#Kế Toán Tiền Lương Là Gì? Làm Những Việc Nào?

Kế toán lương là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của một tổ chức. Công việc kế toán lương liên quan đến quá trình tính toán, quản lý và báo cáo các khoản lương, thuế và phụ cấp cho nhân viên. Công việc nhân viên kế toán lương bao gồm xử lý hồ sơ nhân viên, tính toán thuế, quản lý bảo hiểm xã hội, đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý và cung cấp thông tin tài chính liên quan đến chi phí lao động.Cùng SAPP Academy tìm hiểu thêm về vai trò và quy trình của kế toán tiền lương để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và tuân thủ đúng quy định trong tổ chức.

1. Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là người chịu trách nhiệm quản lý, tính toán và ghi nhận tiền lương, các khoản trích theo lương dựa trên thông tin từ bảng chấm công và các tài liệu liên quan. Nhiệm vụ của họ là xử lý thông tin để tạo ra bảng tính lương, thực hiện thanh toán lương và các khoản bảo hiểm cho nhân viên, đảm bảo tính chính xác cao nhất trong quá trình này.

2. Công việc của kế toán tiền lương

Công việc của kế toán tiền lương

Cùng đi sâu vào công việc của kế toán lương và tìm hiểu những nhiệm vụ và trách nhiệm mà kế toán tiền lương phải thực hiện hàng ngày.

2.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương

Công việc và nhiệm vụ của kế toán tiền lương bao gồm:

• Ghi chép và phản ánh chính xác tình hình lao động, số lượng và chất lượng lao động, sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động;
• Tính toán lương, tiền thưởng và các khoản trợ cấp cho nhân viên theo chính sách và quy định;
• Xây dựng bảng lương và nộp cho cơ quan bảo hiểm; kiểm tra việc tuân thủ chính sách về lương và bảo hiểm xã hội;
• Kiểm tra và quản lý quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ đồng thời phân bổ các khoản tiền lương và trích trừ vào chi phí sản xuất kinh doanh;
• Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ và phân tích tình hình sử dụng lao động và quỹ bảo hiểm.

2.2 Nhiệm vụ quản lý tạm ứng lương của người lao động

Kế toán tiền lương cũng có nhiệm vụ quản lý việc tạm ứng lương của người lao động, bao gồm:

• Quản lý các đợt tạm ứng lương trong tháng cho doanh nghiệp;
• Tính toán và xác định mức tạm ứng lương cho toàn bộ doanh nghiệp, một nhóm nhân viên hoặc từng nhân viên cụ thể;
• Xây dựng mức tạm ứng lương linh hoạt, có thể dựa trên một phần trăm của lương cơ bản hoặc giá trị tiền riêng cho từng nhân viên.

Quản lý tạm ứng lương là một phần quan trọng của công tác quản lý tài chính và đảm bảo sự linh hoạt và công bằng trong việc đáp ứng nhu cầu tài chính ngắn hạn của nhân viên. Kế toán tiền lương chịu trách nhiệm trong việc thực hiện và theo dõi quy trình tạm ứng lương trong tổ chức.

2.3 Xây dựng kỳ lương và tính lương của người lao động

• Kế toán tiền lương cần xây dựng kỳ lương (ngày bắt đầu và kết thúc), quy định cách tính giờ làm việc; tính lương ngày lễ, Tết…
• Quy định các khoản cộng thêm vào thu nhập hay giảm trừ trực tiếp vào lương để xác định thực trả;
• Các khoản người lao động đã tạm ứng cần được đưa vào bảng tính lương để xác định khoản thực lĩnh cho người lao động;
• Dựa trên thông tin của người lao động, chức vụ, thông tin kỳ lương và bảng chấm công để xây dựng bảng lương chuẩn xác;
• Các nghĩa vụ cần nộp cho nhà nước khấu trừ vào lương cần được thể hiện rõ ràng trên bảng lương (như khoản thuế TNCN, BHXH người lao động chịu,…);
• Các khoản thu nhập ngoài lương cần được thể hiện trên bảng lương để phục vụ việc quyết toán TNCN cuối năm.

3. Các câu hỏi thường gặp về kế toán tiền lương

Các câu hỏi thường gặp về kế toán tiền lương

Ngoài những thông tin quan trọng được SAPP Academy bật mí phía trên thì còn rất nhiều thắc mắc xoay quanh kế toán tiền lương như các chứng từ, tài khoản sử dụng, quy trình làm việc,… sẽ được giải đáp ngay sau đây.

3.1 Kế toán lương sử dụng các loại chứng từ nào?

Kế toán lương sử dụng các loại chứng từ sau đây:

• Hợp đồng lao động: Đây là chứng từ quan trọng để xác định các thông tin cơ bản về nhân viên như lương cơ bản, chế độ làm việc, thời gian làm việc, và các quyền lợi khác;
• Bảng chấm công: Được sử dụng để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên trong mỗi kỳ lương. Bảng chấm công ghi lại số giờ làm việc, ngày công, ngày nghỉ, và các loại phụ cấp nếu có;
• Biên lai tạm ứng lương: Khi nhân viên nhận tạm ứng lương trong tháng, biên lai tạm ứng lương sẽ được tạo ra để ghi nhận số tiền và ngày nhận tạm ứng lương;
• Bảng lương: Đây là chứng từ tổng hợp về các khoản thu nhập, giảm trừ và các thông tin liên quan đến lương của nhân viên trong kỳ lương. Bảng lương cung cấp thông tin chi tiết về lương cơ bản, các khoản phụ cấp, thuế TNCN, các khoản giảm trừ, và lương thực lĩnh;
• Phiếu chi: Được sử dụng để ghi nhận các khoản thanh toán liên quan đến lương như chuyển khoản lương, trích nộp thuế, các khoản bảo hiểm xã hội, và các khoản phụ cấp khác;
• Các báo cáo thuế: Được sử dụng để báo cáo và nộp các khoản thuế liên quan đến lương như thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và các khoản đóng bảo hiểm xã hội.

3.2 Kế toán tiền lương sử dụng tài khoản chính nào để tính lương?

Tài khoản 334 được sử dụng để phản ánh các khoản lương phải trả cho người lao động, kết cấu tài khoản 334 như sau:

• Phát sinh bên Nợ: Ghi nhận các khoản khấu trừ vào tiền lương, công của người lao động (trừ tiền tạm ứng, các khoản trích bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân), cũng như số tiền lương đã được thanh toán;
• Số dư bên Nợ: Ghi nhận số tiền tạm ứng trước lương cho nhân viên;
• Số dư bên Có: Ghi nhận tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho người lao động.

3.3 Quy trình làm việc của kế toán tiền lương như thế nào?

Kế toán tiền lương cần thực hiện nhiều công việc khác nhau nhưng quy trình thanh toán lương là quan trọng nhất. Quy trình trả lương cho người lao động trong kế toán lương bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Bộ phận chấm công thực hiện việc ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên hàng ngày;
• Bước 2: Kế toán tiến hành tính toán tiền lương dựa trên thông tin từ bảng chấm công và các chứng từ liên quan;
• Bước 3: Kế toán lương tạo bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp khác. Sau đó, bảng thanh toán được gửi cho kế toán trưởng để kiểm tra và xác nhận:

Trường hợp bảng thanh toán được duyệt: Bảng thanh toán tiền lương được chuyển đến Giám đốc để xem xét, duyệt và ký.

Trường hợp bảng thanh toán không được duyệt: Bảng thanh toán trả lại cho bộ phận kế toán lương để kiểm tra lại và sửa đổi.

• Bước 4: Bảng thanh toán tiền lương sau khi được ký duyệt bởi Giám đốc được chuyển trả lại cho kế toán trưởng, sau đó lại chuyển tiếp cho kế toán lương;
• Bước 5: Kế toán tiền lương, dựa vào bảng thanh toán đã được ký duyệt, tiến hành trả lương cho nhân viên theo đúng thông tin và số tiền đã được tính toán;
• Bước 6: Nhân viên nhận lương và ký xác nhận để xác nhận việc đã nhận được số tiền lương.

4. Kế toán tiền lương có cần thiết tham gia khóa học ACCA không?

Kế toán tiền lương có cần thiết tham gia khóa học ACCA không?

Kế toán tiền lương là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp với công việc liên quan đến việc tính toán và xử lý các khoản lương, thuế và các khoản phụ cấp khác cho nhân viên. Khóa học ACCA Online có thể giúp bạn có kiến thức về quy trình và quy định liên quan đến kế toán tiền lương, như tính toán lương, phân bổ chi phí lao động, thuế và bảo hiểm xã hội.

Thông qua khóa học CMA Hoa Kỳ, bạn có thể học được các khía cạnh lĩnh vực kế toán quản trị, tài chính, kiểm toán và quản lý tài chính. Những kiến thức này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của kế toán tiền lương trong hệ thống quản trị toàn diện của một tổ chức.

Tạm kết

Kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong quản lý và xử lý các vấn đề liên quan đến lương của nhân viên trong một tổ chức. Với vai trò quan trọng của mình, kế toán tiền lương đóng góp vào sự công bằng và hài hòa trong việc trả lương cho nhân viên và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lương và thuế.