Những Điều Cần Biết Về Tổ Chức Công Tác Kế Toán Doanh Nghiệp

Trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp, kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới các hình thái giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Ngoài ra, kế toán thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, các hoạt động của doanh nghiệp, nhằm kiểm tra và giám sát hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.

Vai trò quan trọng của kế toán trong hệ thống công cụ quản lý của doanh nghiệp chỉ có thể được thực hiện khi đơn vị kế toán tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hiệu quả.

Trong hệ thống công cụ quản lý của doanh nghiệp, kế toán đóng vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên, để phát huy tối đa vai trò này, đơn vị kế toán phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hiệu quả.

1. Tổ chức công tác kế toán là gì?

Tổ chức công tác kế toán là quá trình tổ chức và triển khai việc thu thập, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị kế toán. Dựa trên các phương pháp kế toán, tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị, nhằm quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả.

Để thu thập và xử lý thông tin kế toán, cần sử dụng các phương pháp kế toán khoa học nhất định. Đồng thời, để thực hiện công tác kế toán hiệu quả, cần tổ chức bộ máy kế toán với đội ngũ nhân sự có kiến thức chuyên môn và được phân công nhiệm vụ cụ thể trong việc thực hiện các công việc kế toán. Tóm lại, để có được thông tin kế toán chính xác, đáng tin cậy, cần phải có tổ chức bộ máy và nhân sự kế toán đầy đủ và chuyên nghiệp.

Việc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị kế toán đòi hỏi phải giải quyết hai công việc chính. Trước hết, cần tổ chức thực hiện các phương pháp, nguyên tắc và phương tiện tính toán khoa học để đạt được mục đích của công tác kế toán. Ngoài ra, cần đảm bảo sự liên kết và phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán phần hành giúp thực hiện tốt công tác kế toán trong đơn vị.

2. Chức năng của tổ chức công tác kế toán

• Để đảm bảo việc kế toán được thực hiện hiệu quả, tổ chức bộ phận kế toán phù hợp với đặc điểm và điều kiện sản xuất kinh doanh cũng như hoạt động của đơn vị. Điều này có thể thực hiện thông qua việc phân cấp và phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán cụ thể để thực hiện các phần hành kế toán;
• Đảm bảo chất lượng thông tin kế toán của đơn vị bằng cách tổ chức sử dụng các phương pháp, nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành; áp dụng hợp lý chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán; cùng với việc thực hiện các thông lệ kế toán, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có;
• Xác định công việc rõ ràng giữa các phần hành trong bộ máy kế toán và giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị, đặc biệt là công việc liên quan đến kế toán, thu nhập, chi phí và thông tin kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp cho các cấp lãnh đạo và quản lý của đơn vị;
• Để nâng cao hiệu quả quản lý, tổ chức cần ứng dụng các thành tựu khoa học quản lý và công nghệ thông tin, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại. Đồng thời, cần tổ chức các hoạt động bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho các cán bộ kế toán về nghiệp vụ và quản lý;
• Tổ chức công tác kế toán hướng dẫn cho cán bộ và nhân viên trong đơn vị hiểu, tuân thủ các chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng. Đồng thời, tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ.

3. Vai trò của tổ chức kế toán

Việc tổ chức công tác kế toán trong đơn vị một cách khoa học, hợp lý có vai trò quan trọng đối với việc điều hành và quản lý hoạt động, cụ thể như sau:

• Những thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị được cung cấp một cách nhanh nhất, chính xác nhất và đầy đủ nhất giúp đơn vị tránh được những rủi ro trong hoạt động kinh doanh, tăng tính minh bạch và tránh các vi phạm pháp luật. Từ đó, lãnh đạo đơn vị và các đối tượng có liên quan sẽ đưa ra các quyết định kịp thời và đúng đắn;
• Giúp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của đơn vị nhờ vào sự giám sát chặt chẽ, từ khâu ghi chép, theo dõi đến phản ánh các loại tài sản và nguồn vốn từ đó đơn vị dễ dàng quản lý và phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý, tăng tính hiệu quả và giảm thiểu chi phí không cần thiết;
• Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận kế toán trong đơn vị nhờ tạo điều kiện cho kế toán thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ của mình, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của đơn vị, nâng cao khả năng cạnh tranh và đạt được lợi ích kinh tế cao hơn.

4. Những nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

Để đáp ứng các yêu cầu, quy định liên quan, và giúp tổ chức công tác kế toán phát huy vai trò của mình, đơn vị cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

• Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ các chính sách, chế độ, thể lệ và quy định của pháp luật hiện hành;
• Để đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán của đơn vị, tổ chức kế toán cần tuân thủ nguyên tắc: thống nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị; giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và nội bộ của đơn vị; giữa tổ chức kế toán của công ty mẹ và các công ty con;
• Việc tổ chức công tác kế toán trong đơn vị phải được điều chỉnh phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, cũng như đặc thù hoạt động của đơn vị;
• Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị cần đáp ứng yêu cầu về trình độ quản lý, trang bị phương tiện và thiết bị phục vụ công tác kế toán;
• Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán để cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác cho các cấp lãnh đạo và các đối tượng quan tâm;
• Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị phải tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả trong hoạt động kế toán.

5. Nội dung tổ chức kế toán doanh nghiệp

5.1. Xây dựng hệ thống danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán

Để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và thực hiện hạch toán ban đầu cho đơn vị, việc xây dựng hệ thống danh mục và các biểu mẫu chứng từ kế toán là bước đầu tiên cần thực hiện. Việc này sẽ giúp cho đơn vị có được một hệ thống chứng từ kế toán đầy đủ và chính xác, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị.

Căn cứ vào hệ thống chứng từ do Nhà nước ban hành và áp dụng cho loại hình đơn vị của mình, đơn vị cần quy định rõ những chứng từ nội bộ riêng của mình, chứng từ nào sử dụng cho kế toán quản trị, chứng từ nào dành cho kế toán tài chính và chứng từ sử dụng cho các nghiệp vụ cụ thể phù hợp với hoạt động của đơn vị.

Đơn vị đồng thời quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu phù hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh, nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh một cách phù hợp.

5.2. Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng cách lập chứng từ kế toán

• Đơn vị cần quy định rõ người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu khi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại từng bộ phận trong đơn vị. Việc lập chứng từ kế toán có thể sử dụng các chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử;

• Người lập chứng từ cần được hướng dẫn cách ghi nhận thông tin vào chứng từ sao cho đầy đủ các yếu tố để căn cứ vào đó tiến hành ghi sổ kế toán. Đồng thời có thể kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong chứng từ.

5.3. Kiểm tra, phân loại chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán

Kiểm tra thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trên các chứng từ kế toán là bước cần thiết trước khi ghi sổ kế toán, nhằm đảm bảo tính chính xác của nghiệp vụ và thông tin được cung cấp. Cần kiểm tra các nội dung sau đây:

• Đảm bảo tính pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được phản ánh trong chứng từ kế toán, đồng thời tuân thủ các quy định về kế toán, quản lý kinh tế, tài chính để tránh vi phạm pháp luật và gây thiệt hại cho tài sản của đơn vị;
• Kiểm tra tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị nhằm phát hiện và loại bỏ các sai sót, giả mạo chứng từ, tránh gây ra các rủi ro tài chính không đáng có;
• Đảm bảo tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán, bao gồm việc kiểm tra nội dung thông tin phù hợp với kế hoạch, dự toán, định mức kinh tế, kỹ thuật và giá cả thị trường;
• Kiểm tra tính trung thực của chứng từ kế toán bao gồm các chỉ tiêu hiện vật và giá trị;
• Xác minh tính chính xác của các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ kế toán;
• Đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán bằng cách kiểm tra việc ghi chép đầy đủ thông tin trên chứng từ.

Các chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra sẽ được phân loại theo địa điểm phát sinh và tính chất của từng loại chứng từ.

Tạm kết

Tổ chức công tác kế toán là vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp, quá trình này đòi hỏi sự tập trung cao độ, chính xác và chuẩn mực từ các cán bộ kế toán. Từ việc đảm bảo tính chính xác và pháp lý của chứng từ kế toán đến việc đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, công tác kế toán ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp.

SAPP Academy hy vọng rằng những điều cần biết về tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong bài viết này sẽ giúp cho các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình này và có thể áp dụng một cách hiệu quả nhất.