# Nguyên Tắc Kiểm Soát Nội Bộ Là gì? Các Nguyên Tắc Quan Trọng

Để thực hiện kiểm soát nội bộ một cách hiệu quả, Ban kiểm soát cần vững kiến thức và kỹ năng để xử lý các tình huống đa dạng. Bài viết này của SAPP Academy sẽ tập trung vào các nguyên tắc kiểm soát nội bộ và yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất kiểm soát nội bộ, cung cấp giải pháp cho việc hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp.

1. Nguyên tắc kiểm soát nội bộ là gì?

Theo Luật Kế toán năm 2015, Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định pháp luật, nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời rủi ro, cũng như đáp ứng yêu cầu đề ra. 

Nguyên tắc kiểm soát nội bộ là bộ quy tắc căn bản trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp cần tuân theo. Các nguyên tắc này đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp, hỗ trợ việc quản lý chặt chẽ các hoạt động nội bộ. Điều này góp phần giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra, nâng cao hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động.

Xem thêm: #Đánh Giá Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp

2. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ quan trọng

2.1. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Phân công và phân nhiệm là một trong những nguyên tắc kiểm soát nội bộ quan trọng. Trong tổ chức, việc chia sẻ trách nhiệm công việc đồng đều và khả năng làm việc nhóm là điều cần thiết để tăng cường hiệu suất. Mỗi nhiệm vụ quan trọng đều yêu cầu các kỹ năng và kiến thức khác nhau, việc phân công hợp lý dựa trên chuyên môn của từng cá nhân sẽ giúp tăng cường năng lực chuyên môn và tránh gian lận hoặc lỗi sót do việc kiểm soát toàn bộ công việc bởi một người duy nhất.

2.2. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Ngoài nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Đơn giản, bất kiêm nhiệm đề cập đến việc một người không nắm giữ nhiều chức vụ khác nhau. Nguyên tắc này đòi hỏi sự phân rõ trách nhiệm giữa các cá nhân liên quan đến các nhiệm vụ, cho phép kiểm tra chéo nhưng vẫn duy trì quyền quyết định cá nhân. Mục tiêu là ngăn chặn việc lạm dụng quyền lợi, hạn chế tình trạng vi phạm và bảo vệ hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.

2.3. Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn

Cùng với việc phân công công việc phù hợp, việc ủy quyền và phê chuẩn công việc đóng vai trò quan trọng đóng góp vào sự hiệu quả của các hoạt động. Phê chuẩn thể hiện việc quyết định và xử lý công việc theo phạm vi trách nhiệm. Để duy trì tính tập trung, các quản lý thường trực tiếp phê chuẩn hoặc ủy quyền cho cấp dưới giải quyết các nhiệm vụ cụ thể. Quá trình ủy quyền và phê chuẩn cần được thực hiện một cách nghiêm ngặt và kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

2.4. Nguyên tắc toàn diện

Nguyên tắc toàn diện ở đây có nghĩa rằng mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều được kiểm soát nội bộ theo các nguyên tắc cụ thể.

2.5. Nguyên tắc tối ưu chi phí

Tối ưu hóa chi phí là một trong những nguyên tắc kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp cần quan tâm. Mỗi hoạt động kiểm soát đều kèm theo chi phí nhất định, do đó, chiến lược kiểm soát nội bộ chỉ được áp dụng khi có thể đảm bảo chi phí thấp hơn so với lợi ích thu được. Nguyên tắc tối ưu chi phí này đòi hỏi đánh giá rủi ro và tính toán sao cho hoạt động kiểm soát mang lại hiệu quả với chi phí tối thiểu.

2.6. Phân tích rà soát

Ngoài các nguyên tắc đã đề cập, phân tích rà soát cũng là một nguyên tắc kiểm soát nội bộ không thể thiếu. Đây là quá trình so sánh, đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau theo các tiêu chí cụ thể. Phân tích và rà soát này giúp phát hiện nhanh chóng sai sót hoặc thậm chí là gian lận, từ đó đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời.

2.7. Kiểm tra độc lập

Trong các nguyên tắc kiểm soát nội bộ, việc thực hiện kiểm tra độc lập từng cá nhân, từng đối tượng là rất quan trọng. Mục tiêu của việc này là xây dựng một môi trường làm việc trung thực, khách quan và minh bạch, điều này góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Xem thêm: # Sự Khác Biệt Giữa Kiểm Toán Và Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp

3. Yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

3.1. Môi trường kiểm soát

Bao gồm triết lý, phong cách lãnh đạo, quan điểm và nhận thức của Ban lãnh đạo và Ban giám đốc, cấu trúc tổ chức, đội ngũ nhân sự và các yếu tố bên ngoài như trách nhiệm pháp lý và ảnh hưởng từ các cơ quan nhà nước. Đây là yếu tố trực tiếp tác động đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

3.2. Hệ thống kế toán

Là tập hợp các quy định kế toán mà doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và thể hiện tất cả các giao dịch trong báo cáo tài chính. Hệ thống kế toán cần bảo đảm đầy đủ, trung thực, phê chuẩn, chính xác, phân loại và kịp thời. Báo cáo tài chính từ hệ thống kế toán là cơ sở quan trọng cho quản lý cấp cao đưa ra quyết định và chiến lược cho doanh nghiệp.

3.3. Đánh giá rủi ro

Trong quá trình hoạt động, rủi ro là điều không thể tránh khỏi. Nhà quản lý cần phân tích, đánh giá cẩn thận các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó, đưa ra các biện pháp kiểm soát, giảm thiểu tổn thất có thể xảy ra cho doanh nghiệp.

3.4. Hoạt động kiểm soát

Bao gồm việc thiết lập quy trình kiểm toán, phân công trách nhiệm công việc, phê chuẩn hoạt động, kiểm soát xử lý chứng từ kế toán, quản lý tài sản và phân tích đánh giá để đảm bảo sự bình thường của mọi hoạt động. Đồng thời, cũng giúp phát hiện vấn đề và điều chỉnh hoạt động một cách hiệu quả và linh hoạt.

3.5. Thông tin và truyền thông

Đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin truyền thông đạt chất lượng khi cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho người quản lý và có cơ chế tiếp cận thông tin rõ ràng cho tất cả nhân viên. Đồng thời, cần có biện pháp đối phó khi có sự cố trong việc truyền thông hoặc mất mát dữ liệu.

3.6. Giám sát

Là hoạt động theo dõi và đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Quản lý hoặc người giám sát định kỳ theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống, điều chỉnh sao cho phù hợp và hiệu quả với chính sách và tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

4. Giải pháp kiểm soát nội bộ doanh nghiệp chuyên nghiệp

4.1. Kiểm soát giao hàng và bán hàng

Để kiểm soát hiệu quả, quá trình đặt hàng cần tuân theo các quy định, bao gồm mẫu đơn đặt hàng và thẩm quyền phê duyệt. Chính sách thanh toán, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa là quan trọng để đảm bảo giao hàng chính xác và đầy đủ cho khách hàng, cũng như hạch toán chính xác vào báo cáo tài chính. Cam kết về ngày giao hàng cũng cần được xác nhận trước khi thực hiện.

4.2. Kiểm soát mua hàng

Để hạn chế sai sót và gian lận trong đặt hàng từ nhà cung cấp, chỉ những người có thẩm quyền mới có thể lập phiếu đề nghị mua hàng và được phê duyệt. Phân chia rõ ràng chức năng mua hàng và nhận hàng giúp đo lường và kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa chính xác. Công ty cần xem xét việc thay đổi nhân viên mua hàng định kỳ để kiểm soát việc nhận hoa hồng không hợp lệ từ nhà cung cấp và áp dụng chính sách kỷ luật đối với hành vi vi phạm. Phòng mua hàng cần thông báo cho phòng kế toán các khoản thanh toán liên quan để hệ thống kế toán có thể kiểm soát chính xác.

4.3. Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định (TSCĐ)

Khi kiểm soát hàng tồn kho, tách biệt chức năng thủ quỹ và kế toán hàng tồn kho là điều quan trọng để kiểm tra và phát hiện sai sót. Việc quản lý hàng hóa nhập/xuất kho qua phiếu nhập xuất hàng ký tên bởi thủ kho và việc đánh dấu rõ thông tin trên nhãn dán hoặc phiếu lưu chuyển hàng hóa sẽ giúp tránh mất mát. Đối với tài sản cố định, việc lưu giữ giấy tờ đăng ký và kiểm kê TSCĐ định kỳ là cần thiết để cập nhật chính xác vào bản đăng ký TSCĐ.

4.4. Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng

Quản lý tiền mặt yêu cầu sổ quỹ để ghi lại các giao dịch và kiểm tra số dư tiền mặt thường xuyên để đảm bảo minh bạch. Đối với tài khoản ngân hàng, việc đối chiếu số dư với sổ sách kế toán và xử lý sự chênh lệch kịp thời dựa trên các chứng từ thu chi là rất cần thiết.

4.5. Kiểm soát hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin cần được kiểm soát chặt chẽ, bao gồm việc đồng bộ hóa tài khoản nhân viên, sao lưu dữ liệu quan trọng và bảo vệ máy tính bằng phần mềm diệt virus. Cần có quy định cụ thể về quyền truy cập và sử dụng phần mềm có bản quyền sau khi được phê duyệt bởi bộ phận IT.

Khóa học CMA Hoa Kỳ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao kiến thức và kỹ năng của các chuyên gia kế toán về khía cạnh quản trị và kiểm soát nội bộ. CMA không chỉ tập trung vào các kiến thức về kế toán mà còn hướng đến việc hiểu sâu về quản lý chiến lược, quản trị rủi ro và hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. 

Khóa học CMA Hoa Kỳ giúp học viên hiểu rõ về cách thức xây dựng, thực thi và đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, từ việc thiết lập các chính sách, quy trình đến việc giám sát và cải thiện liên tục. CMA cung cấp cho học viên những kiến thức cần thiết để đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh diễn ra trong một môi trường được kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả.

Kết luận

Hi vọng thông tin về nguyên tắc kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đã mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan và những thông tin hữu ích. Việc xây dựng và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là trọng tâm quan trọng, giúp đảm bảo tính minh bạch, đúng đắn và tuân thủ các quy định, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.