biết tổng quan tài chính của một doanh nghiệp. Có rất nhiều hình thức sổ kế toán, trong đó General Ledger được đánh giá là quan trọng hàng đầu. Hãy cùng tìm hiểu General Ledger là gì và vai trò quan trọng của nó trong một tổ chức trong bài viết dưới đây nhé.

1. General Ledger là gì?

General Ledger (Sổ cái chung) là tài liệu kế toán cực kỳ quan trọng của doanh nghiệp. Nó giúp ghi chép, tóm tắt những thay đổi tài chính của một công ty và các giao dịch mua bán, trao đổi trong một kỳ kế toán.

Sổ cái chung bao gồm những tài khoản do khách hàng của ngân hàng sở hữu, được lưu giữ riêng biệt trong bộ phận kế toán của ngân hàng trong tài khoản phụ hay tài khoản kiểm soát có thể liệt kê các tài khoản khách hàng theo loại, theo kỳ hạn, thế chấp…

Sổ cái chung cũng là căn cứ để doanh nghiệp công khai tài chính cho cổ đông, cơ quan nhà nước và những tổ chức bên ngoài khác.

Giống như sổ cái tài khoản, sổ cái chung vẫn có các tài khoản “Phải thu” và “Phải trả”. Tuy nhiên sổ cái chung chỉ ghi nhận tổng giá trị phải thu và trả chứ không cần phải ghi rõ từng tài khoản, từng khách hàng hay từng nhà cung cấp.

2. Cấu trúc của một sổ cái chung

• Nội dung giá trị cho doanh nghiệp (ví dụ: tiền mặt, thiết bị)
• Nợ phải trả – Các khoản nợ phải trả từ tín dụng
• Vốn chủ sở hữu – Giá trị tài sản trừ đi giá trị nợ phải trả.
• Doanh thu – Số tiền doanh nghiệp kiếm được
• Chi phí – Số tiền dùng để vận hành một doanh nghiệp
• Các tài khoản phụ

Mỗi tài khoản chính sẽ bao gồm nhiều tài khoản phụ. Nhân viên kế toán không cần phải ghi lại tất cả thông tin trong các tài khoản phụ vào sổ cái chung, chỉ cần ghi dòng dưới cùng của các tài khoản phụ vào một tài khoản chính.

Ví dụ, số nợ mà doanh nghiệp phải trả (tài khoản phải trả) được tính là một tài khoản phụ. Tài khoản phải trả bao gồm nhà cung cấp, hóa đơn đến hạn, lịch sử mua bán. Khi ghi chép phải sổ cái chung, nhân viên kế toán không ghi tất cả những thứ này, chỉ cần ghi tổng dư nợ phải trả là được.

3. Cách tạo sổ cái chung cho doanh nghiệp

Nhân viên kế toán có thể tạo sổ cái chung trên giấy hoặc trên máy tính (Excel).

Bạn có thể tạo sổ cái chung trên giấy, bảng tính hoặc chương trình phần mềm. Kích thước sổ cái chung sẽ phụ thuộc vào quy mô kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp đó.

Khi ghi nhận giao dịch trong sổ cái chung, kế toán sẽ thực hiện thuật toán kép, một mục là tín dụng và mục kia là ghi nợ.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp muốn bán một chiếc ô tô, kế toán sẽ ghi giá trị của chiếc ô tô ở cột “tài khoản nội dung” và số tiền mà doanh nghiệp nhận được cho chiếc ô tô ở phía bên kia của tài khoản nội dung. Tức là mỗi tài khoản sẽ có 2 cột là ghi nợ (bên trái) và tín dụng (bên phải).

4. Tài khoản ghi nợ và tín dụng

Tài khoản ghi nợ cho thấy doanh nghiệp đã mua một món hàng nào đó (tiền được chi ra). Trái ngược với tài khoản ghi nợ là tín dụng – cho thấy số tiền được dùng để mua hàng đến từ nguồn nào (tiền thu vào).

Điều này có nghĩa là một tài khoản được tăng lên bằng ghi nợ sẽ bị giảm bởi tín dụng hoặc ngược lại. Tài khoản ghi nợ bao gồm chi phí và tài sản. Còn tài khoản tín dụng bao gồm nợ phải trả, vốn chủ sở hữu.

Ví dụ: Doanh nghiệp muốn mua một chiếc ô tô. Nhân viên kế toán sẽ đặt giá trị của ô tô ở cột “ghi nợ”. Doanh nghiệp đã dùng một số tiền (hoặc một tài sản khác) để mua ô tô nên phải ghi số tiền mặt đã giảm ở cột “tín dụng”.

5. Tại sao cần sổ cái chung cho doanh nghiệp  

Sổ cái chung có thể cung cấp cái nhìn tổng quan của một doanh nghiệp thông qua bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo thu nhập. Đây cũng là tài liệu căn cứ trong trường hợp doanh nghiệp muốn vay tiền ngân hàng.

Bên cạnh đó, sổ cái chung ghi lại tổng hợp những giao dịch thu chi, số dư tài khoản cụ thể, làm căn cứ để đóng thuế cho nhà nước và báo cáo tài chính cho các tổ chức liên quan. Các nhà đầu tư cũng có thể nhìn vào đây để đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn, có khả năng sinh lời. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho các bạn những kiến thức cơ bản về General Ledger và vai trò quan trọng của nó trong việc vận hành doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!