[Hướng Dẫn] Cách Viết Hóa Đơn Bán Hàng Và Nguyên Tắc Khi Lập

Hóa đơn bán hàng là một phần quan trọng trong quá trình kinh doanh. Đây không chỉ là một văn bản pháp lý, mà còn là một công cụ quản lý tài chính quan trọng giúp ghi nhận các giao dịch mua bán. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng và giới thiệu các nguyên tắc cơ bản khi lập hóa đơn để bạn có thể thực hiện công việc này một cách chính xác và chuyên nghiệp.

1. Nguyên tắc khi lập hóa đơn bán hàng

Thông tin chi tiết về nguyên tắc lập hoá đơn theo quy định tại Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT.BTC và các sửa đổi bổ sung tại Khoản 3, Điều 5 của Thông tư 119/2014/TT-BTC cùng với Khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC như sau:

1.1. Nguyên tắc lập hóa đơn

Yêu cầu lập hóa đơn bán hàng hóa và dịch vụ: Người bán phải lập hóa đơn trong mọi trường hợp bán hàng hóa và dịch vụ.

Bao gồm các trường hợp đặc biệt: Hóa đơn cần được lập trong các trường hợp sau:

• Hàng hoá và dịch vụ được sử dụng để khuyến mại hoặc quảng cáo.
• Hàng hoá và dịch vụ được sử dụng làm hàng mẫu.
• Hàng hoá và dịch vụ được sử dụng để cho, biếu, tặng, trao đổi, hoặc trả thay lương cho người lao động (trừ trường hợp hàng hóa được luân chuyển nội bộ hoặc sử dụng trong tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

1.2. Nội dung trên hóa đơn

Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Hóa đơn phải chứa đúng các thông tin liên quan đến giao dịch kinh tế phát sinh và không được bỏ sót.

Không được tẩy xóa hoặc sửa chữa: Hóa đơn không được phép bị tẩy xóa hoặc sửa chữa sau khi đã lập.

Sử dụng mực đúng quy định: Mực in trên hóa đơn phải cùng màu mực, loại mực không phai, và không được sử dụng mực đỏ.

Chữ số và chữ viết phải liên tục: Các chữ số và chữ viết trên hóa đơn phải được viết liên tục, không được ngắt quãng, và không được viết hoặc in đè lên chữ in sẵn, cũng như không được gạch chéo phần trống (nếu có) trên hóa đơn.

1.3. Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên

Thống nhất nội dung trên các liên hóa đơn: Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên tất cả các liên hóa đơn có cùng một số hóa đơn.

Trường hợp đặc biệt: Đối với một số loại hóa đơn đặc biệt như hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và các trường hợp khác, liên 1 trên hóa đơn có thể được thay thế bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập.

2. Cách viết hóa đơn bán hàng

2.1. Tiêu thức “Ngày tháng năm”

Khi lập hoá đơn, kế toán phải tuân theo các quy định về thời điểm xuất hoá đơn, mà cụ thể là:

• Bán hàng hóa: Hoá đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không quan trọng việc đã thu tiền hay chưa.
• Cung ứng dịch vụ: Hoá đơn cần được lập vào ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ, ngày lập hoá đơn sẽ là ngày thu tiền.
• Cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, truyền hình: Trong trường hợp này, hoá đơn phải được lập không chậm hơn 7 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
• Xây dựng, lắp đặt: Hoá đơn phải được lập tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không quan trọng việc đã thu tiền hay chưa.

Lưu ý:

• Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hoá đơn tương ứng cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao.
• Đối với tổ chức kinh doanh BĐS, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng, ngày lập hoá đơn là ngày thu tiền.
• Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
• Đối với bán xăng dầu, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hoá đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên, nhưng không muộn hơn là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng.
• Đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù, cần thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

2.2. Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán”

Thông tin về người bán hàng cần phải được ghi rõ trên hóa đơn, và thông thường các tiêu chí này đã được in sẵn trên hóa đơn. Cụ thể:

• Mã số thuế: Khi lập hoá đơn, mã số thuế của bên mua và bên bán phải được ghi chính xác.
  • Nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có MST trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, MST của đơn vị trực thuộc.
  • Nếu đơn vị trực thuộc không có MST thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
• Tên, địa chỉ: Tên người bán cần được ghi đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế. Trong trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, người bán có thể viết tắt một số từ theo quy định.
  • Trường hợp người mua không lấy hoá đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), vẫn phải lập hoá đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.”
  • Đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu từ người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.

2.3. Tiêu thức “Hình thức thanh toán”

Thông tin về hình thức thanh toán cũng cần phải được ghi rõ trên hoá đơn:

• Nếu thanh toán bằng tiền mặt, ghi “TM” (Tiền Mặt).
• Nếu chuyển khoản, ghi “CK” (Chuyển Khoản).
• Nếu chưa biết rõ hình thức thanh toán, ghi “TM/CK.”

Lưu ý: Đối với hàng hoá dịch vụ có tổng trị giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên, bên mua bắt buộc phải thanh toán bằng chuyển khoản để được khấu trừ thuế và tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.

2.4. Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”

• Số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự của từng mặt hàng hoặc dịch vụ.
• Tên hàng hoá, dịch vụ: Viết đầy đủ tên hàng hoá, dịch vụ như khi nhập. Nếu người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý, phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.
  • Với hàng hóa cần đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà pháp luật yêu cầu.
• Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính tương ứng với từng mặt hàng hoặc dịch vụ.
  • Trường hợp kinh doanh dịch vụ, trên hoá đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính.
• Số lượng: Điền số lượng hàng hoá hoặc dịch vụ.
• Đơn giá: Ghi đơn giá đã bao gồm thuế GTGT.
• Thành tiền: Thành tiền được tính bằng số lượng nhân đơn giá.

Sau khi điền xong cột thành tiền, nếu còn thừa dòng, các bạn có thể gạch bỏ phần trống còn lại. Trong trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính, nếu có phần trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo. Cách gạch chéo thường sử dụng bao gồm:

• Gạch chéo từ trái qua phải.
• Gạch chéo từ phải qua trái.
• Gạch ngang từ tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ” tiếp nối gạch chéo các tiêu thức “đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.”

Nếu số dòng trên hóa đơn không đủ để viết, cần tuân theo quy định cụ thể về cách lập hoá đơn khi danh mục hàng hoá, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hoá đơn.

2.5. Tiêu thức “Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ”

Chỉ tiêu này bằng tổng số tiền ở cột “Thành tiền.”

Tiêu thức “Số tiền viết bằng chữ”

Phải viết đúng số tiền ở chỉ tiêu “Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ” bằng chữ.

2.6. Tiêu thức “Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)”

• Người đi mua hàng phải ký.
• Đối với trường hợp không mua hàng trực tiếp như mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX, người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn, mà chỉ cần người bán ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
• Khi lập hoá đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hoá đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

2.7. Tiêu thức “Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)”

• Thủ trưởng đơn vị sẽ ký vào chỉ tiêu này.
• Nếu thủ trưởng đơn vị không ký, phải có giấy uỷ quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn (Đóng dấu treo).

Đồng tiền ghi trên hoá đơn

• Đồng tiền ghi trên hoá đơn phải là Đồng Việt Nam.
• Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng Tiếng Việt.

Xem thêm: # Quy Định Và Hướng Dẫn Lập Bảng Kê Hóa Đơn Theo Quy Định

3. Những lưu ý giữa người mua trong cách viết hóa đơn bán hàng

Một số lưu ý giữa người mua trong cách viết hóa đơn bán hàng cụ thể như sau:

• Hóa đơn và việc ủy nhiệm:
  • Trong trường hợp người bán hàng ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn, hóa đơn vẫn phải ghi rõ tên của đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm.
  • Đơn vị ủy nhiệm cần đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Tuy nhiên, nếu hóa đơn được tự in từ thiết bị của bên được ủy nhiệm hoặc là hóa đơn điện tử thì không cần đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm.
  • Văn bản xác định ủy nhiệm: Quá trình ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm. Điều này đảm bảo tính minh bạch và chắc chắn về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.
• Các trường hợp đặc biệt: Đối với các hóa đơn điều chỉnh do viết sai hoặc có liên quan đến chiết khấu, khuyến mại, hoặc các trường hợp khác tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể, quy định viết hóa đơn có thể thay đổi. Việc này cần tuân thủ theo quy định của cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý tài chính liên quan.
• Sau khi lập xong hóa đơn:
  • Liên 1: Hóa đơn liên 1 nên được lưu trữ tại cơ sở của đơn vị bán hàng (cuống) để phục vụ việc kiểm tra và kiểm soát của cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền.
  • Liên 2: Hóa đơn liên 2 sẽ được giao cho khách hàng. Đây là phiếu chứng từ cho khách hàng để thực hiện thanh toán và bảo hành sản phẩm hoặc dịch vụ nếu có.
  • Liên 3: Hóa đơn liên 3 là bản lưu nội bộ của đơn vị bán hàng. Liên này cần được lưu trữ một cách cẩn thận để phục vụ việc quản lý nội bộ, kiểm tra, và bảo đảm tính chính xác của thông tin giao dịch.

Sử dụng các nguyên tắc cơ bản và cách viết hóa đơn bán hàng trên đây sẽ giúp bạn tránh được rắc rối về thuế và kế toán, cung cấp thông tin rõ ràng cho khách hàng và xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy với họ. Hãy luôn chú ý và tuân thủ các quy định pháp luật về việc viết hóa đơn bán hàng và tuân thủ các nguyên tắc chuyên nghiệp để đảm bảo rằng mọi giao dịch diễn ra một cách trơn tru và thành công.

Ngoài ra, đội ngũ Kế toán có thể tham gia khóa học ACCA Hoa Kỳ tại SAPP Academy để được cung cấp kiến thức và kỹ năng cách viết hóa đơn bán hàng một cách nhanh chóng chính xác điều này sẽ giúp công việc của bạn trở nên hiệu quả.