Sơ đồ bộ máy kế toán phổ biến cho các doanh nghiệp hiện nay

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển vượt bậc, sự hiện đại hóa trong lĩnh vực kế toán không chỉ là một lựa chọn mà là một yêu cầu cần thiết. Sơ đồ bộ máy kế toán đã trở thành một công cụ quan trọng giúp quản lý tài chính và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Hãy cùng SAPP Academy khám phá sự quan trọng và lợi ích của sơ đồ bộ máy kế toán trong bài viết dưới đây.

1. Lý do cần xây dựng tổ chức bộ máy kế toán của công ty?

Doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, cần có bộ máy kế toán để quản lý tài chính và đảm bảo sự phát triển bền vững. Bộ máy kế toán gồm cán bộ, nhân viên kế toán và các thiết bị để thực hiện công tác kế toán và tài chính. Qua kế toán, nhà quản lý có thể đo lường, phân tích tình hình tài chính và đưa ra định hướng phát triển. Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm sắp xếp công việc cho từng kế toán viên và quy trình chuyển chứng từ. Số lượng kế toán phụ thuộc vào quy mô, yêu cầu và mức độ phức tạp của công việc.

Tổ chức bộ máy kế toán đóng vai trò không thể thiếu trong việc xây dựng hệ thống kế toán và tài chính của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán và tài chính hiệu quả giúp doanh nghiệp thực hiện mục tiêu chiến lược của mình, bao gồm:

• Cung cấp thông tin hỗ trợ để sản xuất các sản phẩm với chi phí thấp, bao gồm nguyên liệu, nhân công, khấu hao, chi phí chung và các yếu tố khác;
• Hỗ trợ hoạt động kinh doanh, bao gồm phân loại khách hàng, tổ chức tiêu thụ hàng hóa, cung cấp thông tin hỗ trợ cho công tác tài chính như nguồn vốn vay, lãi vay và các hoạt động tài chính khác;
• Hỗ trợ cho quản trị doanh nghiệp bằng cách thiết lập báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu, lợi nhuận và các chỉ số quan trọng khác.

Ngoài việc cảnh báo về các chỉ tiêu tài chính không tốt, hệ thống kế toán doanh nghiệp giúp duy trì hoạt động suôn sẻ trong quá trình hoạt động. Ngay cả khi có sự thay đổi nhân sự, bộ máy kế toán và các hoạt động của doanh nghiệp vẫn được duy trì ổn định.

2. Các tiêu chí cần có để xây dựng tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy kế toán là một nhiệm vụ quan trọng của mọi doanh nghiệp tham gia vào nền kinh tế. Tuy nhiên, quy trình xây dựng bộ máy kế toán trong mỗi tổ chức có thể khác nhau. Vậy, đâu là cơ sở và tiêu chí để xây dựng một bộ máy kế toán phù hợp cho doanh nghiệp? Để trả lời cho vấn đề này, ta cần xác định một số yếu tố để xây dựng bộ máy kế toán cho doanh nghiệp như:

2.1. Khối lượng công việc kế toán

Khối lượng công việc kế toán là nền tảng và yếu tố quan trọng nhất trong việc xây dựng bộ máy kế toán. Khối lượng công việc kế toán bao gồm các giai đoạn và nhiệm vụ kế toán mà các nhân viên kế toán phải thực hiện theo quy định của các cấp quản lý. Mục tiêu của công việc này là thu thập, ghi chép, kiểm tra, kiểm soát và báo cáo thông tin về hoạt động kinh tế và tài chính của tổ chức kế toán.

Nếu xem xét theo giai đoạn của quá trình hạch toán kế toán, khối lượng công việc kế toán có thể được phân thành các công việc cần hoàn thành trong từng giai đoạn cụ thể như sau:

• Giai đoạn lập chứng từ kế toán từ các giao dịch kinh tế phát sinh.
• Giai đoạn phân loại và sắp xếp thông tin trên các chứng từ kế toán đã lập và thực hiện hạch toán lên sổ kế toán.
• Giai đoạn xử lý, lựa chọn số liệu, kiểm soát và thực hiện việc lập báo cáo kế toán.

Nếu dựa trên mức độ của các giao dịch phát sinh cần ghi chép và phản ánh, khối lượng công việc kế toán bao gồm khối lượng công việc kế toán tổng hợp và khối lượng công việc kế toán chi tiết.

2.2. Khối lượng công tác kế toán

Khối lượng công tác kế toán được chia thành công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị. Công việc kế toán được phân thành các phần hành kế toán, liên quan đến đặc trưng của từng đối tượng kế toán. Khối lượng công tác kế toán phụ thuộc vào quy mô, phạm vi hoạt động, ngành nghề, yêu cầu quản lý và mục đích cung cấp thông tin của đơn vị, cũng như trình độ nghiệp vụ chuyên môn, trình độ trang bị và khả năng phối hợp giữa các bộ phận. Các yếu tố này đóng vai trò trong việc xác định cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán phù hợp.

Ngoài ra, lĩnh vực hoạt động, quy mô, phạm vi, đặc điểm tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh sẽ giúp định rõ doanh thu, chi phí, khối lượng và mức độ phức tạp của các giao dịch kinh tế phát sinh. Các yếu tố chủ quan như biên chế, trình độ chuyên môn, trang bị công nghệ và mức độ phân cấp quản lý tài chính cũng ảnh hưởng đến phân công chức năng và nhiệm vụ của nhân viên kế toán.

3. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong sơ đồ bộ máy kế toán

Sơ đồ bộ máy kế toán chung cho các doanh nghiệp hiện nay bao gồm các phần hành kế toán quan trọng như lao động – tiền lương, vật liệu – tài sản cố định, chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, thanh toán và tổng hợp báo cáo kế toán. Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng để đảm bảo sự trôi chảy và hiệu quả của các phần hành kế toán. Việc kiểm tra tiến độ và điều chỉnh công việc một cách nhanh chóng sẽ tăng cường năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.

3.1. Chức năng và nhiệm vụ của Kế toán trưởng

1. Quản lý và kiểm soát các hoạt động liên quan đến lĩnh vực tài chính và kế toán;
2. Nắm rõ toàn bộ tình hình tài chính của công ty và cung cấp thông tin để hỗ trợ quyết định của Giám đốc;
3. Chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành công việc của Phòng TCKT, bao gồm cả nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ;
4. Kế toán trưởng cần phải xem xét và điều chỉnh cấu trúc tổ chức và nhân sự theo yêu cầu đổi mới, phù hợp với chiến lược phát triển của công ty; giám sát toàn bộ công việc của phòng kế toán để hoạt động được trơn tru, hiệu quả;
5. Thực hiện các cuộc họp nội bộ phòng kế toán để thảo luận và giải quyết vấn đề; báo cáo thường xuyên về hoạt động của Phòng TCKT cho Ban Tổng Giám đốc và thực hiện các chỉ thị từ Ban Tổng Giám đốc một cách kịp thời.

3.2.  Chức năng, nhiệm vụ của Kế toán tổng hợp

1. Kế toán tổng hợp tập hợp số liệu từ kế toán chi tiết và tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo cáo kế toán và thống kê theo quy định;
2. Nếu công ty có chi nhánh, kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra và tổng hợp báo cáo đảm bảo tính chính xác và kịp thời để tiến hành phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của toàn công ty;
3. Có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát và giám sát nội bộ, hậu kiểm hoạt động tài chính của các chi nhánh, kiểm tra việc tuân thủ các quy định về ghi chép sổ sách, quản lý chứng từ tiền hàng;
4. Kiểm tra nội dung, số liệu và định khoản các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày, để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót về hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác và kịp thời; lập và in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản;
5. Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí và doanh thu của công ty để đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn;
6. Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế toán và cung cấp số liệu kế toán, thống kê khi được yêu cầu; nâng cao kiến thức, kỹ năng và nghiệp vụ đặc biệt trong lĩnh vực kế toán quản trị để đáp ứng công tác quản lý tài chính kế toán và đạt hiệu quả cao nhất;
7. Đại diện cho kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt và thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách và báo cáo liên quan đảm bảo an toàn và bảo mật.

3.3. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán thanh toán

1. Lập chứng từ thu chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ sau đó phản ánh thông tin này vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ;
2. Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng hàng ngày và cuối tháng, cũng như theo dõi các khoản tạm ứng; tiếp nhận chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ và cập nhật các quy định nội bộ liên quan đến tiền đang chuyển và tiền gửi ngân hàng;
3. Kiểm tra và tổng hợp quyết toán của công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT và chênh lệch tỷ giá;
4. Thực hiện các nhiệm vụ được phân công bởi kế toán trưởng và lưu trữ chứng từ, sổ sách, công văn, quy định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.

3.4. Kế toán công nợ có nhiệm vụ gì?

1. Theo dõi các khoản công nợ phải thu và phải trả của khách hàng để đảm bảo việc thu và chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng và thời hạn đồng thời đôn đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chưa được thanh toán;
2. Phân tích tình hình công nợ và đánh giá tỷ lệ thực hiện công nợ, tính tuổi nợ; kiểm tra công nợ phải thu và phải trả của công ty;
3. Thực hiện các nhiệm vụ được phân công bởi kế toán trưởng và lưu trữ các chứng từ, sổ sách và các công văn quy định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.

3.5. Chức năng nhiệm vụ kế toán TSCĐ – CCDC

1. Tiếp nhận, kiểm tra và tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ về TSCĐ, công cụ, dụng cụ, cùng với các báo cáo biến động hàng tháng;
2. Tính và trích khấu hao cho TSCĐ, cũng như phân bổ giá trị của công cụ và dụng cụ hàng tháng;
3. Quản lý giá trị của TSCĐ, CCDC, theo dõi các biến động tăng, giảm và thực hiện hạch toán khấu hao, phân bổ giá trị của công cụ và dụng cụ tại các bộ phận, phòng ban.

3.6. Chức năng, nhiệm vụ kế toán vật tư – hàng hoá 

1. Theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho về số lượng và giá trị của vật tư, sản phẩm và hàng hóa tại các kho của công ty bao gồm việc định kỳ đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập, xuất và tồn kho vào cuối tháng;
2. Theo dõi tình hình tăng, giảm và tồn kho của các loại vật tư;
3. Theo dõi chi tiết doanh thu cho từng loại hình kinh doanh, bao gồm cả doanh thu bán hàng nội bộ; thông tin chi tiết cho từng loại sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.

3.7. Chức năng, nhiệm vụ thủ quỹ

Thực hiện thu, chi tiền và cập nhật số tiền thu, chi vào sổ quỹ tiền mặt trong ngày; cuối ngày, sổ quỹ chuyển cho kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo về tồn quỹ tiền mặt.

Xem thêm: Phương Pháp Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Công Ty Nhỏ Hiệu Quả

4. Sơ đồ bộ máy kế toán cho các doanh nghiệp

4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung được thực hiện tại phòng kế toán công ty và các bộ phận khác không có bộ máy kế toán riêng, chỉ có nhân viên bổ sung để hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ để phục vụ cho quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận. Các báo cáo nghiệp vụ và chứng từ được chuyển đến phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán.

4.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Hình thức tổ chức kế toán phân tán là khi công tác kế toán không chỉ được thực hiện tại phòng kế toán của công ty, mà còn được thực hiện tại các bộ phận khác như phân xưởng hay các đơn vị sản xuất trực thuộc công ty. Công việc kế toán ở các bộ phận khác được thực hiện bởi bộ máy kế toán tại đó, đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra và xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và tổng hợp. Nhiệm vụ này bao gồm việc lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo quy định của kế toán trưởng.

Phòng kế toán của công ty có trách nhiệm tổng hợp số liệu từ báo cáo của các bộ phận, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung trong toàn doanh nghiệp và lập báo cáo theo quy định của nhà nước. Đồng thời, phòng kế toán cũng thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận. Hình thức kế toán này thích hợp được áp dụng trong các công ty có quy mô lớn, liên hợp sản xuất kinh doanh.

Xem thêm: Các Phương Pháp Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Công Ty Thương Mại

4.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán kết hợp tập trung và phân tán

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là sự kết hợp của hai hình thức tổ chức trên. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức này bao gồm phòng kế toán trung tâm của công ty và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác; trong đó phòng kế toán trung tâm tổng hợp tất cả nghiệp vụ kinh tế liên quan đến toàn công ty và các bộ phận khác.

Phòng kế toán trung tâm lập báo cáo chung cho toàn đơn vị và hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong bộ phận đó như thu thập chứng từ, xử lý sơ bộ theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm.

5. Các kiến thức cần có khi tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Chứng chỉ CMA đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận và chứng minh năng lực chuyên môn của các chuyên gia kế toán quản trị. Với các kiến thức cần có khi tổ chức bộ máy kế toán của một công ty, cụ thể như sau:

• Kỹ năng quản lý và chiến lược: Khóa học CMA Hoa Kỳ cung cấp cho các chuyên gia kế toán quản trị những kiến thức về quản lý và chiến lược doanh nghiệp. Điều này giúp họ có thể hiểu rõ mục tiêu chiến lược của công ty và ứng dụng kiến thức kế toán để đưa ra quyết định quản lý thông minh và bền vững.
• Phân tích tài chính: Khóa học CMA Hoa Kỳ giúp các chuyên gia kế toán quản trị hiểu và áp dụng các công cụ phân tích tài chính để đánh giá hiệu suất tài chính của công ty. Điều này bao gồm phân tích biên lợi nhuận, quản lý dòng tiền, đánh giá rủi ro và dự báo tài chính.
• Quản lý chi phí và hiệu suất: Chứng chỉ CMA Hoa Kỳ đào tạo các chuyên gia kế toán quản trị về các phương pháp quản lý chi phí hiệu quả và tối ưu hóa hiệu suất tài chính. Họ có khả năng ứng dụng các công cụ như kế toán quản trị dự án, phân tích biên lợi nhuận theo sản phẩm hoặc dịch vụ để giảm thiểu chi phí và tăng cường lợi nhuận.
• Kỹ năng kiểm toán: CMA cung cấp cho các chuyên gia kế toán quản trị kiến thức về quy trình kiểm toán và nội bộ. Họ có khả năng đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính và đưa ra các khuyến nghị để cải thiện hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ.
• Sự am hiểu về hệ thống thông tin kế toán: CMA đào tạo các chuyên gia kế toán quản trị về công nghệ thông tin và phần mềm kế toán. Họ có khả năng sử dụng các công cụ và hệ thống thông tin kế toán để quản lý và xử lý thông tin tài chính một cách hiệu quả và chính xác.

Kết luận

Việc lựa chọn và xây dựng sơ đồ bộ máy kế toán cho doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính. Khóa học CMA Hoa Kỳ do SAPP tổ chức sẽ cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để hiểu và áp dụng các nguyên tắc kế toán hiệu quả. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán phù hợp và tối ưu giúp tăng cường hiệu suất và chính xác trong quá trình kế toán.