Việc quản lý và sử dụng hệ thống thông tin luôn được doanh nghiệp chú ý đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán lại càng được quan tâm đặc biệt. Không phải ngẫu nhiên mà hệ thống này được coi trọng đến vậy, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc điều hành và phát triển của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu khái niệm và vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp qua bài viết sau đây.
Việc quản lý và sử dụng hệ thống thông tin luôn được doanh nghiệp chú ý đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán lại càng được quan tâm đặc biệt. Không phải ngẫu nhiên mà hệ thống này được coi trọng đến vậy, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc điều hành và phát triển của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu khái niệm và vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp qua bài viết sau đây.
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được thiết kế để thu thập, lưu trữ, phân phối và xử lý thông tin liên quan đến tài chính và kinh tế. Nhờ vào chức năng này, hệ thống đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin hỗ trợ cho công tác quản lý, điều hành và phát triển doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán được cập nhật thường xuyên để đáp ứng các quy định hiện hành và có thể được sử dụng bởi nhiều đối tượng như ban lãnh đạo, giám đốc tài chính (CFOs), nhân viên kế toán, chuyên gia phân tích kinh doanh, chuyên gia tư vấn, kiểm toán viên, hay các nhà quản lý và cơ quan thuế.
Hệ thống thông tin kế toán cơ bản thường gồm bốn thành phần chính, bao gồm: con người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu và phần mềm với thông tin chi tiết về từng thành phần như sau:
Hệ thống thông tin kế toán cần có người dùng để có thể hoạt động. Trong một tổ chức, các chuyên gia như kế toán viên, nhân viên tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, nhà quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên đều cần sử dụng hệ thống kế toán để thực hiện công việc của mình. Hệ thống kế toán giúp các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp tương tác một cách hiệu quả.
Một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt sẽ giúp mọi nhân viên trong tổ chức có thể truy cập và nhận được thông tin cần thiết. Những người bên ngoài doanh nghiệp cũng được cung cấp thông tin một cách dễ dàng. Để đáp ứng nhu cầu của người dùng và đạt hiệu quả cao, hệ thống thông tin kế toán nên được thiết kế dễ sử dụng và hạn chế việc cải thiện nâng cấp.
Các phương thức mà hệ thống thông tin kế toán sử dụng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý, truy xuất và xử lý dữ liệu được gọi là thủ tục và hướng dẫn. Những phương pháp này hoạt động tự động và dữ liệu có thể đến từ cả nguồn nội bộ (nhân viên trong doanh nghiệp) và nguồn bên ngoài (các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng).
Để đạt hiệu quả cao nhất, các thủ tục và hướng dẫn sẽ được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán thông qua tài liệu và đào tạo. Việc tuân thủ nhất quán các thủ tục và hướng dẫn là điều quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu được xử lý trong hệ thống thông tin kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán cần có cấu trúc cơ sở dữ liệu tương tự như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) để lưu trữ thông tin. Để đáp ứng nhu cầu của các người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau, hệ thống sẽ cần nhiều đầu vào khác nhau để nhập dữ liệu và định dạng đầu ra khác nhau.
Dữ liệu trong hệ thống bao gồm tất cả thông tin tài chính-kế toán phù hợp với thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp. Tất cả dữ liệu kinh doanh liên quan đến hệ thống tài chính của doanh nghiệp cần được nhập vào hệ thống.
Loại dữ liệu được sử dụng trong hệ thống thông tin kế toán sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại hình của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng bao gồm một số loại dữ liệu sau đây:
Những loại dữ liệu này sau đó có thể được sử dụng để tạo ra báo cáo kế toán, việc lưu trữ tất cả dữ liệu này trong một hệ thống thông tin kế toán duy nhất sẽ tạo điều kiện cho các hoạt động lưu trữ hồ sơ, phân tích, báo cáo, kiểm toán và đưa ra quyết định. Để dữ liệu thực sự hữu ích, nó phải được đầy đủ, chính xác và đáng tin cậy.
Phần mềm hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các chương trình máy tính được sử dụng để lưu trữ, quản lý, truy xuất, xử lý và phân tích các dữ liệu liên quan đến kế toán của doanh nghiệp. Trước khi công nghệ máy tính ra đời, các hệ thống kế toán thường được thực hiện bằng tay và trên giấy tuy nhiên, hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm kế toán làm nền tảng cho hệ thống kế toán của mình.
Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã là cách sắp xếp các ký tự để mô tả thông tin đối tượng một cách thuận tiện cho việc xử lý và lưu trữ, phù hợp với nhu cầu thông tin yêu cầu, linh hoạt và dễ sử dụng.
Nguyên tắc tổ chức các kiểm soát trong hệ thống kế toán gồm nhiều khía cạnh để đảm bảo an toàn và tính chính xác của thông tin kế toán. Đầu tiên là kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong bộ máy kế toán. Tiếp theo là kiểm soát thiết bị để đảm bảo an toàn kỹ thuật và hiện vật, và kiểm soát hoạt động xử lý của phần mềm để đảm bảo an toàn cho phần mềm. Hệ thống cần có kiểm soát việc truy cập để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương trình xử lý, kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu và có kế hoạch dự phòng để giúp hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏa hoạn hoặc phá hoại xảy ra.
Cuối cùng, kiểm soát nhập liệu để đảm bảo tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực, chính xác và đầy đủ. Kiểm soát xử lý dữ liệu để kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu và kiểm soát kết quả dữ liệu. Tất cả các kiểm soát này cùng nhau tạo thành một hệ thống kế toán an toàn và đáng tin cậy.
– Các dữ liệu về hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được thu thập và lưu trữ nhờ hệ thống thông tin kế toán.
– Khi có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng liên quan như:
– Hệ thống thông tin kế toán giúp hỗ trợ hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp phải xử lý và lưu trữ một khối lượng thông tin tài chính khổng lồ, điều này đặt ra một thách thức lớn trong việc quản lý dữ liệu. Hệ thống thông tin kế toán là một giải pháp tốt để giải quyết vấn đề này.
Hệ thống thông tin kế toán có thể lưu trữ và quản lý thông tin kế toán một cách chính xác và toàn diện, đồng thời cung cấp thông tin hữu ích và phục vụ nhanh chóng cho các quyết định quan trọng của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán giúp tạo ra báo cáo kế toán chính xác và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp xử lý các công việc kế toán một cách hiệu quả. Việc này đóng góp quan trọng cho sự tương tác giữa hệ thống quản trị và hệ thống thực thi hoạt động của tổ chức hay doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho việc quản lý và lưu trữ thông tin tài chính. Nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hạn chế sai sót trong lưu trữ và quản lý, giúp doanh nghiệp tránh những tổn thất không đáng có và ngăn chặn các rủi ro tài chính. Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác và an toàn của thông tin kế toán và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tóm lại, hệ thống kiểm soát hệ thống thông tin kế toán là một công cụ quan trọng để giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính trong doanh nghiệp, đồng thời cũng giúp nâng cao hiệu quả và tính hiệu quả của hoạt động kế toán.
Tạm kết
Hệ thống thông tin kế toán là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý thông tin kế toán hiệu quả. Nó giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo an toàn dữ liệu. Sử dụng hệ thống này cũng giúp doanh nghiệp tăng tính tương tác và tạo ra mối quan hệ giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp.
CẬP NHẬT MỚI NHẤT
TIN TỨC LIÊN QUAN
20
Tháng 03
Tài Chính Doanh Nghiệp Là Gì? Tìm Hiểu Về Ngành Tài Chính Doanh Nghiệp
Nắm vững kiến thức về tài chính doanh nghiệp là rất quan trọng khi tham gia đầu tư, giúp bạn đánh giá được tình hình và tiềm năng của doanh nghiệp, đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn. Vậy khái niệm tài chính doanh nghiệp là gì? Có vai trò như thế nào? SAPP Academy sẽ giải đáp qua bài viết dưới đây mời bạn cùng khám phá ngay!
19
Tháng 03
Chứng Chỉ Kế Toán Trưởng Là Gì? Top 5 Chứng Chỉ Mà Kế Toán Trưởng Nên Sở Hữu
Kế toán trưởng là một trong những vị trí quan trọng và có nhiều cơ hội thăng tiến trong ngành kế toán. Tuy nhiên, để trở thành một kế toán trưởng chuyên nghiệp với tư duy nhạy bén và tạo ra tiền đề để mở rộng cơ hội phát triển nghề nghiệp, bạn cần liên tục trau dồi, củng cố kiến thức, kỹ năng và sở hữu cho mình các chứng chỉ nghề nghiệp phù hợp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về chứng chỉ Kế toán trưởng và các chứng chỉ khác mà kế toán trưởng nên sở hữu.
19
Tháng 03
Kế Toán Nội Bộ Là Gì? Mô Tả Công Việc Của Một Kế Toán Nội Bộ
Chắc hẳn, khi bắt đầu kinh doanh, một trong những vấn đề đầu tiên mà các doanh nghiệp phải đối mặt là việc quản lý tài chính. Và một trong những vị trí không thể thiếu trong công việc hàng ngày chính là Kế toán nội bộ. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ vai trò cũng như công việc của một Kế toán nội bộ. Vì vậy, SAPP Academy sẽ bật mí trong bài viết dưới đây nhằm giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về công việc của một Kế toán nội bộ, từ đó phát triển kinh doanh hiệu quả hơn.
18
Tháng 03
Webinar: Dẫn Lối Vào Ngành Tài Chính Không Bối Rối
Sự kiện sẽ giải đáp “tất tần tật” những thắc mắc của sinh viên ngành Tài Chính về lộ trình nghề nghiệp. Đồng thời, bạn sẽ được lắng nghe chia sẻ trực tiếp từ góc nhìn của các nhà tuyển dụng về chân dung ứng viên sáng giá trong ngành Tài chính mà họ đang tìm kiếm.
17
Tháng 03
Workshop Học thử #CFA level 1 theo Case-base Method
Workshop Học thử #CFA level 1 theo Case-base Method sẽ là cánh cửa giúp bạn nhìn rõ bức tranh toàn cảnh chứng khoán, phân tích và nhận dạng các dấu hiệu gian lận trong BCTC của doanh nghiệp.
14
Tháng 03
Chương Trình FIA (Foundations in Accountancy) Là Gì? Tổng Quan Về FIA
FIA là gì? Có nên học FIA trước khi bắt đầu "nhập môn" ACCA? Hãy cùng SAPP Academy khám phá câu trả lời trong bài viết này nhé!
08
Tháng 03
Học thử CFA: Bóc "Term" cổ phiếu: Định giá thế nào cho đúng?
Hãy tham gia buổi Học thử CFA cùng CFA Charterholder Nguyễn Bá Phước Tài để Bóc "Term" cổ phiếu và trả lời câu hỏi "Định giá thế nào cho đúng?" do SAPP Academy tổ chức bạn nhé.
07
Tháng 03
Tổng Hợp Các Nghiệp Vụ Kế Toán Cơ Bản Cần Nắm Cho Người Mới
Doanh nghiệp thường phải đối mặt với nhiều vấn đề tài chính, công nợ và lương trong quá trình vận hành. Để xử lý các vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả, kế toán viên cần phải nắm vững các nghiệp vụ kế toán cơ bản. Nếu bạn muốn tìm hiểu về nghiệp vụ kế toán và những vấn đề liên quan, hãy đọc bài viết dưới đây của SAPP Academy!
07
Tháng 03
Những Điều Cần Biết Về Tổ Chức Công Tác Kế Toán Doanh Nghiệp
Trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp, kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới các hình thái giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Ngoài ra, kế toán thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, các hoạt động của doanh nghiệp, nhằm kiểm tra và giám sát hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
07
Tháng 03
Swipe to Unlock: Into the Securities land with BVSC
Webinar Swipe to Unlock: Into The Securities Land With BVSC sẽ là chiếc chìa khóa giúp bạn khóa lại những nỗi lo lắng, nhanh chóng mở khóa chặng đường chinh phục con đường nghề nghiệp tương lai.