Thiết Lập Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Tiền Lương Hiệu Quả Trong Doanh Nghiệp

Bạn đang quan tâm đến việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp để đảm bảo sự hiệu quả và minh bạch trong hoạt động kinh doanh? Cụ thể, bạn quan tâm đến việc xây dựng quy trình tiền lương cho nhân viên sao cho khoa học và tuân thủ pháp luật. Nếu bạn cần thông tin về các bước kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương, hãy tham khảo thông tin được cập nhật từ SAPP Academy qua bài viết dưới đây nhé!

1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chu kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương

• Thứ nhất, xác định mức lương phù hợp cho từng nhân viên, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý là mục tiêu quan trọng nhất của quy trình này;
• Thứ hai, tính toán tiền lương của từng nhân viên một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời dựa trên các dữ liệu:

– Dữ liệu nhân sự của công ty luôn được cập nhật đầy đủ, chính xác và đúng thời điểm.

– Đánh giá năng suất lao động của từng nhân viên theo quy định về chấm công của công ty.

– Tiền lương của nhân viên được tính toán đầy đủ, chính xác và kịp thời dựa trên dữ liệu chấm công.

• Thứ ba, chi trả tiền lương cho nhân viên toàn công ty luôn được thực hiện đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn;
• Thứ tư, ghi nhận và báo cáo đúng, đầy đủ, kịp thời, súc tích, rõ ràng và dễ hiểu về tất cả các hoạt động của công ty theo quy định.

Xem thêm: #Sự Khác Biệt Giữa Kiểm Toán Và Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp

2. Quy trình và chứng từ của kiểm soát nôi bộ chu trình tiền lương

• Bảng theo dõi lao động;
• Bảng chấm công;
• Bảng lương;
• Phiếu lương, tờ khai nộp tiền lương cho từng người (Payroll Slip);
• Phiếu chi/Lệnh chi lương qua ngân hàng.

3. Rủi ro của kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương

Dưới đây là thông tin về rủi ro của kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương:

3.1. Ba nhóm rủi ro kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

Trong quy trình tiền lương, rủi ro liên quan đến xác định mức lương là rủi ro có xác suất xảy ra cao nhất và có hậu quả lớn nhất khi xảy ra.

Nhóm rủi ro về tính lương bao gồm:

• Rủi ro về cập nhật dữ liệu nhân sự:
• Rủi ro về chấm công: Chấm công không đầy đủ, chính xác và kịp thời;
• Rủi ro về tính toán lương: Tính toán không đủ; Tính toán không đúng; Tính toán không kịp thời.

Rủi ro về cập nhật dữ liệu nhân sự bao gồm:

• Dữ liệu không đầy đủ về số lượng nhân viên hiện có trong kỳ tính lương;
• Sai sót về thông tin chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận, …;
• Sự chậm trễ trong cập nhật so với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương (nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên được thăng chức, bị giảm lương…).

3.2. Cơ chế kiểm soát rủi ro trong quy trình tiền lương

• Phê duyệt
• Sử dụng mục tiêu
• Bất kiêm nhiệm
• Bảo vệ tài sản
• Đối chiếu
• Báo cáo bất thường
• Kiểm tra & theo dõi
• Định dạng trước

4. Một số rủi ro khác & Cơ chế kiểm soát tương ứng

• Rủi ro tiếp tục trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc hoặc không có thực tại công ty thì cần cơ chế kiểm soát như sau:

– Bảng chấm công được lập theo từng bộ phận, được phê duyệt bởi Trưởng bộ phận, người đồng thời chịu trách nhiệm về bảng chấm công này;

– Người chấm công và người tính lương phải được phân biệt, cùng với người chi trả lương;

– Phê duyệt mọi thay đổi trong bảng lương;

– Sử dụng thẻ bấm giờ để ghi nhận thời gian làm việc.

• Tính lương không đúng với chính sách của công ty cần kiểm soát bằng cách:

– Chính sách lương phải được phác thảo rõ ràng;

– Bộ phận tính lương cần cập nhật thường xuyên các thay đổi về nhân sự;

– Phê duyệt mọi thay đổi trong phần mềm tính lương và trên bảng lương.

• Tính toán thuế thu nhập cá nhân sai sót dẫn đến bù thuế cho nhân viên cần cơ chế kiểm soát:

– Kiểm tra định kỳ việc tính thuế thu nhập cá nhân;

– Sử dụng sự tư vấn của chuyên gia về cách tính thuế thu nhập cá nhân.

• Chi lương không đúng theo bảng lương cần:

– Tiến hành phê duyệt trước khi chi lương;

– Phân tích toàn diện tính hợp lý của quỹ lương;

– Sử dụng phương thức ký nhận lương/chi qua tài khoản ngân hàng.

• Ghi chép/báo cáo chi phí lương chính xác và đầy đủ:

– Bảng lương và các chứng từ chi lương được chuyển đến bộ phận kế toán để ghi chép;

– Đối chiếu chi phí lương với thực chi lương và kế hoạch quỹ lương.

5. Các cơ chế kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương mang tính phát hiện rủi ro

• Thứ nhất, báo cáo về các biến động bất thường: Các thông tin về tình hình làm thêm giờ, tăng ca và sự thay đổi về số lượng nhân viên trong từng bộ phận;
• Thứ hai, phân tích tỷ suất biến động của nhân viên;
• Thứ ba, so sánh quỹ lương thực tế và kế hoạch đã đề ra;
• Thứ tư, phân tích sự biến động của tiền lương trung bình.

Khóa học CMA Hoa Kỳ đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương.

• Đầu tiên, Khóa học CMA Hoa Kỳ cung cấp kiến thức sâu rộng về quản lý tài chính, kiểm toán và phân tích chi phí, các kỹ năng quan trọng để hiểu và điều hành quy trình tính toán lương một cách chính xác và hiệu quả;
• Ngoài ra, việc học CMA Hoa Kỳ còn giúp hiểu rõ hơn về quy định pháp luật và tiêu chuẩn kế toán quốc tế, từ đó giúp thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ trong quá trình xác định và chi trả lương;
• CMA cũng tập trung vào việc phân tích số liệu, đánh giá hiệu suất và rủi ro, giúp tối ưu hóa quá trình quản lý tiền lương, giảm thiểu sai sót và rủi ro pháp lý trong quản lý lương thưởng.

Kết luận

Việc kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương không chỉ là một bước quan trọng mà còn là yếu tố xác định sự minh bạch, hiệu quả và uy tín của tổ chức. Quản lý lương thưởng đòi hỏi sự chính xác, tuân thủ pháp luật cũng như khả năng phản ứng linh hoạt đối với sự biến đổi và thay đổi.