# Quy Trình Kiểm Soát Nội Bộ Hàng Tồn Kho Hiệu Quả Trong Doanh Nghiệp
Quản lý hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp. Đặc biệt, với quy mô lớn, việc thiết lập và duy trì quy trình kiểm soát nội bộ hàng tồn kho trở nên vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều nhận ra được tầm quan trọng đích thực của việc này. Thậm chí, nhiều trong số họ vẫn chưa xác định được một quy trình hoàn chỉnh để quản lý hàng tồn kho của mình.
1. Quy trình kiểm soát hàng tồn kho tối ưu trong doanh nghiệp
Dưới đây là quy trình kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tối ưu trong doanh nghiệp, mời quý độc giả cùng tham khảo.
1.1. Lập kế hoạch chuẩn bị
Điều quan trọng trong quản lý hàng tồn kho là không nên chờ đợi đến khi có sản phẩm cần lưu kho mới bắt đầu chuẩn bị. Gấp rút trong thao tác lưu trữ và bảo quản sản phẩm có thể ảnh hưởng đến chất lượng và gây rối loạn trong quản lý kho. Để tránh điều này, nên chuẩn bị trước sơ đồ lưu trữ dựa trên kế hoạch sản xuất. Bằng cách dự kiến thời gian lưu trữ, khối lượng, kích thước sản phẩm và xác định quy trình kiểm tra, bạn có thể xây dựng kế hoạch tối ưu khi sắp xếp hàng hóa trong kho.
Một kế hoạch tốt sẽ giúp giải quyết nhiều vấn đề mà bạn có thể gặp phải và có những lợi ích sau đây:
1.2. Kiểm kê kho hàng
Các kho hàng cần thực hiện việc kiểm kê định kỳ, có thể là hằng quý, mỗi 6 tháng hoặc một lần mỗi năm. Việc kiểm kê kho đầu kỳ giúp cập nhật thông tin chính xác về số lượng và loại sản phẩm thực tế có trong kho. Điều này có thể được thực hiện bởi hai người hoặc hai nhóm người làm việc độc lập và ghi chép vào các bản ghi khác nhau để so sánh và đối chiếu. Phương pháp này giúp tăng độ chính xác và tính khách quan trong quá trình kiểm kê hàng hóa.
1.3. Kiểm soát hàng nhập kho
Các hoạt động nhập kho bao gồm: mua hàng, gia công, sản xuất, quản lý nguyên vật liệu dư thừa, xử lý phế phẩm, hàng bán trả lại, chuyển kho và cân đối kho. Để đảm bảo chính xác, cần phân công nhân sự kiểm soát từng giai đoạn và thực hiện ghi chép cẩn thận để giảm thiểu sai sót. Thông tin có thể được lưu trữ trên các tệp Excel hoặc qua các phần mềm quản lý kho chuyên dụng.
1.4. Kiểm soát quy trình xuất kho
Các hoạt động xuất kho bao gồm: bán hàng, xuất nguyên vật liệu cho sản xuất/gia công, trả lại hàng mua, chuyển kho và cân đối kho. Tương tự như quá trình nhập kho, việc xuất kho cũng cần được theo dõi và ghi chép một cách cẩn thận. Để tối ưu hoá lưu trữ và quản lý thông tin, các bộ phận liên quan đến quá trình nhập và xuất hàng nên sử dụng chung một hệ thống quản lý. Việc chia sẻ dữ liệu sẽ giúp dễ dàng kiểm soát và giảm thiểu rủi ro sai sót, nhầm lẫn.
1.5. Kiểm soát hàng tồn kho
Để xác minh và so sánh số lượng hàng hóa trong sổ sách kế toán, trên website và thực tế, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm soát tồn kho. Mặc dù không cần phải chi tiết như trong quá trình kiểm kê định kỳ, việc này vẫn đòi hỏi khả năng so sánh mã sản phẩm và thông tin quan trọng.
Xem thêm: #Các Phương Pháp Hạch Toán Hàng Tồn Kho Hiệu Quả
Quá trình này đóng vai trò quan trọng vì:
- Đánh giá được tình trạng chất lượng của hàng tồn kho;
- Kiểm tra tình trạng của kho bãi, đặc biệt là nhận biết các yếu tố như hỏng hóc, dột, ẩm mốc… có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm;
- Đánh giá tình hình kinh doanh bao gồm những sản phẩm nào đang có nhu cầu, bán chạy hoặc sắp hết hàng để có kế hoạch bổ sung.
1.6. Kết chuyển tồn kho sang kỳ sau
Kết thúc một chu kỳ, việc kiểm tra sổ sách và số lượng thực tế trong kho là cần thiết để tránh sai sót thông tin. Qua việc này, doanh nghiệp có thể đánh giá tình hình kinh doanh trong thời gian vừa qua và đề xuất các hướng sản xuất hợp lý cho chu kỳ tiếp theo.
2. Kinh nghiệm kiểm soát nội bộ hàng tồn kho hiệu quả
- Thiết lập một quy trình quản lý hàng tồn kho đồng nhất, chi tiết và minh bạch từ việc nhập, xếp dỡ, lưu trữ đến xuất hàng, nhằm đảm bảo sự trơn tru trong hoạt động;
- Tất cả hàng hóa, vật liệu cần được dán nhãn mác với đầy đủ thông tin về mã hàng, màu sắc, kích thước trước khi nhập kho để dễ dàng phân loại, sắp xếp và tìm kiếm trong kho. Sự lựa chọn cách sắp xếp hàng hóa phù hợp với loại hàng và tính chất của kho, có thể theo quy tắc FIFO (nhập trước xuất trước) hoặc LIFO (nhập sau xuất trước) để quản lý vật tư hiệu quả hơn;
- Việc lập thẻ kho cho từng sản phẩm, cập nhật thông tin nhập và xuất, tồn kho giúp theo dõi hàng hóa một cách chính xác;
- Đảm bảo kho không trở thành mê cung bằng việc đánh số hiệu và gắn tên rõ ràng trên mỗi kệ, kèm theo các biển chỉ dẫn để nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm hàng hóa trong kho;
- Hạn chế sự ra vào của người lạ để đảm bảo an ninh và tránh tình trạng mất mát hàng hóa. Cung cấp thẻ ra vào và đồng phục cho nhân viên để kiểm soát chặt chẽ hơn trong trường hợp kho có quy mô lớn và số lượng nhân viên đông;
- Quản lý chặt chẽ quá trình nhập, xuất và tồn kho, thường xuyên tiến hành kiểm kê kho để xác nhận số lượng hàng tồn kho thực tế và so sánh với dữ liệu trong báo cáo. Hoạt động kiểm kê cũng giúp phát hiện và xử lý hàng hóa hỏng hóc, giảm chất lượng.
Xem thêm: #Sự Khác Biệt Giữa Kiểm Toán Và Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp
Khóa học CMA Hoa Kỳ cung cấp kiến thức sâu rộng về quản lý tài chính, bao gồm các kỹ năng và chiến lược kiểm soát nội bộ hàng tồn kho. Chứng chỉ CMA Hoa Kỳ không chỉ cung cấp uy tín và năng lực mà còn giúp áp dụng trực tiếp vào việc thiết lập và cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho, đồng thời tạo cơ hội kết nối với cộng đồng chuyên gia tài chính quốc tế.
Kết luận
Việc thiết lập và duy trì quy trình kiểm soát nội bộ hàng tồn kho hiệu quả là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Quá trình này không chỉ đảm bảo sự chuẩn xác và minh bạch trong quản lý hàng tồn kho mà còn tạo ra cơ sở dữ liệu quý giá để đánh giá tình hình kinh doanh, xác định xu hướng sản xuất và bán hàng trong tương lai.
