Dự toán ngân sách và phương pháp tối ưu trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh tế thị trường, vai trò của kế toán quản trị ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, từ việc xác định mục tiêu và lập kế hoạch đến việc phân tích thông tin và đưa ra quyết định. Trong tất cả các khía cạnh này, thông tin liên quan đến tài chính và tổ chức nội bộ của doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến chất lượng của quản lý doanh nghiệp.

Đặc biệt, việc dự toán ngân sách là một phần quan trọng không thể thiếu vì chi phí liên quan mật thiết đến lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp.

1. Khái niệm dự toán ngân sách

Dự toán là quá trình tổ chức, tính toán và lập kế hoạch một cách chi tiết và toàn diện về việc sử dụng các nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng chúng để thực hiện các công việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. 

Khái niệm dự toán ngân sách

Ngoài ra, dự toán còn có thể được hiểu như một bảng kế hoạch chi tiết, mô tả việc ước tính sử dụng các nguồn lực tài chính và các hoạt động kinh doanh trong tương lai. Quá trình dự toán không dựa hoàn toàn vào việc ghi chép các sự kiện thực tế đã xảy ra mà thay vào đó, nó thường dựa trên các dự báo và thông tin từ các bộ phận khác trong tổ chức.

Dự toán ngân sách đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý của doanh nghiệp với những ý nghĩa sau:

  • Dự toán là nền tảng để doanh nghiệp triển khai và thực hiện các hoạt động. Nó cung cấp một kế hoạch cụ thể và giúp theo dõi, đánh giá chất lượng quản lý tại doanh nghiệp trong từng giai đoạn cụ thể.
  • Dự toán ngân sách giúp doanh nghiệp tối ưu hóa sử dụng và quản lý tốt hơn các nguồn lực, hoạt động và bộ phận khác nhau để đảm bảo rằng mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện hiệu quả hơn.
  • Dự toán là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đối phó với các rủi ro tiềm ẩn. Bằng cách lập kế hoạch ngân sách, ước tính các chi phí và thu nhập, doanh nghiệp có thể xác định và hạn chế các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động.
  • Dự toán ngân sách cung cấp cơ sở để xây dựng và đánh giá trách nhiệm của các nhà quản trị. Nó giúp xác định ai chịu trách nhiệm cho việc đạt được các mục tiêu cụ thể và theo dõi kết quả của họ.

2. Lợi ích của hoạt động dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách là một công cụ cần thiết để quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của các tổ chức. Nó cung cấp thông tin toàn diện về kế hoạch kinh doanh một cách có hệ thống và giúp đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Hơn nữa, việc lập dự toán có những lợi ích quan trọng sau:

  • Dự toán ngân sách giúp xác định rõ các mục tiêu cụ thể, tạo nền tảng cho việc đánh giá sau này về việc thực hiện các mục tiêu đó.
  • Dự toán ngân sách giúp dự đoán và lường trước các khó khăn tiềm ẩn, cho phép tổ chức thực hiện các biện pháp xử lý kịp thời và hiệu quả.
  • Dự toán hợp nhất các kế hoạch và mục tiêu của các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động của tổ chức liên quan mật thiết với mục tiêu chung của tổ chức.
  • Dự toán cho phép tổ chức đánh giá hiệu quả của quản lý và thúc đẩy sự hiệu quả trong công việc.

3. Đặc điểm của hoạt động dự toán ngân sách

Đặc điểm của hoạt động dự toán ngân sách

3.1. Dự toán ngân sách về nguồn tài chính của doanh nghiệp

Dự toán ngân sách cung cấp cái nhìn tổng quan về tài chính dự kiến cho một công ty hoặc dự án cụ thể. Tuy nhiên, nó chỉ là một bức tranh tổng quan và có thể cần cập nhật khi có thông tin chi tiết hơn. Thông tin này có thể được chia sẻ với công chúng liên quan đến các cơ quan và dự án được tài trợ bởi nguồn tài chính công cộng.

3.2. Dự toán nguồn vốn từ chính quyền địa phương hoặc cơ quan ban hành

Trong trường hợp dự toán về nguồn vốn dự kiến, thông thường được ban hành bởi chính quyền địa phương hoặc cơ quan ban hành. Tài liệu này bao gồm dự toán ngân sách về các nguồn tài chính như thuế, trợ cấp, tiền thu từ các cơ quan chính phủ, tiền phạt và lệ phí. Đây là thông tin quan trọng về ngân sách hoạt động và có thể giúp hiểu thêm về các ưu tiên tài trợ và các lựa chọn tài trợ khác nhau.

3.3. Dự toán chi tiết cho các công ty thầu dự án

Các công ty chuẩn bị thầu dự án thường phải lập dự toán chi tiết để thông báo cho khách hàng về tất cả các chi phí. Tuy nhiên, ước tính này chỉ có giá trị trong một thời gian hạn chế và có thể cần phải điều chỉnh nếu khách hàng chờ đợi quá lâu. Dự toán ngân sách thường bao gồm cả mục vượt dự toán để xử lý các tình huống không mong muốn phát sinh thêm.

Khi xem xét dự toán ngân sách điều quan trọng nhất là có thể đọc và hiểu từng mục chi tiết. Nếu có định nghĩa mơ hồ hoặc thông tin không minh bạch, người lập dự toán cần cung cấp thông tin bổ sung. Dự toán ngân sách cũng có thể chứa các lựa chọn thay thế để giúp khách hàng hiểu rõ hơn, có nhiều lựa chọn khác nhau có thể ảnh hưởng đến tổng chi phí của dự án.

Xem thêm: Phương Pháp Quản Trị Dòng Tiền Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

4. Các phương pháp dự toán ngân sách cho doanh nghiệp

SAPP Academy sẽ bật mí 3 phương pháp lập dự toán ngân sách với những ưu, nhược điểm khác nhau để quý độc giả lựa chọn:

Các phương pháp dự toán ngân sách cho doanh nghiệp

4.1. Lập dự toán từ trên xuống

Cách tiếp cận này đặt trọng tâm vào việc lập dự toán từ cấp quản trị cao cấp và sau đó phân bổ xuống các cấp dưới. Trong quá trình này, các số liệu kế toán thường được trình bày theo hướng một chiều mà không có sự đóng góp từ các cấp dưới.

  • Ưu điểm: Phương pháp này thực hiện nhanh chóng, giúp tập trung vào quyết định ở cấp quản lý cao hơn;
  • Nhược điểm: Thường không chính xác, đặc biệt là khi thông tin từ cấp quản trị cao cấp không đầy đủ và không khuyến khích sự đóng góp và tinh thần của cấp dưới.

Phương pháp dự toán này thường phù hợp trong môi trường kinh tế tập trung, hệ thống bao cấp hoặc trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

4.2. Lập dự toán từ dưới lên trên

Lập dự toán từ dưới lên trên là một phương pháp dự toán ngân sách từ các cấp dưới của tổ chức và sau đó trình lên cấp quản lý cao hơn để xem xét và chấp thuận. Quá trình này giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dự toán, đồng thời giới hạn quyền tự quyết định quá mức ở cấp cơ sở.

Dự toán từ các bộ phận riêng lẻ trong tổ chức được quản lý ở cấp cao hơn, tạo thành một hệ thống dự toán tổng thể có tính thống nhất.

Ưu điểm:

  • Mọi cấp của tổ chức đều tham gia vào quá trình xây dựng dự toán, tạo sự đồng thuận và sự cam kết từ tất cả các bộ phận trong tổ chức;
  • Dự toán được lập dưới hình thức này thường có xu hướng chính xác và đáng tin cậy hơn, nhờ vào việc xem xét và kiểm tra từ nhiều góc độ;
  • Các bộ phận tham gia vào việc đề xuất dự toán, tạo điều kiện cho những người quản lý thực hiện công việc một cách chủ động và có sự cam kết cao. Điều này có thể tăng khả năng thành công vì dự toán là kết quả của sự đóng góp từ các bên liên quan.

Nhược điểm: Mất nhiều thời gian hơn so với việc lập dự toán từ trên xuống, do đòi hỏi sự tham gia và xem xét kỹ lưỡng từ nhiều cấp độ khác nhau.

4.3. Dự toán thỏa thuận

Phương pháp kết hợp giữa hai phương pháp lập dự toán từ dưới lên trên và từ trên xuống dưới được thực hiện bằng cách đưa ra các dự toán dựa trên sự thảo luận và đồng thuận giữa các cấp quản trị. Trong quá trình này, các bộ phận liên quan thường được tham gia để đảm bảo rằng dự toán phản ánh đầy đủ các yêu cầu và cơ hội của tổ chức.

Ưu điểm:

  • Tính chính xác cao: Dự toán dựa trên sự bàn bạc và thỏa thuận giữa các bộ phận có xu hướng có tính chính xác cao hơn, vì nó được xây dựng dựa trên nhiều góc độ và quan điểm khác nhau;
  • Dễ áp dụng: Vì có sự tham gia từ nhiều bên và sự phản hồi, dự toán này thường dễ dàng thích nghi và áp dụng trong hoạt động thực tế của tổ chức.

Nhược điểm: Quá trình thảo luận và đồng thuận để lập dự toán này có thể đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực kinh phí lớn hơn, do cần sự tham gia và xem xét từ nhiều bên liên quan.

Nâng cấp kỹ năng và kiến thức kế toán quản trị cũng như lập dự toán ngân sách với khoá học CMA

Khóa học CMA Hoa Kỳ có thể giúp cung cấp kiến thức và kỹ năng quan trọng cho việc lập dự toán ngân sách doanh nghiệp, từ việc quản lý tài chính đến dự toán chi phí và dự đoán kết quả tài chính, cụ thể như sau:

  • Thứ nhất, khóa học CMA Hoa Kỳ cung cấp kiến thức về quản trị tài chính, bao gồm cách quản lý tài chính, tối ưu hóa nguồn lực tài chính và phân tích tài chính. Những kiến thức này rất quan trọng khi lập dự toán ngân sách, vì nó giúp hiểu rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp và cách tài chính được ảnh hưởng bởi các quyết định ngân sách;
  • Thứ hai, một phần quan trọng của việc lập dự toán ngân sách là ước tính và kiểm soát chi phí. Khóa học CMA Hoa Kỳ cung cấp kiến thức về quản lý chi phí và phân tích chi phí, giúp xác định các yếu tố chi phí trong dự toán và theo dõi chúng trong quá trình thực hiện;
  • Thứ ba, khóa học CMA Hoa Kỳ bao gồm kiến thức giúp định lượng dự toán tài chính và dự đoán kết quả tài chính trong tương lai. Điều này là cơ sở quan trọng cho việc lập dự toán ngân sách doanh nghiệp.

Tìm hiểu chi tiết: CMA là chứng chỉ gì?

Kết luận

Trong kinh doanh, việc lập dự toán ngân sách là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả. Việc xác định các nguồn thu, chi phí và lập kế hoạch tài chính không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển trong tương lai.

Hãy tiếp tục theo dõi các bài viết mới nhất từ SAPP Academy để cập nhật liên tục những tin tức thú vị và kiến thức hữu ích nhé.

logo logo

Công Ty Cổ Phần Giáo Dục SAPP

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 0107516887

Ngày cấp: 26/07/2016.

Nơi cấp: Sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành phố HN

Địa chỉ: Số 20B, Ngõ 37, Phố Đại Đồng, Phường Thanh Trì, Quận Hoàng Mai, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam

Cơ sở 1: Tầng 8, Tòa nhà Đức Đại, số 54 Lê Thanh Nghị, quận Hai Bà Trưng Hà Nội.

Cơ sở 2: Tầng 2A, Tòa 27A2, chung cư Green Stars, số 234 Phạm Văn Đồng, phường Cổ Nhuế 1, quận Bắc Từ Liêm.

Cơ sở 3: Lầu 1, số 2A Lương Hữu Khánh, phường Phạm Ngũ Lão, quận 1

0889 66 22 76 support@sapp.edu.vn Liên hệ hợp tác: marketing@sapp.edu.vn
DMCA.com Protection Status
CFA Institute does not endorse, promote, or warrant the accuracy or quality of the products or services offered by SAPP Academy. CFA®, Chartered Financial Analyst®, CFA Society® are trademarks owned by CFA Institute.
© 2021 Sapp.edu.vn. All Rights Reserved. Design web and SEO by
FAGO AGENCY