Kiểm soát tiền mặt và tài khoản gửi ngân hàng
Trong quá trình quản lý nội bộ của doanh nghiệp, việc thiết lập và duy trì quy trình kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng là điều không thể thiếu. Quy trình này đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng bao gồm việc giám sát và quản lý các rủi ro liên quan đến tiền mặt và các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp một cách chặt chẽ. Điều này đảm bảo rằng các quy trình và giao dịch liên quan đến tiền mặt và tài khoản ngân hàng được thực hiện theo cách có tính chính xác và minh bạch nhất.
1. Kiểm soát tiền mặt
1.1. Rủi ro
Trong quá trình quản lý tiền mặt và các tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro mất mát tiền mặt và tài sản vật chất. Điều này có thể xảy ra nếu chúng được sử dụng không phù hợp với mục tiêu phát triển doanh nghiệp hoặc bị đánh cắp. Nguồn gốc của rủi ro này có thể từ những người làm việc trong doanh nghiệp hoặc từ những kẻ gian lận từ bên ngoài có thể xâm nhập vào hệ thống.
1.2. Biện pháp xử lý rủi ro
Để duy trì kiểm soát hiệu quả đối với tiền mặt và tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp cần:
- Thứ nhất, thiết lập sổ quỹ để ghi chép thu chi tiền mặt, được quản lý bởi các thủ quỹ. Quy định rõ ràng rằng việc rút tiền từ quỹ chỉ được thực hiện khi có phiếu chi được chấp thuận bởi lãnh đạo, và việc thu tiền mặt phải đi đôi với phiếu thu được phê duyệt;
- Thứ hai, áp đặt hạn mức thanh toán tiền mặt cho từng bộ phận, với việc mọi khoản chi vượt quá mức này sẽ được thực hiện qua tài khoản ngân hàng;
- Thứ ba, trong một khoảng thời gian nhất định, chỉ có một người được ủy quyền tiếp cận và chịu trách nhiệm đối với số tiền mặt, và tất cả tiền mặt của doanh nghiệp cần được quản lý và bảo quản an toàn trong hộp có khóa;
- Thứ tư, việc ghi chép giao dịch tiền mặt cần được thực hiện bởi một nhân viên cụ thể, chịu trách nhiệm về quản lý giao dịch này mà không có quyền truy cập hoặc giữ tiền mặt;
- Thứ năm, quá trình kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng cần thực hiện định kỳ, bao gồm việc so sánh số dư tiền mặt trên sổ cái với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ của công ty lập, nhằm đảm bảo tính chính xác và kiểm soát hàng ngày.
Xem thêm: # Rủi Ro Và Giải Pháp Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Thu Tiền
2. Đối chiếu ngân hàng
2.1. Rủi ro
Trong việc kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng, đôi khi các doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời các hành vi không trung thực. Điều này có thể xảy ra khi có người thực hiện chuyển khoản hoặc rút tiền từ tài khoản của công ty mà không được ủy quyền, hoặc khi quá trình chuyển khoản, rút tiền gặp phải lỗi hệ thống.
2.2. Biện pháp xử lý rủi ro
Phòng kế toán cần thực hiện việc so sánh số dư trên sổ phụ ngân hàng với số liệu trong sổ sách kế toán của công ty. Quá trình so sánh này cần được thực hiện bởi một người có thẩm quyền, người không tham gia vào việc xử lý hay ghi nhận giao dịch tài chính.
Việc này cần diễn ra định kỳ, ít nhất là hàng tháng. Mọi chênh lệch phát sinh cần được kiểm tra kỹ lưỡng, đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý hoặc các séc đã phát hành nhưng chưa được ngân hàng chấp nhận. Mọi sai sót hay khoản mục không khớp cần được thông báo ngay cho Kế toán Trưởng hoặc Giám đốc Tài chính để tiến hành xử lý kịp thời.
3. Kiểm soát nhân viên trong quy trình quản lý tiền mặt và tài khoản ngân hàng
3.1. Rủi ro
Người có quyền ký duyệt tài khoản ngân hàng của công ty có thể ban hành chỉ thị chuyển khoản hoặc rút tiền cho mục đích không được phép. Hoặc trong trường hợp khác, một nhân viên có thể sử dụng chữ ký để chuyển khoản hoặc rút tiền từ ngân hàng khi người có quyền ký duyệt không xem xét chứng từ một cách kỹ lưỡng.
3.2. Biện pháp xử lý rủi ro
Công ty nên thực hiện việc yêu cầu nhiều chữ ký cho các giao dịch chuyển tiền vượt quá một ngưỡng cụ thể, ví dụ như cần có chữ ký của Kế toán Trưởng/Giám đốc Tài chính và chữ ký của Tổng Giám đốc.
Tất cả các giao dịch chuyển khoản cần được phê duyệt khi có các tài liệu kế toán đi kèm. Các tài liệu này bao gồm:
+ Phiếu đề nghị mua hàng được chấp thuận;
+ Đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp nhận và hợp đồng mua bán nếu có;
+ Biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc cung cấp dịch vụ, tuỳ vào từng trường hợp cụ thể.
Khóa học CMA Hoa Kỳ cung cấp kiến thức vững về quản lý chi phí, hệ thống kiểm soát nội bộ và phân tích tài chính. Áp dụng kiến thức từ khóa học này giúp tối ưu hóa kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng, chiến lược tài chính trong doanh nghiệp, tăng cường dự đoán, kiểm soát rủi ro và hiệu suất tài chính.
Xem thêm: Kiểm Soát Ngân Sách Trong Doanh Nghiệp – Đặc Điểm Và Vai Trò
Kết luận
Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sức khỏe tài chính của một doanh nghiệp. Việc thiết lập các quy trình nghiêm ngặt, áp dụng các chuẩn mực quản lý hiệu quả và sử dụng kiến thức chuyên sâu từ các khóa học như CMA Hoa Kỳ giúp tối ưu hóa quản lý tài chính và kiểm soát rủi ro.
