Quy trình Thu – Chi tiền mặt mọi doanh nghiệp phải nắm rõ!
Quy trình thu chi tiền mặt là một trong những hoạt động kế toán quan trọng và phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, đảm bảo việc ghi nhận phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi diễn ra đúng quy định pháp luật và theo đúng chế độ kế toán. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về quy trình thu chi tiền mặt chuẩn mà các doanh nghiệp thường áp dụng.
1. Tại sao cần xây dựng quy trình thu chi tiền mặt?
Việc quản lý thu chi tiền mặt đòi hỏi quy trình chặt chẽ và tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng để tránh rủi ro thất thoát quỹ tiền mặt. Một số tình huống không đáng có bao gồm:
- Thứ nhất là việc nộp tiền mặt vào quỹ không đúng thời hạn.
- Thứ hai là thiếu việc ghi nhận đầy đủ thông tin về chi tiền mặt.
- Thứ ba là việc thủ quỹ kiêm kế toán tiền có thể lạm dụng quyền hạn để lợi dụng cá nhân.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán là một quy định quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong việc quản lý tiền mặt. Theo nguyên tắc này, thủ quỹ và kế toán tiền mặt không thể là một người, các chứng từ kế toán cũng không được phép kết hợp với chứng từ của thủ quỹ, và sổ quỹ cần phải được tách biệt hoàn toàn với sổ kế toán. Việc thực hiện phân tách này giúp giảm thiểu khối lượng công việc và đồng thời tạo điều kiện để kiểm tra, đối chiếu thông tin về thu chi một cách hiệu quả.
Xây dựng quy trình thu chi tiền mặt cụ thể và rõ ràng, theo từng đầu mục công việc, cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và đúng đắn của hoạt động. Nhân viên cần được hướng dẫn rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong quy trình này để thực hiện công việc một cách đúng đắn và tránh sai sót giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
2. Quy trình thu tiền mặt
Kế toán tiền mặt là một phân hệ quan trọng trong bộ phận kế toán, tập trung vào các hoạt động liên quan đến quản lý và ghi nhận tiền mặt của doanh nghiệp. Các công việc chính bao gồm:
- Thứ nhất, thu chi tiền mặt và các giao dịch liên quan đến chuyển nhận tiền.
- Thứ hai, cuối kỳ, kế toán tiền mặt thực hiện theo dõi các tài khoản tiền mặt, tiền gửi và các tài khoản đối ứng, phản ánh thông tin này vào các sổ sách liên quan;
- Cuối cùng, kế toán cần cung cấp dữ liệu cho các phân hệ khác trong kế toán.
Quy trình thu tiền mặt thông thường có các bước như sau:
- Bước 1: Người nộp tiền gửi yêu cầu nộp tiền và chuyển cho Kế toán thanh toán;
- Bước 2: Kế toán thanh toán lập phiếu thu (bao gồm 3 liên), đặt dấu giấy than và chuyển cho Kế toán trưởng;
- Bước 3: Kế toán trưởng xác nhận và duyệt phiếu thu, sau đó trả lại cho Kế toán thanh toán;
- Bước 4: Người nộp tiền gửi phiếu thu cho thủ quỹ và ký vào phiếu thu;
- Bước 5: Thủ quỹ nhận phiếu thu, thu tiền và ghi vào Sổ quỹ. Thủ quỹ giữ liên 2 của phiếu thu, trả liên 3 cho người nộp tiền và liên 1 cho Kế toán thanh toán;
- Bước 6: Kế toán thanh toán lưu chứng từ và ghi vào sổ tiền mặt (TK 111).
Phiếu thu thường có 3 liên: một liên lưu tại công ty, một liên do người nộp tiền giữ (được coi là chứng từ chứng minh đã nộp tiền đối với người ngoài doanh nghiệp hoặc căn cứ chứng minh nộp tiền đối với các bộ phận nội bộ), và liên còn lại làm bằng chứng cho việc ghi sổ quỹ. Các phiếu thu và chứng từ gốc sẽ được thu thập và lưu trữ đầy đủ trong suốt năm và sau đó được chuyển sang khu vực lưu trữ lâu dài.
3. Quy trình chi tiền mặt
Đối với quy trình kế toán chi tiền mặt, phiếu chi đóng vai trò quan trọng để xác định số tiền mặt thực tế cần chi ra và là căn cứ để thủ quỹ thực hiện việc chi tiền, ghi sổ quỹ và cung cấp thông tin cho kế toán ghi sổ kế toán. Mỗi khoản chi đều phải được ghi nhận bằng phiếu chi.
Phiếu chi thường được lập thành 2 liên, trong đó một liên lưu lại tại nơi lập phiếu, và liên còn lại dùng để thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ sẽ tham khảo phiếu chi và sau khi có chữ ký của kế toán trưởng hoặc người đứng đầu doanh nghiệp sẽ thực hiện việc chi tiền. Sau khi nhận đủ số tiền chi, người nhận tiền sẽ ký vào phiếu chi ghi rõ họ tên và đóng dấu để xác nhận đã nhận tiền. Thủ quỹ căn cứ vào số tiền thực chi ghi vào sổ quỹ và sau đó chuyển thông tin cho kế toán tiền mặt vào cuối ngày để ghi sổ kế toán.
Quy trình kế toán chi tiền mặt có thể được mô tả như sau:
- Bước 1: Người đề nghị chi tiền lập giấy đề nghị thanh toán hoặc giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho Kế toán thanh toán;
- Bước 2: Kế toán thanh toán lập phiếu chi và nộp lên cho Kế toán trưởng;
- Bước 3: Kế toán trưởng nhận phiếu chi và nếu phát hiện sai sót sẽ trả lại cho kế toán thanh toán chỉnh sửa. Nếu phiếu chi hợp lệ, Kế toán trưởng sẽ chuyển lên Giám đốc hoặc người được ủy quyền để ký duyệt phiếu chi;
- Bước 4: Giám đốc ký duyệt phiếu chi sau đó trả lại Kế toán thanh toán;
- Bước 5: Kế toán thanh toán tiếp nhận phiếu chi đã được duyệt và giao cho Thủ quỹ;
- Bước 6: Thủ quỹ tiến hành ký và chi tiền cho người đề nghị, đồng thời lấy đầy đủ chữ ký của người nhận tiền;
- Bước 7: Thủ quỹ ghi vào sổ quỹ (giữ lại liên 2) và chuyển liên 1 của phiếu chi cho Kế toán thanh toán để ghi vào sổ tiền mặt (TK 111).
Lưu ý: Nếu khoản chi không được duyệt tại bất kỳ bộ phận nào (Kế toán trưởng hoặc Giám đốc), thông báo trả về sẽ được gửi cho người đề nghị chi tiền để giải quyết.
Xem thêm: Sơ Đồ Bộ Máy Kế Toán Chung Cho Các Doanh Nghiệp Hiện Nay
4. Trình tự luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt
Chứng từ tiền mặt trong kế toán bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê, v.v. giúp phản ánh mọi giao dịch tăng giảm tiền mặt của doanh nghiệp.
Quy trình luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt được thực hiện như sau:
- Bước 1: Người đề nghị thu hoặc chi tiền mặt gửi các chứng từ thu tiền hoặc chi tiền đến bộ phận tiếp nhận đề nghị thu chi.
- Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm chi) có thể bao gồm: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý tài sản cố định (TSCĐ), biên bản góp vốn, v.v.
- Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, v.v.
- Bước 2: Kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán kiểm tra và đối chiếu các chứng từ cùng với đề nghị thu chi để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác. Sau đó, kế toán tiền mặt chuyển chứng từ thu hoặc chi đã kiểm tra cho kế toán trưởng xem xét tiếp;
- Bước 3: Kế toán trưởng tiếp tục kiểm tra các chứng từ đã được đề nghị thu chi. Nếu các chứng từ hợp lý và hợp lệ, kế toán trưởng sẽ ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan;
- Bước 4: Sau khi ký duyệt, kế toán trưởng chuyển lại các chứng từ đã được duyệt cho bộ phận kế toán thanh toán;
- Bước 5: Kế toán thanh toán tiếp tục chuyển bộ chứng từ đã được duyệt tới Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. Lãnh đạo sẽ căn cứ vào hạn mức phê duyệt và quy chế tài chính của doanh nghiệp để phê duyệt hoặc từ chối các đề nghị thu chi. Trong trường hợp cần làm rõ và chi tiết hơn về các chứng từ liên quan, lãnh đạo yêu cầu làm rõ thêm trước khi phê duyệt;
- Bước 6: Kế toán thanh toán tiếp nhận lại bộ chứng từ đã được duyệt từ Giám đốc hoặc Phó Giám đốc;
- Bước 7: Tiến hành lập chứng từ thu – chi để ghi nhận các giao dịch tương ứng;
- Bước 8: Sau khi lập xong, kế toán trưởng tiếp tục ký duyệt chứng từ thu – chi đã lập, và sau đó, kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC để xác nhận việc ký duyệt;
- Bước 9: Thực hiện thu – chi tiền:
Sau khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ tiến hành các công việc sau:
- Đầu tiên, kiểm tra số tiền trên phiếu thu, phiếu chi với chứng từ gốc để đảm bảo tính chính xác và khớp nhau;
- Thứ hai, xác minh nội dung ghi trên phiếu thu, phiếu chi có phù hợp với thông tin trên chứng từ gốc và đảm bảo các thông tin liên quan không bị sai sót;
- Bước thứ 3, kiểm tra ngày tháng lập phiếu thu, phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác; xác định số tiền thu vào hoặc chi ra một cách chính xác để tiến hành nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt;
- Bước thứ 4, thực hiện việc thu tiền hoặc chi tiền cho người nộp tiền hoặc nhận tiền, đồng thời yêu cầu họ ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi để xác nhận giao dịch;
- Bước thứ 5, thủ quỹ ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi để xác nhận việc đã thu hoặc chi tiền và sau đó giao lại một liên cho khách hàng;
- Tiếp theo, thủ quỹ ghi thông tin từ phiếu thu hoặc phiếu chi vào sổ quỹ để thống kê và quản lý số tiền thu chi một cách rõ ràng;
- Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao hai liên còn lại của phiếu thu hoặc phiếu chi cho bộ phận kế toán để tiếp tục quá trình ghi sổ và theo dõi trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
Đội ngũ kế toán đảm nhận thu chi tiền mặt trong doanh nghiệp có thể tham gia các khóa học uy tín để bổ trợ thêm kiến thức chuyên sâu hỗ trợ cho công việc. Trong đó chứng chỉ CMA (Certified Management Accountant) có thể giúp kế toán viên có thêm nhiều kiến thức về quy trình kế toán chi tiết, từ việc lập chứng từ, ghi sổ quỹ, kiểm tra số tiền, đối chiếu thông tin, đến việc xác nhận và phê duyệt giao dịch.
Học viên sẽ được trang bị kiến thức chi tiết về các bước và phương pháp thực hiện quy trình kế toán thu chi tiền mặt một cách hiệu quả nhất.
Kết luận
Quy trình thu chi tiền mặt là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán và tài chính của một doanh nghiệp. Việc thực hiện quy trình này một cách chặt chẽ và chính xác đóng vai trò quyết định đến tính minh bạch, hiệu quả trong việc quản lý tiền mặt của doanh nghiệp.
