[Hướng Dẫn] Hạch Toán Hàng Về Trước Hóa Đơn Về Sau

Trong số các quy trình hạch toán, hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau là một phần quan trọng để quản lý tốt tài sản và nợ phải trả của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau nhằm nắm được quy trình và tránh những sai sót phổ biến có thể xảy ra.

1. Chứng từ hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau là gì?

Chứng từ hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau là gì?

Trong thực tế, việc đồng bộ hóa đơn và hàng hóa không phải lúc nào cũng diễn ra đồng thời, và các doanh nghiệp thường đối mặt với những tình huống khác nhau. Một số tình huống thường gặp bao gồm:

• Hóa đơn về trước, hàng hóa về sau: Trong trường hợp này, doanh nghiệp đã nhận hóa đơn từ nhà cung cấp trước khi hàng hóa thực sự được giao. Điều này có thể xảy ra do sự trễ hẹn trong quá trình giao hàng hoặc vận chuyển. Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng việc ghi nhận hóa đơn trong hạch toán phù hợp với thực tế tình hình hàng hóa.
• Hàng hóa về trước, hóa đơn về sau: Trong tình huống này, hàng hóa đã được giao nhưng hóa đơn chưa được cung cấp đồng thời. Điều này có thể do việc chuẩn bị hóa đơn mất thời gian hơn dự kiến. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng việc ghi nhận hàng hóa không bị ảnh hưởng bởi việc chậm trễ trong việc cung cấp hóa đơn.

Trong hai tình huống trên, trường hợp hóa đơn về sau hàng hóa thường phổ biến hơn. Tuy nhiên, điều này đặt ra những thách thức trong quá trình kế toán. Khi chưa có hóa đơn, việc xác định số lượng và giá trị chính xác của hàng hóa có thể gặp khó khăn, mặc dù quá trình kiểm kê đã được thực hiện và so sánh với hợp đồng mua hàng trước đó.

Để đảm bảo rằng việc hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau phản ánh đúng thực tế và tuân thủ các quy định, doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ và thông tin dưới đây:

• Hợp đồng/Thỏa thuận: Điều này bao gồm thời điểm giao hàng, thời điểm giao nhận hoá đơn, và quy trình xác nhận giao hàng như việc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động. Hành động này đảm bảo rằng việc xuất hóa đơn GTGT chỉ xảy ra sau khi hàng hóa đã được chuyển giao đầy đủ và thanh toán đã được thực hiện.
• Kiểm kê và phiếu nhập kho: Đối chiếu hàng hóa với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm kê và tạo phiếu nhập kho để ghi nhận sự xuất hiện thực tế của hàng hóa trong hệ thống.

Trong trường hợp có đủ các chứng từ hợp lệ, bên mua sẽ không bị xử phạt vì việc hàng hóa về trước hóa đơn về sau. Tuy nhiên, bên bán có thể chịu án phạt nếu việc xuất hóa đơn muộn vi phạm quy định thời điểm xuất hóa đơn, đặc biệt là sau khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa.

2. Cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Dựa trên thông tin từ phiếu nhập kho, quá trình hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau vào sổ sách với giá tạm tính chưa bao gồm thuế như sau:

• Nợ tài khoản 152 (hoặc 153, 156): Số lượng hàng hóa nhập kho x giá tạm tính.
• Ghi Có tài khoản 111 (hoặc 112, 331…): Số lượng hàng hóa nhập kho x giá tạm tính.

Khi nhận được hóa đơn mua hàng, thực hiện quá trình hạch toán như sau:

a. Trường hợp giá mua bằng Giá tạm tính:

• Nợ tài khoản 133: Theo số tiền thuế được ghi trên hóa đơn.
• Ghi Có tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng hóa mua x giá mua x tỷ lệ thuế suất.

b. Trường hợp giá mua lớn hơn Giá tạm tính:

• Ghi Nợ tài khoản 133: Theo số tiền thuế trên hóa đơn.
• Ghi Có tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng hóa mua x giá mua x tỷ lệ thuế suất.
• Đồng thời, thể hiện điều chỉnh tăng:

• Nợ tài khoản 152, 156: Số lượng hàng hóa x (Giá mua – Giá tạm tính).
• Ghi Có tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng hóa mua x (Giá mua – Giá tạm tính).

c. Trường hợp giá mua nhỏ hơn Giá tạm tính:

• Ghi Nợ tài khoản 133: Theo số tiền thuế trên hóa đơn.
• Ghi Có tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng hóa mua x giá mua x tỷ lệ thuế suất.
• Đồng thời, thể hiện điều chỉnh giảm:

• Nợ tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng hóa x (Giá tạm tính – Giá mua).
• Ghi Có tài khoản 152, 156: Số lượng hàng hóa x (Giá tạm tính – Giá mua).

Xem thêm: Khóa học ACCA Online cùng ACCA Member tốt nhất hiện nay

3. Những lưu ý khi hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Những lưu ý khi hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Thực tế, khi thực hiện quy trình hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau, kế toán của các doanh nghiệp cần chú ý đến một số tình huống cụ thể để tránh gây ra sự nhầm lẫn trong quá trình hạch toán.

Hàng về sau nhưng không nhập kho: Trong trường hợp hàng hóa về sau nhưng không được nhập vào kho của doanh nghiệp, mà được chuyển giao trực tiếp cho khách hàng theo các điều khoản trong hợp đồng kinh tế tại các điểm như phương tiện vận chuyển, kho của người bán, cảng, hoặc được gửi thẳng cho khách hàng hoặc đại lý, thì quy trình hạch toán sẽ được thực hiện như sau:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán; hoặc nếu phù hợp, nợ TK 157: Hàng gửi đi bán.
• Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.

Hàng hóa bị hao hụt hoặc mất mát: Khi hàng hóa đã về nhưng xảy ra tình trạng hao hụt hoặc mất mát, việc hạch toán sẽ căn cứ vào các thông tin trong biên bản xác nhận tình trạng của hàng hóa và phản ánh giá trị hàng tồn kho bị mất, hao hụt theo các bước sau:

• Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý.
• Có TK 151: Hàng mua đang đi đường.

Bằng cách áp dụng các quy định và nguyên tắc hạch toán chính xác, doanh nghiệp có thể duy trì một hệ thống tài chính mạnh mẽ và tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau giúp việc quản lý tài chính của doanh nghiệp dễ dàng hơn.