# Báo Cáo Tồn Kho? Cách Làm Báo Cáo Tồn Kho Chuẩn Chỉnh 2023

Báo cáo tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh sản phẩm. Cùng SAPP Academy khám phá khái niệm báo cáo hàng tồn kho và tìm hiểu về các mẫu báo cáo xuất nhập tồn kho phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay. 

1. Báo cáo tồn kho

Báo cáo tồn kho là tài liệu được sử dụng để ghi nhận và tổng hợp số lượng hàng hoá, sản phẩm còn lại sau một khoảng thời gian nhất định. Việc thực hiện báo cáo tồn kho định kỳ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát lượng hàng tồn trong kho.

Mặc dù mỗi doanh nghiệp có thể có mẫu báo cáo tồn kho riêng phù hợp với sản phẩm và quy trình của họ, nhưng thông thường, mỗi mẫu báo cáo này đều chứa các thông tin cơ bản như số lượng hàng hoá hiện có trong kho, sản phẩm bán chạy, hàng tồn chậm và hiệu suất bán hàng theo từng danh mục sản phẩm. Điều này giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng kho hàng và hiệu quả của hoạt động kinh doanh theo từng loại sản phẩm.

Xem thêm: #Các Phương Pháp Hạch Toán Hàng Tồn Kho

2. Lợi ích của làm báo cáo hàng tồn kho

Báo cáo kho bao gồm các thông tin chi tiết về số lượng hàng hóa tồn đọng, cung cấp thông tin về đơn vị, số lượng hàng hoá và vật tư tồn kho đầu kỳ, số lượng nhập và xuất trong kỳ báo cáo, cũng như số lượng tồn kho cuối kỳ. Việc làm và báo cáo này do nhân viên kế toán kho thực hiện và báo cáo lên cấp lãnh đạo của doanh nghiệp trong mỗi kỳ.

Báo cáo kho đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát tốc độ phát triển của doanh nghiệp. Nó cung cấp cái nhìn chi tiết về tình hình hàng tồn kho và có thể được sử dụng để đánh giá sự phát triển của doanh nghiệp.

Để đảm bảo tính chính xác của thông tin, mỗi bộ phận liên quan cần cung cấp thông tin chính xác nhất. Điều này đặc biệt quan trọng bảo đảm rằng thông tin về số lượng hàng hoá tồn kho được ghi nhận và báo cáo một cách chính xác nhất.

3. Hướng dẫn cách làm báo cáo tồn kho cho doanh nghiệp

Tuỳ theo quy trình cũng như loại hàng hoá, sản phẩm doanh nghiệp kinh doanh mà báo cáo hàng tồn kho có thể khác nhau. Dưới đây là Hướng dẫn cách làm báo cáo tồn kho cho doanh nghiệp:

3.1. Các thông tin sau cần có trong báo cáo tồn kho

Mẫu báo cáo hàng tồn kho đề cập đến các thông tin quan trọng bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị thực hiện báo cáo, thời gian thực hiện và danh sách các loại hàng hoá, sản phẩm, hoặc nguyên vật liệu được liệt kê theo thứ tự và phân loại rõ ràng.

Thông tin cũng bao gồm đơn vị tính phù hợp cho từng loại hàng hoá, số lượng tồn đầu kỳ và giá trị tương ứng. Ngoài ra, báo cáo ghi nhận thông tin về nhập, xuất hàng trong kỳ báo cáo, cùng với số lượng và giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ.

Cuối báo cáo thường có hàng tổng cộng, kèm theo ngày tháng năm lập, chữ ký và tên của người lập, thủ kho, Kế toán trưởng và giám đốc. Quy trình điền thông tin chính xác đòi hỏi sự dựa vào sổ sách xuất nhập kho trước đó để đảm bảo sự chính xác và đầy đủ.

Sau khi hoàn thiện, các bên có liên quan cần ký tên và lãnh đạo đơn vị cần đóng dấu để xác nhận tính chính xác và sự hoàn thiện của thông tin trong báo cáo.

3.2. Cách làm báo cáo hàng tồn kho 

• Cột STT (Số thứ tự);
• Cột Mã hàng hóa: Được nhập từ bảng danh mục hàng hóa (mỗi mặt hàng có một mã riêng để quản lý);
• Cột Tên hàng hóa: Sử dụng hàm Vlookup để tự động lấy thông tin từ bảng danh mục hàng hóa;
• Cột Đơn vị tính: Tự động lấy thông tin từ bảng danh mục hàng hóa bằng hàm Vlookup;
• Cột Số lượng: Bao gồm thông tin từ cột số lượng tồn đầu, thêm vào đó là số lượng nhập và trừ đi số lượng xuất;
• Cột Đơn giá: Thông tin được lấy từ bảng phân bổ chi phí mua hàng hoặc từ phiếu nhập kho;
• Cột Thành tiền: Sử dụng công thức tính toán = Đơn giá x Số lượng.

Thông tin trong bảng được tự động cập nhật thông qua các hàm và liên kết dữ liệu từ các bảng danh mục hàng hóa và thông tin nhập/xuất kho để tạo ra báo cáo tồn kho tự động và chính xác.

3.3. Một số công thức Excel dùng trong báo cáo hàng tồn kho

Dưới đây là một số công thức cơ bản sử dụng làm báo cáo tồn kho:

• Thứ nhất hàm Sumif: Đây là hàm tính tổng dựa trên điều kiện, giúp tính tổng số lượng nhập hoặc xuất của một mã hàng từ danh sách có nhiều lần nhập/xuất khác nhau;
• Thứ hai là hàm Vlookup: Hàm này thực hiện tìm kiếm tự động theo mã hàng đã được nhập trước đó, giúp liên kết thông tin giữa các bảng dữ liệu;
• Thứ ba sử dụng hàm If: Thường kết hợp với Vlookup để tạo công thức tự động tìm thông tin hàng hóa cho tất cả các dòng trống trong danh sách nhập xuất;
• Thứ tư là hàm Sum: Hàm này được dùng để tính tổng giá trị hàng tồn kho, thường được áp dụng ở dòng tổng cộng của báo cáo nhập xuất tồn để hiển thị tổng giá trị của các mặt hàng trong kho.

3.4. Một số lưu ý khi làm báo cáo tồn kho

• Thứ nhất, khi tạo báo cáo tồn kho, người chịu trách nhiệm lập cần tính toán chính xác và có thể sử dụng các phần mềm để đạt kết quả nhanh chóng và chính xác giúp đảm bảo sự chuẩn xác của thông tin trình bày trong báo cáo; 
• Thứ hai, thời gian lập báo cáo hàng tồn kho cần được ghi rõ ngày, tháng, năm; thông tin này cần được đưa ra trước khi các bên liên quan ký xác nhận;
• Thứ ba, báo cáo tồn kho cần rõ ràng thể hiện tình trạng nhập và xuất hàng hoá để giúp nhân viên kế toán tính toán doanh số bán hàng thực tế;
• Thứ tư, sau khi hoàn thiện, các bên liên quan cần ký tên: người lập, người phụ trách kế toán và lãnh đạo đơn vị, đồng thời lãnh đạo cần đóng dấu xác nhận. Đối với báo cáo nhiều trang, cần đóng dấu giữa các trang để xác nhận tính toàn vẹn của thông tin.

Xem thêm: Kiểm Toán Hàng Tồn Kho – Tất Tần Tật Những Điều Cần Phải Biết

4. Mẫu báo cáo hàng tồn kho 2023

Để thực hiện mẫu báo cáo tổng hợp tồn kho, cần xác nhận thông tin từ thủ kho. Thông thường, khi có nhập hoặc xuất hàng hóa, vật tư, thủ kho thông báo cho nhân viên kế toán vào cuối ngày. Kế toán sau đó ghi chép thông tin này vào sổ cái một cách cẩn thận.

Điều này là cơ sở quan trọng để lập mẫu báo cáo tổng hợp và đồng thời là tài liệu để so sánh và đối chiếu kết quả ghi chép với thực tế. Để đảm bảo tính chính xác cao, cần xác nhận thông tin từ nhiều bên, bao gồm người lập báo cáo, thủ kho, người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị.

Đội ngũ kế toán có thể tham gia khóa học CMA Hoa Kỳ với chương trình cung cấp kiến thức sâu về quản trị chi phí và tài chính giúp hỗ trợ trong việc hiểu rõ hơn về phân tích chi phí, báo cáo tài chính liên quan đến hàng tồn kho và quản lý chi phí sản xuất. Kỹ năng phân tích, quản lý rủi ro giúp kế toán làm việc với báo cáo hàng tồn kho một cách hiệu quả và chính xác. Ngoài ra, khóa học CMA Hoa Kỳ còn giúp:

• Thứ nhất, phát triển kỹ năng phân tích số liệu, từ đó có cái nhìn sâu hơn về tình trạng hàng tồn kho;
• Thứ hai, hiểu rõ về rủi ro liên quan đến hàng tồn kho và cách quản lý chúng;
• Thứ ba, CMA cung cấp kiến thức về cách đọc, hiểu và phân tích các biểu đồ, số liệu, báo cáo tài chính liên quan đến hàng tồn kho;
• Thứ tư, kiến thức về quản lý chi phí từ CMA có thể giúp tối ưu hóa chi phí hàng tồn kho, từ đó tăng lợi nhuận và hiệu suất hoạt động.

5. Kết luận

Với các phương pháp và kiến thức chuẩn được trình bày trong bài viết, việc lập báo cáo tồn kho có thể trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất vẫn là tính chính xác và sự minh bạch trong quá trình thu thập và báo cáo thông tin hàng tồn kho. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng và quản lý hiệu quả tình trạng hàng tồn kho, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh và chiến lược hơn. Đội ngũ kế toán có thể nâng cao kỹ năng nghiệp vụ của mình thông qua việc tham gia khóa học CMA Hoa Kỳ tại SAPP Academy.