[Giải Đáp] Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Quản Trị Là Gì?

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu ngày càng phức tạp và cạnh tranh khốc liệt, việc xây dựng và vận hành một hệ thống thông tin kế toán quản trị không chỉ giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Bài viết này sẽ đi sâu vào việc phân tích chi tiết về hệ thống thông tin kế toán quản trị, đồng thời đề xuất các bước xây dựng hệ thống thông tin cho doanh nghiệp. 

Khái niệm hệ thống thông tin kế toán quản trị

Hệ thống thông tin kế toán quản trị, tiếng Anh là Management Accounting Information System (MAIS) là một hệ thống tích hợp các quy trình, thủ tục và công nghệ nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin liên quan đến quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Hệ thống này không chỉ giới hạn trong việc ghi nhận các dữ liệu tài chính mà còn bao gồm cả dữ liệu phi tài chính, nhằm hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược, quản lý hiệu quả và kiểm soát hoạt động.

Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán quản trị

Mục tiêu chính và cuối cùng của hệ thống thông tin kế toán quản trị là hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Để làm được điều này, hệ thống thông tin kế toán quản trị cần được xây dựng để đáp ứng các mục tiêu khác bao gồm: thu thập, xử lý, phân tích thông tin, cung cấp và lưu trữ thông tin.

• Thu thập thông tin: Hệ thống thông tin kế toán quản trị cần phải thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau cả trong và ngoài doanh nghiệp. Các thông tin này có thể bao gồm các giao dịch tài chính, thông tin sản phẩm, dữ liệu thị trường và các chỉ số hiệu suất kinh doanh. 
• Xử lý, phân tích và cung cấp thông tin: Dữ liệu được thu thập sẽ được xử lý và phân tích để đưa ra được các chỉ số hiệu quả kinh doanh và các báo cáo quản trị nhằm cung cấp cái nhìn sâu sắc nhất về tình hình tài chính và hoạt động của doanh nghiệp.
• Lưu trữ thông tin: Hệ thống sẽ lưu trữ một cách có tổ chức và an toàn đảm bảo rằng thông tin luôn sẵn sàng khi cần được sử dụng cho việc ra quyết định.

Từ các vai trò trên, hệ thống thông tin kế toán quản trị sẽ hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định chiến lược từ việc lập kế hoạch ngân sách, dự báo tài chính đến đánh giá hiệu quả hoạt động,…

Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán quản trị

Phân loại thành phần theo các chủ thể/thực thể tham gia vào hệ thống

Hệ thống thông tin kế toán quản trị theo dõi tất cả hoạt động kế toán và kinh doanh của một công ty. Nó thường bao gồm sáu thành phần chính: con người, tài liệu hướng dẫn sử dụng, dữ liệu, phần mềm, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và kiểm soát nội bộ.

Con người

Những người cần sử dụng đến dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán quản trị có thể bao gồm: kế toán viên, chuyên viên phân tích kinh doanh, quản lý các bộ phận, kiểm toán viên, giám đốc tài chính,… Nhân viên tại các bộ phận cũng có trách nhiệm quan trọng trong việc cập nhật các dữ liệu cần thiết. Việc cập nhật dữ liệu này ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả mà hệ thống thông tin kế toán quản trị có thể đem lại cho doanh nghiệp.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng

Các quy trình và hướng dẫn dành cho hệ thống thông tin kế toán quản trị liên quan đến các phương pháp mà nó sử dụng để thu thập, lưu trữ, truy xuất, xử lý và báo cáo dữ liệu. Các hướng dẫn này phải có sẵn trên hệ thống và cần được cập nhật chi tiết thông qua tài liệu và đào tạo cho nhân sự trong công ty để đảm bảo tính nhất quán cho các nguồn dữ liệu.

Dữ liệu

Tất cả các dữ liệu ảnh hưởng đến việc phân tích tình hình kinh doanh của doanh nghiệp đều cần phải được đưa vào hệ thống thông tin kế toán quản trị. Định dạng các dữ liệu đầu ra có thể sẽ khác nhau để đáp ứng các nhu cầu sử dụng của từng bộ phận.

Phần mềm

Tùy theo nhu cầu và khả năng tài chính mà mỗi doanh nghiệp có thể sẽ lựa chọn các loại phần mềm khác nhau. Hiện nay, các phần mềm thông tin kế toán quản trị có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin chính là phần cứng để vận hành hệ thống thông tin kế toán quản trị. Các yếu tố khi lựa chọn phần cứng cần cân nhắc bao gồm tốc độ, dung lượng, khả năng lưu trữ, khả năng được nâng cấp,…

Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ của hệ thống tin kế toán quản trị là các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Hệ thống thông tin kế toán quản trị phải có các biện pháp kiểm soát nội bộ để hạn chế quyền truy cập đối với những người dùng được ủy quyền và để bảo vệ khỏi những truy cập trái phép.

Phân loại thành phần theo quá trình kế toán

Hệ thống thông tin kế toán quản trị có thể được chia thành các hệ thống con như sau: Hệ thống thu thập dữ liệu, Hệ thống xử lý dữ liệu, Hệ thống cung cấp thông tin và Hệ thống kiểm soát thông tin.

Hệ thống thu nhận dữ liệu

Hệ thống thu nhận bao gồm các yếu tố sau:

• Nhân sự tổ chức thu nhận: Nhân viên kế toán quản trị phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp thu thập dữ liệu;
• Thủ tục nhập dữ liệu: Việc sử dụng phần mềm phải tuân thủ quy trình và thủ tục để đảm bảo hiệu suất hoạt động của phần mềm;
• Tính chất của dữ liệu: Dữ liệu thu nhận có thể liên quan đến thông tin quá khứ, kế hoạch hoặc dự báo, tùy thuộc vào mục đích của hệ thống thông tin kế toán quản trị;
• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu kế toán quản trị được thu thập từ nhiều nguồn, bao gồm kế toán tài chính, các bộ phận khác trong doanh nghiệp (sản xuất, tiêu thụ, kỹ thuật, chiến lược, nhân sự, cung ứng…), cũng như từ cơ quan quản lý Nhà nước, đối thủ cạnh tranh, hiệp hội nghề nghiệp và các báo cáo phân tích của chuyên gia;
• Phương pháp thu thập dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp và thứ cấp được thu thập thông qua nhiều phương pháp như chứng từ kế toán, quan sát, điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê và thực nghiệm.

Hệ thống xử lý dữ liệu

Hệ thống xử lý dữ liệu có trách nhiệm chuyển đổi dữ liệu ban đầu thành thông tin kế toán quản trị hữu ích cho nhà quản trị. Các nhiệm vụ chính của hệ thống xử lý dữ liệu bao gồm:

• Chuẩn hóa dữ liệu thu thập: Quá trình này tập trung vào làm cho dữ liệu trở nên có giá trị bằng cách điều chỉnh, kiểm tra tính đáng tin cậy và mã hóa dữ liệu. Nhân viên kế toán quản trị đảm bảo rằng dữ liệu thu thập là đầy đủ và phù hợp. Nếu phát hiện sai sót, họ thực hiện điều chỉnh và mã hóa dữ liệu theo các phương pháp phù hợp;
• Tổng hợp dữ liệu: Sau quá trình chuẩn hóa, dữ liệu kế toán quản trị được tổ chức và tổng hợp theo các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật xử lý của kế toán quản trị, nhằm cung cấp thông tin một cách có tổ chức;
• Phân tích thông tin: Việc phân tích thông tin kế toán quản trị thường sử dụng các phương pháp như so sánh, phân tích nhân tố, cân đối, và phân tích chi tiết để trích xuất các thông tin quan trọng và hỗ trợ quyết định quản lý.

Hệ thống cung cấp thông tin

Thông tin kế toán Quản trị sau khi được tổng hợp và phân tích sẽ được cung cấp cho nhà quản trị sử dụng. Hệ thống cung cấp thông tin được xem xét theo các khía cạnh sau:

• Trách nhiệm của kế toán quản trị: Kế toán theo từng bộ phận chịu trách nhiệm về xử lý thông tin từ cơ sở dữ liệu thu thập và trình kế toán quản trị để duyệt thông tin trước khi cung cấp cho nhà quản trị. 
• Phương thức truyền thông tin: Các phương thức truyền tải thông tin đảm bảo đáp ứng yêu cầu thiết thực, kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Đối với việc sử dụng phần mềm, thông tin có thể được chuyển đi qua internet dưới dạng file, kèm theo bản in giấy có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng để tăng tính pháp lý. Nhà quản trị cũng có thể trực tiếp truy cập và truy xuất dữ liệu trên phần mềm để lấy thông tin;
• Đối tượng nhận thông tin: Thông tin kế toán quản trị thường được cung cấp cho các nhà quản trị ở mọi cấp trong doanh nghiệp, tùy thuộc vào loại thông tin và mục tiêu sử dụng. Đối tượng nhận thông tin có thể là các nhà lãnh đạo cao cấp nếu thông tin phục vụ cho mục tiêu chiến lược, hoặc là các nhà quản trị cấp phòng ban nếu thông tin hỗ trợ cho mục tiêu tác nghiệp.

Hệ thống kiểm soát thông tin

Kiểm soát thông tin là hệ thống nhằm đảm bảo an toàn hoạt động của hệ thống thông tin kế toán quản trị, ngăn chặn rủi ro và bảo vệ tính bảo mật của thông tin. Nhà quản trị cần thiết lập hệ thống kiểm soát bao gồm:

• Phân quyền trong hệ thống thông tin kế toán quản trị: Điều này đòi hỏi nhà quản trị xác định rõ khối lượng công việc và trách nhiệm của từng nhân viên trong việc thu thập, xử lý, cung cấp và sử dụng thông tin. Việc xây dựng quy trình chung là quan trọng để vận hành hệ thống thông tin kế toán quản trị hiệu quả;
• Kiểm soát phương thức xử lý của hệ thống thông tin kế toán quản trị: Quá trình thu thập, tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin thường liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, kết hợp giữa con người và thiết bị kỹ thuật. Việc xây dựng quy trình kiểm soát là quan trọng để ngăn chặn rủi ro và đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
• Bảo mật thông tin kế toán quản trị: Do thông tin kế toán quản trị chỉ được cung cấp cho nhà quản trị để thực hiện các mục tiêu quản lý nên yêu cầu về tính bảo mật rất cao. Các biện pháp bảo mật cần được triển khai để đảm bảo an toàn cho thông tin. 

Các bước xây dựng hệ thống thông tin kế toán quản trị ở doanh nghiệp

Xây dựng một hệ thống thông tin kế toán quản trị trong doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và yêu cầu sự tham gia của nhiều bên liên quan. Dưới đây là quy trình mẫu xây dựng hệ thống thông tin kế toán quản trị mà bạn có thể tham khảo. 

Xác định nhu cầu và mục tiêu của hệ thống thông tin quản trị 

Người xây dựng hệ thống thông tin cần xác định được chính xác mục tiêu của việc triển khai hệ thống thông tin, ai là người sử dụng hệ thống thông tin, các thông tin nào mà nhà quản lý cần để đưa ra quyết định. Các thông tin đó có thể có được thông qua phương pháp nào, lấy được ở đâu cũng là các câu hỏi cần được giải quyết trong bước này. 

Việc này có thể được thực hiện bằng cách tham vấn các bên liên quan bao gồm các quản lý cấp cao, trưởng các phòng ban, nhân viên, cổ đông, khách hàng,… Người xây dựng hệ thống thông tin quản trị sẽ cần tổ chức các buổi họp với cấp quản lý để xác định nhu cầu, phỏng vấn các trưởng phòng ban và nhân viên để làm rõ các luồng thông tin này có thể được thu thập như thế nào. 

Lập kế hoạch 

Khi đã có một cái nhìn tổng quát về việc xây dựng hệ thống thông tin quản trị để làm gì, người xây dựng hệ thống thông tin cần đưa ra được một kế hoạch chi tiết về các bước cần thực hiện, các nguồn lực cần thiết, thời gian và ngân sách để thực hiện.

Thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản trị 

Việc thiết kế hệ thống sẽ xuất phát từ việc xác định cấu trúc của hệ thống, bao gồm các quy trình thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin. Lựa chọn các công cụ và công nghệ (phần cứng và phần mềm) phù hợp để hỗ trợ hệ thống.

Phát triển và tùy chỉnh hệ thống

Xây dựng các thành phần của hệ thống theo thiết kế đã xác định. Điều này có thể bao gồm việc phát triển phần mềm, cấu hình cơ sở dữ liệu và thiết lập các quy trình vận hành. Phần mềm sau khi xây dựng sẽ cần phải được kiểm tra bằng cách chạy thử nghiệm để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động đúng theo yêu cầu và không có lỗi.

Đào tạo và triển khai

Trước khi triển khai hệ thống vào hoạt động thực tế, tất cả nhân sự sẽ cần được hướng dẫn sử dụng hệ thống bao gồm các quy trình nhập liệu, xử lý và tạo báo cáo. Việc triển khai hệ thống vào hoạt động thực tế có thể sẽ bao gồm việc chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới (nếu có) và giám sát việc vận hành ban đầu để kịp thời khắc phục các sự cố.

Đánh giá và cải tiến

Các hệ thống phần mềm sẽ cần có thời gian để thu thập phản hồi từ người dùng và thực hiện các cải tiến để hệ thống ngày càng hoàn thiện, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp. Việc đánh giá hiệu quả của hệ thống sau một khoảng thời gian hoạt động phải được diễn ra dựa trên các mục tiêu đã đặt ra ban đầu.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán quản trị

Yếu tố bên trong doanh nghiệp

• Chiến lược phát triển của doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp có các thay đổi chiến lược như mở rộng quy mô, đa dạng hóa sản phẩm, hệ thống thông tin kế toán quản trị sẽ cần tăng cường khả năng xử lý dữ liệu lớn hơn.

• Nhu cầu thông tin của các nhà quản trị: Đối với mỗi nhu cầu thông tin của nhà quản trị, sẽ có các loại dữ liệu đặc trưng khác nhau cần được thu thập và xử lý để có thể đưa ra các định dạng khác nhau.

• Cơ cấu tổ chức và mức độ phân cấp quản lý: Doanh nghiệp lớn với cấu trúc phức tạp nhiều bộ phận sẽ có nhu cầu về hệ thống thông tin phức tạp hơn mà vẫn phải đảm bảo tính linh hoạt trong khả năng phân quyền sử dụng dữ liệu.

• Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ: Đặc điểm của tổ chức ảnh hưởng đến việc dữ liệu được thu thập và xử lý. Các tổ chức với đặc điểm khác nhau sẽ yêu cầu các loại dữ liệu khác nhau. 

• Hạ tầng công nghệ thông tin: Hạ tầng mạnh mẽ sẽ đảm bảo khả năng xử lý chính xác hơn và lưu trữ dữ liệu lớn hơn.

• Yếu tố con người: Trình độ chuyên môn và kỹ năng sử dụng công nghệ của nhân viên có thể ảnh hưởng đến tính hiệu quả của việc áp dụng hệ thống thông tin kế toán quản trị. Điều này đòi hỏi ban lãnh đạo phải đảm bảo các nguồn lực cần thiết về đào tạo triển khai hệ thống.

Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

• Ngành nghề kinh doanh: Mỗi ngành nghề có những yêu cầu khác nhau về thông tin kế toán quản trị. Các ngành có mức độ cạnh tranh cao sẽ yêu cầu hệ thống cung cấp thông tin nhanh hơn. 
• Chính sách pháp luật và quy định của ngành nghề: Các chuẩn mực và quy định kế toán ảnh hưởng đến cách thu thập và báo cáo thông tin. Ngoài ra, hệ thống thông tin của doanh nghiệp cũng phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý về bảo mật dữ liệu của khách hàng và báo cáo tài chính.

Xây dựng hiệu quả hệ thống thông tin kế toán quản trị sẽ rất cần ứng dụng các kiến thức và kinh nghiệm liên quan đến xử lý và phân tích dữ liệu đồng thời phải có một tầm nhìn tài chính chiến lược. Đây cũng chính là nội dung trong môn 1F – Công nghệ và phân tích của chương trình CMA Hoa Kỳ. Với môn học này, học viên sẽ được học về kiểm soát dữ liệu, quá trình khai thác dữ liệu, phát triển hệ thống. Ngoài ra, các kiến thức tổng quát về quản trị tài chính chiến lược là nội dung bao trùm trong toàn bộ chương trình CMA Hoa Kỳ. Để tìm hiểu về khóa học này, bạn có thể truy cập vào địa chỉ: https://hubs.ly/Q02BtL1X0 

Như vậy có thể thấy, hệ thống thông tin kế toán quản trị (MAIS) đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp đạt được hiệu quả quản lý và ra quyết định. Bằng cách cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và toàn diện, hệ thống này giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính, quản lý chi phí, tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Hy vọng bài viết trên đây đã phần nào giải đáp được các thắc mắc về hệ thống thông tin kế toán quản trị cho các bạn độc giả.