Kiểm tra sổ sách kế toán – Liệu bạn đã nắm rõ và đầy đủ?

Từ việc xác nhận ghi chép, bút toán đến kiểm tra báo cáo tài chính giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh và tuân thủ quy định pháp luật… Kiểm tra sổ sách kế toán là một công tác cẩn mật và quan trọng để đảm bảo sự thành công và bền vững của doanh nghiệp.

1. Quy trình kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán

Quy trình kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán là một phần quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính trong môi trường kinh doanh. Quy trình này giúp xác minh và so sánh các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, nhằm đảm bảo sự nhất quán và hợp lý trong số liệu kế toán.

Dưới đây là các bước quy trình kế toán cần làm để kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán:

• Bước 1: Rà soát sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản để đối chiếu số liệu.
• Bước 2: Kiểm tra toàn bộ giao dịch từ định khoản hóa đơn, xác định đầu vào và đầu ra kế toán.
• Bước 3: Đối chiếu công nợ khách hàng theo tháng, quý, năm.
• Bước 4: Xác minh và kiểm tra các khoản phí phải trả.
• Bước 5: Hoàn thiện và kiểm tra dữ liệu kê khai thuế hải quan trên hóa đơn.
• Bước 6: Xác định tính cân đối giữa đầu vào và đầu ra hóa đơn.
• Bước 7: Kiểm tra tính hợp lý của các mục định khoản và khoản phải thu, phí phải trả.
• Bước 8: Rà soát bảng lương, đối chiếu với sổ cái TK334 và bảng lương khác nhau.
• Bước 9: Xác minh tính chính xác của các khoản phải thu và phải trả.

2. Những việc cần làm khi kiểm tra sổ sách kế toán

Trong quá trình kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán, cần thực hiện các công việc sau:

• Thứ nhất, cần xác minh tính hợp lệ và phù hợp của tất cả chứng từ kế toán.
• Thứ hai, đối chiếu và điều chỉnh lại các nghiệp vụ kinh tế, kế toán phát sinh trong quá khứ.
• Thứ ba, kiểm tra việc kê khai và lập báo cáo thuế VAT hàng tháng cho doanh nghiệp.
• Thứ tư, xác minh lại báo cáo quyết toán thu nhập trước đó của doanh nghiệp.
• Thứ năm, rà soát giấy tờ hồ sơ liên quan đến quyết toán thuế thu nhập cá nhân của nhân viên.
• Thứ sáu, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
• Cuối cùng, kiểm tra và sửa chữa những sai sót phát hiện được.

Quá trình kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán đòi hỏi sự cẩn thận và chi tiết để đảm bảo rằng thông tin tài chính của doanh nghiệp là đáng tin cậy và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

3. Cách kiểm tra sổ sách kế toán

Kiểm tra sổ sách kế toán đòi hỏi người thực hiện phải cẩn thận và sử dụng các phương pháp thích hợp một cách có hệ thống. Nó không chỉ đảm bảo sự chính xác của số liệu tài chính mà còn giúp xác định các sai sót, tránh rủi ro và đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán và thuế.

Dưới đây là các cách kiểm tra sổ sách kế toán và các yếu tố quan trọng cần xem xét trong quá trình kiểm tra sổ sách kế toán:

3.1. Kiểm tra bảng cân đối phát sinh tài khoản

Trước tiên, cần kiểm tra chênh lệch quan hệ đối ứng giữa các Tài khoản trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản, cụ thể như sau:

• Về tổng thể: Tổng số dư bên Nợ phải bằng tổng số dư bên Có (bao gồm cả số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ).
• Về mối quan hệ đối ứng giữa các Tài khoản: Dựa vào sổ cái các Tài khoản, kiểm tra mối quan hệ đối ứng giữa các Tài khoản liên quan.

Ví dụ:

• Tổng phát sinh bên Nợ của Tài khoản tiền gửi ngân hàng phải bằng tổng số tiền khách hàng chuyển khoản qua ngân hàng cộng với tổng phát sinh bên Nợ tiền mặt nộp vào ngân hàng và còn bao gồm Lãi tiền gửi (trừ trường hợp doanh nghiệp không có các nghiệp vụ hạch toán Nợ Tài khoản 112 đối ứng với các Tài khoản khác);
• Hoặc tổng phát sinh bên Có của Tài khoản 1311 phải bằng tổng thu tiền mặt cộng với tổng thu qua ngân hàng (trừ trường hợp có thanh toán bù trừ và các nghiệp vụ đối ứng Có với các Tài khoản khác);
• Kiểm tra mối quan hệ đối ứng giữa tổng phát sinh bên Nợ của Tài khoản 621 và tổng phát sinh bên Có của Tài khoản 152 (đối với doanh nghiệp không có nguyên vật liệu hao hụt ngoài định mức hạch toán đối ứng Tài khoản 632…);
• Kiểm tra mối quan hệ đối ứng giữa tổng phát sinh bên Có của Tài khoản 154 và tổng phát sinh bên Nợ của Tài khoản 155 (đối với doanh nghiệp sản xuất) hoặc tổng phát sinh bên Nợ của Tài khoản 632 (đối với doanh nghiệp xây dựng, dịch vụ)…

Thứ hai, trong quá trình kiểm tra sơ bộ các số dư trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản (Bảng CĐPS), chúng ta cần xác định xem từng Tài khoản đã có số dư đúng tính chất của nó hay chưa.

Ví dụ:

• Các Tài khoản tài sản (Tài khoản loại 1, loại 2) phải có số dư bên Nợ;
• Các Tài khoản Nguồn vốn (Tài khoản loại 3, loại 4) phải có số dư bên Có;
• Các Tài khoản lưỡng tính (TK 131, 138, 331, 333, 334, 338,…) có thể có số dư ở cả hai bên (Nợ và Có);
• Các Tài khoản đặc biệt (TK 139, 159, 229, 214, 521,…) là các Tài khoản điều chỉnh giảm, hạch toán ngược so với các Tài khoản cùng loại và các Tài khoản dự phòng.

Kiểm tra đúng tính chất của các Tài khoản giúp đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong hạch toán kế toán, từ đó đảm bảo sự minh bạch và tin cậy của thông tin tài chính trong doanh nghiệp.

3.2. Kiểm tra, đối chiếu chi tiết các tài khoản trên bảng phát sinh và tiến hành xử lý các sai lệch 

Tiến hành kiểm tra sổ sách kế toán theo thứ tự như sau: ưu tiên kiểm tra các Tài khoản nhiều khả năng bị sai sót, sau đó kiểm tra lần lượt theo hệ thống tài khoản trên bảng CĐPS.

Cách kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán: kiểm tra dựa theo tính chất số dư từng tài khoản; đối chiếu theo quan hệ đối ứng các tài khoản có liên quan đến nhau; đối chiếu số liệu tổng hợp với số chi tiết; tiến hành xác nhận số dư với bên thứ 3 (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, Thuế,…); có thể đối chiếu với hóa đơn, chứng từ gốc để xác định tính đúng, sai của Tài khoản.

Lưu ý trước kiểm tra: Trước khi bắt đầu kiểm tra số liệu, cần kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ để tránh trường hợp đã nhập số liệu lên Phần mềm kế toán nhưng chưa ghi sổ chứng từ do lý do nào đó. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán được kiểm tra.

4. Một số hình thức kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán

Nắm vững cách kiểm tra sổ sách kế toán giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính, từ đó hỗ trợ trong việc ra quyết định kinh doanh và tuân thủ các quy định pháp luật. Dưới đây là một số hình thức kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán, từ các bước kiểm tra cơ bản đến những phương pháp chi tiết hơn.

4.1. Hình thức kiểm tra trên sổ nhật ký chung

Kế toán phải thực hiện kiểm tra và rà soát kỹ lưỡng định khoản để xác định tính chính xác của các nghiệp vụ “Nợ” và “Có”. Ngoài ra, cần xem xét lại số tiền chuyển vào hàng tháng, dựa trên số phát sinh ghi trong nhật ký chung để đảm bảo tính đúng đắn, số tiền này cần phù hợp với tổng số phát sinh trên bảng cân đối tài khoản.

4.2. Kiểm tra số liệu trên bảng cân đối tài khoản  

• Hạch toán kiểm tra tổng dư nợ đầu kỳ bằng tổng số dư có ở đầu kỳ, và bằng số dư cuối kỳ trước khi kết chuyển;
• Tiếp theo, tính tổng phát sinh nợ trong kỳ bằng tổng phát sinh có trong kỳ, cũng như bằng Tổng phát sinh trên nhật ký chung;
• Cuối cùng, tính tổng dư nợ cuối kỳ bằng Tổng dư có tại cuối kỳ.

Nguyên tắc kiểm tra là đảm bảo Tổng phát sinh bên nợ bằng Tổng phát sinh bên có, từ đó đảm bảo tính chính xác và cân đối trong số liệu kế toán.

4.3. Kiểm tra số liệu các tài khoản chi tiết

Kế toán tiến hành kiểm tra các tài khoản chi tiết như sau:

Kiểm tra tài khoản 1111 tiền mặt:

• Số dư nợ đầu kỳ tại sổ cái của Tài khoản 1111 được tính dựa trên số dư nợ đầu kỳ của Tài khoản 1111 từ bảng cân đối Tài khoản phát sinh và tổng số dư nợ đầu kỳ của sổ quỹ tiền mặt.
• Số phát sinh nợ có trên sổ cái Tài khoản 1111 được tính dựa trên số phát sinh nợ có của Tài khoản 1111 từ bảng cân đối phát sinh và bằng số phát sinh nợ có trên sổ quỹ tiền mặt.
• Số dư nợ cuối kỳ của sổ cái Tài khoản 1111 bằng số dư nợ Tài khoản 1111 cuối kỳ tính trên bảng cân đối phát sinh và cũng bằng Số dư nợ cuối kỳ của sổ quỹ tiền mặt.

Cách kiểm tra tài khoản TK 112 tiền gửi ngân hàng:

• Kiểm tra số dư nợ đầu kỳ của sổ cái Tài khoản 112 bằng Số dư nợ đầu kỳ Tài khoản 112 trên bảng cân đối phát sinh. Đồng thời, so sánh với Số dư nợ đầu kỳ của sổ tiền gửi ngân hàng và Số dư đầu kỳ trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.
• Kiểm tra lại số phát sinh nợ hoặc có trên sổ cái Tài khoản 112 bằng Số phát sinh Nợ/Có Tài khoản 112 trên bảng cân đối phát sinh. Tiếp theo, so sánh với Số tiền phát sinh đã rút và số tiền đã nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.
• Kiểm tra số dư nợ cuối kỳ của sổ cái Tài khoản 112 bằng Số dư cuối kỳ Tài khoản 112 trên bảng cân đối phát sinh. Đồng thời, so sánh với Số dư nợ cuối kỳ của sổ tiền gửi ngân hàng hoặc sao kê, cũng như Số dư cuối kỳ ở sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê.

Kiểm tra sổ sách kế toán tài khoản TK 131:

• Kiểm tra số cái Tài khoản 131 (nhật ký bán hàng) bằng cách tính trên bảng công nợ phải thu khách hàng và kiểm tra Công nợ phải thu khách hàng của từng đối tượng. So sánh với số liệu tại cột Tài khoản 130 và 310 trên Bảng cân đối kế toán.
• Tiếp theo, kiểm tra chi tiết các tài khoản 142 (Công cụ), 242 (Dụng cụ), 214 (hao mòn TSCĐ) bằng cách xem xét lại số tiền phân bổ hàng tháng trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ, tài sản cố định và kiểm tra xem có khớp với số tiền đã phân bổ trên sổ cái Tài khoản 142, 242, 214 hay không.

Kiểm tra đối chiếu tài khoản TK331:

• Thực hiện hạch toán và kiểm tra số cái Tài khoản 331 (nhật ký mua hàng) bằng cách dựa vào Bảng tổng hợp nợ phải trả và chi tiết nợ phải trả với từng đối tượng cụ thể. So sánh với số liệu tính ở cột mã Tài khoản 130 và 310 trên Bảng cân đối kế toán.

Kiểm tra đối chiếu tài khoản TK334:

• Tiến hành kiểm tra đối chiếu số dư nợ đầu kỳ của sổ cái Tài khoản 334 bằng Số dư nợ đầu kỳ của sổ cái trên Tài khoản 334 và Số dư nợ đầu kỳ Tài khoản 334 trên bảng cân đối phát sinh.
• Tính tổng phát sinh Có trong kỳ bằng tổng thu nhập ở Bảng lương trong kỳ (bao gồm lương tháng, phụ cấp, và tăng ca).
• Tính tổng phát sinh Nợ trong kỳ bằng tổng phát sinh tiền đã thanh toán, cộng thêm các khoản giảm trừ về tiền bảo hiểm và số tiền tạm ứng.
• Cuối cùng, tính tổng số phát sinh dư có cuối kỳ bằng tổng số dư ở bảng cân đối phát sinh tài khoản…

Ngoài ra, để nâng cao kỹ năng và nắm rõ cách kiểm tra sổ sách kế toán, đội ngũ Kế toán – Tài chính có thể tham gia chương trình đào tạo CMA để nắm vững các phương pháp và kỹ thuật kiểm tra sổ sách kế toán hiệu quả.

Trong khóa học này, học viên sẽ được học các kiến thức về quản trị chi phí, phân tích tài chính, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro và nhiều lĩnh vực khác liên quan đến kế toán và tài chính. Học viên cũng sẽ được đào tạo về cách áp dụng các công cụ và phương pháp kiểm tra sổ sách kế toán để đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính.

Kết luận

Cách kiểm tra sổ sách kế toán là một bước quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Bằng việc đối chiếu, rà soát và kiểm tra các số liệu giữa các sổ sách và báo cáo tài chính giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. Từ việc kiểm tra số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, đến số dư cuối kỳ, người làm kế toán có thể phát hiện và sửa chữa lỗi sai sót kịp thời.