11 Dạng Biển Thủ Tài Sản Trong Doanh Nghiệp Phổ Biến

Theo Hiệp hội kiểm tra gian lận (The Association of Certified Fraud Examiners) ước tính có tới 6% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất do gian lận và biển thủ tài sản. Biển thủ tài sản trong doanh nghiệp xảy ra khi người chịu trách nhiệm quản lý hoặc sử dụng các tài sản của doanh nghiệp biển thủ hoặc sử dụng các tài sản này cho mục đích cá nhân, không mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Dấu hiệu nào cho nhận biết sớm được quá trình biển thủ tài sản đang xảy ra? Bài viết sau đây tổng hợp 11 dạng biển thủ tài sản phổ biến dễ dàng tồn tại trong doanh nghiệp cùng các dấu hiệu chuẩn đoán.

1. Biển thủ tài sản trong doanh nghiệp là gì?

Biển thủ tài sản xảy ra khi người chịu trách nhiệm quản lý hoặc sử dụng các tài sản của doanh nghiệp biển thủ hoặc sử dụng các tài sản này cho mục đích cá nhân, không mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Các hành vi gian lận liên quan đến một bên thứ ba hoặc do nhân viên trong một tổ chức lạm dụng vị trí, chức vụ hoặc tầm ảnh hưởng của mình để tiến hành hoạt động gian lận được gọi là gian lận nội gián.

2. Đối tượng nào dễ dàng thực hiện biển thủ tài sản?

Loại gian lận này có thể được thực hiện bởi các giám đốc công ty, nhân viên của công ty hoặc bất cứ ai khác ủy thác nắm giữ và quản lý tài sản của doanh nghiệp. Thông thường, tài sản bị đánh cắp là tiền mặt hoặc tương đương tiền, tuy nhiên có thể bao gồm cả dữ liệu của công ty hoặc các tài sản sở hữu trí tuệ.

3. Biển thủ tài sản có phải là 1 gian lận trọng yếu trong doanh nghiệp?

Theo Hiệp hội kiểm tra gian lận (The Association of Certified Fraud Examiners) ước tính có tới 6% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất do gian lận. Nếu nhìn riêng biệt theo từng vụ gian lận, hầu hết chúng sẽ không mang tính trọng yếu. Tuy nhiên, nếu không được ngăn chặn kịp thời, chúng sẽ tiếp tục diễn ra với quy mô ngày càng lớn thông qua việc lợi dụng các lỗ hổng trong quản lý. Khi tính gộp các gian lận lại, chúng sẽ nhanh chóng trở thành một khoản trọng yếu có thể ảnh hưởng nghiêm trọng tới doanh nghiệp.

4. Các dạng biển thủ tài sản phổ biến trong doanh nghiệp

Có 3 dạng biển thủ tài sản chính bao gồm: biển thủ doanh thu, gian lận các khoản chi phí và biển thủ hàng tồn kho. Trong mỗi dạng biển thủ tài sản này sẽ có những cách thức thực hiện khác nhau.

Biển thủ doanh thu (revenue embezzlement)

Biển thủ là hành vi gian dối biến tài sản công thành tài sản riêng. Người biển thủ tài sản là người có quyền hạn, trách nhiệm đối với việc quản lý tài sản bị biển thủ. Hành vi biển thủ doanh thu có thể kể đến trong gian lận đó là:

Dạng 1: Không ghi nhận hoặc ghi nhận thiếu doanh thu, phải thu khách hàng

Nhiều kế hoạch chiếm đoạt tài sản bắt đầu ngay tại thời điểm bán hàng. Một nhân viên có thể rút tiền của doanh nghiệp bằng cách không ghi nhận lại khoản tiền bán hàng hoặc ghi nhận thiếu số tiền nhận được. Việc ngăn chặn các hoạt động gian lận này đòi hỏi phải có sự phân tách trách nhiệm giữa các cá nhân trong việc ghi chép việc bán hàng, nhận tiền và ghi nhận doanh thu trong sổ sách.

Ngoài ra, cần đặc biệt chú ý đến những cá nhân như chuyên viên tư vấn, chuyên viên bán hàng, những người chịu trách nhiệm tiếp quản dòng tiền vào cho doanh nghiệp. Những cá nhân này thường hoạt động mà không có sự kiểm soát chặt chẽ dẫn đến khả năng có thể xảy ra gian lận.

Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý vào khâu nhận tiền từ khách hàng, đây là khu vực gian lận rất dễ xảy ra nên cần được kiểm soát chặt chẽ. Nhân viên chỉ đơn giản không ghi nhận số tiền nhận được từ khách hàng hoặc chỉ ghi nhận một phần giá trị nhận được. Như vậy số dư phải thu từ khách hàng sẽ không đổi hoặc chỉ thay đổi một phần nhỏ mặc dù khách hàng đã thực hiện thanh toán toàn bộ số tiền nợ doanh nghiệp. Sau khi hết thời hạn thanh toán, người gian lận sẽ thực hiện xóa sổ số dư nợ chưa trả đó. Phân tách trách nhiệm vẫn là yếu tố tối quan trọng để giảm thiểu gian lận ở bộ phận này. Ví dụ, thu ngân và kế toán không nên là cùng một người hoặc không phải là hai người có mối liên hệ đặc biệt (anh em, vợ chồng, …).

Dạng 2: Lapping

Hình thức gian lận này được thực hiện dựa trên nguyên lý “thế chỗ”, dùng khoản tiền này để bù đắp khoản tiền kia, lợi dụng chênh lệch thời gian thanh toán giữa hai nguồn tiền để sử dụng cho mục đích cá nhân. Ví dụ, thủ phạm sẽ nhận số tiền từ khách hàng A nhưng không ghi nhận giảm khoản này vào số dư phải thu khách hàng mà sẽ dùng số tiền này cho mục đích cá nhân. Đến khi khách hàng B thanh toán tiền, sẽ dùng khoản tiền này ghi nhận giảm vào số dư tài khoản phải thu khách hàng A. Và tương tư, khi khách hàng C thanh toán tiền sẽ ghi nhận giảm cho khách hàng B.

Về dài hạn, khi người gian lận không đủ khả năng tài chính để bổ sung phần tiền thiếu hụt từ gian lận trước đó hoặc không thể theo dõi các tài khoản đã ghi nhận sai, lapping thường có xu hướng tự tiết lộ thủ phạm.

Dạng 3: Gian lận các khoản chi phí (improper expenditure)

Biển thủ tiền liên quan đến việc gian lận doanh thu trước khi chúng được ghi nhận trong sổ sách, vào các ghi chép của công ty. Mặt khác, các khoản giải ngân giả mạo có tính gian lận liên quan đến các quỹ đã được hình thành và ghi nhận trong sổ sách, hồ sơ công ty. Các kế hoạch giải ngân giả mạo này thường được chia thành 5 loại chính:
- Giả mạo các khoản thanh toán;
- Giả mạo các khoản thanh toán;
- Đánh cắp séc công ty;
- Gian lận trong bảng lương;
- Gian lận trong hoàn ứng chi phí;
- Gian lận trong đăng ký các kế hoạch giải ngân.

Giả mạo các khoản thanh toán

Có 2 thủ thuật điển hình người gian lận luôn sử dụng trong quá trình giả mạo các khoản thanh toán, đó là:

Dạng 4: Tạo nhà cung ứng giả hoặc công ty ma để biển thủ tiền

Người gian lận sẽ tạo ra một nhà cung cấp hư cấu, thường là một công ty thuộc sở hữu của họ, sau đó họ sẽ tạo ra các hóa đơn cung ứng hàng hóa, dịch vụ để nhận tiền thanh toán từ doanh nghiệp nhưng thực tế hàng hóa, dịch vụ không được nhận hoặc giá trị hàng hóa, dịch vụ nhận được thấp hơn nhiều so với khoản thanh toán từ công ty.

Loại hình gian lận này được thực hiện dễ dàng khi một hoặc một vài cá nhân có sự kiểm soát với nhiều chức năng khác nhau trong doanh nghiệp cùng tham gia vào gian lận như chức năng mua, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng và duyệt chi. Thiếu sót một trong các chức năng này, gian lận sẽ rất khó thực hiện, chẳng hạn như người duyệt chi thấy khoản chi này không hợp lý thì tiền sẽ không được xuất quỹ để thanh toán khoản mua này.

Dạng 5: Ký khống séc

Tiền của công ty có thể bị nhân viên đánh cắp bằng cách ký khống séc. Hình thức gian lận này khá phổ biến do dễ thực hiện, đặc biệt khi thiếu sự kiểm soát rõ ràng và thiếu sự phân tách trách nhiệm trong các chức năng mà ở đó dễ xảy ra gian lận. Một trong những cách cơ bản nhưng hiệu quả để kiểm soát séc được ký duyệt là đánh số séc, việc này sẽ hữu ích khi thực hiện điều tra tính xác thực của séc đã duyệt chi.

Dạng 6: Gian lận lương

Ngày càng có nhiều công ty thuê một bên thứ ba để tính toán bảng lương cho doanh nghiệp, điều này làm đơn giản hóa mọi việc nhưng đổi lại làm tăng nguy cơ xảy ra rủi ro gian lận lương. Gian lận lương thường xảy ra hai hình thức chính: tạo ra nhân viên ảo hoặc ghi tăng giờ làm cao hơn thực tế. Các hình thức gian lận khác bao gồm ghi nhận chỉ số lương theo giờ không chính xác, ghi nhận thiếu các khoản mục giảm trừ lương, ghi tăng các khoản hoàn ứng, … Phương thức và cách thức gian lận là khác nhau nhưng đều có mục đích chung là lừa gạt công ty để chiếm dụng tài sản cho mục đích cá nhân.

Dạng 7: Tạo nhân viên ảo

Gian lận được thực hiện bằng cách tạo ra nhân viên ảo được ghi nhận trên bảng lương, nhưng đến thời gian trả lương thực tế số tiền lương trả cho nhân viên ảo đó được chuyển cho nhân viên thực hiện gian lận. Cách đơn giản nhất để tạo ra nhân viên ảo là không loại bỏ các nhân viên đã nghỉ việc, vẫn tính lương cho những nhân viên này.

Dạng 8: Ghi nhận sai giờ làm

Ghi nhận khống số giờ làm của nhân viên là một trong những cách dễ dàng nhất để biển thủ tiền của doanh nghiệp, vì rất khó để xác nhận số giờ làm thực tế của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp.

Biển thủ hàng tồn kho (Inventory embezzlement)

Biển thủ hàng tồn kho là một trong những hình thức gian lận điển hình khác trong doanh nghiệp. Bất kỳ nhân viên nào tiếp xúc với hàng tồn kho đều có khả năng gian lận, chiếm dụng tài sản hàng tồn kho của doanh nghiệp. Biển thủ hàng tồn kho thông thường được chia làm 3 loại chính: Đặt hàng khống, xóa sổ sai hàng tồn kho để biển thủ và ghi nhận khống doanh thu.

Dạng 9: Đặt hàng khống

Nhân viên thực hiện gian lận thường sẽ là những người có quyền đặt hàng từ nhà cung cấp mà không có ai giám sát hoặc phê duyệt. Thủ phạm sẽ sử dụng thẩm quyền của mình để đặt hàng hóa, dịch vụ nhằm sử dụng cho mục đích cá nhân nhưng doanh nghiệp là người trả tiền. Địa điểm nhận hàng không phải là địa điểm kho của doanh nghiệp mà là địa điểm khác do thủ phạm đặt trước.

Dạng 10: Xóa sổ sai hàng tồn kho để biển thủ

Những nhân viên có quyền xóa sổ hàng tồn kho với lý do hỏng hóc, thanh lý mà không có người giám sát thường sẽ có khả năng cao tham gia vào gian lận dạng này. Doanh nghiệp sẽ rất khó để phát hiện ra gian lận dạng này khi chúng đã bị xóa sổ, ghi nhận giảm trên hệ thống sổ sách, kế toán.

Dạng 11: Ghi nhận khống doanh thu

Nhân viên thực hiện gian lận sẽ ghi nhận một doanh thu mua hàng chịu nhưng không có thực nhằm mục đích rút hàng tồn kho sử dụng cho mục đích cá nhân. Khoản khách hàng nợ, sẽ tạm ghi vào mục phải thu khách hàng nhưng hàng hóa lúc này đã được xuất ra khỏi kho. Thông thường, những khoản doanh thu này sau một thời gian sẽ bị xóa sổ như là một khoản nợ xấu của doanh nghiệp. Hoặc đơn giản hơn là doanh thu này ngay từ ban đầu không được ghi nhận trên hồ sơ bán hàng, hóa đơn bán hàng chỉ được lập ra cho mục đích xuất kho hàng hóa, thực tế tài khoản doanh thu và phải thu khách hàng không được ghi nhận.

Những kiến thức trên đây nhằm giúp bạn có thể nhận biết các trường hợp gian lận xảy ra trong công ty trong quá trình kiểm toán. Chúc bạn thành công!

>>> Xem thêm:

[FREE DOWNLOAD] 10 SAI SÓT VÀ GIAN LẬN PHỔ BIẾN TRONG BÁO CÁO TÀI CHÍNH