# Hóa Đơn Xuất Khẩu Là Gì? Cách Viết Hóa Đơn Xuất Khẩu

Trong thời đại hiện nay, khi kinh tế thế giới ngày càng hội nhập mạnh mẽ, xuất khẩu hàng hóa đang trở thành một cơ hội đầy tiềm năng cho các doanh nghiệp. Việc thực hiện quá trình này một cách hiệu quả yêu cầu sự nắm vững về hóa đơn xuất khẩu là gì, cách viết hóa đơn xuất khẩu hàng hóa, đặc biệt là việc xác định và tuân thủ các quy định đã trở thành một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua.

1. Hóa đơn xuất khẩu là gì?

Trước khi khám phá cách viết hóa đơn xuất khẩu, chúng ta cần hiểu về hóa đơn xuất khẩu là gì và vai trò của nó trong quá trình giao dịch quốc tế.

Hóa đơn xuất khẩu, hay còn gọi là hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) trong tiếng Anh, là tài liệu quan trọng được các tổ chức và doanh nghiệp sử dụng trong các hoạt động xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Hóa đơn này thường được sử dụng khi giao dịch hàng hóa qua biên giới, bao gồm cả việc xuất khẩu sản phẩm vào các khu vực không áp dụng thuế quan.

Ngoài việc áp dụng trong các trường hợp xuất khẩu trực tiếp, hóa đơn xuất khẩu cũng được sử dụng trong các tình huống khác như gia công chuyển tiếp, xuất khẩu tại chỗ và các hoạt động liên quan. Nó tuân theo các tiêu chuẩn và nội dung được quy định bởi quy tắc quốc tế và luật pháp thương mại của từng quốc gia.

2. Các loại hóa đơn xuất khẩu

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế cho hóa đơn thương mại theo quy trình truyền thống, bộ phận kế toán tại các doanh nghiệp xuất khẩu cần tuân theo các quy định sau đây:

Trường hợp nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ ủy thác:

• Nếu doanh nghiệp đã nộp thuế GTGT khi nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ ủy thác, họ cần trả tiền cho các đơn vị đã được ủy thác để nhập khẩu. Khi thực hiện việc này, doanh nghiệp cần kèm theo hóa đơn điện tử để ghi nhận giao dịch và lưu thông hàng hóa. Các đơn vị ủy thác sẽ sử dụng hóa đơn điện tử nhận được để kê khai và khấu trừ thuế GTGT;
• Nếu doanh nghiệp chưa nộp thuế GTGT khi nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ ủy thác, họ cần xuất kèm hóa đơn điện tử khi trả hàng cho các đơn vị ủy thác. Hóa đơn này sẽ đi kèm với hàng hóa trả lại cùng với phí dịch vụ GTGT. Sau khi đã nộp đầy đủ thuế GTGT ở khâu nhập khẩu trước đó, doanh nghiệp sẽ sửa đổi hóa đơn GTGT phù hợp.

Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ:

• Khi gửi hàng hóa và dịch vụ để ủy thác xuất khẩu cho các đơn vị, doanh nghiệp ủy thác cần sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử để ghi nhận quá trình lưu thông hàng hóa;
• Sau khi hàng hóa đã được cơ quan hải quan xác nhận và căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, cơ sở gửi ủy thác sẽ xuất hóa đơn GTGT để kê khai và nộp thuế hoặc hoàn thuế GTGT. Hoặc họ có thể sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử tùy theo trường hợp cụ thể.

Với những đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ sử dụng hóa đơn GTGT hoặc bán hàng điện tử để xuất cho khách hàng nước ngoài:

Lưu ý: Trong trường hợp tự xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả các cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu, đơn vị xuất khẩu cần sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử để ghi nhận quá trình lưu thông hàng hóa trên đường đi đến cửa khẩu và nơi thực hiện thủ tục hải quan.

3. Cách viết hóa đơn xuất khẩu là gì?

3.1. Hướng dẫn viết hóa đơn thương mại xuất khẩu

Để viết hóa đơn thương mại xuất khẩu, có một số hướng dẫn và thông tin quan trọng mà kế toán cần lưu ý như sau:

• Thông tin về người xuất khẩu/gửi hàng:

Họ tên đầy đủ của người hoặc công ty xuất khẩu;

Địa chỉ và quốc gia xuất khẩu.

• Thông tin về người nhập khẩu/nhận hàng:

Tên công ty nhập khẩu;

Địa chỉ và thông tin liên hệ, bao gồm số điện thoại.

• Số hóa đơn và ngày phát hành: Số hóa đơn phải được ghi rõ và đầy đủ để phục vụ quá trình hải quan.
• Mô tả chi tiết sản phẩm:

Tên thông thường của sản phẩm;

Thông tin về cấp hạng hoặc chất lượng của sản phẩm;

Mã hiệu, số hiệu, và ký hiệu hàng hóa, nếu có;

Thông tin về số lượng và đơn vị tính.

• Số lượng kiện: Ghi tổng số lượng kiện trong lô hàng.
• Giá của từng mặt hàng và loại tiền sử dụng:

Ghi giá của từng mặt hàng;

Xác định loại tiền tệ sử dụng cho việc thanh toán.

• Phương thức vận chuyển: Chỉ định phương thức vận chuyển, có thể là đường không hoặc đường biển.
• Điều khoản giao hàng: Rõ ràng bằng cách ghi ký hiệu Incoterm (ví dụ: Incoterm 2000 hoặc Incoterm 2010).
• Điều khoản thanh toán: Xác định điều khoản thanh toán, có thể là TT (Thanh toán trực tiếp), TTR (Thanh toán qua ngân hàng), LC (Thư tín dụng), No Payment (Không thanh toán), và chỉ định đồng tiền thanh toán như USD, EUR, JPY, vv.
• Các thông tin khác: Ghi rõ các khoản phí và chi phí khác như phí vận tải, chi phí đóng gói và bao bì, cước phí vận tải, và bất kỳ thông tin quan trọng khác liên quan đến giao dịch xuất khẩu.

Xem thêm: [Hướng Dẫn] Cách Viết Hóa Đơn Chiết Khấu Thương Mại Cực Kỳ Dễ Hiệu 

3.2. Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng

3.2.1. Thời điểm lập hóa đơn GTGT xuất khẩu

Theo Điều 2, Thông tư 26/2015/TT-BTC:

• Ngày lập hóa đơn thương mại đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu được xác định là ngày xuất hàng hóa ra khỏi kho;
• Tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán doanh thu là tỷ giá mua vào của Ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản;
• Tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán chi phí: Là tỷ giá bán ra của Ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản tại thời điểm phát sinh thanh toán ngoại tệ.

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, có 3 trường hợp xác định thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu như sau:

• Trường hợp 1: Nếu thời điểm hàng được xuất khẩu được xác định theo thời điểm kê khai trong tờ khai hải quan, căn cứ theo Điểm a, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, ngày lập hóa đơn sẽ là ngày lập tờ khai hải quan;
• Trường hợp 2: Thời điểm hàng xuất khẩu khác thời điểm lập trong tờ khai hải quan nhưng được xác định là thời điểm lập hóa đơn, ngày lập hóa đơn xuất khẩu được xác định theo Điểm a, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC;
• Trường hợp 3: Thời điểm hàng xuất khẩu khác thời điểm lập lập hóa đơn và thời điểm kê khai hải quan. Trường hợp này được xét là lập hóa đơn sai thời điểm.

3.2.2. Mã số thuế và thuế suất

Trong hóa đơn GTGT cho hàng xuất khẩu, kế toán cần chú ý đến việc gạch ngang phần mã số thuế của người mua và cần ghi thuế suất như trong hóa đơn thông thường.

3.2.2. Tiền tệ trên hóa đơn đầu ra xuất khẩu

Theo Điểm e, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy định về tiền tệ trên hóa đơn GTGT xuất khẩu như sau:

• Tổng số tiền thanh toán: Ghi bằng nguyên tệ;
• Mục số tiền bằng chữ: Ghi bằng tiếng Việt;
• Tỷ giá: Ghi tỷ giá ngoại tệ theo Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn;
• Nếu đồng ngoại tệ không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.

Để hiểu sâu hơn về luật pháp cũng như các quy định quốc tế giúp ích cho quá trình tạo lập hóa đơn xuất khẩu, bạn có thể tham gia khóa học ACCA.tại SAAP Academy. ACCA là một chứng chỉ mang tầm quốc tế giúp bạn phát triển kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực tài chính và kế toán. 

Kết luận

Hóa đơn xuất khẩu là gì có lẽ đọc đến đây độc giả đã nắm rõ, đó không chỉ là một công cụ để ghi nhận các giao dịch xuất khẩu một cách chi tiết mà còn là một phần quan trọng của quá trình thủ tục hải quan và thanh toán. Việc viết hóa đơn xuất khẩu đầy đủ, rõ ràng và tuân theo các quy định về quốc tế và pháp lý địa phương là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự suôn sẻ và hợp pháp trong giao dịch hàng hóa và dịch vụ ra nước ngoài.