[Giải Đáp] Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Quản Trị Là Gì?

Hệ thống thông tin kế toán quản trị, hay còn gọi là MAIS (Management Accounting Information System), đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin quản lý cho doanh nghiệp. Với sự áp dụng rộng rãi ở nhiều quốc gia phát triển, đặc biệt là trong quá trình hội nhập kinh tế, MAIS giúp nhà quản trị đưa ra quyết định đầu tư và quản lý sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả. Việc nghiên cứu và áp dụng MAIS trong các doanh nghiệp Việt Nam là cần thiết để học hỏi từ các bài học kinh nghiệm quốc tế.

1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán quản trị

Hệ thống thông tin kế toán quản trị (MAIS) là một cấu trúc cơ bản thể hiện nhiều kỹ thuật khác nhau, được tổ chức áp dụng để thu thập, xử lý, quản lý và lưu trữ thông tin tài chính. MAIS hỗ trợ quyết định bằng cách cung cấp báo cáo và dữ liệu tài chính cho mọi doanh nghiệp bao gồm cả các doanh nghiệp sản xuất, tổ chức phi lợi nhuận hay định hướng dịch vụ.

Xem thêm: Cấu Trúc Và Phương Pháp Lập Báo Cáo Kế Toán Quản Trị

2. Hệ thống thông tin kế toán quản trị bao gồm những yếu tố nào?

Để đảm bảo hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán quản trị (HTTT KTQT) trong hoạt động doanh nghiệp, việc nghiên cứu cần tập trung vào các khía cạnh chính như mục tiêu, cấu trúc, và môi trường hoạt động của hệ thống.

2.1. Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán quản trị

Mục tiêu chính là cung cấp thông tin hỗ trợ quản lý và ra quyết định hiệu quả. Để đạt được điều này, cần thiết kế báo cáo linh hoạt, phù hợp với từng cấp quản lý và thời điểm sử dụng. Báo cáo kiểm soát như phân tích chênh lệch và nhân tố giúp quản trị điều chỉnh hoạt động. Báo cáo quản trị đánh giá hiệu suất và đề xuất biện pháp điều chỉnh, trong khi báo cáo ra quyết định như phân tích CVP và thông tin thích hợp giúp quản lý đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và nhanh chóng.

2.2. Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán quản trị

Ba yếu tố quan trọng của Hệ thống Thông tin Kế toán Quản trị (HTTT KTQT) bao gồm con người, thiết bị và dữ liệu. 

Để đạt được mục tiêu và thực hiện quá trình cải tiến, việc nhận diện đúng các yếu tố này rất quan trọng:

• Thứ nhất, về con người: Tập trung vào năng lực, trình độ của nhân viên KTQT, tổ chức bộ máy KTQT và mối quan hệ giữa kế toán và các bộ phận trong doanh nghiệp;
• Thứ hai, về thiết bị, phương tiện: Sử dụng công cụ như máy vi tính, thiết bị mạng và phần mềm kế toán để thực hiện quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hiệu quả;
• Thứ ba, về dữ liệu KTQT: Dữ liệu là nguyên liệu quan trọng chuyển đổi thành thông tin hữu ích cho quản trị. Bao gồm thông tin quá khứ, kế hoạch và tương lai được thu thập từ nhiều nguồn và bằng nhiều phương pháp như kế toán, quan sát, điều tra, phỏng vấn và thực nghiệm.

Môi trường hoạt động

Để đảm bảo hiệu quả của Hệ thống thông tin kế toán quản trị, cần xem xét tác động qua lại với môi trường của nó, một số nhân tố chính ảnh hưởng như sau:

• Thứ nhất, chiến lược phát triển doanh nghiệp: Xây dựng chiến lược phát triển đòi hỏi HTTT KTQT cung cấp thông tin hỗ trợ nhà quản lý trong quá trình xây dựng chiến lược và đề ra mục tiêu dựa trên năng lực cốt lõi;
• Thứ hai, nhu cầu thông tin kế toán quản trị: Tính tổ chức và hiệu quả của HTTT KTQT phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của nhà quản lý, đặc biệt là nhận thức của họ về vai trò quyết định và mục tiêu doanh nghiệp;
• Thứ ba, đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý: Các đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp, như quy trình công nghệ, lĩnh vực kinh doanh và phương pháp quản lý, đều ảnh hưởng đến thiết lập và hoạt động của HTTT KTQT;
• Thứ tư, môi trường khoa học công nghệ: Sự tiến bộ trong lĩnh vực khoa học công nghệ ảnh hưởng đến HTTT KTQT, với việc sử dụng các thiết bị và phần mềm hiện đại để đảm bảo tính khoa học trong thu thập và xử lý dữ liệu, cung cấp thông tin hữu ích và đáng tin cậy cho quản lý.

Xem thêm: Các Công Thức Kế Toán Quản Trị Sử Dụng Nhiều Trong Thực Tế

3. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

• Hệ thống thông tin kế toán không chỉ lưu trữ mà còn quản lý thông tin kế toán một cách toàn diện, cung cấp thông tin hữu ích và nhanh chóng để hỗ trợ quyết định quan trọng của doanh nghiệp;
• Hệ thống thông tin kế toán là cầu nối quan trọng giữa hệ thống quản trị và hệ thống thực thi hoạt động, tạo ra báo cáo kế toán chính xác và nhanh chóng. Điều này đóng góp quan trọng vào sự tương tác linh hoạt giữa các hệ thống trong tổ chức;
• Hệ thống thông tin kế toán giúp giảm chi phí và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc hạn chế sai sót, bảo vệ thông tin tài chính và ngăn chặn rủi ro. 

4. Các bước thiết lập hệ thống thông tin kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán quản trị có thể được chia thành các hệ thống con như sau: Hệ thống thu thập dữ liệu, Hệ thống xử lý dữ liệu, Hệ thống cung cấp thông tin và Hệ thống kiểm soát thông tin.

4.1. Hệ thống thu nhận dữ liệu

Hệ thống thu nhận bao gồm các yếu tố sau:

• Nhân sự tổ chức thu nhận: Nhân viên KTQT phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp (DN), với nhân viên KTQT đảm nhận vai trò chủ chốt trong quá trình thu thập dữ liệu;
• Thủ tục nhập dữ liệu: Việc sử dụng phần mềm phải tuân thủ quy trình và thủ tục để đảm bảo hiệu suất hoạt động của phần mềm;
• Tính chất của dữ liệu: Dữ liệu thu nhận có thể liên quan đến thông tin quá khứ, kế hoạch hoặc dự báo, tùy thuộc vào mục đích của HTTT KTQT;
• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu KTQT được thu thập từ nhiều nguồn, bao gồm kế toán tài chính, KTQT (phòng kế toán), các bộ phận khác trong DN (sản xuất, tiêu thụ, kỹ thuật, chiến lược, nhân sự, cung ứng…), cũng như từ cơ quan quản lý Nhà nước, đối thủ cạnh tranh, hiệp hội nghề nghiệp và các báo cáo phân tích của chuyên gia;
• Phương pháp thu thập dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp và thứ cấp được thu thập thông qua nhiều phương pháp như chứng từ kế toán, quan sát, điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê và thực nghiệm.

4.2. Hệ thống xử lý dữ liệu

Hệ thống xử lý dữ liệu có trách nhiệm chuyển đổi dữ liệu ban đầu thành thông tin kế toán quản trị (KTQT) hữu ích cho nhà quản trị. Các nhiệm vụ chính của hệ thống xử lý dữ liệu bao gồm:

• Chuẩn hóa dữ liệu thu thập: Quá trình này tập trung vào làm cho dữ liệu trở nên có giá trị bằng cách điều chỉnh, kiểm tra tính đáng tin cậy và mã hóa dữ liệu. Nhân viên KTQT đảm bảo rằng dữ liệu thu thập được kiểm tra cẩn thận, và nếu phát hiện sai sót, họ thực hiện điều chỉnh và mã hóa dữ liệu theo các phương pháp phù hợp;
• Tổng hợp dữ liệu: Sau quá trình chuẩn hóa, dữ liệu KTQT được tổ chức và tổng hợp theo các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật xử lý của KTQT, nhằm cung cấp thông tin một cách có tổ chức;
• Phân tích thông tin: Việc phân tích thông tin KTQT thường sử dụng các phương pháp như so sánh, phân tích nhân tố, cân đối, và phân tích chi tiết để trích xuất các thông tin quan trọng và hỗ trợ quyết định quản lý.

4.3. Hệ thống cung cấp thông tin

Thông tin Kế toán Quản trị (KTQT) sau khi được tổng hợp và phân tích sẽ được cung cấp cho nhà quản trị sử dụng. Hệ thống cung cấp thông tin được xem xét theo các khía cạnh sau:

• Trách nhiệm của Kế toán Quản trị: Kế toán theo từng bộ phận chịu trách nhiệm về xử lý thông tin từ cơ sở dữ liệu thu thập và trình kế toán trưởng để duyệt thông tin trước khi cung cấp cho nhà quản trị. Kế toán trưởng đảm bảo trách nhiệm trước nhà quản trị về việc cung cấp thông tin chính xác;
• Phương thức truyền thông tin: Các phương thức truyền tải thông tin đảm bảo đáp ứng yêu cầu thiết thực, kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Đối với việc sử dụng phần mềm, thông tin có thể được chuyển đi qua internet dưới dạng file, kèm theo bản in giấy có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng để tăng tính pháp lý. Nhà quản trị cũng có thể trực tiếp truy cập và truy xuất dữ liệu trên phần mềm để lấy thông tin;
• Đối tượng nhận thông tin: Thông tin KTQT thường được cung cấp cho các nhà quản trị ở mọi cấp trong doanh nghiệp, tùy thuộc vào loại thông tin và mục tiêu sử dụng. Đối tượng nhận thông tin có thể là các nhà lãnh đạo cao cấp nếu thông tin phục vụ cho mục tiêu chiến lược, hoặc là các nhà quản trị cấp phòng ban nếu thông tin hỗ trợ cho mục tiêu tác nghiệp.

4.4. Hệ thống kiểm soát thông tin

Kiểm soát thông tin là hệ thống nhằm đảm bảo an toàn hoạt động của Hệ thống thông tin Kế toán quản trị, ngăn chặn rủi ro và bảo vệ tính bảo mật của thông tin, nhằm thực hiện mục tiêu của thông tin KTQT. Thiết lập hệ thống kiểm soát bao gồm:

• Phân quyền trong HTTT KTQT: Đòi hỏi xác định rõ khối lượng công việc và trách nhiệm của từng nhân viên trong việc thu thập, xử lý, cung cấp và sử dụng thông tin. Việc xây dựng quy trình chung là quan trọng để vận hành HTTT KTQT hiệu quả;
• Kiểm soát phương thức xử lý của HTTT KTQT: Quá trình thu thập, tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin thường liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, kết hợp giữa con người và thiết bị kỹ thuật. Việc xây dựng quy trình kiểm soát là quan trọng để ngăn chặn rủi ro và đảm bảo an toàn cho HTTT KTQT;
• Bảo mật thông tin KTQT: Do thông tin KTQT chỉ được cung cấp cho nhà quản trị để thực hiện các mục tiêu quản lý nên yêu cầu về tính bảo mật rất cao. Các biện pháp bảo mật cần được triển khai để đảm bảo an toàn cho thông tin KTQT.

Khóa học CMA Hoa Kỳ tại SAPP Academy cung cấp kiến thức sâu rộng về kế toán quản trị, giúp học viên KTQT nắm bắt được các phương pháp tiên tiến trong thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính. Ngoài ra, học viên CMA có khả năng hiểu rõ chiến lược doanh nghiệp và ứng dụng thông tin kế toán để hỗ trợ quyết định chiến lược giúp đóng góp vào việc phát triển và tối ưu hóa hệ thống thông tin KTQT, tạo ra sự hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp.

Kết luận

Hệ thống thông tin kế toán quản trị không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý thông tin tài chính, mà còn đóng vai trò quan trọng đối với quyết định chiến lược trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán quản trị không chỉ là một phần của doanh nghiệp mà còn là nguồn lực quan trọng giúp định hình và đảm bảo sự thành công bền vững trong môi trường kinh doanh hiện nay.