Kế toán nội bộ là gì? Mô tả công việc của một Kế toán nội bộ

Chắc hẳn, khi bắt đầu kinh doanh, một trong những vấn đề đầu tiên mà các doanh nghiệp phải đối mặt là việc quản lý tài chính. Và một trong những vị trí không thể thiếu trong công việc hàng ngày chính là Kế toán nội bộ. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ vai trò cũng như công việc của một Kế toán nội bộ. Trong bài viết này SAPP cung cấp những thông tin chi tiết về kế toán nội bộ, những công việc của một nhân viên kế toán nội bộ.

1. Kế toán nội bộ là gì?

Kế toán nội bộ là người thực hiện các công việc của kế toán trong nội bộ doanh nghiệp, còn được gọi là kế toán quản trị với công việc chính là thực hiện ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập chứng từ và lưu trữ chứng từ; theo dõi các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đồng thời kiểm tra từ khi phát sinh đến khi kết thúc. Kế toán nội bộ có vai trò quan trọng trong các quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp.

2. Mô tả công việc của kế toán nội bộ

Kế toán nội bộ được phân chia thành nhiều phần hành với các công việc khác nhau, nhưng có điểm chung trong công việc là ghi lại những hoạt động thường ngày của doanh nghiệp, cụ thể như sau:

2.1. Lập chứng từ phát sinh

• Kế toán nội bộ phải tạo và lập các chứng từ kế toán dựa trên thông tin được cung cấp từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp hoặc từ các đối tác kinh doanh;
• Kiểm tra tính hợp pháp và chính xác của các chứng từ này, đảm bảo rằng chúng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hình thức, nội dung và quy định của pháp luật;
• Đảm bảo rằng các chứng từ này được lưu trữ và sử dụng một cách hợp lý để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch kế toán của doanh nghiệp được ghi nhận đầy đủ và chính xác.

2.2. Hạch toán toàn bộ các giao dịch kế toán phát sinh

• Kế toán nội bộ phải hạch toán toàn bộ các giao dịch kế toán phát sinh để đảm bảo rằng các số liệu kế toán của doanh nghiệp là chính xác và đầy đủ;
• Đảm bảo rằng các giao dịch kế toán được hạch toán đúng tài khoản và đúng phương thức để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của báo cáo tài chính.

2.3. Quản lý, lưu trữ và sắp xếp các chứng từ nội bộ

• Kế toán nội bộ phải quản lý và lưu trữ các chứng từ nội bộ một cách an toàn và khoa học để đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin kế toán;
• Đảm bảo rằng các chứng từ được sắp xếp đúng thứ tự và dễ dàng tìm kiếm để đáp ứng nhu cầu của các bộ phận khác trong doanh nghiệp hoặc của các đối tác kinh doanh.

2.4. Phối hợp với các kế toán nội bộ khác và các bộ phận khác

• Kế toán nội bộ phải phối hợp với các kế toán nội bộ khác để thực hiện các công việc theo chỉ thị của cấp trên;
• Phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Ví dụ như phối hợp với bộ phận mua hàng để kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ mua hàng, phối hợp với bộ phận bán hàng để xác nhận tính đầy đủ và chính xác của các thông tin bán hàng. Cần phối hợp với bộ phận nhân sự để xác nhận các khoản lương, phụ cấp và các khoản chi phí khác;
• Đối với các dự án đặc biệt hoặc các giao dịch lớn, kế toán nội bộ cần phối hợp với bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc bộ phận tài chính để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các thông tin kế toán. Quá trình phối hợp này sẽ giúp đưa ra các thông tin kế toán chính xác và kịp thời để hỗ trợ cấp lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định chiến lược và tài chính cho doanh nghiệp.

2.5. Lập các báo cáo định kỳ, đột xuất

• Lập các báo cáo định kỳ như báo cáo tài chính hàng tháng, quý hoặc báo cáo năm. Những báo cáo này cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp cho cấp lãnh đạo có thể đưa ra quyết định đúng đắn;
• Lập báo cáo đột xuất khi được yêu cầu bởi kế toán trưởng hoặc ban lãnh đạo. Những báo cáo này cung cấp thông tin về tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp, giúp cấp lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn và nhanh chóng.

2.6. Thống kê và phân tích các số liệu thực tế

Đây là một nhiệm vụ khác của kế toán nội bộ. Nhiệm vụ này đòi hỏi kế toán nội bộ phải thu thập và phân tích các số liệu liên quan đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra những dự đoán và giải pháp phù hợp để cấp lãnh đạo có thể đưa ra quyết định đúng đắn.

Các số liệu này có thể bao gồm: số lượng sản phẩm được bán ra, tổng doanh thu, chi phí sản xuất, lợi nhuận và tình hình vốn hoá. Kế toán nội bộ phải có khả năng sử dụng các công cụ thống kê và phân tích để phân tích và đưa ra các kết luận chính xác và hữu ích cho cấp lãnh đạo.

3. Mức lương trung bình của kế toán nội bộ

Kế toán nội bộ là một công việc đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao và có sự chịu trách nhiệm lớn trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào các yếu tố như quy mô, điều kiện kinh tế, chính sách của doanh nghiệp và kinh nghiệm của từng kế toán nội bộ, mức thu nhập của họ có thể dao động khác nhau.

Với kế toán mới ra trường chưa có kinh nghiệm, mức thu nhập trung bình thường dao động từ khoảng 5 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, với kinh nghiệm và kỹ năng tốt hơn, kế toán nội bộ có thể đạt được mức thu nhập cao hơn. Đối với kế toán đã có kinh nghiệm, thu nhập trung bình thường dao động từ khoảng 15 triệu đồng/tháng đến 30 triệu đồng/tháng.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mức thu nhập của kế toán nội bộ phụ thuộc rất nhiều vào năng lực và thành tích của từng người, cũng như sự đóng góp của họ cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Để nâng cao mức lương và khẳng định năng lực của bản thân có thể đảm nhiệm các vị trí quản lý cấp cao như Kế toán trưởng, chuyên viên kế toán cao cấp, kế toán nội bộ có thể theo đuổi các chứng chỉ nghề nghiệp quốc tế danh giá như chứng chỉ CMA. Bởi theo thống kê năm 2021 của Hiệp hội Kế toán quản trị Hoa Kỳ đã công bố, xét về tổng thu nhập các chuyên gia kế toán – tài chính sở hữu chứng chỉ CMA trên toàn thế giới cao hơn 58% so với những người không có chứng chỉ. Do đó, việc đánh giá mức lương phù hợp cho kế toán nội bộ sẽ có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp và năng lực chuyên môn của từng người.

4. Phân loại kế toán nội bộ

Kế toán nội bộ tại các doanh nghiệp lớn được phân chia thành nhiều mảng khác nhau để đảm bảo được hiệu suất công việc cũng như kiểm tra chéo các nghiệp vụ tránh sai sót, cụ thể như sau:

• Kế toán tiền mặt: Hay còn gọi là thủ quỹ sẽ đảm nhận việc quản lý tiền mặt, thu chi tiền mặt và quản lý phần tồn quỹ sau đó định kỳ báo cáo lại cho cấp trên;
• Kế toán ngân hàng: Quản lý phần tiền gửi ngân hàng, nạp rút tiền bằng séc, lập ủy nhiệm chi thanh toán và ghi chép sổ sách kế toán; đối chiếu số liệu giữa sổ phụ và sổ kế toán sao cho trùng khớp;
• Kế toán kho: Công việc chủ yếu của kế toán kho là lập chứng từ, ghi sổ hàng hóa được xuất – nhập kho và giám sát quản lý các luồng hàng qua kho theo quy định của doanh nghiệp. Ngoài ra, khi cần thiết, kế toán kho cũng lập báo cáo chi tiết về tình hình hàng xuất – nhập – tồn kho;
• Kế toán bán hàng: Quản lý hoạt động bán hàng bằng cách tổng hợp doanh thu và đối chiếu số lượng nhập xuất kho vào cuối mỗi ngày với thủ kho; nhập số liệu hàng hóa mua và bán vào phần mềm kế toán; thực hiện chính sách chiết khấu cho khách hàng và xuất hóa đơn; giám sát công nợ với khách hàng;
• Kế toán thanh toán: Thực hiện các công việc liên quan đến thanh toán, tạm ứng và quản lý các khoản thanh toán tạm ứng bằng cách đối chiếu công nợ giữa các kết quả chứng từ;
• Kế toán lương: Quản lý danh sách người lao động, các chính sách liên quan đến nhân sự đồng thời tính toán và thanh toán lương;
• Kế toán công nợ: Thu hồi công nợ khách hàng cũng như tình trạng thanh toán, lên kế hoạch giãn nợ sau đó lập báo cáo về các khoản công nợ;
• Kế toán tổng hợp: Là người quản lý tổng hợp các chứng từ kế toán từ nhân viên kế toán phần hành, cập nhật những thông tư nghị định mới, thông tin tài chính hàng ngày của doanh nghiệp. Sau đó căn cứ vào các số liệu đã được ghi chép của kế toán phần hành, tiến hành kiểm tra sự đúng đắn và lập báo cáo tài chính;
• Kế toán trưởng: Quản lý và giám sát các đầu mục công việc của kế toán viên, kiểm tra tính đúng đắn của báo cáo tài chính và dựa vào đó để có cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của doanh nghiệp, tham mưu chiến lược cho ban lãnh đạo.

5. Một vài câu hỏi thường gặp khi tìm hiểu về nghề kế toán nội bộ

5.1. Những yêu cầu công việc của kế toán nội bộ

Bên cạnh việc tiếp thu kiến thức chuyên môn, kế toán nội bộ còn cần phải tích lũy và rèn luyện kinh nghiệm, có khả năng tính toán nhạy bén, sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử và tin học văn phòng. Đồng thời, kế toán nội bộ cũng cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng bảo mật thông tin.

5.2. Quy trình kế toán nội bộ

Quy trình kế toán quản trị được thiết kế để cung cấp thông tin báo cáo cho:

• Ban lãnh đạo doanh nghiệp;
• Chủ sở hữu và chủ nợ;
• Cơ quan Nhà nước, cơ quan chức năng có thẩm quyền trong quá trình kiểm soát các hoạt động tài chính, kể toán, kiểm toán;

5.3. Những thách thức, khó khăn khi làm kế toán nội bộ

Làm kế toán nội bộ có thể đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn, bao gồm:

• Thiếu thông tin: Đôi khi, các phòng ban khác trong công ty không cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để kế toán nội bộ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình;
• Sự phụ thuộc vào các bên liên quan: cần có sự liên lạc với nhiều bên trong công ty, bao gồm cấp quản lý, nhân viên, và nhà cung cấp để thu thập thông tin. Sự phụ thuộc này có thể dẫn đến sự chậm trễ và không chính xác trong việc lập báo cáo tài chính;
• Điều chỉnh chính sách: điều chỉnh chính sách kế toán của công ty để đáp ứng các yêu cầu của các quy định pháp luật mới, điều này có thể tốn nhiều thời gian và công sức;
• Các thay đổi liên quan đến công ty: Khi công ty trải qua sự thay đổi như sáp nhập hoặc mở rộng, kế toán nội bộ cần phải thích nghi với các thay đổi đó;
• Thực hiện các nhiệm vụ kế toán phức tạp: Kế toán nội bộ cần phải đảm bảo rằng các giao dịch được thực hiện đúng cách và các báo cáo tài chính đầy đủ và chính xác;
• Sự cạnh tranh: cần phải theo dõi sự cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh để đảm bảo rằng công ty đang hoạt động hiệu quả và có lợi nhuận;
• Sự khác biệt trong kỹ năng và kinh nghiệm: Những kế toán nội bộ có kinh nghiệm và kỹ năng khác nhau có thể dẫn đến sự khác biệt trong phương pháp và chất lượng của công việc.

Tạm kết

Kế toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác. Với nhiệm vụ quản lý và giám sát các hoạt động kế toán và cần sở hữu kiến thức chuyên môn vững chắc và tính toán nhạy bén bằng việc nâng cao trình độ khi tham gia các khóa học chuyên ngành như Kế toán quản trị (CMA)… Bài viết đã mô tả chi tiết công việc của kế toán nội bộ, từ nhập số liệu đến quản lý hóa đơn, giám sát công nợ và đối chiếu số liệu mua hàng hóa. Để thành công trong công việc, kế toán nội bộ cần sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử, kỹ năng giao tiếp tốt và bảo mật thông tin. SAPP Academy hy vọng bài viết đã giúp độc giả hiểu rõ hơn về khái niệm và công việc của một kế toán nội bộ trong doanh nghiệp.