# Quy Định Và Hướng Dẫn Lập Bảng Kê Hóa Đơn Theo Quy Định

Khi số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ thể hiện trên hóa đơn vượt quá giới hạn độ dài, kế toán thường chọn cách lập bảng kê hóa đơn để chi tiết hóa các mặt hàng. Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc lập bảng kê kèm hóa đơn sẽ có những thay đổi so với quy định trước đây tại Thông tư 39.

1. Bảng kê hóa đơn là gì?

Bảng kê hóa đơn là gì?

Trong trường hợp các danh mục hàng hoá, dịch vụ cần phải ghi nhận vượt quá số dòng cho phép trên hoá đơn điện tử, người bán có thể chia thành nhiều hoá đơn hoặc sử dụng bảng kê để chi tiết các mặt hàng theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Chỉ những doanh nghiệp đang áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78 mới được sử dụng bảng kê kèm hoá đơn điện tử. Đối tượng sử dụng bảng kê kèm hoá đơn này áp dụng đối với các dịch vụ được xuất theo kỳ phát sinh và bảng kê này dùng để liệt kê chi tiết các loại hàng hoá, dịch vụ đã được bán kèm theo từng hoá đơn, theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123.

Vì vậy, việc sử dụng bảng kê đính kèm hoá đơn điện tử CHỈ ÁP DỤNG trong trường hợp dịch vụ được xuất theo kỳ phát sinh và không áp dụng cho các trường hợp khác.

2. Quy định về bảng kê hóa đơn

Quy định về bảng kê hóa đơn

Bảng kê hóa đơn điện tử hay bảng kê đính kèm hóa đơn giấy được quy định riêng, cụ thể như sau:

1. Quy định về bảng kê hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Cần lưu ý rằng, chỉ các doanh nghiệp đang thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP mới được áp dụng các quy định liên quan.

Theo quy định tại Khoản 6, Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với những hàng hóa, dịch vụ xuất trong kỳ phát sinh, doanh nghiệp có quyền sử dụng bảng kê để liệt kê chi tiết tất cả các mặt hàng đã bán kèm theo hóa đơn.

Dưới đây là một số quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân theo khi sử dụng bảng kê kèm hoá đơn điện tử:

• Bảng kê cần được lưu trữ cùng với hóa đơn để phục vụ cho việc kiểm tra và đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền;
• Trên hóa đơn điện tử có đính kèm bảng kê, cần phải ghi chú "kèm theo bảng kê số … ngày … tháng …. năm …";
• Nội dung của bảng kê phải bao gồm: Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ được bán ra; ngày lập; tên và chữ ký của người lập bảng kê;
• Trong trường hợp người bán áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, thì bảng kê cần phải thể hiện "thuế suất GTGT" và "số tiền thuế GTGT". Tổng số tiền thanh toán phải khớp với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT;
• Các hàng hóa, dịch vụ được bán ra cần được ghi chi tiết trên bảng kê theo thứ tự trong ngày;
• Trên bảng kê cần phải ghi chú "kèm theo hóa đơn số ngày … tháng … năm …";
• Trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ được liệt kê chi tiết trên bảng kê đi kèm hóa đơn, việc ghi rõ đơn giá trên hóa đơn không còn là điều bắt buộc.

2. Quy định về bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn giấy

Dựa theo quy định tại Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong trường hợp số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ bán ra vượt quá số dòng được phép trên một hóa đơn, người bán có quyền tạo ra nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn sử dụng bảng kê để chi tiết danh mục các loại hàng hóa, dịch vụ đã được bán kèm theo mỗi hóa đơn.

3. Nội dung cần có trong bảng kê chi tiết hóa đơn

Nội dung cần có trong bảng kê chi tiết hóa đơn

Nội dung bảng kê chi tiết hóa đơn điện tử gồm những chỉ tiêu sau đây: tên người bán, mã số thuế, địa chỉ người bán, tên hàng hoá/dịch vụ, số lượng hàng hoá, đơn giá sản phẩm, thành tiền, ngày lập bảng kê, chữ ký người lập.

Bảng kê chi tiết kèm hóa đơn giấy tương tự như bảng kê xuất kèm hoá đơn điện tử nhưng có thêm một số lưu ý:

• Nếu bảng kê bao gồm nhiều tờ, người lập bảng kê cần thực hiện việc đánh số trang liên tục và đóng dấu giáp lai trên mỗi tờ;
• Trang cuối cùng của bảng kê đi kèm hoá đơn VAT giấy phải có đầy đủ chữ ký của người bán và người mua, tương tự như trên hoá đơn;
• Số lượng bảng kê cần phải khớp chính xác với số lượng liên hoá đơn. Cả bản gốc của bảng kê, cũng như các bản liên hoá đơn, cần phải được lưu trữ và quản lý cẩn thận để có thể tiện lợi trong việc kiểm tra từ cơ quan thuế khi có yêu cầu.

4. Hướng dẫn các bước lập bảng kê hóa đơn

Hướng dẫn các bước lập bảng kê hóa đơn

Người bán có thể tự thiết kế mẫu bảng kê phù hợp với đặc điểm, mẫu mã và chủng loại của các hàng hóa, tuy nhiên cần đảm bảo bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng sau:

Thông tin người bán:

• Tên của người bán hàng;
• Địa chỉ liên hệ của người bán;
• Mã số thuế của người bán.

Thông tin hàng hóa, dịch vụ:

• Tên hàng hóa hoặc dịch vụ;
• Số lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ;
• Đơn giá của hàng hóa hoặc dịch vụ;
• Thành tiền của hàng hóa hoặc dịch vụ.

Thông tin thuế GTGT (nếu áp dụng):

Nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê cần bao gồm các thông tin sau:

• Thuế suất GTGT áp dụng;
• Số tiền thuế GTGT;
• Tổng cộng số tiền thanh toán (chưa bao gồm thuế GTGT) phải khớp với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.

Ghi chú và chữ ký:

• Bảng kê phải ghi rõ "Kèm theo hóa đơn số … Ngày … Tháng … Năm …";
• Bảng kê cần có chữ ký đầy đủ của người bán hàng và người mua hàng, tương tự như trên hóa đơn.

Bảng kê nhiều trang:

• Nếu bảng kê chi tiết kèm hóa đơn bao gồm nhiều trang, cần đánh số trang liên tục và đóng dấu giáp lai trên mỗi trang;
• Trang cuối cùng của bảng kê phải có chữ ký đầy đủ của người bán và người mua hàng, giống như trên hóa đơn.

Quản lý và lưu trữ:

• Số lượng bảng kê phát hành cần phù hợp với số lượng liên trên hóa đơn;
• Cả người bán và người mua cần lưu trữ và quản lý bảng kê một cách cẩn thận, để có thể phục vụ cho công tác kiểm tra và đối chiếu của cơ quan thuế khi có yêu cầu.

5. Mẫu bảng kê chi tiết kèm hóa đơn theo quy định

Hiện nay bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa theo mẫu số 01-1/HT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Dưới đây là mẫu bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn:

BẢNG KÊ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ MUA VÀO

(Kèm theo Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu NSNN số …. ngày ….. tháng …. năm …)

[01] Kỳ đề nghị hoàn thuế: Từ kỳ …/……. đến kỳ …/…….

[02] Tên người nộp thuế: …………………………………………………………….

[03] Mã số thuế: ………………………………………………………………………

[04] Tên đại lý thuế (nếu có): ……………………………………………………….

[05] Mã số thuế: ………………………………………………………………………

Đơn vị tiền: Đồng Việt Nam.

Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu đã khai./.

Nguồn tham khảo: Luatminhkhue.vn

Bên cạnh việc tuân thủ quy định pháp luật, đội ngũ kế toán có thể tích lũy kiến thức để lập bảng kê hóa đơn thông qua việc tham gia khóa học ACCA. ACCA là một tổ chức uy tín về kiểm toán và tài chính, cung cấp chương trình học tập và chứng chỉ dành cho chuyên gia kế toán và tài chính.

Tham gia khóa học ACCA Online có thể giúp đội ngũ kế toán nắm vững kiến thức về quy trình lập bảng kê, hiểu rõ hơn về quy định và hướng dẫn của các cơ quan chức năng và cách thức tuân thủ chính xác các quy định về bảng kê hóa đơn. Điều này không chỉ giúp cải thiện chất lượng công việc, mà còn giúp đội ngũ kế toán nâng cao kỹ năng và chuyên môn trong lĩnh vực này.

Kết luận

Bảng kê hóa đơn không chỉ là một bước quan trọng trong quy trình kế toán mà còn thể hiện sự trung thực, tôn trọng quy định pháp luật và sự chuyên nghiệp trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện công tác kiểm tra, đối chiếu và báo cáo thuế theo yêu cầu của cơ quan chức năng.